采购业务流程.docx

XXXXX有限公司采购业务流程（征求意见稿）一、总则1、为了加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，降低成本和费用，特制定本流程。2、采购部作为一个职能部门，在生产订单的具体实施中担负了不可推卸的重要责任，采购工作的好与坏，会直接影响到生产订单的质量、工期与成本。3、建立高效、实用与完善的采购工作流程是提高采购效率与较低成本最有效的方法。4、在生产订单实施的过程中，采购部需要生产、财务、仓储、品保等各个部门的大力支持才能顺利的完成采购工作，每个部门之间的联系都需要一个标准的规划，积极配合，共同来提升工作效率，减少工作失误，为生产订单的顺利实施做出各自的责任与贡献。二、流程1、采购申请单的发起部门：原材料采购：由销售、研发及生产部发起采购申请单。办公用品采购：由行政管理部发起采购申请单。设备的采购：由产品管理化中心发起采购申请单。2、基本流程发出采购申请单采购部根据需求查询仓库现存量采购计划寻找供货商询价、比价、议价采购洽谈合同的签订（确定付款条件、配送方式、售后服务）交货验收质检（不合格退货）入库（仓管）计划对账财务结算采购计划：采购员应根据研发、生产及销售等部门的采购申请单和公司销售订单制订采购计划。供应商的选择和考核：供应商的选择与考核，一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面评定，并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。询价、比价、议价、合同签订：双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最后双方签订有关协议，合约即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况及企业本身的质量管理等要求制订。需核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。交货验收：必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。以签订的合同作为验收依据。质检：货物质检合格则入库，不合格的，需安排补救和退货。财务结算：货物入库后，财务依照付款流程进行结算；预付款采购按财务付款流程办理付款手续。3、采购方式一般情况，选择下列一种最有利的方式进行采购：集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利，采购前，先通知请购部门依计划提出请购，采购部门集中办理采购。长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大的材料，采购部门应事先选定供应厂商，议定长期供应价格，批准后通知请购部门依需要提出请购。三、实施细则1、请购与采购使用部门根据本部门实际物资需求情况，填写采购申请单，明确采购物资的名称、规格、质量执行标准、数量、价格、使用日期等，经部门主管签字审核后，交给采购部门。采购部门收到使用部门提交的采购申请单，先核实仓库的现有库存量，再交由分管领导审核签字。采购经办人员接到经批准的“采购申请单”后，应按照上述要求操作，货比三家，选择出合适的供应商后，并以电话或传真确定交货(到货)日期。研发部门的零星采购也应比照上述要求办理手续。2、询价、比价、议价及定价采购员接到“采购申请单”后应依采购材料使用时间的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，需精选三家以上的供应商进行产品的书面比价，经分析后进行议价，议价结果书面上报主管领导审批。凡是最低采购量超过请购量的，采购经办人员在议价后，应在采购申请单中注明，经部门主管签字确认后上报分管领导审批。询价、议价结束后，需公司主管领导书面同意后方可定价。否则公司不予认可此价格，由此引起的后果由责任人负全责。采购合同签订由公司指定或授权委派专人负责，否则视为无效。4、验收与入库到货后，采购员要及时组织品保部、仓库管理员进行入库前的清点验收，比较所收物资与采购申请单、发票账单上的品名、规格、数量、单价是否相符，然后检查物资有无损坏、使用性能优劣。验收合格后，验收部门的人员应在入库单上签字，交给仓管员办理入库手续。不合格品直接由采购员办理退货事宜。5、付款及报销预付款采购：按合同约定需要预付购货款的，由采购员提供采购申请单、合同复印件、付款审批表(注明付款事由、付款金额、对方单位名称、开户银行及账号)，办理付款批准手续后(付款审批须按财务付款流程签字)，交公司财务部门办理预付货款业务。货物及发票已到，验收合格并与购货合同、发票及清单核对无误后，采购员粘贴好报销票据（入库单、购货发票、购货合同复印件），依财务部报销流程签字后，财务部做账。现款采购：采购员必须依据采购申请单办理，经有相关权限的部门长签字后的借款单向财务部借款，采购回来后，采购员持购货发票到仓库办理入库手续，由品保部门、仓库保管员验收并签字。采购员粘贴好报销票据（入库单、购货发票、购货合同复印件），依财务部报销流程办理报销手续。后付款采购：采购员粘贴好报销票据（入库单、购货发票、购货合同复印件），依财务部报销流程办理报销手续。供应商需要结款时，由财务将款项汇出。货物已到发票未到，验收合格并与购货合同核对无误后，如供货方要求并经总经理签字批准，可凭付款审批单支付不超过货物总价值80%的货款，待发票到后再付清余款；发票已到货物未到，原则上不准支付购货款。物资采购必须取得发票方可报销，如无