陕西省最低生活保障档案管理暂行办法.doc

陕西省最低生活保障档案管理暂行办法第一条 为了规范全省最低生活保障档案（以下简称低保档案）管理，维护低保档案的完整与安全,发挥低保档案的作用，促进基层低保工作规范化建设，依据中华人民共和国档案法、城市居民最低生活保障条例、陕西省档案管理条例、陕西省实施办法和 陕西省农村居民最低生活保障暂行办法的有关规定，结合本省实际，制定本办法。 第二条 低保档案是指县级人民政府民政部门、乡镇人民政府和街道办事处以及居（村）民委员会在最低生活保障的审核、审批、日常管理和服务工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。低保档案是国家档案资源的重要组成部分，应依法纳入各级民政部门、乡镇人民政府和街道办事处以及居（村）民委员会等相关单位档案管理范围。 第三条 低保档案工作实行分级负责制。各级民政部门、乡镇人民政府、街道办事处和居（村）民委员会分别负责职责范围内的低保档案工作。各级档案行政管理部门负责对低保档案工作的监督和指导。 第四条 各县（市、区）民政部门、乡镇人民政府和街道办事处应按照低保档案归档范围和保管期限划分表（见附录1）内容，将属于各自归档范围内的低保文件收集齐全、整理归档，任何人不得据为己有或者拒绝归档。 第五条 归档的低保文件应做到完整齐全、内容真实准确、规格统一、字迹工整，载体材料和书写材料应符合档案保管要求。 “永久”、“30年”保管期限的低保文件不得使用纯蓝墨水笔、红墨水笔、铅笔、圆珠笔等不耐久字迹材料。 第六条 低保档案原则上分为审批类、日常管理类、会计类和特殊载体四类。 第七条 低保档案的保管期限划分为“永久”、“30年”、“10年”和“3年”四类（见附录1）。 第八条 低保档案的归档与保管 （一）审批类档案（含申请审批表及各类原始附件）应由县级民政部门归档保管；乡镇人民政府和街道办事处应同时保管一份审批后加盖县级民政部门公章的最低生活保障申请审批表以及其它审批类相关文件材料；居（村）委会可结合实际需要保管其相应的低保文件材料。 审批类档案实行动态管理，其保管期限的划分按以下两种情况分别处理：一是低保对象审批类档案自建档之日起保管至该家庭退出低保，其间季度（年度）复审时被替换的原申请审批材料可另行保管，并自复审当月算起保管3年；二是低保对象退保（停保）后其审批类档案从当月算起保管3年。保管期满后的审批类档案按本办法第十一条规定程序鉴定销毁。 （二）日常管理类档案应按文书档案归档要求独立设置类别，并于次年3月底前归档整理后移交本单位档案室统一管理。 （三）会计类档案应按会计档案归档要求于会计年度终了后归档整理，并于次年12月底移交本单位档案室统一管理。 （四）特殊载体类档案应办理完毕随时归档。 第九条 低保档案的整理 （一）审批类档案 1、立卷 低保对象审批类档案以户为单位进行立卷整理，即“一户一卷（袋、盒、夹）”。 医疗救助审批类档案按照审批先后顺序，以季度为单位依次组卷或件，装袋、盒、夹进行保管（医疗救助批复文件、医疗救助审批依据材料各为一件）； 教育救助审批类档案按照年度，结合教育救助审批先后顺序依次组卷或件，装袋、盒、夹进行保管（教育救助批复文件、教育救助审批依据材料各为一件）。 2、分类编号 县级民政部门保管的低保对象审批类档案按乡镇人民政府（街道办事处）设一级类目，按村（居）委会设二级类目分类编号；乡镇人民政府（街道办事处）保管的低保对象审批类档案按村（居）委会设一级类目分类编号。 低保对象审批类档案在分类的最低一级类目下以户为单位按低保对象审批的时间先后顺序排列、编号。 医疗救助、教育救助审批类按年度分类，依审批先后顺序排列、编号。 类目代号分别以阿拉伯数字标识，卷（袋、盒、夹）号采用自然流水号编制。 3、卷内文件的排列 将一户低保对象形成的审批类档案按照低保档案归档范围和保管期限划分表（见附录1）所列文件名称顺序依次排列、装订成卷后分别装入卷（袋、盒、夹）内；或将低保对象基本情况和归档文件名称直接打印在案卷（袋、盒、夹）封面和封底上作为审批类档案归档检索目录。 4、案卷的排列： 审批类档案按照一级类目、二级类目、案卷号顺序依次排列。 新增低保对象所形成的审批类档案应排在所辖乡镇人民政府、街道办事处、村（居）委会档案类别后边，续编卷号；低保对象停保（退保）后则从原审批类档案中取出并在案卷目录注明，依停保（退保）时间顺序依次异处排列保存。 （二）日常管理类档案应按照陕西省归档文件整理实施细则(陕档发200153号)要求按年度以件为单位进行整理。 （三）会计类档案应按照会计档案管理办法（财会字199832号）、会计档案案卷格式（D/A39-2008）要求以类别结合保管期限进行整理。 （四）特殊载体类档案形成的实物、照片(含底片)、录音带、录像带、磁盘和电子文件等应按照磁性载体档案管理与保护规范(DA/T1595)、电子文件归档与档案管理规范(GB/T188942002)和照片档案管理规范(GB/T118212002)要求分类排列、整理、编目存放，同时填写相应的互见号。具有永久保存价值的电子文本、图形、数据表格归档时，应同时生成纸质文件一并归档保存。 第十条 各级民政部门、乡镇人民政府和街道办事处应重视低保档案工作，要配备专（兼）职人员负责整理、保管低保档案，确保低保对象全部建档，档案整理规范适用。同时，应根据低保档案工作要求,采取必要的保管和保护措施，完善低保档案保管条件。存放低保档案的柜架、房间，应具备防盗、防火、防水、防高温、防鼠虫等防护措施，确保低保档案的安全。 第十一条 严格低保档案销毁程序 （一）各保管单位应成立低保档案鉴定销毁领导小组。其成员分别由分管档案和低保工作的领导，以及低保业务工作人员、档案管理人员共同组成。 （二）对保管期限已满的低保档案应逐件进行鉴定并编制低保档案销毁目录（见附录2），经低保档案鉴定销毁领导小组组长审核、签名后，由指定的监销人、经办人送指定地点集中销毁。 （三）审批类档案销毁前应通知同级国家综合档案馆，按照销毁档案数量的3%左右，结合低保档案的类型、地域等因素抽样接收进馆。 （四）销毁目录应移交本单位档案室保存。 第十二条 低保档案管理人员调离工作岗位时，应在分管部门领导的监督下办妥档案交接手续。 第十三条 低保档案一般只供内部查阅，不得外借。外单位查阅低保档案，必须凭单位介绍信，经分管领导批准，并办理登记后，方可查阅。查阅者必须严格遵守保密制度和查档规定,尊重低保对象隐私权,不得泄露或擅自对外公布低保档案内容。 第十四条 各级民政部门、