销售公司财务管理制度

销售公司财务管理制度销售公司财务管理制度 一 资金管理制度一 资金管理制度 1 1 现金管理 现金管理 1 1 现金科目设两个子目 货款户和费用户 具体核算见第二章 1 2 出纳应保证库存现金的日清日结 月末应编制银行存款余额调整表 以保证银行 日记账账实相符 货款现金必须送存银行 不准坐支 1 3 库存现金定额核定为 5000 元 如有多余费用现金应该及时送存银行 保证现金 安全 1 4 会计应定期 不定期对库存现金进行监盘 每月至少监盘三次 编制 库存现金 盘点表 审核出纳编制的 银行余额调整表 对未达事项进行落实 2 2 银行存款管理 银行存款管理 2 1 销售分公司资金实行收支两条线的原则 各销售分公司必须开设收支两个银行账 户 即货款户和费用户 账户资料交股份公司财务部备案 货款账户只收不支 所有货款 回笼到该账户 费用账户用于销售分公司的各项费用 税金等支出结算 2 2 新开账户 销售分公司不得随意开设银行账户 若因业务需要而必须开设新的银 行账户 需报告股份公司财务部同意 银行账户要及时进行清理 对于用途不大的银行账 户要及时消户 并报股份公司财务部备案 2 3 回款 对于销售回款要及时汇入总部银行账户 销售分公司的货款账户余额达到 2 万元时 或货款停留达一周以上 必须即时汇入股份公司总部指定账户 每月 25 号前必 须把所有货款账户的余额汇入总部账户 2 4 费用账户 销售分公司的费用开支等所需资金由股份公司财务部根据月度预算下 拨至各分公司的支出账户 具体办法详见 费用管理制度 2 5 支票管理 凡不能用现金收付款的各项业务 一律应通过银行转帐进行结算 1 公司支票的购买由出纳员负责 并填写支票备查簿 支票备查簿由销售公司财务 经理保管 2 空白支票由出纳员负责保管 签发支票所需的财务章由财务经理保管 人名章由 出纳保管 3 现金支票只能由出纳员从银行提取现金时使用 公司与其他单位之间金额在结算 起点以上的经济业务往来 一律使用转帐支票 4 各部门或个人因工作需要领用支票时 应填制规定的借款单 由部门经理和财务 部门经理审核签字 并报分公司总经理批准后 由出纳人员签发 借款人应在支票领用之 日起 十日内到财务部办理报销手续 其程序与现金支出报销程序一样 支票领用人应妥 善保管已签发的支票 如有丢失应立即通知财务部门并对造成的后果承担责任 5 出纳员不得签发不确定的日期的支票 不得签发任何种类的空白支票 当付款金 额无法确定时 可签发限额转帐支票 并写明用途和收款单位 6 财务人员不得在支票签发前预先加盖签发支票的印章 签发支票时必须按编号序 顺使用 对签错的支票或退票必须加盖 作废 戳记并与存根一起保管 7 应及时登记支票登记簿 与银行及时核对存款余额 3 3 银行承兑汇票的管理规定 银行承兑汇票的管理规定 3 1 分公司收取银行承兑汇票必须经股份公司财务部 书面报告 才能收取 严禁收 取省辖的银行承兑汇票及注有 不得转让 字样的银行承兑汇票 3 2 银行承兑汇票的票面要素必须齐全 日期大写 金额大 小写要一至 并必须有 银行的 汇票专用章 的钢印或红印 目前只有农行为钢印 其他银行均为红印 银行 承兑汇票下面左边 承兑申请人盖章 处必须由承兑汇票申请单位 即出票单位 盖上预 留银行印签 出票人的全称与出票人签章的财务专用章必须完全一致 一字不漏 收款人 的全称 账号 开户行必须核对无误 3 3 银行承汇票的出票人必须具备下列条件 A 在承兑银行开立存款账户的法人以及其他组织 B 与承兑银行具有真实的委托付款关系 C 资信状况良好 具有支付汇票金额的可靠资金来源 3 4 银行承兑汇票期限最长不得超过六个月 即其出票日期与到期日不得超过六个月 含六个月 但不能多出一天 转账背书回股份公司的银行承兑汇票 必须取得连续背 书 第一背书人必须同票面收款人全称完全一致 一字不漏 第二背书人同第一背书人相 同 依次前后衔接 最后一次背书转让的被背书人是票据的最后持票人 3 5 信用社无开具银行承兑汇票的资格 因此信用社出具的银行承兑汇票为无效银行 承兑汇票 各分公司收取的银行承兑汇票必须在当地向开票银行查询确认其为有效的银行 承兑汇票 并确信开票银行到期有能力付款 支行级的银行 才能发货 3 6 分公司收取的银行承兑汇票除了通过分公司开户行向开票银行查询外 还必须带 银行承兑汇票到分公司开户行找银行票据的专业人士辨别银行承兑汇票的真实性及有效性 如收到的银行承兑汇票是同城银行开出的 要求财务经理亲自到出票行落实该票据的真实 性和有效性 3 7 分公司收取的银行承兑汇票以分公司为收款人 或被背书人 且必须在收取银 行承兑汇票的二个工作日内将所收取的银行承兑汇票背书寄回股份公司财务审计部 在背 书栏盖分公司银行印鉴章的同时 必须注明被背书人的全称 以免银行承兑汇票遗失给总 公司造成损失 如在背书栏内盖章 而没有注明被背书人的全称 如果该银行承兑汇票遗 失 任何单位或个人即可将该银行承兑汇票送往银行解付或贴现 4 借支制度 公司人员借支应该根据需要核定额度 填写借支单 由财务经理和销售 分公司经理审批 上一笔借支未清账 不得再次借支 公司员工出差借时需附经审批后的 出差申报单 5 关于严禁非授权人员向经销商 客户 收 借 取 钱 物 的规定 为防范风险 防止经济纠纷 现就关于禁止分公司员工到经销商 客户 处借款 借 货事宜规定如下 1 股份公司严厉禁止销售分公司任何人员到公司的任何经销商 客户 处借款 借货 禁止业务人员为任何经销商 客户 带款 带货 2 销售分公司财务经理要负责给与分公司有往来关系的每一个经销商法人发一份书面 函件 一式二份并盖公司财务章 由分公司总经理签发 经销商法人签章确认后 分公司 财务部回收一份存档备查 经销商自留一份 明确股份公司严禁业务员到经销商 客户 处借款 借货及其他任何经手钱 物的事情 二 往来账管理制度二 往来账管理制度 1 1 应收账款的管理 应收账款的管理 为了进一步规范销售 减少经营风险 保证公司的财产安全 最大限度在减少呆账 坏账 对销售分公司应收账款的管理作出如下的规定 1 1 公司的产品销售规定是 现款现货 款到发货 的原则 所以原则上销售分公 司月末不允许有应收货款余额 1 2 各销售分公司原则上不允许赊销 对确需赊销的 应先向股份公司财务部提出书 面报告 报告中必须要说明出现应收账款单位的资信状况 包括其经营资格 资信状况及 经营能力等 并有分公司总经理 财务经理签署意见 报告经股份公司财务部 销售总监 总经理审批 且该应收账款的期限不能超过一个月 对应收账款超过一个月的单位 分公 司必须及时书面报告股份公司财务部并采取措施 并指定专人负责解决 1 3 有应收账款的分公司财务经理每月应编报 应收账款账龄分析明细表 对分公司 的对外应收账款作详细的分析 不得只报余额不作账龄分析 每月末都必须与经销商对账 并获得经销假商签字 盖章的确认书 1 4 销售分公司不得以 应收账款 来调节销售额 任何虚增虚减 应收账款 发生 额 人为提高或降低销售业绩的做法 均属做假账的违规行为 一经查出将按违反财经纪 律从严处理分公司总经理和财务经理 分公司必须要加强对应收账款的管理 坚决杜绝呆 坏账的发生 特别是分公司财务经理 绝不能做假账 否则 股份公司将追究当事人的经 济责任 直至免职 2 2 内部往来管理 内部往来管理 内部往来科目核算分公司与股份公司货款 费用等经济业务往来的结算 各销售分公 司之间不能有任何往来挂账 2 1 本科目按单位设置明细科目 2 1 1 当收到大连分公司开具的税票时 按税票上的价款借记 库存商品 按税票上的税 额借记 应交税金 应交增值税 进项税额 按税票总额贷记 内部往来 当分公司把 货款划回股份公司总部时 借记 内部往来 贷记 银行存款 货款户 2 1 2 股份公司拨付给各销售分公司费用时 分公司借记 银行存款 费用户 贷记本 科目 2 2 为了保证股份公司与大连分公司 各销售分公司的往来账项清楚准确 有据可查 所有往来账项均需使用有编号的一式三联的 转账通知单 转账通知单 由经济业务 发生的单位填写 并送交双方同时入账 内部往来业务必须每月核对 根据总公司的对账 单编制一式两份的 内部往来调节表 双方各执一份存档备查 调节项目只允许是时间 差的调节 并要及时查明原因给予调整 三 固定资产及低值易耗品管理制度三 固定资产及低值易耗品管理制度 1 会计政策 固定资产的入账原则及折旧政策详见会计政策部分 低值易耗品的会计 政策详见会计政策部分 2 管理部门 销售分公司的固定资产由分公司财务部统一管理 固定资产取得后 即 由财务部门依其类别及会计科目予以分类编号并贴粘标签 低值易耗品由仓库保管 3 移交 对于固定资产应按所列使用部门详细列清册办理移交 低值易耗品的领用按 照库存商品出库程序审批后领用 5 盘点 销售分公司固定资产应由财务部门会同使用部门每年盘点一次 另外应该于 每季度就固定资产的项目中根据登记卡册 每一类别至少抽点十项 盘点后应填造 盘点 表 一式三份注明盈亏原因 一份自存 一份报分公司总经理 一份送股份公司总部财务 部门 财务部门对于盘盈或盘亏除应专门说明原因报股份公司总部财务部 根据盘盈盘亏 原因做出相应处理 6 购置审批程序及相关手续 销售分公司无权购置任何固定资产 若需购置 必须向 股份公司财务部在月度预算中列出预算 并专项报告 经股份公司总经理和相关权力部门 批准后购置 低值易耗品在月度预算中申请 在物料消耗中列支 7 保险 根据固定资产的使用要求办理财产保险 8 费用承担 固定资产折旧及其他使用费由分公司承担 四 发票管理制度四 发票管理制度 为加强各销售公司购 销货发票的管理 制订本制度 1 1 对外销售开具发票的规定 对外销售开具发票的规定 1 1 各销售分公司根据税法等有关规定 由分公司财务经理或会计专人办理发票的领 购 开具和保管业务 1 2 发票上的客户名称 要依据客户在税务部门注册登记单位全称为准 不得写错别 字 不得写单位简称 客户为自然人的 要如实填写姓名 1 3 已开具的发票 须有经办人按发票全部联次一次性签字 经办人是客户的 还需 注明客户的身份证号码 然后由业务员签字确认 或附该客户的单位介绍信 随同发票记 账联交财务部门办理入账或归档管理 1 4 发票由业务员亲自送达的 须向对方索取签收证明 并有收到人签字和单位盖章 该证明要及时送交公司财务部门 附发票记账联后入账 1 5 所有对外出具的发票 均得经办人在发票登记簿上签字登记 1 6 凡是已实现销售 客户未索取发票的 必须开具普通发票附于记账凭证后 并计 提销项税 客户联单独由会计保管 并在发票登记簿登记 1 7 对于赊销的 除经特殊审批外 欠款未收回前 不能将发票出具给客户 2 2 对外开具增值税发票的规定 对外开具增值税发票的规定 对外开具增值税发票除严格按照以上规定执行外 还要遵守以下规定 2 1 增值税专用发票的开具对象仅限于具有一般纳税人资格的公司 对一般纳税人以 外的任何单位和个人不得开具增值税专用发票 2 2 需要开具增值税专用发票的单位 须提供该单位的税务登记证副本复印件 并在 复印件上加盖单位公章 同时提供在税务机关备案的单位电话号码 开户银行名称和银行 账号 2 3 公司具体经办业务员依据财务开具的收款收据 或对方的收货单据 或收回的普 通发票等 按税务登记证上的单位名称 编制开票申请单 开票申请单附后 要做到字 迹清楚 项目齐全 计算准确 由对方的具体经办人员来办的 应由来人签字并填写其身 份证号码 公司业务人员签字确认后 送公司经理审批 然后由财务经理审批 审核无误 后的开票申请单才能开票 开票申请单和发票记账联一同作为记账凭证附件 2 4 开出的增值税专用发票一定要具体经办人员全部联次一次性签字 不得遗漏 2 5 开票申请单要附增值税专用发票记账联入账 2 6 对于增值税发票上的记载事项有变动的 客户要及时提供变更证明 以利业务结 算 变更证明要即及时作附件入账或归档管理 2 7 退货发票的处理 对于批准的退货 将已开具给客户的兰字销售发票联及抵扣联 购货方未作账务处理或原未交给客户的发票联及抵扣联 或购货方主管税务机关出具的 销售退回及折让证明单 购货方已作账务处理 粘附在红字发票存根联后 作为开 具红字发票的依据 并按照退回单据开具相应的红字发票 附红字记账联外 其他联次均 不得撕下 编制通用记账凭证 并在红字发票存根联注明原兰字发票及红字发票的记账 联存放地点 3 3 接受发票的管理规定 接受发票的管理规定 3 1 接受发票要严格按照国家关于 违反发票管理的处罚 的条款进行审核 3 2 接受的发票要依实际交易的金额为准 票面要整洁 项目填写齐全 字迹清楚 盖章清晰 手续齐备 计算准确 并与所附的其他资料相符 3 3 交易合同或协议的单位名称要与关于该单位的往来款项的单位名称 及提供发票 的单位名称相一致 如果名称等记载事项发生变更 对方一定要提供变更证明 并加盖单 位公章 作附件入账或存档备查 3 4 对于接受的增值税专用发票除参照以上规定审核外 应先到税务机关及时办理认 证手续 然后再办理业务结算手续 3 5 接受发票要根据业务的性质和实际情况索取具有抵扣作用的发票 以降低成本 费用 对无法提供具有抵扣作用的发票或无资格提供该类发票的单位 可以让其提供无抵 扣作用的发票 但要以扣除税额后的金额结算 3 6 业务人员取得符合抵扣条件的增值税发票后 应及时办理实物入库 票据入账手 续 不得拖延 暂时无法完成货物品质鉴定的 可先办理入库 入账手续 但须通知财务 部门暂不作为付款依据 3 7 运输行业专用发票 列支装卸运输费必须取得 运输行业专用发票 运输行业专 用发票 是指铁路 民用航空 公路和水上运输单位开具的货票 以及从事货物运输的各 类运输单位开具的套印全国统一发票监制章的货票 货物代理业的发票和定额发票不予抵 扣 合规的运输发票 按照结算金额的 7 的抵扣率计算进项税额 或根据税务局要求进行 调整 随同运费支付的装卸费 保险费等杂费不得计算扣除进项税额 3 8 无法按规定取得合法发票的 应向当地税务局要求代开发票 并征询当地税局抵 扣应当具备的条件 全项详细填写 4 4 违反公司发票管理规定的处罚 违反公司发票管理规定的处罚 对于已开具的发票未按规定程序操作的 将对经销公司有关直接责任人处以 100 200 元的罚款 违反规定触犯刑法的 后果自负 违反规定接受或开具发票造成公司少抵或多 缴税款的 或者因接受或开具发票造成往来结算损失的 直接责任人要负赔偿责任 五 存货管理制度五 存货管理制度 1 1 分公司要货申请 分公司要货申请 1 1 分公司的库存管理应坚持 库存合理 加快周转 的原则 尽可能降低库存风险 1 2 分公司在要货时须根据销售计划 结合实际需求 合理安排订货次数及数量 在 合理库存内保证销售的需要 1 3 根据上述要求 分公司计划员要填好 要货申请表 要货申请表 经分公司 财务经理审核 分公司总经理审批 并通过传真给大连分公司销售部 经销售部和财务部 审核无误后 办理发货程序 2 2 存货入库流程 存货入库流程 首先由申请人填写入库申请单 入库单至少有下列内容 产品品种 货位号 数量 单 价 金额 元 备注 申请人持填写好的入库单 填写好由检验员 或库管员 检验后签字 并由库管员核 实入库数量登记 入库单至少一式四份 第一联 存根 第二联 库房留存 第三联 财 务核算 第四联 申请人留存 入库时要求严把质量关 做好各项记录 以备查用 财务 部门根据入库单财务核算联和其他相关单据入账 3 3 存货出库流程 存货出库流程 存货出库的方式主要有 3 种 客户自提 委托发货和公司送货 第一种 客户自提 是客 户自己派人或派车来公司的库房来提货 第二种 委托发货 第三种 公司派自己的货车 给 客户送货 无论采用哪种出货的方式 都要填写出库单 出库单 或销售单 至少有下列内容 发货单位 发货时间 出库品种 出库数量 金额 出库方式选择 结算方式 提货人签字 成品库主管签字 如下表 出库单 或销售单 也是一式四份 第一联 存根 第二联 成品库留存 第三联 财 务核算 第四联 提单 提货人留存 提货的车到达仓库后 出示出库单据在库房人员协调下 按指定的货位 品种 数量搬运货物装到车上 保管人员做好出库质量管理 严防破损 做好 数量记录 核实品种 数量和提单 4 存货盘点 分公司财务部每月底要协同库管员对库存商品进行一次盘点 对于盘盈 盘亏 毁损等要查明原因 上报股份公司财务部进行相应处理 六 销售分公司财务人员管理制度六 销售分公司财务人员管理制度 1 下属各销售分公司的财务人员在人事关系上属于股份公司总部 任何部门无权聘用 和解聘财务人员 下属各销售分公司财务负责人由股份公司总部财务审计部经理提名 报 股份公司总经理批准后聘任或解聘 2 下属各销售分公司核定财务人员的工资福利等相关待遇由股份公司总部财务审计部 统一管理和发放 财务人员为销售分公司办公或出差等而发生的费用由各销售分公司承担 财务人员的培训及其他相关费用由股份公司总部承担 3 下属各销售分公司的财务人员必须严格执行股份公司的各项财务管理制度 在业务 上接受股份公司总部财务审计部的指导 总部财务审计部对其财务活动进行定期审计和不 定期专项核查 对于违反财务制度和财经纪律的 公司总部将对其作出相应处理 对于违 返国家法律的 将移送司法机关处理 4 下属各销售分公司的财务人员必须协助所在公司领导搞好经营管理 及时提供真实 有效的财务信息 积极为分公司领导的经营决策出谋划策 5 下属各销售分公司财务负责人定期向总部财务审计部述职 在日常财务管理工作中 要不断创新 提高公司财务管理水平 鼓励多提合理化建议 6 股份公司总部将定期对财务人员进行考核 以此作为年终奖金和工资标准的考评依 据 七 岗位职责七 岗位职责 分公司财务岗位责任制是一种管理制度 现关于分公司每个财务工作人员的职责 任 务 权限 完成任务的标准作出明确的规定 根据分公司财务人员履行岗位职责的优劣作 为对财务人员的晋升 奖惩依据 1 1 分公司财务经理的岗位职责 分公司财务经理的岗位职责 1 1 在股份公司财务部的领导下 严格遵守财经纪律与股份公司的各项规章制度 要随 时检查各项制度在分公司的执行情况 发现违反财经纪律的行为给予制止 并及时书面报告 股份公司财务部 1 2 审核分公司的会计原始凭证是否符合会计工作规范的要求 是否符合国家的税务 会计法规及股份公司的有关规定 对不合理 不合法 不合规的原始凭证拒绝受理 并且 退回经办人 坚持 收支两条线 的原则 1 3 审核上报股份公司的财务资料 确保上报资料的真实性 规范性和准确性 编制分 公司经营费用的预算 并就经营费用预算的执行差异进行分析 然后报分公司总经理及股 份公司财务部 1 4 复核记账凭证 登记总账 核对明细账 编制会计报表 编写财务分析报告 按股份 公司的要求审核分公司的会计报表 并在限期内寄回股份公司财务部 1 5 严格审核分公司物料收发凭证 坚持 现款现货 款到发货 的原则 对分公司 的实物 包括库存商品 物料 固定资产等 与货币资金进行定期或不定期的盘点 并核 对账实是否相符 1 6 在坚持股份公司的各项规章制度的前提下 积极地配合销售分公司总理推动分公 司销售业务的提升 做好分公司总经理的参谋 1 7 做好分公司的物流 资金流的安全保障措施 确保分布在分公司内 外的财产安 全与完整 1 8 妥善保管 归档会计凭证 会计账簿 会计报表和其他会计资料 协调好与当地 税务部门的关系 1 9 按股份公司的规定管好 用好分公司的印章 并做好分公司签订的所有合同的审 核 备案工作 1 10 协调好分公司的财务岗位工作 并组织好分公司财务每月的工作小结会 总结分 公司财务工作中存在的问题和不足 并书面上报股份公司财务部 根据财务内控制度 安 排好分公司节假 双休日财务人员的值班 坚持服务与监督并重的原则 1 11 按时完成股份公司财务部交付的其他临时性工作 同时以身作则组织与带好分公 司财务队伍 将分公司财务工作做好 2 2 分公司会计的岗位职责 分公司会计的岗位职责 2 1 按照国家会计法规制度和股份公司的有关规章制度 编制记账凭证 登记会计明 细账 不包括现金日记账与银行日记账 和结账 对账 做到账务处理手续完备 数字准 确 账目清楚 对不合法的原始凭证应拒绝编制记账凭证并及时报告分公司财务经理 2 2 登记好有关备查账簿 定期和不定期对账 使账账 账实相符 2 3 与库管员共同验收分公司物料入库 并填制入库凭证 2 4 根据有关资料编制会计报表的附表 2 5 月初装订分公司上月的记账凭证 物料收发凭证并归档 财务资料归档管理 2 6 负责税务申报及税控系统的维护 2 7 按时完成分公司财务经理交付的其他临时性工作 3 3 分公司出纳的岗位职责 分公司出纳的岗位职责 3 1 严格 认真执行国务院关于现金管理的制度 3 2 严格执行库存现金的限额 超过部分必须及时送存银行 不坐支货款 不能白条 抵押现金 坚持货款现金与费用现金分管的原则 必须是坚持 收支两条线 的原则 3 3 严格执行支票管理制度 使用支票必须经分公司总经理 财务经理两人签同意后 方可开出 出纳员办理每一笔收付款业务的依据 必须根据会计 财务经理 编制的 并 经审核无误的凭证 3 4 建立 建全现金 银行存款的各种账目 出纳员每办理一笔收付款业务前 必须 坚持复核每一笔收付款凭证所反映的经济内容和金额 对不完整 不合法的凭证应拒绝付 款 并及时向分公司财务经理或股份公司财务审计部反映 3 5 月末分公司银行存款余额与银行对账单核对 要及时编制 银行存款余额调节表 使账面余额与银行对账单上的余额相符 对未达账款要及时查询 并督促有关人员及时 处理 3 6 为了确保安全 分公司向银行提取或存入现金时 应由分公司财务经理配备人员 同行 采取相应的安全措施 同时保险柜密码严格保密 钥匙要妥善保管不得丢失 不得 交给他人 3 7 不得将出纳工作随意交代他人代管 如确有原因离岗时 必须由分公司财务经理 指派他人代管 而且交接手续双方必须清楚 3 8 出纳员使用的各种印章 如支票印鉴 现金收讫 现金付讫 银行收 讫 银行付讫 等都要妥善保管 为了分清责任 支票印鉴必须坚持分管的原则 任 何时侯都不能一个人保管和使用支票的所有印鉴 3 9 加强有价证券的管理 有价证券必须存放在保险柜中并设立备查账 保护有价证 券安全 完整不受损 要转回股份公司的必须及时办理手续转回 3 10 出纳人员不能兼任会计稽核 会计档案保管 收入费用 债权债务的账簿登记工 作 3 11 按时完成分公司财务经理交付的其他临时性工作 注 销售分公司未设会计岗位的 由财务经理兼任会计工作岗位