《学校电子邮箱使用介绍》.doc

电子邮件系统使用管理规定 电子邮件系统使用管理规定 1. 范围本文件规定了学校电子邮箱使用者的权利和义务。本文件适用于学校各二级学院及机关各部门。2. 引用标准学校电子邮箱使用介绍3. 术语和定义学校电子邮箱系统：指由网络及教育技术中心建设实施管理的，使用我校 专用域名的电子邮件收发系统，不包括学校教职工使用的各种免费邮箱和其它邮件系统。4. 培训和资格学校电子邮箱使用人员和各二级学院、机关各部门信息员应学习和掌握本规定。5. 责任学校电子邮件系统实行分级管理机制，电子邮箱用户分为教职工和学生用户两部分。 5.1网络及教育技术中心负责全校教职工电子邮箱的审批、开通、注销；负责授权和指导各二级学院学生电子邮箱的管理、维护；负责我校电子邮件系统后台的服务和管理；从技术上控制邮件使用的不良行为。5.2各二级学院信息员负责各自学院学生电子邮箱的审批、开通和维护；协助网络及教育技术中心对学生电子邮箱的使用进行监督管理。5.3各二级学院、各部门贯彻执行和使用本规定内容，根据本单位电子邮件系统使用情况及时向网络及教育技术中心提出需求；每个单位确定一名信息员，负责本单位公共邮箱信息的发布与接收，并协助单位负责人安排落实各类沟通信息；对本单位成员使用电子邮件情况进行管理，对违反规定的人员进行纠正和提出处罚建议。5.4用户用户经申请并获批准取得学校电子邮件系统的个人账户后，自行承担传输内容的法律责任；用户邮箱开通后，将得到一个密码和账号；用户应对账号和密码安全负全部责任；同时，每个用户都要对其信箱内的所有邮件、程序负责；用户须经常修改邮箱密码以防邮箱被他人盗用；取得使用权的用户必须遵循以下主要条款：（1）发送资料必须符合国家有关法律、法规规定；（2）不得泄漏学校机密；（3）不得使用邮件服务从事非法行为；（4）核对邮箱的个人资料，如有变动，须及时更新；（5）遵守互联网道德规范；（6）若用户的行为违反规定，学校将作出独立判断，并有权立即取消该用户的服务账户；情况严重的，依法追究法律责任。6. 学校电子邮箱的账号构成6.1 学校电子邮箱域名后缀如下：用户名6.2 用户命名规则：6.2.1 教职工电子邮箱姓全拼+名字首字母(单名者全拼)+邮箱域名后缀，如：刘辉：宁天桥：重名或重音的命名规则：先注册的用户按上述规则命名，重名或重音用户，在上述规则后增数字1、2、3、5、6、7、8、9加以区分。6.2.2 学生电子邮箱姓全拼+名字首字母(单名者全拼)+学生域名邮箱后缀，如：2011级汽车工程学院王强：2009级珠宝学院张荣威：重名或重音的命名规则：先注册的用户按上述规则命名，重名或重音用户，在上述规则后增字母A、B、C、D、E、F、G加以区分。6.2.3 部门电子邮箱“dep”+“-”+部门名称简称+，例如 教务处的部门邮箱为：7. 学校电子邮箱收发参数设定7.1 浏览器访问：教工邮箱：/学生邮箱：/7.2 邮件客户端软件访问（建议使用Outlook,Foxmail）： 接收服务器（POP3）地址： 发送服务器（SMTP）地址： 相关指导：/8 学校电子邮箱使用管理办法8.1我校在校学生可以申请学校电子邮箱，申请时请填写“学生电子邮箱申请表（)（附录B）”,同时按照“学校电子邮箱申请流程（附录A）”严格执行。8.2 教职工由于离职，不再需要邮箱，须由用户所在二级学院、部门信息员通知网络及教育技术中心注销邮箱账户，经审核确认邮箱无重要信息后，方可注销。教职工离职时，将注销已经开通的学校电子邮箱。8.3 学生毕业离校，不再需要邮箱，须由学生所在二级学院授权信息员负责注销邮箱账户。新学期开始，网络及教育技术中心将统一审核已毕业学生的邮箱账户的注销情况，予以及时清理注销已经开通的学校电子邮箱。8.4 学校电子邮箱不限容量，支持50MB的普通附件，1 GB超大附件。由于邮箱系统是通过运营商托管在外网，收发较大附件将占用较大办公网出口带宽，网络及教育技术中心建议大家非必要尽量不要收发大附件，并将定期检查监督。8.5 经常采用邮箱收发存放大附件（指大于1MB以上的附件）的用户，管理员将发送通知邮件到该邮箱，此状况一周后仍未整改，管理员有权限制该邮箱附件大小。8.6 在使用学校电子邮箱跟外单位沟通过程中，请邮箱使用人做好信息保密工作。8.7禁止通过学校电子邮箱对外发送学校机密资料以及所有涉密文件，邮箱管理员做好邮箱发送、接收状态监督工作，如有违反，将第一时间上报学校严惩。9 电子邮件使用规范9.1学校鼓励和提倡各二级学院、部门及教职工优先采用学校统一配置的电子邮箱（个人邮箱，单位公共邮箱）进行内外交流。学校教职工或部门以电子邮件对外联系时必须使用学校提供的、以学校域名（如 ）为后缀的邮件服务，原则上不能使用非学校邮箱进行工作联系。当利用电子邮件与他人进行沟通时，必须认真撰写内容，禁止发送格式混乱、错字连篇、主题不清的邮件。9.2电子邮件传送是发信人与收信人之间的信息传送。学校尊重用户个人隐私权，所以，学校不会公开、透露或修改用户邮箱内的邮件内容，除非在法律许可、要求或用户违反服务条款的情况下。9.3用户须定期接收邮件，凡属业务来往的邮件，用户须回复确认，否则视为未接收邮件，由此造成的损失及责任由用户自行承担。9.4如因协同工作需要，上级可以要求下级邮箱设置自动转发，或将自己的邮箱自动转发他人。9.5撰写邮件9.5.1邮件标题：发送邮件必须注明标题，标题应简明扼要地标明事项名称和处理，标题结构例如：关于XXX的请示、关于XXX的汇报。9.5.2邮件内容：邮件内容应清晰准确、条理分明、语言流畅、便于阅读；学校内部邮件中客套语可以省略；在描述复杂问题时，注意采用分段、编号的方式，将问题的各个方面清晰的展现在收件人面前；请示邮件应尽可能给出建议。9.5.3邮件附件：应控制邮件附件的大小，不得超过5M，超大附件应分批次发送；超过200K以上的附件必须压缩。9.5.4邮件格式：邮件使用HTML格式，禁止使用与内容无关、仅起装饰作用的背景图片、签名图片或个性化图片。9.5.5字体：邮件正文中，使用小四号字体（磅值为12）；应该选择易于阅读、常用的字体，如宋体、雅黑等。9.5.6签名：在邮件末尾应使用如下的签名格式： 华南理工大学广州学院电话：020-3690XXXX手机：XXXXXXXXXXX短号：XXXXXXE-mail：XXXXX网址：http：/地址：广东省广州市花都区学府路1号9.5.7标注邮件重要性：重要的邮件应该增加标注为“重要”，以提醒收件人引起重视，并在文件标题后注明紧急程度，如“关于XXX的汇报（紧急/重要）”。9.6发送邮件9.6.1收件和抄送收件人：表示必须知晓邮件信息、应对邮件做出回应、处理；发送邮件时应该选择确实需要知晓邮件信息、对邮件做出回应、处理的人员作为收件人，避免不必要的收件人、抄送范围。抄送：表示应该知晓邮件信息，不表示一定要对邮件有回应、处理。用于请示或请求审批、批示的邮件，一次只能向一个收件人发送，可以用抄送的方式让不必要的相关人员知晓。9.6.2邮箱名称：发送邮件的邮箱应该设置为职工自己的中文名，二级学院、部门的邮箱应设置为二级学院、部门的中文名称。9.6.3重复发送邮件：因故重新发送同样内容的邮件时务必谨慎，尤其是向群组重复发送时更应该注意，须慎重考虑是否确实有必要向群组中每一个人重新发送。如因故确实须重发，应在原标题前注明“重发”。9.6.4更正已发送邮件：发现已发送邮件内容有误时，应尽快使用“撤回邮件”功能或与管理员联系，并及时发送更正邮件。更正邮件应在原标题前注明“更正”，并在邮件开头显著说明更正内容。9.6.5群发邮件：须使用部门邮箱发送；群发给学校全体内部成员的，须经部门负责人审核；群发给学校外部客户群（业务类）的，须经部门负责人审核，分管领导审批方可发送。9.7回复邮件9.7.1回复邮件：接收方必须每天查收邮件，需要回复的邮件应尽快处理，原则上在工作日18：00前收到的邮件需当日阅读及处理，如果需要较长时间考虑的，应先通知邮件发送人正在处理，预计完成的时间。9.7.2处理误发的邮件：当他人误送邮件给自己时，如能从邮件内容看出正确的收件人，应迅速转发出去，并同时抄送发件人。若无法辨认，应立即回复发件人并告知传送错误。9.7.3确认回复的对象：回复邮件时，如原邮件抄送给相关人员，应考虑是否有必要将自己的意见回复给原件的所有相关人员。9.8个人邮箱管理9.8.1邮件保存：邮件应至少在邮箱中保存一个月，以备于日常工作查询及投诉处理检查。重要邮件应及时备份到本地硬盘。9.8.2账户管理：个人邮箱仅限于个人名义工作联系的邮件发送和接收。个人邮箱仅限于职工本人使用，禁止借给他人尤其是借给非本校人员使用。9.9公共邮箱管理9.9.1账户管理：二级学院、部门公共邮箱为本单位人员共同所有，因工作需要以本单位名义发布对外联系的邮件者可以向部门、机构负责人提出申请，由邮箱管理员代为发出。二级学院、部门邮箱管理员负责每天对公共邮箱进行查收，以便及时反馈和处理邮件。9.9.2用途：代表二级学院、部门对外联系的邮件发送和接收；接收其他部门的投诉或意