存货进出仓及销货款管理制度.doc

*有限公司HUNAN HENGYANG YUTONG MINING INDUSTRY CO., LTD 存货进出仓及销货款管理制度第一章 总则一、存货是企业的重要物资，在企业的生产、经营过程中处于不断流动的过程中，相对于固定资产具有鲜明的流动性，为了加强存货管理，规范存货核算，减少存货损失，防止舞弊行为，提高存货质量，特制定本制度。二、存货的确认：存货的确认标准是企业对其是否具有所有权。凡在盘存日，所有权属于企业的物品，不论其存放何处，均应作为企业的存货；反之，凡是所有权不属于企业的物品，即使存放于企业，也不应作为企业的存货。需要说明的是在途物资，对于企业已收到但尚未收到对方结算发票的物资及企业已确认购进而尚未到达的物资，企业应作为存货处理；对于按销售合同的规定将商品所有权上的主要风险和报酬转移给买方并已确认销售，而尚未发送给买方的商品，企业不再将其作为存货。三、存货的范围：存货是指企业在日常是指在生产经营过程中供销售或耗用而储存的各种资产，包括库存商品、委托加工物资、原材料、燃料、辅助材料、包装物、低值易耗品、半成品、在产品和产成品等。 第二章 仓库管理一、仓库职责和权限1、建立材料、成品等存货的分类明细账，并负责登录存货的进销存明细账；2、负责原材料、产成品的收、发工作；3、负责存货的贮存及防护工作；4、负责存货的标识工作；5、负责产品交付与客户退货管理的工作；二、仓库管理程序1、购进验收：所有材料、固定资产购进都需要经过仓库办理入库手续，入库的材料、固定资产一律要进行验收，包括质量、规格型号、外观、包装、数量的验收，采购材料、固定资产质量验收由技术部或使用部门技术人员负责，数量验收由仓管员负责。凡不合格的购进货物不得办理进仓手续，并及时通知采购部处理。2、贮存：验收合格的物资仓管员应作出明确的标识，并在指定的区域存放，对于购进后直接存放在露天或井下采矿场、选厂等地方的材料、固定资产仓库人员要到现场验收、登记，做到账实相符。存放在仓库的材料物资由仓管员负责保管，存放在其他部门的材料物资由相关部门负责保管。3、领用发放：实行“先进先出”的材料物资发放原则，即先购进的先发出，后购进的后发出。4、安全管理（1）非仓库人员末经允许不得进入库房，库房内严禁吸烟。（2）保持库容整洁，物资整齐堆放，切实做好防火、防盗、防潮工作，确保人员和财产的安全。（3）仓管员下班时，必须切断电源，关闭门窗。三、仓库结构设置1、公司材料仓库货位分层次设置，库房设立多层货柜，柜面应突出显示存货卡片。货柜分格存放存货实物，卡片所标明的品名，规格、产地、编码、数量应与实物相符。库房建造的室内环境应与存货保管要求的环境条件相符，如温度、空气湿度、静电屏蔽防火、防盗、防潮等等。各类存货应考虑品名、规格、用途、流向、价格、档次、科技含量等因素统一分类、编码、排号。2、库存商品有包装的，按包装规格分类存放，不能混在一起，以便清点、取货。散装的单独存放在规定的地方，也要按品位及质量的不同分类存放。除上级机构派人前来盘存、检查之外，库房不得允许任何外人进出。公司仓库具体设置如下：仓库结构图：仓库办公用品仓材料仓厨房日用品仓成品仓废料仓临时仓四、货物的ABC类管理我公司对货物实行ABC类管理方法，具体如下表：项目关注程度货物名称负责人采购申购单填写负责人要求A类重视，特点：单位价值大，总价值点用比重大，价值占70%，数量占20%重晶石产品、轻轨、松木、钢材、电焊机、行车变压器、电缆、铝线、水泥、砂轮机、胶风管等仓管及采购部生产部生产部生产部及采购部门每天了解库存情况，及时补充库存。这部分存货管理要精细化。B类关注，单位价值介于A、B类之间。数量占10%，价值占20%道钉、焊条、梅花扳手等工具、保险杆、氧气管、马钉、氧气表、钻头、万能表、轴承、劳保用品等仓管仓管使用部门、仓管每天了解使用情况，及时补充库存。C类不需重视，数量占70%，价值占10%镙丝、螺帽、钉子、刀片等五金配件、办公用品等仓管使用者根据需要进行采购。购进时直接作费用。五、各仓库具体负责部门、人员分工表 项 目负责部门办理进出仓人员录入进出仓数据人员复核人员仓库名称 成品仓财务部成品仓仓管统计人员公司财务人员 材料仓财务部材料仓仓管统计人员 办公用品仓办公室办公室仓管 厨房日用品仓办公室厨房人员废料仓临时仓相关部门第三章 存货的购进及入库一、采购入库入库流程： 货物入库前先要经质检人员验收，合格货物才允许入库，不合格货物当即退回 仓库管理员清点货物数量，填写入库单。检验员和他管同时在入库单上签字。 仓管员登记存货入库台账； 采购人员凭采购发票、供应商送货单、入库单到财务请款。采购付款流程：采购申请单相关领导审批采购部门询价采购员采购或供应商送货仓管员填写入库单，同时检验人员、仓管员在单上签字质检人员验质仓管员验收数量统计录入电脑“采购入库模块”采购人员凭采购发票、入库单报销。二、生产入库入库流程：重晶石产品生产出来以后，先堆放在露天采矿场，化验员每天到采矿场化验，合格的产品单独存放，并作出合格标识。公司车辆装货时，化验员到场开出化验单交司机。 司磅员凭化验单过磅，合格货物才允许入库，不合格货物当即退回 磅单一式四联，第一联司磅员留底，第二联交财务，第三联交采矿队，第四联交仓库验收入库（之后交统计）；司磅员要在磅单上签字，并载明采矿队名称和过磅日期。 仓库管理员凭化验单过磅单填写入库单。 月末，采矿队凭过磅单与财务结账。 刚洗出来、水份没凉干的重晶石产品不允许入库。 仓管员凭入库单，每日登记好入库台账。 如果因化验员化验结果不实或责任不到位，造成不合格产品进入公司，公司将追究化验员经济责任。涉及的单据包括：磅单、入库单过磅人员过磅打印磅单，磅单须有司磅员、监磅员同时签字，仓管员凭磅单录入台账。采矿队生产填写入库单月末与采矿队结算统计录入电脑单据交财务部复核第四章 存货的发出一、出库手续1、领用出库单据交财务部填写领料申请单，经相关领导审批原材料未用完退库领用出库(出库单录入电脑)填写红字领用出仓单，并录入电脑仓库领料出库流程： 领料时应应遵循先进先出原则，尽量把先购进（或先生产）的物品先使用； 领料单需要相关部门负责人签字； 领料单要注明相关领用部门，对带项目的领料，还要标明项目名称及用途； 领料单一式二联，一联留底，一联交财务； 领料出库后，要在相应的存货物台账上出库栏填写出库数量。涉及的单据为：领料单。2、现金销售出库出纳收款后在销售出货单上盖现金收讫章客户持单到出纳处交款销售部填制销售出货单营销部负责人签字 仓库发货客户在销售发票上签收复核销售发票提货联到仓库装货过磅提货联月底交财务仓库凭提货联登记台账3、赊销出库销售部填制发货通知单营销部负责人签字制定销售计划订立销售合同仓库发货客户在出货单上签收填制出货单仓库装货过磅提货联月底交财务仓库凭提货联登记台账二、退仓手续1、采购退货对于因质量或其它原因退货的，要办理退货手续。 首先填写退货单，一式三联，需要供应商签收并注明处理意见。一联仓管留底，一联交供应商，一联交会计。 会计据以冲减应付供应商货款。2、 领用退库对于多领用材料的，需办理领用退库手续。a) 根据实际退回材料填写退库单，需要领用部门及接收仓管签名。b) 会计据以冲减某一项目成本费用。3、 销售退库 对于因质量或其他原因造成退货的，要凭退货申请书办理销售退货手续。 仓管过磅验收货物，开具销售退货单。 统计录入财务软件销售管理“日常业务销售退货”模块。 会计据以冲减某一客户的销售。 如是生产部门原因退货的，相应的退货损失记入生产部门费用；如是销售部门原因退货的，相应的退货损失记入销售费用或由相关责任人员负责。 第五章 存货盘点工作一、盘点时间：每月月末或月初进行，每年年底进行一次大盘。二、盘点范围：公司的存货，包括：产成品、半成品、金属材料、化工材料、五金配件、包装物、办公用品等。三、盘点人员与职责：1、盘点人：由财务部门、仓库指派，负责点计及记录数量；2、监盘人：由财务部指派，负责会点并记录，与盘点人分段核对，核实数据工作；3、主盘人：由生产部门负责人担任，负责实际盘点工作的推进与实施；4、总盘人：由财务部负责，负责盘点工作的总指挥，督导盘点工作的进行及异常事项的裁决；5、协点人：由各生产部门指派，负责盘点时的物料搬运及整理工作。四、盘点的准备工作:1、盘点编组：每次盘点时由仓库负责人将所有参与盘点的工作人员进行分组，盘点人应深入了解本身的工作职责和应准备的事项。2、各部门应将进行盘点的财物及盘点用具预先准备妥当。所需盘点表格由财务部准备。3、每次盘点存货进出仓的截止时间为每月月末。因而盘点开始到盘点结束前，原则上各仓库应停止存货的进出和移动。各项财务账册应于盘点前登记完毕，如因特殊原因无法完成时，应由财务部将尚未入账的有关单据，如入库单、出库单、领料单、退料单等利用“结存调整表”，将账面数调整为正确的账面结存数，经管部门及财务部门人员签字后交由财务部自存。4、盘点前仓管人员应对成品仓及胚料仓进行归类整理。存货的堆置，应力求整齐、集中、分类、并挂库存卡片。五、盘点中应注意的事项：1、盘点期间已收到但未办妥入账手续的原、物料，应另行分别存放，并予以标示。2、盘点时盘点人应准确记录库存卡片，复盘人应核对盘点表数据和对应库存卡片是否相符。3、各项盘点应依据盘点人实际盘点数详细记录于盘点表，特别是产成品、大部件的材料必须由两个盘点人分别记录一份盘点表，盘点完成后互相核对无误再签名确认。4、对产成品、大部件盘点表所列项目应力求完整准确地填写，特别是产成品应过磅计算取得准确数据。5、盘点时已办理领用出库的大宗材料和化工包装材料存放在生产现场而未投入生产使用的也应纳入盘点范围，并记录为已领未用。6、大宗材料和燃料不便准确称重而必须采取估算盘点数的，则应查询相关进出仓资料后并由三人以上估计数量才能确定盘点数。7、所有盘点数据均由财务部复盘人进行复核，盘点人应对各自所作盘点表数据负责，复核盘点数据时如发现错误的，将视情节轻重对盘点人进行罚款。8、盘点数据的收集、核对、确认、批准：每次盘点均设总监控负责人及副监控人。各组长核对分组数据的一致性（各货位盘点表的份数不少于两份），主盘人对各组数据进行最终确认，总监控和副监控人对盘点数据作最后批准，所有盘点表格和原始单据一律上交财务部封存备查。第六章 销货款管理一、为了加强对销售与收款业务的内部控制，规范销售与收款行为，防范销售与收款过程中的差错和舞弊，特制定本销货款管理办法。二、销货控制原则1、权责分配和职责分工应当明确，机构设置和人员配备应当科学合理；2、销售与发货控制流程应当科学严密，销售政策和信用管理应当科学合理，对客户的信用考察应当全面充分，销售合同的签订、审批程序和发货程序应当明确；3、销售收入的确认条件、应收账款的催收管理、往来款项的定期核对、坏账准备的计提依据、坏账核销的审批程序、销售退回的条件与验收程序、与销售有关的凭证记录的管理要求等应当明确。三、销售和发货控制1、对销售业务应建立严格的预算管理制度，制定销售目标，建立销售管理责任制。2、建立销售定价控制制度，制定价目表、折扣政策、收款政策，定期审阅并严格执行。3、在选择客户时，应当充分了解和考虑客户的信誉、财务状况等有关情况，防范账款不能回收的风险。4、加强对赊销业务的管理。赊销业务应当遵循规定的销售政策、信用政策及程序办理。 5、按照规定的程序办理销售和发货业务。（1）销售谈判。在销售合同订立前，应当指定专门人员就销售价格、信用政策、发货及收款方式等具体事项与客户进行谈判。对谈判中涉及的重要事项，应当有完整的书面记录。（2）合同审批。企业应当建立健全销售合同审批制度，明确说明具体的审批程序及所涉及的部门人员，并根据企业的实际情况明确界定不同合同金额审批的具体权限分配等（即权限分配表）。审批人员应当对销售合同草案中提出的销售价格、信用政策、发货及收款方式等严格审查并建立客户信息档案。金额重大的销售合同，应当征询法律顾问或专家的意见。（3）组织销售。企业销售部门应当按照经批准的销售合同编制销售计划，向发货部门下达销售通知单，同时编制销售发票通知单，并经审批后传达给财会部门，由财会部门或经授权的有关部门在开具销售发票前对客户信用情况及实际出库记录凭证进行审查无误后，根据销售发票通知单向客户开出销售发票。（4）组织发货。企业发货部门应当对销售发货单据进行审核，严格按照销售通知单所列的发货品种和规格、发货数量、发货时间、发货方式组织发货，并建立货物出库、发运等环节的岗位责任制，确保货物的安全发运。（5）建立销售退回管理制度。企业的销售退回必须经销售主管审批后方可执行。销售退回的货物应当由质检部门检验和仓储部门清点后方可入库。质检部门应当对客户退回的货物进行检验并出具检验证明；仓储部门应当在清点货物、注明退回货物的品种和数量后填制退货接收报告；财会部门应当对检验证明、退货接收报告以及退货方出具的退货凭证等进行审核后办理相应的退款事宜，并增加对退货原因进行分析的自我评估控制。（6）建立完整的销售登记制度，并加强销售订单、销售合同、销售计划、销售通知单、发货凭证、运货凭证、销售发票等文件和凭证的相互核对工作。销售部门应当设置销售台账，及时反映各种商品销售的开单、发货、收款情况，并由相关人员对销售合同执行情况进行定期跟踪审阅。销售台账应当附有客户订单、销售合同、客户签收回执等相关购货单据。四