浅议企业档案管理工作.doc

浅议企业档案管理工作摘要：企业档案管理是企业管理工作的重要组成部分，在企业运作中发挥着重要作用。本文从了解分析企业档案管理工作入手，提出创新管理工作。 关键词 ：档案管理 管理措施 管理创新企业档案管理是企业管理工作的重要组成部分，真实地记录了企业生产、党的建设、职工队伍建设、企业文化建设等方面的历史内容，在企业运作中发挥着积极作用。企业档案管理水平是衡量企业管理水平的重要尺度，随着企业改革的推进，企业档案工作也面临着新要求，企业档案工作不断完善管理手段，加强档案管理，提高档案管理信息化，促进档案管理水平的提升。一、企业档案管理的重要性 。企业档案是指企业在各项生产、经营活动中形成的对国家、社会和本企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。各企业应在日常工作中，注意各种文件材料的形成、积累，并按一定的要求进行科学分类整理，统一管理本企业各门类、各种载体的档案，实现档案的有效利用。企业档案的重要性主要表现：1、企业的档案是企业科技发展的催化剂。2、企业的科技档案是知识形态的生产力。3、企业档案是企业经济效益和社会效益的表现形式。4、企业档案是企业文化的重要部分，是企业成功的金桥。 二、企业档案管理的原则。 1、统一领导，分级管理。企业内部的档案机构要对本企业的档案工作实行归口管理和统一领导，建立统一的企业档案管理制度，对企业的全部档案实施综合管理。 2、维护企业档案的完整与安全。维护档案的完整，从数量上说，要保证企业档案在内容上齐全配套；从质量上说，要保持企业档案的系统性和内在的有机联系，在范围上，应涵盖企业全部工作活动所产生的各种门类、各种形式的档案文书，严防对档案人为地加以割裂和零乱堆砌。维护企业档案的安全，对企业档案进行很好的管理和保护，要加强保密工作，严防企业档案的丢失和失密、泄密现象的发生，严守企业档案中所含的涉密事项，保护知识产权，维护企业的合法权益。 3、便于企业和社会对企业档案的有效利用。企业档案的利用，既是企业档案工作的基本出发点，又是企业档案工作的最终目的。企业档案管理工作之所以能够延续下来并得到不断发展，就是因为它对社会有一定的利用价值。企业档案的利用贯穿于企业档案管理工作的各个环节和始终，并且是检验档案管理工作质量的根本标准。 三、改善企业档案管理的措施 。1、提高档案管理人员的素质 。企业在发展中必会留下大量的档案资料，如工程图纸、技术资料等，这些档案资料对企业的运行发挥着重要作用。档案管理人员素质的高低会影响企业档案管理的优劣，提高企业档案管理人员素质，是提高企业档案管理水平的需要。首先，企业档案管理人员要具备较高的职业道德素质。这就需要档案管理人员树立服务意识，提高服务质量。同时档案人员要尊重历史，根据史实入档、用档。另外，档案人员还要有较强的保密意识，不私泄外泄，确保档案安全。其次，档案管理人员要具备专业素质。这就需要企业档案人员注重专业知识与技能学习，认识到档案工作的重要性，不断扩大自身知识面，以适应信息化社会的需求。最后，企业档案管理人员要具备创新意识。企业档案管理工作要具有开放性，需要创造性学习，用新思维对待新问题，提高档案管理层次。 2、充分开发利用档案信息资源。 档案管理的目的是提供利用，提高档案管理水平，是要给企业提供良好的信息服务。因此，企业档案管理要充分开发利用档案信息资源，为企业发展提供有力的保障。首先，建立网络化系统。企业制定网络系统时，考虑档案网络化建设，开发档案信息资源库，使企业各部门能快速获取所需档案资料，达到资源共享的目的。通过网络利用资源，不会造成文件的丢失，也有助于档案的归档。档案人员通过计算机可以随时对档案进行归档、分类、整理工作，有效减轻了档案人员的负担。其次，推进档案的数字化进程。企业档案管理对有重要价值的档案资料要进行数字化，有些档案由于保存年代已久，拿出来使用的话很容易损坏，要注重对这些档案的保管，并对这些有重要价值的档案进行数字化处理，以便永久保存。最后，加强档案信息安全保障建设。注重档案信息化建设的同时，也注重对计算机档案管理系统的管理，配备防病毒软件，确保信息安全。 3、强化企业档案管理标准化建设 。企业档案管理首先要确立归档制度。企业所有人员都有建立档案、保管档案的义务，不能私自截留档案。档案归档有明确的日期限制，如行政管理、生产技术等方面的管理类文件一年归档一次；产品开发、基本建设等方面文件材料要在项目完成后半月内归档等。企业档案归档制度的执行，需要档案人员监管，相关人员积极配合。其次，遵守档案管理流程。企业档案管理要遵守流程，主要有管理部门、文件整理、档案分类、档案编号、归档、保存档案、清理档案等方面。最后，完善档案管理制度。要建立健全的档案管理制度，主要包括档案保管制度、档案利用制度、档案统计制度等。 四、企业档案管理创新 。1、要具备现代化的观念。计算机和信息技术的快速发展，已经和正在档案管理工作中产生划时代的巨大影响。随着企业办公自动化进程的加快，大量机读档案录音、录像、照片等新型电子文档的形成已纳入档案管理。要解决一个观念问题，就是我们档案的现代化建设不是简单地用计算机代替手工劳动，也不是把传统的管理方式搬到网络管理上来，而是要借助现代信息技术，引进先进的管理理念，对档案管理中不适应的一些做法进行改革。尽快树立起现代化的观念是每一个档案工作者紧迫的必修课，是档案管理步入现代化的第一步。 2、要有先进的设备和技术。因此，我们一方面要不失时机地争取相关部门的支持，力争改变我们的设备条件，为现代化打下基础，同时也应不失时机地培养人才，使现有的设备尽可能地与自己的馆藏实际相结合，在档案管理和提供使用中发挥作用。这方面的重要任务，一是充分利用现有设备，使之充分发挥效用，总结经验，培养人才；二是在整理、编目等基础工作的标准化上多下功夫，为进一步引进设备创造条件；三是对电子文件归档工作着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时应从本单位的实际情况出发，在保管条件、翻拍复印、装订等方面的现代化需要新的知识和新的技术手段。现有的立卷人员尚不能适应工作的需要，要通过组织培训及业务学习等，尽快掌握信息管理自动化的基本知识和技能。总之，在购买和采用现代化设备上，必须以相关人才的调入和培养为前提，因为没有懂技术的相关人才，设备不可能充分发挥作用。另外，购买和引进设行备一定要考虑到本单位的实际，重点搞好基础工作，只有基础工作先行，现代化设备才能真正充分发挥作用。 3、任何事业的发展，都离不开人才的培养，电子文件的有效管理，更是需要一只思想素质较高，专业素养较好的的管理队伍。如：档案工作者待遇偏低、社会地位不够高、人们认知度偏低等原因，导致档案管理部门很难吸引到高学历、高素质的专业技术人才，现有的档案管理人员往往是其他部门临时调入档案机构的。因而，应该从国家层面上制定相关鼓励政策，加大对档案工作者学习与培训，尤其是从政策和资金上鼓励涉及到电子文件及电子档案信息