报销管理办法(20120310).doc

借款及费用报销管理办法（试行）为加强公司财务管理，规范费用开支范围及标准，严格借款及费用报销程序，有效降低各项费用支出，提高公司经济效益，特制定本办法。第一章 借款审批程序及权限第一条公司员工因工作需要借支业务活动经费、备用金、临时采购款及差旅费等，需执行借款程序。第二条借款人应根据工作需要如实填写借款单，按照本办法第一章第四条的规定办理借款（差旅费借款还须填制出差申请表）。第三条 所有借款务必在使用后（或回公司）五个工作日内提交财务审核报销。未提交者，公司财务部有权通知人力资源部在次月工资中扣除，同时后款不借（如需急用，必须主管副总以上领导批准，任务完成后立即全部报销）。第四条 公司经费使用必须控制在股东会批准的年度预算范围内；具体项目或工作经费的使用必须在总经理批准的预算范围内。在预算内的借款按如下审批程序及权限执行：一般借款借款额部门经理分管副总财务总监总经理1,000元以下批准1,00010,000元审核批准10,000元以上审核审批审批批准特殊借款审核审批审批批准固定资产书面报告审核审批批准第二章 差旅费报销程序第五条 差旅费审批及报销：1、出差定义：1）员工因工作需要，在所属公司市政区域外处理公司事务，属出差。2）员工在所属公司市政区域内处理公司事务，不属出差。3）受公司外派，常住某一城市开展业务自租房（购房）之日起，不属出差。 交通费通信费伙食费按40元/天报销。2、出差审批程序：一般员工出差需经部门经理审批；部门经理出差需经分管领导审批；分管领导出差需经总经理审批。3、出差费用报销程序：1）公司员工出差，须先按照要求填写出差申请表（附表1），注明出差事由、时间、地点及出差费用预算等事项，按照本办法第二章第五条第二款的规定审批后，到公司人力资源部备案。员工外出参加各类会议，由公司分管领导在会议通知上签字的，可不填写出差申请表；根据公司培训计划,员工外出参加培训，按照公司质量程序文件“人力资源控制程序中培训计划及培训实施”的要求办理相关手续，可不填写出差申请表。2）员工出差回公司后需在5个工作日内办理报销手续，并填写出差情况汇报表（附表2），报销后由财务移交到人力资源部存档。报销差旅费用时按差旅费报销凭证要求填写，按规定经审批后到公司财务部办理报销还款手续。第六条 公司员工因公出差所乘交通工具标准如下：总经理、副总经理、总监、总经理助理飞机经济仓、火车软卧、轮船头等舱部门经理、部门副经理、总工程师、副总工程师、项目总师(含销售业务经理)飞机经济仓、火车硬卧、轮船二等舱其他员工火车硬卧、轮船三等舱注：其他员工出差需要乘坐飞机或软卧的应在出差前报分管领导批准。所有员工在确定日程的前提下，应尽早、尽量订购打折机票，力求节俭。航空旅客人身意外伤害保险费（限每人每次壹份）凭据报销，已由公司统一购买了“人身意外伤害保险（含有航空意外保险）”的员工，不再报销“交通工具意外伤害保险”。第七条 出差天数的计算自出发之日起至返回之日自然（日历）天数计算。第八条 在途补助1. 乘坐飞机无在途补助。2. 乘坐火车卧铺（或D字头快车）、轮船连续时间超过6小时以上的，不分人员类别，均按本人乘坐的火车硬卧下铺（或D字头快车）票价（轮船按三等舱票价）的50%给予补助；未购买同席硬卧而购买硬席座位的，可按本人乘坐的火车硬席票价的全额给予补助。 3. 连续乘坐长途汽车超过6小时以上的，按汽车票价的80%给予补助。第九条 出差地的住宿费、市内交通费、通讯费及伙食费实行定额范围内凭票报销。标准如下表： 单位：元/人天职 务住宿标准 市内交通费、通讯费 伙食费 一类城市其它城市 总经理、副总经理、总监、总经理助理40030010050 部门经理、部门副经理、总工程师、副总工程师、项目总师(含销售业务经理)3002608050 其他员工2602006050 注：1）一类城市，指直辖市、广州、深圳、珠海、厦门、青岛。2）其它城市，指除一类城市以外的城市。3）出差地的市内交通费、通讯费、伙食费按照规定限额内的凭票报销。出差人不再享受公司午餐补助。 4）乘坐飞机的公司人员，城市与机场之间原则上按乘坐民航大巴标准报销，如确需乘座其他交通工具需分管领导批准。5）住宿费凭发票在规定限额内报销, 超出限额部分由出差人自理。6）总经理、副总经理、总监、总经理助理以下人员出差，无特殊情况同性别人员务必同住标准间，住宿标准按单人报销。第十条 员工经公司批准外出参加培训，按培训单位统一安排住宿标准，凭发票报销。市内交通费及伙食费按实际培训天数每人每天凭发票报销补助50元；培训期间因办理公事发生的超补助标准的市内交通费经公司分管领导批准方可报销。如培训单位没有统一安排住宿，则按照本办法第二章第九条的住宿标准范围内凭发票报销。第十一条 员工经公司批准外出参加会议，按会议主办单位统一安排住宿标准，凭发票报销。市内交通费及伙食费按参加会议天数每人每天凭发票报销补助50元；参加会议期间因办理公事发生的超补助标准的市内交通费经公司分管领导批准方可报销。如会议主办单位没有统一安排住宿，则按照本办法第二章第九条的住宿标准范围内凭发票报销。员工利用出差时间参加会议的，会议期间按会议标准报销，会议期外按出差标准报销。第十二条 公司对外承接业务，需要派驻到业务所在地工作，参照上述出差标准报销；若业务所在地合作方（或单位）提供食宿和交通的，不再报销住宿费、交通费、伙食费。第十三条 公司员工到外地参加有组织的正式展销会，需要布展的，展前和展后共三天视同出差；参展期间的伙食费、住宿费由主办单位统一开销的，按参展单位统一票据据实报销；否则视同出差。第十四条 公司员工利用出差之便，事先经公司分管领导批准直接从出差地回家探亲、旅游或办私事的，在等同出差地到公司所在地单程直线交通工具费用范围内凭票报销交通费和相应在途补助，超过部分由个人自己承担。绕道和在家、旅游及办私事期间不报销住宿费,无任何补助。第十六条 出差期间，非工作需要发生的一切费用自理。第三章 费用报销程序第十七条 费用范围：1、为公司主营业务而发生的营业费用；2、为组织和管理生产而发生的管理费用、制造费用；3、为筹资和理财而发生的财务费用；第十八条 费用报销审批程序及权限：一般报销报销金额部门经理分管副总财务总监总经理500元以下批准5005,000元审核批准5,000元以上审核审批审批批准特殊报销审核审批审批批准固定资产书面报告审核审批批准第十九条 业务招待费的报销：1、业务招待费是公司开展正常经营活动过程中的合理费用，主要包括礼品、纪念品、餐费、烟酒、水果等。2、业务招待费按税法规定的标准，在收入的一定比例范围内据实列支。 3、业务招待费实行预算审批结算制度。各部门业务招待费按照年初公司下达的部门综合预算指标，由部门经理根据业务需要合理安排使用，财务部负责按月统计、核对。部门超预算指标的业务费，在部门年终奖金分配应得部分中予以扣除。特殊情况，须书面申请，经分管副总审核,总经理审批后方可执行。 4、业务招待费报销时需要附“费用支出明细清单”（详见附件三），2,000元以上的业务招待、客户慰问品须先有预算。第二十条 市内出租车费的报销：1、公司员工在市政区域内办理公司事务，原则上按公交车费报销，特殊情况须事先请示部门经理同意。 2、部门员工发生的出租车费用，实行登记报销制度。报销时需将出租车票和“出租车费用登记表”附在报销凭证后，否则财务部有权不予办理报销手续。3、“出租车费用登记表”格式如下：出租车费用登记表时间： 年 月 部门：姓 名时 间乘车原因金 额备注部门经理： 经办人：第二十一条 通讯费：由行政人事部根据各部门工作需要，核定各部门人员月话费开支标准，由行政人事部、财务部对该项费用进行严格监控。第二十二条 凡购买物品的除购物发票外，报销时还应附商家出具的商品明细清单方可办理。第四章 其他规定第二十三条 员工自己发生的费用须由本人经办，不得由他人作为经办人替代。签字权必须逐级审批，不得越级签批，即经手人、部门经理、公司分管领导等自下而上逐级签批。总经理发生费用由分管行政的副总经理签批。 第二十四条 出现下列情况之一的，财务人员有权不予办理报销：1、不符合公司签批报销权限规定的；2、发票、原始凭证手续不全的；3、取得的原始凭证不合规、不合法的；4、报销凭证及原始票据有更改痕迹的；5、器材采购未办理入库手续的，固定资产无验收证明的；6、大小写金额不一致的；7、合同与发票内容不符的； 8、不按照报销规定提供相应附表和清单的。第二十五条 所有原始票据报销有效期为开具票据当年至下一年度的一月末，过期无效。第二十六条 随着国家法律、政策的变化和公司的发展，可适时修改本办法。第二十七条 本办法自下发之日起执行。第二十八条 本办法的解释权归公司财务部。附：1、出差申请表2、出差情况汇报表3、费用支出明细清单 四川博联银泓投资有限公司 2012年4月1日