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档案管理之档案保管与档案利用讲义 概述：档案来源于文件，（文件办理完毕后都要归档）文件的质量好坏直接影响到档案的质量 X X X 文 件杭档20071号 XXXXX主送机关 正文。 附件： X X X X X XXXX年X月X日文件用纸是A4还是16开，第一节 档案的保管总 述：一、档案保护技术是研究档案制成材料的损坏原因及科学的保护方法，最大限度地延长档案的寿命。1、档案制成材料是记录和体现档案内容的物质材料，就是档案制成材料。2、档案制成材料损坏原因（1）内因：本身的制成材料的性质。（2）外因：遭到破坏的外在因素。二、保护档案的方法和原则以防为主，防治结合。第二节 纸质档案制成材料及其耐久性一、纸（一）纸张组成纸张材料品种繁多，如书写纸、新闻纸、牛皮纸、宣纸、钞票纸等，构成它们的原料不同其表现的特征不同，但它们都是由造纸植物纤维经过加工制成的。纤维植物主要由纤维素、半纤维素、木质素等组成。（二）纸张老化的因素1、酸：是促使纤维素水解的催化剂。（1）空气中有害气体（2）造纸过程中化学成份2、氧化性气体二、字迹材料（一）色素成份1、炭墨2、颜料、3、染料（二）结合方式1、结膜2、吸收3、粘附（三）常见字的评价：1、最耐久的字迹材料2、较耐久的字迹材料3、不耐久的字迹材料第三节 有害生物对档案的危害及其防治 一、霉菌（一）霉菌生长的条件1、养料2、湿度3、温度4、酸碱度（二）霉菌对档案的危害1、色斑2、纸张老化（三）霉菌的预防1、控制温湿度2、防灰尘3、进库档案消毒4、使用防霉剂（四）档案消毒档案室可以用档案消毒箱消毒。二、档案害虫（一）生长的条件1、温度：2232度2、湿度：70%以上3、食物（二）常见的几种害虫蟑螂 （三）防治预防：1、改善库房建筑，切断害虫进入通道；2、档案入库前检查和杀虫处理；3、保持库内外环境清洁卫生；4、控制和调节库房温湿度；5、使用驱虫药。治理：1、化学杀虫法2、物理杀虫法 第四节 防光、有害气体、防灰尘 一、防光 （一）光对档案的危害 1、使纸张纤维素老化、破坏纸张强度；2、使字迹材料褪色。（二）防光措施1、档案库房少设窗；2、库房内使用白炽灯；3、使用毛玻璃。二、防有害气体、防灰尘1、注意库房地址选择；2、门窗密闭；3、选用不起尘的材料装修内表面；4、改善周围环境，搞好绿化。第五节 档案库房建筑与档案装具一、档案库房建筑（一） 库房建筑原则：经济、适用、美观；（二） 库房的选址：要考虑防水、防火、防尘、防有害气体等。 1、不应选在江河湖泊边，地势低洼处；2、不应选在工业区、繁华的市中心；3、不应选在远离城市之地，交通要方便。（三）档案库房的一般要求1、档案库房集中布置，自成一体；2、每个库房有独立的出入口；3、屋顶防护结构应保温、隔热和防水；4、门应保温隔热、窗应做双层窗，悬挂深色的厚窗帘。二、档案装具是指密集架、档案箱、卷皮、卷盒等。（一）档案箱的布置1、垂直窗户，以便采光、通风；2、离墙面80公分距离。（二）密集架的安装是长期投资，一定要有长远眼光，要找技术力量雄厚，质量可靠、信誉良好的厂家安装。1、结构、承重要求（1）新库房承重每平方米1.2吨；（2）改装库房承重要求在每平方米为0.8吨。2、设计安装要求（1）改建的库房要征求原设计单位意见；（2）请有资质的设计院进行结构改建设计，正式出图；（3）对设计图纸、设计数据等进行技术会审；（4）出安装竣工图纸。3、竣工验收，文件材料成套，完整齐全整理归档。第六节 档案库房温湿度管理一、 正常温湿度1、 温度：1424度2、 湿度：4560%二、 不适宜温湿度范围1、高温：一般指30度左右或更高2、潮湿：相对湿度大于70%三、测量库房温湿度的仪表1、普通干湿球温度计2、钟表式温湿度计四、控制与调节档案库房温湿度的方法1、密闭2、通风通风分为自然通风和机械通风通风的目的主要是调节库房温度、降低库内湿度3、去湿机去湿4、空调机抽湿5、吸潮剂降湿 第七节 档案利用一、档案利用工作概念：就是以利用者为服务对象，以提供馆（室）藏档案为手段，采取多种形式和方法，开发和提供档案为党和国家各项事业及广大社会利用者服务的工作。二、档案利用工作的意义1、档案的利用是档案工作的最终目的所在；2、档案的利用工作是衡量档案部门成绩大小的主要标志；3、档案的利用工作能够检验和推动基础工作；4、档案的利用工作是对档案与档案工作最有效的宣传。三、如何做好档案利用工作1、明确服务方向，坚定服务宗旨；（索取场所）2、熟悉馆室藏， 了解客观需要；3、正确处理利用与保密的关系；4、正确处理利用工作与基础工作的关系。四、档案提供利用的方式与方法（一）档案提供利用的一般方式1、提供利用档案原件；2、提供利用档案复制件；3、根据档案内容综合编写参考资料。（二）组织阅览1、阅览室的作用；2、阅览室的设置与设备；3、阅览室的规章制度：接待的对象和手续；借阅范围、批准权限、登记和归还手续；利用者要保护档案，不得出卖档案