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企业常用公文写作 公司办宋利敏 一 公文概念及其作用二 常用文种写作范式三 常用公文写作要求 目录 狭义 广义 公文 是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政和进行公务活动的重要工具 是党政机关 人民团体 企事业单位在各自的公务活动中 为处理公务而形成的 具有一定格式的文字材料 公务文书的简称 公文的概念及其作用 概念 是企业机关治理企业的重要工具 也是企业中的各部门共同使用 企业处理公共事务的书面文字材料 它担负着传达贯彻党和国家的方针 政策 请示答复问题 指导商洽工作 汇报沟通情况 总结交流经验等重要职能 公文的概念及其作用 企业公文的概念 公文是规范协调组织各项活动的重要工具 公文就是一个组织 企业 的脸面 在公务活动中具有代表公司书面沟通与交流的作用 可以说是公司整体水平的书面代表 公文处理的正确与规范也代表着公司的管理水平 同时也可为公司创造效益并减少不必要的麻烦 公文的概念及其作用 作用 公文是体现自我综合素质的重要载体 公文的概念及其作用 特点 公文必须与党的方针政策相符合 保证各项方针政策的贯彻落实 是否需要行文 文字如何表述 文种如何选用 格式如何安排以及处理程序等 均有严格的规范要求 撰写公文是为了解决实际问题 反映的情况和事例必须确实 有现实的针对性 公文都有着实用目的 迟缓或拖延办理 必然给工作带来损失 政策性 规范性 实用性 及时性 公文的概念及其作用 文种 文种 用于揭示公文的性质 发文机关的职权范围与行文目的以及发文机关之间的行文关系 是公文标题的组成部分 正确选择文种的依据 公文的概念及其作用 文种 国家行政机关公文处理办法 国办发 2000 23号 规定的13种文种 命令 令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 公文的概念及其作用 文种 决定 适用于对重要事项或者重大行为做出安排 奖惩有关单位及人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 中共中央关于国有企业改革和发展若干重大问题的决定 通知 适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免干部 关于春节放假的通知 关于xx等职务任免的通知 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 关于xx市场数据业务弄虚作假的情况通报 报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 薪酬调查报告 公文的概念及其作用 文种 请示 适用于向上级机关请求指示 批准 关于召开2009年度总结表彰大会的请示 批复 适用于答复下级机关的请示事项 关于抗震救灾捐赠额度的批复 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 劲牌公司关于加强接访活动的实施意见 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 关于开展健康美食周活动的函 会议纪要 适用于记载 传达会议情况和议定事项 劲牌公司经营例会会议纪要 公文的概念及其作用 分类 上行文 下级机关向上级机关报送的公文 平行文 同级或不相隶属机关之间的公文 下行文 上级机关向下级机关发送的公文 目录 一 公文概念及其作用二 常用文种写作范式三 常用公文写作要求 请示是下级组织向上级组织或业务主管机关请求指示 批准时使用的公文 常用文种写作范式 请示 标题 上款 正文 落款 发文机关 事由 文种 请示 可省略 主送机关 只限一个 缘由事项结尾语 上级的精神 下面的情况 请求的事项 妥否 请批复 当否 请批示 发文机关时间 中文 全称 二00九年十月十日 常用文种写作范式 请示的写法 案例 把请示写成 请示报告 抓不住问题的关键 请示缘由写得太抽象 太笼统 使人看不出所要办理的事情的必要性 同时对如何办理这件事未提出办法和措施 或措施欠具体不是一事一请示 而是把不同类的事情 或几件事情放在一份请示中写 这是不允许的在写请示时限定领导机关几日内批复 这是不礼貌的 作为下级机关 最多只能写 请速批示 而不能限定时间 常用文种写作范式 写作请示的常见问题 案例 关于暂缓调高旅游专项资金在交通建设附加费中分配比例的请示 doc 报告是下级组织向上级机关汇报工作 反映情况 提出意见或建议 答复上级机关询问时使用的公文 常用文种写作范式 报告 标题 上款 正文 落款 发文机关 事由 文种 报告 可省略 主送机关 不限一个 缘由事项结尾语 上级的精神 下面的情况 报告的事项 特此报告 发文机关时间 中文 全称 二00九年十月十日 常用文种写作范式 报告的写法 案例 关于出差深圳的学习报告 doc 报告中不能带呈请事项 不能要求上级务必给予批示应突出重点情况 重点讲按制度规定和上级要求或上级关心的新情况 新经验 新问题 淡化次要内容应及时行文 以便于上级能掌握即时信息 及时指示方向 纠正错误 解决问题对有关数字 数据的陈述务必真实 准确 全面 以免上级以此为依据制定决策时造成失误撰写答复询问的报告时 要注意针对性 首先要指明所针对的来文日期与来文询问的内容 然后扣住上级提出的问题明确作答 不要涉及无关的情况 常用文种写作范式 报告的撰写要求 常用文种写作范式 请示与报告的区别 通知是批转下级组织 转发上级机关和不相隶属机关文件 发布规章 传达要求下级机关和有关单位需要周知或共同执行的事项 任免和聘用干部时使用的文种 常用文种写作范式 通知 标题 上款 正文 落款 发文机关 事由 文种 通知 可省略 主送机关 要素要求结尾语 时间 地点 谁 事项 其它要求的事项 特此通知 发文机关时间 中文 全称 二00四年十月十日 常用文种写作范式 通知的写法 案例 会议通知 doc任免通知 doc 记载和传达会议情况和议定事项时使用的文种 常用文种写作范式 会议纪要 标题 开头 主体 结尾 时间 会议名称 纪要 开会的依据 目的 背景 时间 地点 名称 范围 主持人 参加人员 出席的领导 讲话人 会议基本议程 主要活动 主要收获等 会议研究 讨论的问题和决定事项的内容 希望 号召 中文 全称 二00九年十月十日 常用文种写作范式 会议纪要的写法 案例 劲牌公司经营例会会议纪要 2009 11号 doc 是根据以市场为对象的调查研究活动或调查工作过程 以及调查成果而写成的书面报告 常用文种写作范式 调查报告 针对性 真实性 时效性 竞争性 常用文种写作范式 调查报告 关于产品情况的调查 关于消费情况的调查 关于销售情况的调查 常用文种写作范式 市场调查报告的种类 标题 前言 正文 结尾 单行 双行 主 副标题 调查的目的 时间 对象 范围 方法 主要内容 主要收获等 1 情况 资料 数据以及据此进行的分析2 预测未来3 建议 有话则说 无话则省 常用文种写作范式 市场调查报告的写法 突出重点 资料可靠 内容明确 分析有力 常用文种写作范式 市场调查报告的写法 目录 一 公文概念及其作用二 常用文种写作范式三 常用文种写作要求 公文写作基本规则 行文规则 遵守行文规则 有利于公文传递方向正确 线路短捷有效 避免公文旅行 阻止部分公文进入不必要的流通过程 抑制无价值公文的产生 单位关系确定行文关系 行文规则规定了各级单位的行文关系 即各级机关之间公文的授受关系 它是根据单位的组织系统 领导关系和职权范围来确定的 公文写作基本规则 行文规则 公文写作基本规则 行文规则 公文写作基本规则 行文规则 公文写作基本规则 行文规则 公文写作基本规则 写作要则 公文格式要规范 语言表述要准确 常见错误要避免 公文写作基本规则 写作要则 格式要规范 公文框架格式 标题 主送机关 主体 结尾 标题格式 发文机关 关于 事由 文种 主送单位格式 上行文一般是一个主送单位 公文要素字号格式 标题2号小标宋体 发文字号3号仿宋 主送机关和正文3号仿宋 公文结尾格式 根据文种要求 标题使用中 常见的是文种使用错误 其中量最大的是把 申请 当作 请示 把 汇报 当作 报告 申请 和 汇报 不能作为文种来用请示和报告混用 请示需上级单位给予批复 报告是报上级单位阅知 下情上达即可 不需批复规章制度类标题 建议 关于印发 通知 而不是 关于下发 的通知 标题一般不加标点符号 公文写作基本规则 写作要则 格式要规范 公文写作基本规则 写作要则 格式要规范 正文层次序数正确使用 第一层一 第二层 一 第三层1 第四层 1 公文中最好不要采用 1 1 1aa等符号 段落中无论有无层次序数 段落首行须两个汉字符 回行须顶格 若使用自动生成的段落编号 请手动调整排版 表格图形等尽量不在正文出现 可放入附件中 公文写作基本规则 写作要则 格式要规范 正文措词施要得体 条理清楚 感情中立 不宜使用语气词或感情色彩较浓的词结尾语一般要单另一行 语气要谦虚 结束时使用的标点符号 一般为句号 如 妥否 请批示 不宜用感叹号 等数字间的逗号为半角 如 123 000元 不能写成 123 000元 落款时间应为大写汉字 如 二 九年五月十八日 1 标题 要求 居中 上下空行 2 上款 要求 左边顶格 3 结尾语 要求 作为一个自然段处理 紧接正文另起一行 左边空两格 4 落款 要求 发文机关和时间 以字数多的一项定位 右边空一格 5 盖章 要求 骑年跨月清晰端正 文件 2005 1号 签发人 特急 机密 一年 00001 公文标题 红色反线下空2行 2号小标宋体字 主送机关 标题下空1行 左侧顶格用3号仿宋体字标识 回行时仍顶格 请示 附件 在正文下空1行左空2字标识 附件应与公文正文一起装订 并在附件左上角第1行顶格标识 附件 成文日期右空4字 中文小写 公文如有附注 居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行 附件 1 2 二 九年四月二十日 发至 级 加盖印章应上距正文1行之内 端正 居中下压成文日期 印章用红色 当印章下弧无文字时 采用下套方式 即仅以下弧压在成文日期上 二 九年元月五日 当印章下弧有文字时 采用中套方式 即印章中心线压在成文日期上 公文写作基本规则 写作要则 语言表述要正确 公文用词必须规范 精炼 严谨 简洁 谦虚 庄重 大部分以规范的书面白话为基础 不要使用方言 口语 俚俗语表述 公文词语应概念清楚 有严格限定 无歧义 含义准确 已约定俗成 公文中很多凝练词语是沿袭历代文言 具有特定含义 很难用同义白话替代 而且言简意赅 易领会 理解 经长期使用 淘汰和选择 已趋于定型成为专门语 如 开头词 近查 根据 兹因 遵照 奉 对于等 称谓词语 我公司 本部 贵厂 该单位 请示词 拟请 恳请 特请 询问词语 当否 如无不妥 是否可行 表态词语 存案备查 遵照执行 参照办理 责成 试行 结尾词语 特此报告 为荷 为要 此布 此令 综上所述 鉴于 常用的事物和概念的特殊表达要求时间的表达 今年 明天 本月 年份 1 7月 空间的表达 国外 国内 这里 那里 职务 姓名的表达 全称 多种职务 党内党外 数量的表达 倍数 分数 到 了 以上 以下 范围的表达 全部和部分 程度的表达 很 更 特 最等等 公文写作基本规则 写作要则 语言表述要正确 公文标题方面的错误1 标题要素不全 发文机关 事由 文种 例 标题中的 事由 缺失关键词或随意省略事由 如 公司决定 看不出决定的主要内容 事项和基本观点 缺失文种2 标题不准确 事由概括不准 文种名称不准确 3 标题不够简要 事由 批转文件等过于冗长 4 标题与落款矛盾 请示 最后出现 特此报告 报告 最后出现 妥否 等 公文写作基本规则 写作要则 避免常见错误 文字表达方面的错误语不对体例 关于做好安全生产检查各项准备工作问题的通知叙述事实滥用文学语言轻易造新词错用 滥用字 词重复交叉使用前后矛盾 公文写作基本规则 写作要则 避免常见错误 公文语句结构方