0-蓝天--公司费用报销制度.doc

新蓝天股份费用借支及报销管理制度编号LF/RLZY-11-09-10版 次A01密级页 数7 P 执行部门全体员工监督部门人行、财务部批准审核编制实施日期 目 录一、目的及总则二、借款制度三、报销制度1 报销的基本操作程序2 费用性借款报销规定3 业务性借款的报销规定与开具各类发票的手续四、差旅费报销制度1 报销规定2 出差标准说明 3 各项标准 4 其它补贴标准 5 招待费报销标准五、 移动话费报销规定六、各项支出的借款报销审批权限 1 日常费用和差旅费用 2 推广、宣传费用 3 销售发生的礼金、佣金费用 4 人行部支出费用 5 授权规定七、 罚则八 附则蓝凤化工有限公司 费用借支及报销管理制度编号LF/RLZY-11-09-10版 次A01密级页 数7 P 执行部门全体员工监督部门人行、财务部批准审核编制实施日期一、目的及总则1.1 为加强各项支出的监控力度，规范借款报销行为，有效控制费用规模，最大限度节约开支，特制定本制度。1.2 本制度所指的具体支出项目包括业务性支出和费用性支出两部分，其中费用性支出是指日常费用、差旅费用、公共费用、福利性费用、办公用品/设备购置费用、各类会议（含展览会、展示会）费用、推广宣传费用和其它费用支出。1.3 本制度的适用范围包括公司各部门及驻外业务办事处。二、借款制度2.1 各类借款（现金、支票、汇款）均需填写财务部规定的专用单据及相关详细资讯。2.2 现金借款：需要填写“借款单”作为财务记帐凭证，报销时财务部据此进行借款核销。2.3 非现金借款：需要填写“支票申请单”。2.4 借款人认真填写借款单各项内容，要求：借款用途及明细清楚明了；差旅费则需注明前往地区、期限，借款金额等，按借款审批权限经有关领导批准后方可去财务部领款（详见6.4 授权规定）。2.5 凡借支现金1万元以上（含1万元）者均需提前一天电话通知财务部，以便财务部备款。2.6 借款人应严格遵守费用报销的时限规定，否则不得再次借款。对于无正常理由逾期一个月没有履行报销手续者，将按本制度的罚则规定之有关条款给予处罚。三、报销制度3.1 报销的基本操作程序：3.1.1 借款人填写报销单 部门主管审核签字 人行部/ 财务部审核 副总/总经理（1000元时）审批、核准。报销时：市内单据和外埠差旅报销，应填写“报销单”，与差旅相关的单据（飞机票除外）可由审批人在“报销单”上统一签字，其他单据（如：餐费、礼品等）必须有审批人（上级领导）在原始单据的背面逐笔签字；如单项费用超过500元（含）以上不足1000元的必须先申请在人行部备案，并经副总经理审批签字；超过1000元以上的单项费用必须先申请在人行部备案，并经总经理审批签字。3.3.2 财务部一定要认真审核每一份报销单是否属于报销借款，如报销借款，财务部一定要据此报销款项用以注销（多退少补）。3.3.3 报销单据应在粘贴单上分类而均匀粘贴，发票正面向上，大小不能超出粘贴单。3.3.4 各部门（办事处）的现金报销单据按上述规定粘贴签字后，经办人首先经本部门主管对票据审核签字后，方可提报到人行/财务部进入报销审核程序。3.3.5 人行/财务部的报销审核人员要对单据粘贴是否正确，单据是否合法以及相关附件（外出填写的工作卡或出差报告）是否齐备同时还要根据公司的相关规定和标准对报销单据计算是否正确进行认真审核（包括各办事处亦如此）。3.3.6 经财务部审核后的报销单再呈报给副总经理/总经理按授权核准。3.2 费用性借款报销规定：3.2.1 费用性借款指除用于销售采购以外的所有借款。3.2.2 各类借款的报销时间规定：3.2.2.1 每周五员工提报经部门主管签字的报销单至人行部/财务部；驻外办事处借款限在下月的5日（含）前提报报销单到人行部，否则前款不清后款不借。外出或出差发生的费用需附之相应的“日清日结工作卡”或“出差报告”。（办事处需每周提列报销明细至人行部备案审核）3.2.2.2 报销款支付时间：次周三财务部支付报销款。3.2.2.3 个人借支差旅费等借款的报销从返回广州之日起10日报销结清，对违反者严格执行前帐不清，后款不借；对员工有欠款的报销金额全部冲账；员工在报销冲账时仍有欠账的，应以现金交款冲账，如一次冲不完，财务部可以扣发员工岗位津贴、绩效工资等直至欠款为零。3.2.3 报销无法取得原始单据的支出，应填写支出证明单。3.2.4 凡购买固定资产、礼品、月固定大额办公用品（超200元）在报销时，应在发票上注明供货单位详细地址、电话、联系人，其中办公用品金额超过300元的应附清单。3.2.5 各办事处如需自行购买办公设备类的固定资产，需先经副总经理批准并按程序书面办理审批手续后方可报销。3.2.6 市外差旅报销时需附符合审批手续的“出差申请”。3.3 业务性借款的报销规定与开具各类发票的手续3.3.1 为销售而进行的采购借款报销规定3.3.1.1 以销售为目的而进行的产品采购均应以转帐方式（支票或汇款等）进行结算（指发生的贸易产品采购业务），对方单位必须开具增值税发票。借款时需向财务部提供购销合同，按照购销合同中的供货单位之资料付款；因金额较小而无购销合同的需在借款单上注明供货单位的详细名称、地址、电话、联系人，并提供财务部需要的其它证明和审批资料。3.3.1.2 借款后两周内持增值税发票和“产品入库单”到财务部办理报销手续。？四、差旅费报销制度4.1 公司所有员工国内外出差实行总经理审批制度，未经批准的不得出差。4.2 报销规定：4.2.1 报销的费用包括：员工到中国境内/外出差发生的费用，包括交通工具、招待费、住宿费、伙食补贴及出差期间的通讯费等（详见4.4.1-2）。4.2.2 公司经理级以上员工出差可申请乘坐飞机/高铁，其他员工出差原则上不得乘坐飞机，如遇特殊情况需要乘座飞机的，需在出差申请表中注明，经部门主管、总经理审批核准。4.2.3 乘坐飞机的员工原则上需提前7天填写订票申请给人行部以便提前预定飞机票。4.2.4 始发地至车站/机场及从车站/机场返回的交通费，实报实销。但要求往返机场必须乘坐机场巴士，该项的出租车费不予报销（机场巴士停止运营除外），确因工作需要而乘坐出租车往返机场，需副总经理批准；乘机购买的个人人身安全保险费用不在报销之列。4.2.5 出差人员在出差地发生的交通费实报实销，原则上以公交车为主，如因特殊情况需乘坐出租车的，需写明原因，由副总经理签字后予以报销。4.2.6 出差补贴持有效发票按标准报销。 4.3 出差标准说明：4.3.1 广东省内出差，当天往返的，不享受出差食宿和伙食补贴。4.3.2 因工作确实需要在当地住宿的，员工级需向上级主管申请，主管/经理级需向总经理申请，方可享受出差食宿、伙食补助。4.3.3 出差当天如有招待客户的则伙食补贴取消。4.4 各项标准：4.4.1 城市标准城市级别城 市 名 称一类城市北京、上海、深圳、杭州二类城市除一类城市以外的省会城市和珠三角、长三角经济发达的地区三类城市除一、二类城市和地区以外的其它省会城市四类城市其它地县级地区特殊情况出差到工厂食宿无补助；国外出差实报实销4.4.1住宿补贴标准类别职 级住宿等级及标准备 注一等副总、总监部门经理一类城市不超300元/天1、工厂有宿舍提供，必须住宿舍，住宿费不能报销；2、两名（含）以上员工同时前往一个城市，或出差的路线、时间一致的，原则上要求同性员工同室住宿，住宿费应合并报销，不允许两人分别报销住宿费用，以同行中最高的住宿标准而合住；3、住宿费凭正规旅业发票实报实销，超过标准的部分，一律不予报销。4、在外地出差人员，因住亲友家而无住宿发票，由本人写出申请，经主管副总批准后，按每天80元核销住宿费。二类城市不超250元/天三类城市不超200元/天四类城市不超180元/天二等营销人员一类城市不超220元/天二类城市不超180元/天三类城市不超160元/天四类城市不超150元/天三等其它员工一类城市不超200元/天二类城市不超180元/天三类城市不超160元/天四类城市不超150元/天4.4.2 补贴标准职务国内外级别交通补贴手机补贴用餐补贴经理/主管国 内一、二类城市公车为主实报实销10元/天(享有公司手机补助的员工无手机补贴)50元/天三、四类城市40元/天一般员工一、二类城市40元/天三、四类城市30元/天外贸部国 外实报实销20元/天（提倡以Email）实报实销4.3 其它补贴标准：外贸部国外出差：4.3.1 飞机票、住宿费按实报销经济舱和三星级（含）以下的酒店；4.3.2 出差住处应尽量靠近商务工作的地点；4.3.3 国外出差应积极控制话费消耗，同事间尽可能使用Email通信方式。4.4 招待费报销标准城市级别报销标准1类城市70元/人（需先请示上级领导）2类城市60元/人（需先请示上级领导）3、4类城市50元/人（需先请示上级领导）国 外实报实销备 注：广州市内宴请客户招待费参照1类城市标准。五、 移动话费报销规定5.1 本规定适用于公司内所有与业务有关而享有公司手机补贴的部门经理及营销人员。 5.2 公司为上述岗位的所有营销人员购买手机号码，该手机号的所有权属公司。每月员工均凭其所对应的手机号之所发生费用的发票报销，其报销的标准如下 100%完成了月销售量指标者，营销人员所使用的指定手机号当月发生的费用可享受最高200元的报销福利，部门经理所使用的指定手机号当月发生的费用可享受最高300元的报销福利 未完成月销售量指标者，营销人员所使用的指定手机号当月发生的费用可享受60%的报销福利。 营销人员因个人用途而增加的诸如QQ会员费和上网超流量费等费用不在此报销之列。 营销人员提供非公司购买的指定手机号之发票均不能进入报销程序（之前公司规定的手机话费补贴项目因此而同时终止）。六、各项支出的借款报销审批权限6.1 日常费用和差旅费用：6.1.1 公司各部门经理对发生的日常费用和差旅费用有审核权，1000元（含）以下的支出和报销由副总经理审批、核准；2000元以上的由副总审批后，还需报总经理核准。6.1.2 各驻外业务办事处经理：对办事处发生的日常费用和差旅费在500元以下的单项费用支出有审批权，但报销时需经副总经理核准。6.2 推广、宣传费用：对于各类展览展示费、在各类媒体（包括报纸、电视、杂志、户外广告牌等）发生的广告宣传费、产品推广发布会、国外的市场开发等有关公司对外宣传方面的费用，一律由各部门经理提出项目计划，报副总初审并经总经理批准，在预算计划内使用，超计划部分原则上不得报销。6.3 销售发生的礼金、佣金费用这些因业务发生的礼金、佣金等费用均由营销人员提前申请，经部门经理审核签字后，呈报总经理签字在财务部备案。在该项业务实施完成后，营销人员再按同样程序执行。6.4 人行部支出费用：这些费用包括：公共费用、福利费用、办公用品/设备购置和行政、会议/培训等费用，均由人行部申请呈报副总经理批准。6.5 授权规定：财务部依据本制度对副总经理及各部门、驻外业务办事处明确的审批权限受理借款、报销事务。费用借支及其报销的审批权限责任分配矩阵 权限分配费用类别职 务 与 权 限部门经理办事处人行部财务部副总总经理日常费用1000元/1000元/出差费用1000元/1000元-推广、宣传费用1000元公共费用、福利费用、办公用品/设备购置和会议费用1000元/1000元/礼金、佣金注：表示告知 表示申请 表示审核 表示批准七、 罚则7.1 本节内容是指无相关部门经理书面确认的理由而逾期一个月没有履行报销手续，属于严重违反公司规章制度和财经纪律者，应当接受的处罚。7.2 处罚规定包括：7.2.1、由财务部书面通知本人及所在部门经理，并备案在人行部，并按照奖惩细则之规定的权限报呈、批准。7.2.2 人行部从