合同评审管理程序.doc

QINGDAO COMPOLY HIGH PERFORMANCE POLYMERS CORP., LTD青岛科柏利高性能聚合物有限公司文件编号CPL-MS-P-001文件版本号02 合同评审管理程序 页 码第 19 页 共 5页CPL生效日期1.目的充分理解顾客的要求，确保合同的各项规定合理合法，并能够得以实现.2.范围本文件规定了合同评审的原则和方法。本文件适用于对所有销售产品合同的评审，包括合同、订单、标书、电话订货等。3.职责 3.1 销售部负责识别客户的需求与期望，并负责与客户沟通。 3.2 合同评审由销售部归口负责，销售部负责组织相关部门对产品需求进行评审。 3.3 各相关部门负责向销售部反馈评审结果。 4 程序 4.1 客户需求的识别销售部负责识别客户对产品的需求与期望，根据客户规定的订货要求，如合同草案、技术协议草案、标书及口头订单等填写在产品要求评审表。a） 客户明示的产品要求，包括产品质量要求及涉及可用性、交付、支持服务（如运输、保修、培训等）、价格等方面的要求；b） 客户没有明确要求，但预期或规定的用途所要的产品要求。这是一类习惯上隐含的潜在要求，公司为满足客户要求应作出承诺；c）客户没有规定，参照国家强制性及法律法规规定的要求。4.2对产品要求的评审4.2.1 在初次投标、接受合同或定单之前，销售部应将已识别的客户要求及本公司确定的附加要求填制新产品预审表递交工程部组织相关部门对标书、合同的产品要求实施评审并反馈销售部。4.2.2客户续订合同，销售部应将已识别的客户需求填制产品交货评审表递交计划采购部，由计划采购部组织相关部门实施评审并反馈销售部。4.2.3 评审4.2.3.1 产品要求的评审应在合同签定之前进行，应确保：a) 产品要求（包括客户的要求和公司自行确定的附加要求）得到规定；b) 客户没有以文件形式提供要求时（如口头订单），客户要求在接受前得到确认；c) 与以前表述不一致的合同或定单要求（如投标或报价单）已予经解决；d) 公司有能力满足规定的要求。4.2.3.2 合同的分类a) 销售合同：对公司定型产品的合同。b) 试样合同：即试料确认单，指新客户、新产品开发或客户对公司定型产品有改进要求的合同。4.2.3.4 在评审过程中，评审人员对产品要求有关内容提出问题或修改建议时，由销售部负责与顾客联系，并得到客户最终确定。4.2.3.5 销售部负责保存新产品预审表、产品交货评审表、合同及相关文件.包括对于评审过程中提出的问题的解决及评审结果的实现等跟踪措施的记录。4.3 合同的签定和实施4.3.1 对产品要求评审后,由分管副总代表公司与客户签定合同，对试料客户,双方对试料确认单的内容确认后，即视同签定合同。4.3.2 合同签定后，计划采购部负责将生产通知单根据各部门的需要发到相关部门，作为设计开发、生产、采购、检验和出货等的依据；销售部负责将收（放）款通知单、发货单、合同提交相关部门，作为销售执行的依据。4.3.3 销售部负责合同执行的监督，根据需要及时将信息与客户沟通。4.4 销售部负责与客户的沟通4.4.1当产品要求由于某种原因需要变更时,相应的文件(如合同、试料确认单等)应得到修改，应把变更的要求与客户协商一致，并填写订单变更表通知相关部门，执行文件控制程序的有关规定。必要时，对更改的内容还需再评审。4.4.2 销售部应通过多种渠道（如广告宣传、展会、电话拜访、走访等）向客户介绍产品，回答客户的咨询，并予以记录在客户信息登记表中。（这一条是客户满意度调查，和合同评审没有关系，不用写在这个文件中）.4.4.3 根据需要将合同的执行情况随合同的进展反馈给客户，包括产品要求方面的更改，要与组织内部相关部门及客户协调一致。4.4.4产品售出后，要搜集客户的反馈信息，妥善处理顾客投诉，以取得客户的持续满意，并填制试料信息反馈表或售后信息反馈表提交分管副总和计划部。（这一条是客户满意度调查，和合同评审没有关系，不用写在这个文件中）.4.5客户发生抱怨及退（换）货处理4.5.1当客户发生抱怨及退（换）货时，由销售部根据客户传真或电话将客户抱怨情况记录在退（换）货申请单上提交计划采购部评审，如果审核通过则与客户签订退换货协议，客户按退换货协议上货物品种进行退换货。4.5.2客户退回仓库的货物由物流按退换货申请单仔细核对、清点每批退货，数量或型号有出入时做好记录，以便回复客户，清点完毕后通知工程部检验。4.5.3工程部检验、出具检验结果及处理意见：工程部检验每批退货，部门主管审核并作出处理意见。4.5.4计划采购部作出处理方案，审核检验报告，作出是否财务冲账的处理意见，交销售经理批准，交财务。4.5.5财务冲账：财务根据计划采购部对客户退货的处理意见，作财务冲账，回复销售部已冲账；复印一份交销售部。4.5.6销售部回复客户：销售部将该批退货处理结果回复客户，并存档结案。（这些是不合格品管理程序中的文件，不应在此体现）4.5.2 合同管理7.6.1 合同及合同评审记录的存档：正式合同及合同评审记录要及时建立合同/订单台帐由销售部存档管理。（这条是后增加的，我认为应增加此表单很有必要）5 相关文件客户需求及沟通管理程序6 使用表单6.1 新产品预审表。 CPL-MS-R-0016.2 产品交货评审表 CPL-MS-R-0026.3 试料确认表 CPL-MS-R-0036.4 试料信息反馈表 CPL-MS-R-0046.5 销售合同 CPL-MS-R-005（此表在文件中未提到是否和合同/订单台帐是同一个？6.6 订单变更表 CPL-MS-R-0066.7 收款通知单 CPL-MS-R-0076.8 放款通知单 CPL-MS-R-0086.9 发货单 CPL-MS-R-0096.10 售后信息反馈表 CPL-MS-R-0106.11 客户投诉调查处理表CPL-MS-R-0116.12 退（换）货申请单 CPL-MS-R-0126.13 顾客满意度调查表 CPL-MS-R-0136.14 客户信息登记表 CPL-MS-R-0146.15 材料品质确认书 CPL-MS-R-0156.16 退换货协议 CPL-MS-R-0166.17 收货回执单 CPL-LG-R-0096.18 信息联络处理单 CPL-ED-R-025合同/订单台帐合同评审流程图拟定销售合同材质确认会签销售部识别顾客需求进行评估提交产品要求评审或产品评审表计划