办公设备、用品管理制度.doc

办公设备、用品管理规定第一章 总则第一条 目的 为了有效地管理和使用公司电话、电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪、投影机、网络设备、耗材等办公设备、用品，充分发挥办公设备及用品在公司经营管理中的有效作用，提高办公设备的工作效率和使用效率，特制定本规定。 第二条 适用范围 本规定适用于公司成都总部及公司驻外办事机构的所有办公设备、用品的使用管理。 第三条 职责划分1、办公设备使用人负责办公设备及用品的正确使用和日常维护与保养。 2、各部门及驻外机构领导负责本单位办公设备及用品的计划、审核和管理工作。3、办公室负责公司办公设备、用品的汇总、报批、采购、维修与故障排除、报废判定、日常管理等工作。4、人力资源部及办公室负责监督检查公司办公设备使用情况，对违规使用办公设备、用品的单位和个人有权提请处罚。5、财务部负责办公设备、用品的资金账务管理工作。第二章 办公设备、用品的申请和购买第四条 各部门根据需要填写部门办公设备及用品申请表，于每月3号前将所需购买的办公设备、用品汇总至办公室，办公室负责统一整理形成公司统一的公司办公设备及用品申购表并报请公司领导审批。第五条 办公室将报批后的公司办公设备及用品申购表提交财务部备案后进行物品采购。 第六条 对于临时需要的办公设备、用品等，各部门必须以书面形式呈报公司领导审批后方可购买。 第三章 办公设备、用品的日常管理 第七条 办公设备、用品采购后，办公室统一填写公司办公设备、用品入库单，分类、有序存放。第八条 办公室根据各单位的部门办公设备及用品申请表配置物品，同时填写公司办公设备、用品领用单。第九条 办公设备使用前应详细阅读设备使用手册，严格按照操作规范使用设备，严禁误操作、误动作，各单位领导负责监督检查。第十条 办公设备出现故障无法使用时，应报办公室进行处理，外请维修涉及经费需事先上报核准后方可实施。第十一条 办公室负责按照类别建立办公设备及用品管理台账，每月25日至30日办公室自行组织清查，每季度人力资源部、财务部会同办公室进行盘查。第十二条 因个人原因造成办公设备、用品损毁、丢失、被盗等，所造成的经济损失由个人承担。第十三条 由于故障而无法修复或无维修价值需要报废的办公设备，以及报废的办公用品，使用单位填写办公设备及用品报废申请单，由办公室、财务部审核认定后，报总经理审批。第十四条 办公室出售或报废处理的办公设备，所得现金上交财务部入帐，同时，财务部负责对出售或报废处理的办公设备进行销帐。第四章 办公设备、用品分类管理第十四条 办公电脑及附属设备1、计算机及附属设备由使用人负责保管，不得私自拆开计算机及附属设备更换配置，不得随意搬离办公地点。 2、计算机使用人要负责所使用的计算机及相关设备始终处于整洁、无灰尘的状态。 3、工作时间内不得做与工作无关事情，严禁打游戏、看电影。人力资源部、办公室对上述违纪现象作定期或不定期抽查，发现一次扣100元，累计3次扣除全部奖励工资。 4、电脑信息属公司机密，严禁私自拷贝、泄露涉及公司机密的文件资料。5、办公室统一负责计算机网络接入工作，不得私拉乱接网络线路。6、禁止随意更改计算机IP地址，以免影响网络上其他计算机的正常工作。7、电脑使用人在利用网络给其他员工共享文件须设置密码，以免被他人给破坏。 8、电脑使用人不得有意破坏电脑硬件设备，若经发现、核实后，照原价3倍进行赔偿。 9、计算机使用人要做好日常数据备份工作，坚持做到数据双备份，重要文件资料可以备份到U盘。10、定期进行电脑杀毒操作，杀毒软件随时保持最新版本，每月至少一次全盘杀毒。11、每天下班时必须关闭电脑，不得强行切断电源进行关机，应按操作规范关机。第十五条 办公电话机、传真机1、电话由办公室统一管理，各部门主管负责监督与控制使用情况。 2、每次通话应简明扼要，以免耗时占线，禁止因私事拨打长途电话。 3、禁止传真个人资料，机密传真需经公司领导审定。4、建立传真登记、签收制度，并立档备案。5、每天下班后，传真机设置为自动接收状态，防止遗漏重要文件资料。第十六条 办公打印机、复印机1、严格按照“使用说明”进行操作，严禁私自更改设备设置；2、打印、复印文件资料完成后，及时取走文件资料，防止资料遗失、失密。 3、每天下班时关闭打印机、复印机电源，避免设备长期通电老话。 第十七条 网络设备1、公司局域网统一由办公司管理配置，驻外机构指定专人管理维护。2、非管理人员不得擅自挪移、关闭网络设备以及更改设备配置。3、节假日期间离开前，必须关闭网络设备。办公室负责关闭前台网络设备，各单位负责关闭本部门使用的网络设备。第十八条 其他办公设备1、公司所有办公设备都要指定专人管理。 2、办公设备要定期养护，以免因老化而影响使用。 3、办公设备使用人员要保证设备的安全，如果因使用人员过失造成办公设备丢失或损坏，要追究相关人员的责任。 第十九条 办公用品1、办公用品（含消耗用品）的购置、入库、分发、领取严格履行登记手续，不得私自拿取。2、节约使用办公用品，不得随意使用。3、人力资源部、办公室随时检查办公用品使用情况，对于浪费办公用品的单位和个人有权提出处罚建议。第五章 附则第二十条 办公室对本规定拥有解释权。 第二十一条 本规定自公布之日起实行。 附表1部门办公设备及用品申请表 年 月部门申请人申报时间序号品名规格数量单位用途预计金额使用人办公设备123文具类用品123事务用品类123单据类12预计总金额(￥)：部门意见备注附表2公司办公设备及用品申购表 年 月序号品名规格单位数量用途预计金额使用部门办公设备123文具类用品123事务用品类123单据类12预计总金额(￥)：总经理意见备注制表人： 填报时间：附表3公司办公设备及用品入库单序号品名规格单位库存数量入库数量合计备注办公设备1234文具类用品1234事务用品类1234单据类1234库管员： 入库时间：附表3(一)公司办公设备及用品领用库单（办公设备类）序号品名单位库存数量出库数量领用时间领用人签字库管员签字备注12345678910111213141516(二)公司办公设备及用品领用库单（文具用品类）序号品名单位库存数量出库数量领用时间领用人签字库管员签字备注12345678910111213141516(三)公司办公设备及用品领用库单（事务用品类）序号品名单位库存数量出库数量领用时间领用人签字库管员签字备注12345678910111213