A办公运用解决方案措施.doc

目目 录录 前言前言 1 第一章第一章 现状需求分析现状需求分析 2 1 网络现状分析 2 2 需求分析 2 3 设计原则 4 第二章第二章 OAOA 系统解决方案及理由综述系统解决方案及理由综述 5 1 什么是 OA 办公自动化 5 2 OA 在企业信息化中的作用 5 2 1 企业集成 5 2 2 优化流程 6 2 3 知识管理 6 3 实施 OA 系统给工作带来的改善 6 4 应用系统平台 8 4 1 背景信息 9 4 2 Notes 系统的特点 10 4 3 Notes 系统的功能 10 4 4 Lotus Domino Notes 是一个开放平台 11 4 5 Domino 在应用开发技术特点 12 5 办公自动化 OA 系统功能简介 14 5 1 基础管理办公平台 15 5 2 以费用控制为核心的办公事务处理系统 16 5 3 以决策支持为核心的企业情报系统 33 第三章第三章 工程实施质量保证与培训工程实施质量保证与培训 34 1 质量保证体系 34 2 项目进度参考计划 34 3 技术支持 35 4 用户培训 35 第四章第四章 产品报价产品报价 38 1 系统报价 38 第五章第五章 成功案例成功案例 39 前言前言 本方案提交给房屋监理所 用以规划其 OA 信息系统 支持贵单位的发展战略 本方案提出了房屋监理所的办公自动化系统解决方案 方案的目的在于 利用现有网络 设备 建立监理所的办公自动化系统 实现网上办公 无纸办公 进一步规范行政办公流程 促进监理所内部协同办公能力 建设形成监理所内部的快速信息通道 逐步实现业务电子处 理 从而提高房屋监理所的办公效率和管理水平 本方案根据房屋监理所的具体工作情况和现有网络环境进行设计 本解决方案将实现以下目标 通过网络实现企业信息 软 资源 硬 共享与合理化应用 构建企业内部电子邮局系统 实现企业内部电子化通讯 建设办公自动化系统 实现工作流转的自动化和文档管理的自动化 利用现有网络实现网上办公与移动办公 利用办公自动化系统实现日常办公 个人办公等其它行政事务的电子化 在以上目标的基础上 提供综合办公平台的扩展接口 如 SAP 第一章第一章 现状需求分析现状需求分析 企业要实现信息化管理 首要的条件就是建立企业局域网 然后在该局域网的基础上开 发应用各种基础和专业软件 网络化可以有效地实现企业内部的资源共享 信息发布 技术 交流 生产组织 此外 还可以通过这个网络连接到世界上其它计算机 使得企业方便地实 现与外部的交流 办公自动化是为适应经济全球化 信息化的新趋势而提出的 目的是通过先进成熟的计 算网络和软件等信息技术建成一个高质量 高效率 智能化的办公自动化系统 实现数据共 享 公文流转 邮件收发 档案管理 信息浏览 信息交流等等 为领导决策和工作人员办 公提供信息服务 从而提高办公效率 减轻工作人员工作负担 节约宝贵的办公经费 最终 实现单位办公自动化 办公无纸化和资源信息化 1 1网络现状分析网络现状分析 房屋监理所局域网已经建立完善 并通过验收 各办公人员均可在此网络上进行数据 交流和传输 大量信息无法共享 不能满足现代办公要求 需办公自动化应用 与互联网已联通 并且能够上网查询资料 2 2需求分析需求分析 战略目标战略目标 优化和扩展房屋监理所的管理方式 服务方式 提高办公效率 为未来情报系统 领导决策系统 知识数据库系统和数据仓库提供强有力的技术支持 更好地支持和完成企业业务 各部门协调管理等关键业务 问题和挑战问题和挑战 缺乏对部门大量的非结构化文档 例如公文 政策 法规 会议记录 进行有效管理与 检索的手段 解决方法及优先级解决方法及优先级 实施结构统一的网络信息系统 加强系统内部和部门间的信息共享和通信 统筹设计 分步实施 分步实施指办公自动化功能模块的应用分步实施 充分考虑系统的安装 使用培训 后期维护的便利性 办公自动化系统提供的基础通讯平台的坚强性能够满足监理所的需要 简单说当用户 数量达到数万时系统通讯准确高效 办公自动化应该考虑跟企业未来电子商务实施相衔接 办公自动化系统的设计应该充 分考虑未来监理所实施电子商务战略的种种可能 应该把办公自动化的实施视为企业 未来电子商务战略的一个基础 一个部分 监理所的办公自动化应用应该是企业级办公自动化应用 不同于一般行政办公自动化 或一般小企业办公自动化应用 它在并发用户 数据存储量方面将大得多 在流程的 灵活性 创造性方面要求高得多 所以无论是公文流 工作流 还是文档管理等方面 必须上升至企业级 应该考虑广域网络应用需求 考虑跨地区跨地域跨国家的数据连接访问需求系统必须 支持便利的移动办公 应该考虑企业延展 发展 系统应该有足够的扩充性 扩充性表现在当用户分布的地 域扩张 用户扩张 流程变化扩张时系统应该能够承受 办公自动化系统应该支持知识管理的各个方面 在知识沉淀 沉淀的知识进行有效管 理 沉淀的知识进行有效传播 办公自动化可以延展到实时通讯 如电视电话会议系统 办公自动化应该与互连网络在确保安全的条件下实现无缝连接 应该考虑企业集成 数据集成 流程集成 应用 比如说与 SAP 人力资源管理 财 务管理等等在数据 流程方面的相互作用 3 3设计原则设计原则 实用性 选择实用的 OA 模块建设房屋监理所办公自动化系统 使之能够最大限度满 足实际工作的需要 经济性 各种类型用户可采用局域网或者 VPN 的方式连接到网上进行办公自动化操作 整个房屋监理所只需要一套办公自动化系统即可解决问题 以最低的成本建设房屋监 理所办公自动化系统 使其能够最大限度满足实际工作的需要 避免资源浪费 先进性 在系统规划上将采用当前先进的网络技术 浏览器 服务器计算模式和系统 软件 符合网络和软件系统的发展趋势并满足该网络系统的长期发展需要 增强系统 的生命力 同时 系统建设将充分考虑主机 网络等硬件环境的开放性 充分发挥高 速交换网络技术的优越性 在监理所总部建立实时处理的网络信息系统 继承性 最大限度保护原有设备及软件投资 充分利用已有资源 扩充性 建成的计算机网络系统进行扩充或改造时 不仅能够充分保护原有投资 还 可降低系统维护 升级的复杂程度 提高系统更新 维护 升级的效率 可靠性 采取相应技术方法和措施 保证全网作业的可靠性和稳定性 安全性 安全已成为评估一个网络系统的最重要因素 系统设计时充分考虑到系统的 保密性 禁止网络上传输的信息被外人窃取 同时对网内的所有用户划分严格的使用 级别和权县 对数据的加密存储 传输和签名发送 接收等均采用安全有效的技术手 段 特别是系统与国际互联网络 Internet 互联时 安全保密要求就更加严格 系统 通过用户标识符 用户身份验证 文档加密等手段 保证公文信息不被非法泄露 提 供操作系统级 数据库级 文档级的存取权限及加密措施 提供多种操作角色 尤其 是系统中利用了 Domino 字段级的安全性 使系统的安全性更高而且性能一点都不会 减少 第二章第二章 OAOA 系统解决方案及理由综述系统解决方案及理由综述 房屋监理所建立一个统一的信息平台 加强企业的流程化 规范化管理 完善企业的信 息化基础 必须先建立监理所公司的办公自动化系统 1 1 什么是什么是 OAOA 办公自动化 办公自动化 OA 办公自动化系统分为传统 OA 和企业级 OA 传统上的 OA 仅仅是诸如公文流转 收发文管理 档案管理 会议安排 文件检索 电 子表格 电子邮件等等这些非结构化数据的处理和交换过程 面向的用户群也只是机关办公 室或企业的职能部门 文秘部门 在此种情况下 办公自动化作的所有工作不过是将手工工 作搬到计算机网络上 并利用了计算机技术的一些先进特点 却没有增加任何先进的管理理 念和方法 随着技术的发展 办公方式和习惯以及管理思想的变化 OA 被赋予了新的内容 功能方面 功能方面 广义而言 OA 应该是一个企业除了生产控制之外的一切信息处理与管理的集 合 它面向不同层次的使用者 便有不同的功能表现 对于企业高层领导而言 对于企业高层领导而言 OA 是决策支持系统 DSS OA 运用科学的数学模型 结合企 业内部 外部的信息为条件 为企业领导提供决策参考和依据 对于中层管理者而言 对于中层管理者而言 OA 是信息管理系统 IMS OA 利用业务各环节提供的基础 数 据 提炼出有用的管理 信息 把握业务进程 降低经营风险 提高经营效率 对于普通员工而言 对于普通员工而言 OA 是事务 业务处理系统 OA 为办公室人员提供良好的办公手段 和环境 使之准确 高效 愉快地工作 2 2 OAOA 在企业信息化中的作用在企业信息化中的作用 2 12 1 企业集成企业集成 在企业除了办公自动化系统之外 还有财务 库存 生产 销售 人力等管理系统 由 于大量的信息孤岛式的建设 他们之间很少能够紧密协调起来 就前端来说 我们经常需要 进行退出一个系统然后再进入另一个系统 并且发现数据常常不一致 目前中国具有信息系 统的企业绝大部分都是这种情况 往往具有多个供应商提供的多个系统 但很少集成 也有 少数企业采用 ERP 套件 集成了其中的一部分 全部集成的企业凤毛麟角 也可能正在产生 之中 对于他们后台数据的完全集成 由于集成的工作量和供应商数量成非线性增长 n n 1 在一定时期内 几乎是不可能的 于是希望能够由前台 界面 集成这些信息 如果能够从 办公自动化系统可以获得所需的全部信息 就太好不过了 办公自动化在这里变成了一个黏 合剂 把所有的系统集成在一起 让整个信息系统有了整体的感觉 2 22 2 优化流程优化流程 对于流程 熟悉办公自动化系统的人就会想起收发文的流程 那是非常完善的 符合层 级结构的 效率低下的流程 对于如何优化该流程 如果我们宥于原有的思维模式和知识领 域 我们无法获得更多 必须基于现代的流程管理思想对目前的业务流程进行重组 办公 自动化系统和管理咨询结合在一起 2 32 3 知识管理知识管理 进入知识经济时代 人人都是知识工作者 要求办公自动化系统必须具有知识内涵 或 者说是基于知识 提供知识管理所需的最基本的 IT 工具 知识存储库和知识交流场所 更 高级的意义上提供 基于知识的岗位要求和评估体系 3 3 实施实施 OAOA 系统给工作带来的改善系统给工作带来的改善 针对企业信息化应用现状和面临的问题 在经过深入的思考 结合我们的市场调查 我 门认为 解决流程化管理 部门间协同配合 个人事务的电子化 企业内部信息的发布和与 已有系统的集成 实现资源共享 理想的解决方案是首先启动监理所的办公自动化系统建设 OAOA 系统能提高企业的管理水平和效率系统能提高企业的管理水平和效率 OA 融入了管理的思想 引进切实可行的管理技术 OA 系统服务于管理 管理是企业发 展的推动力 也因管理而产生了办公事务 应用 OA 系统后处理公务的时间大大缩短 以前 处理一 两周或更长的事情通过办公自动化在一 两天得到处理 建立企业信息化的统一管理平台建立企业信息化的统一管理平台 随着企业信息化提高和完善 企业内部存在财务 库存 生产 销售 人力等众多的管 理系统 我们经常需要进行退出一个系统然后再进入另一个系统 并且发现数据常常不一致 由于大量的信息孤岛式的建设 它们之间很少能够紧密协调起来 就前端来说 目前中 国具有信息系统的企业绝大部分都是这种情况 所以企业需建立信息化的统一管理平台 把众多离散的管理系统集成在这一平台下 通 过一个管理系统了解企业全部的运行情况 降低使用者的要求 国内众多的大型企业皆采用 OA 做为企业信息化的统一管理平台 OA 系统服务于管理 管理是企业发展的推动力 也因管理而产生了办公事务 应用 OA 系统后处理事务的时间将大大缩短 员工技能的提升 员工技能的提升 员工通过对办公自动化系统的应用 提高了操作计算机的技能 同时在观念上接受信息 化 提升工作效率 提升工作效率 办公自动化改变了传统的办公方式 变以前的同步办公为异步办公 办公事务处理不在 受时间和地域的限制 办公不必在同一时间和地点办公 同时 办公事务处理由传统的串 行办公变成了并行办公 员工可以在同时处理不同流程的事务 部门间协调能力得到增强 部门间协调能力得到增强 部门按职能划分必然导致办公效率的下降 办公自动化系统通过对办公事务流程化和规 范化来改善部门协调的能力 部门协调能力的提高带来的好处可以在提高效率的同时控制办 公费用 如出差的管理 车辆的管理 接待管理可以由更高层来审批 费用可以按部门和人 员分类 管理者很清楚每一笔费用的产生的情况和给企业带来的效益 以我公司的客户单位 长寿狮子滩水电站为例 对车辆和出差的管理每年就为企业省下了 30 万的费用 变革传统的资讯模式 变革传统的资讯模式 办公自动化系统的应用 使信息的传递变得更快速和安全 加强组织的判断力和敏捷性 节省办公费用 节省办公费用 使用了办公自动化系统可以为监理所节约 70 左右的办公耗材费用 以企业每月 0 5 万 左右的办公耗材费用来计算 每年就可为企业节约 6 万的费用 为实施未来其他应用系统打下坚实的基础 为实施未来其他应用系统打下坚实的基础 如 ERP 的实施是一个全民皆兵的过程 需要全体员工的配合 管理的规范化和员工的 技能 观念的转变都是必不可少的条件 办公自动化系统能为 ERP 的实施打下良好的基础 4 4 应用系统平台应用系统平台 虽然 ORACLE Novell 等公司也提供相关办公自动化解决方案 但综合产品的成熟度 市场占有率 产品的持续发展延伸 系统服务方面考虑 目前办公自动化平台选择基本上限 定在 LOTUS 与 MICROSOFT 两种解决方案中 在本方案中我们推荐选择 LOTUS 的 Domino R5 为 办公自动化基础平台 Lotus Domino Notes 是先进的统一架构的文档数据库和电子邮件系 统 提供工作流自动化以及标准的 Web 服务 应用和开发环境 是实现企业级信息集成和知 识管理的理想平台 Lotus 提出的第三代办公自动化的技术实现框架 紧密地和企业现有的或正在建设的信 息系统模型进行集成 办公自动化系统 其主要任务是企业内部各种消息 办公信息 文件 函件等 的发布与传递 工作流管理 档案管理 很重要的它也承担与信息服务系统进行双 向信息交互也就是企业信息集成的关键任务 它涉及的技术包括协同工作 文档数据库与压 缩 工作流管理 安全控制 多媒体 视频会议 数据库等内容 通过该系统 用户可以全 双向 多媒体地获取和发布信息 通过与 Internet 的互联 可以实现办公活动不受时间和 空间的限制 从而提高企业运行的效率和质量 Lotus Domino Notes 是先进的统一架构的文档数据库和电子邮件系统 提供工作流自动 化以及标准的 Web 服务 应用和开发环境 是实现企业级信息集成和知识管理的理想平台 本系统选用本系统选用 LotusLotus DominoDomino R5R5 作为网络应用系统的服务平台 作为网络应用系统的服务平台 4 14 1 背景信息背景信息 Lotus Notes 系统作为一个先进的网络群件系统已得到了广泛的应用 从中央到省 市 自治区和各大部委 一直到地区 县的政府网络正在建设中 目前已基本确定 Lotus Domino Notes 作为标准的软件平台 早在九五年初 Lotus cc Mail 就作为政府机关的邮件系统在全国范围内广泛使用 结 果表明该软件在实施 管理和使用上简便易行 性能稳定可靠 在过去的几年里 全国已有 几十个地方省级政府在利用该系统进行邮件和数据的传输 随着政府部门信息化建设的飞速发展 自动办公系统的应用范围越来越广 作为简单电 子邮件系统的 cc Mail 在功能上已暴露出明显不足 并由于 cc Mail 低版本中存在 2000 年 问题 故经过反复的的技术论证和专业的升级测试 中央和地方政府办公部门日前已决定采 用 Lotus 新一代邮件和群件产品 Lotus Domino Notes R5 作为中国政府行政机关第二代电子 邮件系统的通信基础设施 并向全国范围推广 负责该项目的有关领导认为 Notes 邮件系 统在安全性和稳定性方面为政府邮件系统提供了强有力的保证 并认为 将典型的 Notes 工 作流模式用于日常政务处理 不仅可以提高政府机关工作效率 亦可减少政府工作人员日常 劳动强度 Lotus R5 是 Lotus Domino Notes 的最新版本 日前已在中国市场上发布 R5 不仅继承 了 Notes 以往版本的特性 在性能 用户界面 管理 集成 Web 支持等方面都作了较大的 调整和功能上的增强 Lotus R5 不仅是一个优秀的邮件系统 亦是一个构建政府系统应用 的基础平台 借助于 R5 的集成开发环境 可以在短期内迅速开发并实施基于网络标准的应 用 这些应用系统普遍界面友好 易于使用和操作 对于广大政府系统用户来说 这些系统 无疑是一个实现办公自动化的切入点 莲花软件 中国 有限公司表示 Lotus 将大力协助各级政府机关建设和开发网络 为 帮助政府 上网 推动开发基于 Lotus Domino Notes 上的应用 Lotus 已经提出一套适合 中国国情的解决方案以回应 政府如何上网 同时 莲花公司还将联合和帮助各地合作伙 伴向政府部门提供一流的解决方案 项目支持和人员培训服务 4 24 2 NotesNotes 系统的特点系统的特点 实现和运行办公自动化的理想平台 工作流和群件标准 内联网 电子邮件系统 知识管理系统 实现了业务流程优化 电子政务的基础 文档数据库 全文检索 复制 集成开发环境和 7 层安全机制 4 34 3 NotesNotes 系统的功能系统的功能 Notes 系统的核心功能即 3C 通讯 Communication 协作 Collaboration 协调 Coordination Lotus Domin R5 服务器是为企事业单位设计的集通讯 协作及 Web 应用功能于一体的软 件平台 它是业界唯一一个建立在开放 统一的结构之上 提供安全通讯 协作和商务应用 解决方案的服务器 包括如下功能 标准的 B S 通讯平台 强劲的 可伸缩的目录服务 管理非结构化数据的文档数据库 用于信息共享的复制技术 完成协同工作的工作流 日历 群组日程安排 行业标准的安全机制 对非本体系客户机和浏览器的支持 对实时访问企业数据的支持 多平台支持 可靠 可用 可伸缩的服务器结构 多种开发工具的选择 简单方便的系统管理 4 44 4 LotusLotus Domino NotesDomino Notes 是一个开放平台是一个开放平台 Lotus Domino Notes 是业界唯一建立在开放 统一的结构之上 集电子邮件 文档数据 库 快速应用开发以及 WEB 应用技术为一体的企业级信息系统开发和运行平台 其目的是跨 越地域 部门的限制 使得企业内部各部门之间 企业与合作伙伴之间 企业和客户之间不 同的人们能够有效地共享和传递信息 我们可以如下概括 Domino Notes 适用的应用范围 对于办公自动化应用 我们可以说 Lotus Domino Notes 是以网络为基础的 以知识为 核心的办公自动化系统的实现和运行平台 对于电子协作和网络应用开发 我们可以说 Lotus Domino Notes 是典型的群件系统 提供了信息共享和工作流自动化的实现和运行环境 对于 Intranet 和 Internet 我们可以说 Lotus Domino Notes 是强大的 Web 应用服务 器 是构建 管理和开发企业电子商务 Web 应用的平台 当然 Domino 也不是万能的 以下就是一些不宜用 Domino 来直接开发的一些应用类型 联机交易系统 记录锁定 实时系统 Domino 本身不是一个面向交易的平台 也不是关系数据库系统 它不提供记录锁定等交 易系统必须的功能 因此 Domino 不宜开发联机交易系统 例如 银行帐务处理 储蓄 机票订票等应用 对于那些实时性要求比较高的应用不宜用 Domino 来开发 但是 通 过 Domino 提供的丰富的企业集成工具 可以把 Domino 应用设计成这些后台关系数据库 或交易系统的前端 例如通过作为一个 Domino 服务器任务的 DECS 可以方便地连接后台 关系数据库 实现对后台数据的实时访问 需要大量数字运算和数据统计的应用 Domino 本身虽然支持数字运算 但它毕竟不是一个专业的数据运算和统计工具 Domino 也不是一个报表工具 不适合用来生成复杂的报表 然而 可以利用一些 Lotus 的其他 产品来实现这方面的功能 例如 Notes Reporter 就是一个专业的报表生成工具 全功能的字处理系统 Notes 客户端的编辑功能并不具有专业字处理工具例如 Lotus WordPro 或者 Microsoft Office 的全部功能 然而我们可以利用 Notes FX 和 OLE 技术 将这些字处理工具作为 对象嵌入到 Domino 应用中来增强 Domino 应用的文本编辑能力 4 54 5 DominoDomino 在应用开发技术特点在应用开发技术特点 目录服务 Domino 目录 在以前版本中称为公用通讯录 包含了所有的有关 Domino 服务器 网络 用户 应用管理和安全方面的配置信息 适用于任何规模企业的需求 由于对 LDAP V3 标准的完全支持 Domino 目录还可以和其它的目录系统集成 交换用户信息 Domino 的目录服务是管理和实现 Internet Intranet 应用安全的基础 安全 传统的 Domino Notes 体系中包括了四种安全措施 验证 存取控制 加密和电子签名 而 Domino R5 更是完全集成了对以下各种安全机制的支持 包括 SSL v3 X 509 验证 CDSA 及 S MIME Domino 提供的安全机制确保了企业可以将自己的内部应用方便扩展到 企业之外或发布到 Web 上 复制 复制是 Domino 的核心技术之一 它使得用户可以方便地将 Domino 数据库通过复本方式 在不同服务器间分布 或者通过在客户端建立复本 实现对移动用户的支持 Domino 通 过强大的复制技术实现跨地域 跨服务器之间的信息同步 同时也可以通过复制实现应 用的快速实施 利用复制 可以确保所有用户无论在任何地方 任何时间都可以方便地 访问企业应用 消息服务 Domino 提供了一个高级的基于客户 服务器方式的消息传输平台 加上内置的群组日历 和日程安排功能 使得个人和团队之间发送和共享消息变得轻而易举 除了内置的 SMTP MIME 邮件功能 通过消息传输代理 MTA 可以方便地将 Domino 邮件系统和 X 400 cc Mail 的邮件系统集成起来 工作流 Domino 内置的工作流引擎可以按照用户应用中定义的流程分发 传递和跟踪文档 Domino 强大 灵活的工作流功能可以帮助企业实现企业内部 企业之间 Internet 上 的协同工作 优化企业业务流程 Domino 的消息服务 日历功能和开发工具可以帮助你 快速构建企业级的工作流应用 代理 代理是根据预先设定的安排或用户的请求执行一系列自动化任务的程序 代理包含三个 组成要素 何时运行 触发器 操作哪些文档 搜索 以及执行什么 操作 代理一 般按用户应用程序中指定的时间或者特殊时间触发执行 集成应用开发环境 Domino Designer 提供了一个直观的 可视化的环境 用于设计 建立 调试 布署企 业级 Domino Notes 应用 Designer 包括了一整套可供快速开发应用的特性和工具 另 外 Domino 提供了一个统一的对象模型 编程人员可以通过 LotusScript 或 Java 以一 致的方式访问 Domino 类 使得用户可以用自己熟悉的编程语言快速开发 Domino 应用程 序 企业数据集成 Domino 提供可视化的环境 能以编程方式或者非编程方式实时与企业关系数据库中的核 心数据的集成 通过 Domino 企业集成工具 可以将企业核心数据融合到基于 Domino 的 intranet Internet 应用系统中从而可以延伸企业在信息系统中的已有投资 网络和移动用户支持 Domino 是一个跨平台的系统 它支持多种主流的硬件平台 操作系统和网络协议 通过 复制 Domino 还提供了对移动用户的强大支持 移动用户可以在本地的数据库复本上离 线操作 一旦连线 可以通过复制和服务器上的数据库进行信息同步 可伸缩 高可靠 Domino 企业服务器支持将多达 6 个 Domino 服务器构成群集 从而实现负载平衡和实效 转移 R5 中还实现了 Domino Web 服务器的群集 群集可以帮助企业实现高可靠的企业 内部关键应用或者通过 Internet 提供性能高而可靠的 Web 服务 5 5 办公自动化 办公自动化 OAOA 系统功能简介 系统功能简介 办公系统随着应用的深入 已不只限于传统办公业务的管理 还包括了资源信息等管理 等等内容 因此 我们的办公系统具有如下的一些特点 1 信息管理与办公业务相结合 通过我们的办公系统 一些事务的处理结果不再需要书面请示汇报 只需通过办公系统 及时输入 主管领导就可以及时了解办理过程 极大的提高工作效率 一些审批过程 如出 差等在办公系统里进行 2 可定制的工作流程 所有流程都可自行定义 并且相关人员可图形化的方式即时查看当前办文状态 充分体 现灵活性 3 自定义 风格的用户界面 采用浏览器 服务器 B S 访问方式 用户可灵活地定制页面风格 同时 系统采用 风 格界面 使用方便易学 大大降低对使用都熟悉计算机程度的要求 4 代理管理 流程中的人因出差等原因 可通过系统中授权方式指定自己的代理人 5 开放性 开放性及通用性要强 能与主流的 MS OFFICE 等进行无缝集成 6 痕迹保留与外部输入 可使不同的办公人员对同一文档进行修改 并以不同颜色保留修改痕迹 使工作的全过 程可追溯 同时支持手写及扫描输入 7 文档一体化 实现了公文管理和档案管理的无缝结合 公文办理完毕后自动分类归档 8 强大的信息搜索引擎 允许办公人员按内容或条件进行全文检索 9 人性化警示机制 开机提示待办事宜 预约的信息 对重要工作进行事前提示 过期未办理文件崔办 新 由件提示 10 其它 可提供完备的安全性 并支持远程办公和移动办公 可通过网络向员工手机发送短消息 邮件到达通知 各类通知等 并有良好的扩展性 能与 SAP 系统集成 并有良好的兼容性 操作界面友好 性能稳定可靠 5 15 1 基础管理办公平台基础管理办公平台 自由地添加修改设置栏目并进行严格地权限控制是系统灵活性和可扩展性的表现 在未 来增加业务应用 必须支持 WEB 访问 的时候 我们可以增设相关的栏目即可简单地把该业 务系统集成进来 收发电子邮件 您可以收发接收外来邮件 包括Internet邮件 使员工进行对 外的信息交流 日常安排 系统可以对个人日程计划进行录入 以便到期查看和办理 并在任 何地方通过Web Server可以获取到这些信息 个人通讯录 您可以采用从现有的公共通讯录中拷贝或是自行建立个人通讯录 以便查询 预约功能 定时扫描一些邮件或其他部分的预约信息 把它们都连接到我的桌 面上来 并且这些预约都可以删除或修改 提示功能 您在进入 我的桌面 时系统自动打开 邮件小精灵 它根据用 户设定的时间自动扫描 我的桌面 发现有未读的邮件或预约就发出用户自定 义的声音并弹出提示框 计划纪要 以动态交互的方式 完成个人工作计划制定和工作总结记录 任务管理 管理者向下安排工作的重要方式 任务可以被逐级分解 任务执行 过程可以被任务下达者动态监控 工作汇报 下级向上级汇报工作中出现的问题或障碍 申请上级支持 部门协调 涉及跨部门的流程作业时 是项目管理者协调与其它部门之间配合 的重要工具 跨部门的执行情况 可以被申请者动态监控 个人文档 您可以建立您的一些个人文档 并对它们进行归类以便查询 全文检索 您可以使用特定的词或短语进行全文检索 5 25 2 以费用控制为核心的办公事务处理系统以费用控制为核心的办公事务处理系统 办公事务处理不仅仅是规范监理所工作流程 提高办事效率的工具 同时它应该还具有 控制办公费用的功能 我们的解决方案在这方面做了很多的思考 在其中的出差管理 物 品管理 接待管理 车辆管理 内部刊物等模块中都引进了费用控制的功能 在其他企业的 应用中收到了良好的效果 办公事务模块的功能介绍 办公事务模块的功能介绍 发文管理发文管理 本模块综合办公系统的日常办公模仿传统的手工作业模式 发文拟稿 部门负 责人核稿 办公室审核 会签 签发 编号 印刷 分发 归档等等 这些工作的 完成我们只需在其向导的引导下 一步一步点击鼠标就行了 功能特点功能特点 本数据库能完成单位行政发文的全部流程 包括拟稿 核稿 会签 签发 编 号 用印 校对 分发 签收等操作 实现无纸化办公 授权用户可灵活配置适合本单位的各种发文流程 本数据库同时支持公文签发的电子签名和手写 图片 签名 本数据库支持公文的印章 图片 显示 并能实现印章位置的 骑年盖月 有 效的保障了公文的正规性 支持多种发文稿笺的选用 流程设置时支持自定义的用户角色 操作简便 系统模拟手工公文办理过程 从公文的拟稿到最后归档每个办理步 骤只需简单的几步即可完成 文字处理功能强大 对于文档的处理方面 系统使用字功能强大的WORD进行处 理 并可以保留文档的编辑者对文档修改 增删的痕迹 远程办公 可以异地办公 统一管理 远程用户可以通过拨号连接系统 内置 的信息复制功能保证用最短的时间完成数据传输 不管是在家里 或是出差 系统都可以让远程用户和本地用户一样使用 缩短了时间和空间距离 流程监控 本模块具有完善的流程监控功能 可以监控工作实施情况 例如在 公文发布后能自动提示阅读 追踪工作执行过程 及时反馈有关情况 预约功能 您可以通过创建预约 然后根据自己设定的条件感知各个模块中信 息发生的变化 全文检索 您可以使用特定的词或短语进行全文检索 收文管理收文管理 和发文管理类似 日常收文工作中的收文登记 拟办 领导批办 部门承办一 直到收文的分发操作 在本系统的收文管理中都能准确高效的完成 功能特点功能特点 本数据库能完成单位行政收文的全部过程 包括登记 拟办 批办 承办 分 发等操作 实现无纸化办公 公文参与人员能随时查看公文流转状态 并做出适当的操作 授权用户可灵活配置适合本单位的各种收文流程 本数据库支持直接 引入 相同格式的电子来文 流程设置时支持自定义的用户角色 操作简便 系统模拟手工公文办理过程 从公文的拟稿到最后归档每个办理步 骤只需简单的几步即可完成 远程办公 可以异地办公 统一管理 远程用户可以通过拨号连接系统 内置 的信息复制功能保证用最短的时间完成数据传输 不管是在家里 或是出差系 统都可以让远程用户和本地用户一样使用 缩短了时间和空间距离 预约功能 您可以通过创建预约 然后根据自己设定的条件感知各个模块中信 息发生的变化 全文检索 您可以使用特定的词或短语进行全文检索 文档管理文档管理 该模块以树型结构管理文档 以答复文档 答复的答复实现树型管理 文档同 时又是目录 每篇文档具有 查看者 创建下级文档者 编辑者 和 管理者 四种权限组织 每篇文档还提供 Checkin checkout 机制 在文档资料模块中可以对企业的各种资料进行录入 修改 存档和查询等操作 对于这些资料可以作分层次的权限管理和分类查找 由于系统提供了强大的搜索引 擎 所以在海量的信息库中查找想要的内容是非常轻松的 功能特点功能特点 文档分类 可通过 参数设置 任意设定各文档的分类类目 文档预处理 进行归档前的准备工作 如创建新文档 按特定的规范对文档进 行归类 创建下级子文档 可在任意父文档下创建相关联的子文档 修改文档分类 支持整类文档 包括父文档以及下面的子文档 所属分类的改 变 移入 移出文档 支持修改部分子文档的分类 文档查询 文档管理员可对所有文档进行查询和操作 系统提供了强大的信息 查询系统帮助管理员查找档案 文档权限管理 对创建好的文档可设定该文档的可查阅人 可编辑人 管理人 员以及创建下级子文档的相关人员 权限继承 本数据库提供权限的继承机制 减少对文档的权限设置操作 检入 检出 本数据库对文挡提供严格的检入检出机制 以保持文档的完整性和 一致性 即当文档被某用户检出编辑时 除授权用户外 其余对该文档有编辑 权的用户将不能对该文档进行编辑 预约功能 您可以通过创建预约 然后根据自己设定的条件感知各个模块中信 息发生的变化 全文检索 您可以使用特定的词或短语进行全文检索 项目管理项目管理 未来企业的竞争和以往最大的分别在于 这是一种速度经济的竞争 新经济时 代下提高企业自身对市场变化的反应速度 产品创新速度将是一个企业能否持续发 展的关键 本着这样的思想理念 本公司在调研了几家监理所企业的技术开发管理模式后 开发了现在的项目管理模块 本数据库主要实现了企业内部项目管理的全过程 对 技术改进 新产品开发等项目进行前期的市场决策过程管理 以及最终形成上报方 案后的立项过程管理 项目文档管理 功能特点功能特点 本模块对项目从立项 实施到完成的整个过程进行计算机流程化管理 支持项目各相关文档的 引入 并提交审批功能 授权用户配置适合本企业的项目管理流程 支持用户自定义流程角色 预约功能 您可以通过创建预约 然后根据自己设定的条件感知各个模块中信 息发生的变化 全文检索 您可以使用特定的词或短语进行全文检索 设备管理设备管理 设备管理是一个适用于制造企业的自制设备 购置设备 设备调拨 设备报废 以及设备验收等一系列审批流转过程进行管理的模块 它具有数据传输的实时性 数据记录的准确性 数据查询的高效性等特点 功能特点功能特点 本模块完成设备管理的各种审批过程 自制设备审批 购置设备审批 设备领用 设备调拨审批 设备报废审批 设备验收审批 授权用户配置适合本企业的各种设备审批流程 支持用户自定义流程角色 预约功能 您可以通过创建预约 然后根据自己设定的条件感知各个模块中信 息发生的变化 全文检索 您可以使用特定的词或短语进行全文检索 人力资源人力资源 本数据库主要是对人事调动以及人事报表进行管理 便于进行本企业的人力资 源概况分析 功能特点功能特点 本模块实现由人力资源管理部门每月向相关领导报送人事相关报表的功能 支持每张报表查看权限的设置 完成人事调动管理的审批过程 授权用户配置适合本企业的人事调动流程和报表审批流程 支持用户自定义流程角色 预约功能 您可以通过创建预约 然后根据自己设定的条件感知各个模块中信 息发生的变化 全文检索 您可以使用特定的词或短语进行全文检索 互联网互联网 互联网主要涉及的是因特网上的一些知识 通过它 我们能直接进入世界上的 一些著名站点 而不必在 IE 中点击 搜索 来寻找其网址 通过它 我们只要输入 所查信息的关键字 就能从世界各大搜索引擎中轻而易举的找到各种信息 总的 来说 它能使我们从最大限度的吸收知识 最大限度的传播知识 使我们在现代化 办公中 游刃有余 功能特点功能特点 本模块实现从互联网上自动提取预订页面信息 并经过推荐 点评累积成知识 库 授权用户创建信息分类 定义下载页面的积分累积基数 下载预定 授权用户进行公用 私有的页面下载预订 分类查询 您可以在任意的分类类目中 快速准确的查询相关的互联网信息 支持下载页面从一种信息分类转移到另一种信息分类 支持在下载页面积分达到设定的录取线后自动从积分榜转入知识库机制 站点向导 系统管理员可根据需要 向您提供一些比较著名的站点 您只要点 击您感兴趣的网站的地址链接 就可以和互联网上的该网站相连 搜索引擎 您只要输入您想要查找的内容的关键字 就可以从全世界著名的搜 索引擎中查找相关的信息 此功能要求服务器能访问互联网 预约功能 您可以通过创建预约 然后根据自己设定的条件感知各个模块中信 息发生的变化 全文检索 您可以使用特定的词或短语进行全文检索 报表管理报表管理 本数据库实现由营销管理部门以及财务部门定期向相关领导报送生产业务报表 的功能 在数据输入方面 本库提供与业务系统 如 ERP MIS 系统 的接口 准确 快速的完成提取企业数据并生成相关报表 用户还可模仿手工报表审批过程 任意 配置适合本企业的的各种电子流转程序 有效的实现了业务报表的实时性 准确性 以及报表传送的安全可靠性 功能特点功能特点 本模块完成提取企业数据生成报表并实现报表传送的过程 授权用户配置适合本企业的报表审批流程 支持用户自定义流程角色 支持全文搜索和自定义查找 预约功能 您可以通过创建预约 然后根据自己设定的条件感知各个模块中信 息发生的变化 全文检索 您可以使用特定的词或短语进行全文检索 车辆管理车辆管理 本模块主要实现部门人员填写用车申请单交部门负责人 部门负责人同意后交 由相关职能部门负责人批示 同意后由提请用车申请人员交小车班安排用车的一系 列管理功能 能够实现安排用车时的系统智能化提示 并且提供按月统计车辆行程 使用费用以及出车次数的功能 功能特点功能特点 实现对企业车辆日常生产调度的计算机流程化管理 提高工作效率 支持调度人员对多辆汽车以及多个司机进行同时调度 实现车辆调度时的系统智能提示 授权用户能创建车辆及司机档案 自动生成车辆使用情况报表 提交相关领导查看 授权用户能灵活设置流程以适应企业不同的用车审批过程 灵活的角色控制使车辆的调度管理工作更加方便 本数据库的数据能方便的引入到其他相关数据库 预约功能 您可以通过创建预约 然后根据自己设定的条件感知各个模块中信 息发生的变化 全文检索 您可以使用特定的词或短语进行全文检索 物品管理物品管理 本数据库实现从物品领用 入库申请 领导签字 审核到库管出 入库的全过 程流程化管理 提供领用人不能查看礼品库存数量 可查看物品项目 禁止查看领 用明细的严格安全机制 能根据物品出 入库记录生成当月的 费用报表 和 库 存报表 并且能及时报送相关领导审批 功能特点功能特点 本数据库能实现对物品入库 出库以及领用的计算机流程化管理 授权用户能创建物品入库申请并引入相应审批流程 授权用户能创建物品领用申请并引入相应审批流程 授权用户可灵活配置适合本企业的物品入库出库审批流程 授权用户能生成物品领用报表和物品库存报表 并报送相关用户查看 灵活的角色控制使用户对物品的入库出库管理更加方便 预约功能 您可以通过创建预约 然后根据自己设定的条件感知各个模块中信 息发生的变化 全文检索 您可以使用特定的词或短语进行全文检索 展厅管理展厅管理 本数据库能完成外来人员从参观公司的申请 审批到执行的过程化管理 并能 对来访人员的进出厂时间 经办人员 接洽人员等信息进行存档查询 还能对收费 式展厅的使用情况进行登记 以便管理企业展厅的相关部门人员能按月统计参展的 人数和当月的收入 功能特点功能特点 本数据库实现对外来人员入厂 参观的计算机流程化管理 授权用户自定义适合本企业的展厅管理审批流程 授权用户生成收费展厅的费用统计报表 本系统流程还支持自定义用户角色 预约功能 您可以通过创建预约 然后根据自己设定的条件感知各个模块中信 息发生的变化 全文检索 您可以使用特定的词或短语进行全文检索 信访管理信访管理 本数据实现对消费者感谢信 消费者服务要求信 消费者投诉 内部职工意见 内部职工合理化建议等多种形式的来函进行登记 分发 并能及时收集相关部门关 于处理该信件的反馈意见 另外本库还能按照月份和信件类别对各种已经处理完毕 的信件进行分类统计 功能特点功能特点 信件处理 完成各种信件的录入 分发 处理和处理结果的信息反馈 分类统计 根据月份和信件类别统计该月或该类信件在某月的处理数量 结果查询 可以在有处理结果的信件的下方 找到对该信件的处理结果文档 预约功能 您可以通过创建预约 然后根据自己设定的条件感知各个模块中信 息发生的变化 全文检索 您可以使用特定的词或短语进行全文检索 来宾档案来宾档案 本模块能对来宾情况进行登记 对活动安排 包括餐饮 用车 住宿 礼品赠 送等 进行记录并打印相关票据 本数据库还支持从其他相关模块诸如 会议室管 理模块 车辆管理模块 礼品管理模块自动引入相关文档 并以主次文档的形式加 以标注的功能 功能特点功能特点 本模块能对来宾情况进登记 对活动安排 包括餐饮 用车 住宿 礼品赠送 等 进行记录并打印相关票据 支持从其他相关模块诸如 会议室管理模块 车辆管理模块 礼品管理模块自 动生成相关文档 并以主次文档的形式加以标注的功能 授权用户对来宾用车 餐饮 住宿以及礼品赠送情况进行统计 生成费用统计 报表 并及时报送相关领导审批 预约功能 您可以通过创建预约 然后根据自己设定的条件感知各个模块中信 息发生的变化 全文检索 您可以使用特定的词或短语进行全文检索 公共信息公共信息 公共信息 模块类似于 电子公告牌 主要是单位内部用来发布一些大事通 告 会议通知 行业新闻等等与单位息息相关的 希望员工周知的各种信息 功能特点功能特点 单位的公共信息可以在本库进行发布和查询 授权用户可自定义信息分类及每类信息的发布者 每条信息发布时可设置查看范围 可按发布部门分类查看信息 对于重要级别的信息 系统自动发送邮件通知具有查看权限的用户 如对发布的信息不设置查看权限 则缺省为所有用户能查看该信息 预约功能 您可以通过创建预约 然后根据自己设定的条件感知各个模块中信 息发生的变化 全文检索 您可以使用特定的词或短语进行全文检索 会议室管理会议室管理 本数据库实现企业内部各种会议室资料的录入存档功能 实现相关人员在进行 会议室使用安排时系统能根据当前会议室的预定及使用情况的自动提示功能 大大 减轻了我们的工作强度 有力保障了工作的准确可靠性 本库的强大功能还表现在 有关人员在使用会议室时 系统能按天数 小时甚至秒数进行精确的记费操作 并 能形成统计报表及时报送相关领导审批 功能特点功能特点 实现会议室申请使用的计算机流程化管理 授权用户配置适合本企业的会议室管理审批流程 实现企业内部各种会议室资料的录入存档功能 实现相关人员在进行会议安排时的系统自动提示功能 实现会议室使用的精确到秒级的记费功能 可生成会议室使用情况和预定情况统计报表 并及时报送相关领导审批 支持用户自定义流程角色 预约功能 您可以通过创建预约 然后根据自己设定的条件感知各个模块中信 息发生的变化 全文检索 您可以使用特定的词或短语进行全文检索 会议记录会议记录 本模块是一个适用于各企事业单位召开人事 财政会议等各种工作会议的管理 系统 它包括重大会议生成会议记录 并把其中的部分记录整理成会议机要 以备 具有相关权限的人员进行查询 功能特点功能特点 本数据库能完成对会议记录的录入 编辑和保存操作 授权用户能够创建会议记录 并设置其管理者 编辑者和查看者 授权用户能够把会议记录自动转换成为会议记要 并设置其管理者 编辑者和 查看者 只有具有相应权限的用户能对会议记录和会议纪要执行相应的操作 预约功能 您可以通过创建预约 然后根据自己设定的条件感知各个模