参展商手册.doc

1、 展览名称: 广州大学城首届消费节暨回忆感恩节2、 展会时间: 2012年11月20日11月22日3、 展会机构：主办单位：广州大学（中法）旅游学院 承办单位：广州大学（中法）旅游学院09会展经济与管理班 协办单位：广州大学会展协会广州大学城首届消费节暨回忆感恩节参展商手册致尊敬的客户：为了让展会能够顺利有序地开展，向各位参展商（甲方）提供优质便利的服务，请仔细阅读以下内容，若有疑问或需要帮助，请与主办方（乙方）工作人员联系或到现场服务中心咨询服务点内工作人员。感谢您的支持和配合，衷心祝愿贵公司生意兴隆，一帆风顺！此致敬礼 参展细则第一条 展位的分配和使用1、 2012广州大学城首届消费节各个具体活动位置由乙方规划，结合甲方的要求分配展位，运营部执行和管理。乙方拥有展位分配的最终决定权。2、 乙方保留根据展会目的和宗旨而必须改变展位分配的权力。3、 未经乙方书面同意，甲方不得将展位转租他人。如有违反，乙方将有权没收展位或要求甲方支付2倍标准参展费。4、 不得将配置于展位上的所有的设施设备拆除、损坏或带出摊位，否则按设施设备的原价赔偿。 5、 未按时支付费用被视为自动退出。第二条 撤消参展甲方预付展位摊位费后，不得中途退展。如甲方和乙方均同意撤销展位，则以在展会正式开始前，乙方收到甲方书面申请撤销展位的日期为根据，甲方须支付每个展位相应违约金500元，如甲方在开展前10天内提出撤展，其缴纳的参展订金或全额摊位费不退还。第三条 展品及其运输1、 参展前，甲方须向乙方申报展品门类。最终甲方展品不得超过事先申报的展品范围，甲方只能展示申报的展品。2、 参展展品（含赞助实物）凡涉及商标、专利、版权、质量认证，甲方须保证其已取得合法权利证书或使用许可合同。3、 甲方须保证展品（含赞助实物）不是假冒伪劣及侵权产品。若因此侵犯其他商家及消费者利益的，或产生质量安全问题，由甲方承担一切法律责任。4、 甲方须按规定办理相关手续，方可入场，并承担将展品运输至展位的所有费用。5、 甲方自行负责在展会之前、之中或之后的展品仓储和包装。6、 除已缴纳仓库储存费用的参展商外，其他参展商的货物在非展出时间需自行看守或搬离现场，如有丢失或损坏，将由甲方自行负责。第四条 参展商证件规定：1、 甲方在布展前应先向乙方在场工作人员领取参展证、并做好参展证件人员登记。2、 参展期间甲方参展人员必须配戴由乙方统一派发的参展证件（每家参展商统一派发2个参展商证件，如有需要增加，应先提前向乙方申请）。参展证件须在撤展时统一交还。3、 在现场办理任何申请时，甲方应自觉出示参展商证件。4、 各参展商必须自觉保管好自己的参展商证件，如丢失应及时向乙方补领。5、 如因参展商丢失证件而产生的一切损失，将由甲方自行负责。第五条 布展与撤展相关规定：筹展期一、登记报到： 甲方必须在乙方规定时间内，前往财务处报摊位号和参展企业名称，交付清场押金200元（及余款），然后取得清场押金收据（及余款收据）。然后到现场服务中心，凭电子版或打印版邀请函、确认短信、负责人身份证原件及复印件，清场押金收据（支付余款收据）。完成一切手续后甲方会取得参展商证，待报到完成后才能到相关展位进行布展工作。二、展品进场及摆放时间：2012年11月20日早上08:0010:00期间，大会将派工作人员进行督促检查。三、车辆进场交通管理（一） 车辆装卸展品时间：11月20日早上08:0008：45 ，甲方施工单位的大型拆卸工具不得进入展场，以免阻塞交通。（二） 交通管理要求1. 限停：为确保交通顺畅，各展位的撤展交通工具不能驶进展区，在不影响撤展交通疏导的情况下，统一在商业中心停车场或者菊苑饭堂对出道路，或者南五路停泊。2. 限时：车辆进入停放区域后，请于一个半小时内驶离停泊位置。四、其他要求布展期间各单位请留人看管好自己的物品。展样品及各种参展器材运进展场，需凭放行条经门卫验核放行。报到流程参展商到场后，到财务处报摊位号及公司名称参展商交付200元清场押金（及余款），并取得清场押金收据（支付余款收据）参展商到现场服务中心，凭电子版或打印版邀请函、确认短信、负责人身份证复印件，清场押金收据（支付余款收据），再领取参展商证布展期间，必须佩戴参展商证，并且爱护帐篷、桌子等展具，若出现损坏情况，乙方有权要求甲方赔偿并没收清场押金展出期参展商进场时间：开展期间，每天早上8:30展出时间：2012年11月20日9：0018：002012年11月21日9：0018：002012年11月22日9：0017：30撤展期一、撤展各时间节点工作要求（一）撤展时间：撤展工作于2012年11月22日17：3018：30内进行（二）展会结束（11月22日17：30）前，参展单位不得大规模撤走展品，以免影响展会的正常工作，如果擅自提前撤展，我方保留对该展位处理的权力。（三）为确保学校正常活动不受撤展干扰，大会主办方不接受任何延时撤展申请，在11月22日18：30前，请各参展商将各自摊位内货物及垃圾清空。甲方应该在乙方规定的时间内从展览地点撤出其展品和装饰，对于甲方撤展延误引起的损失，甲方应向乙方作出赔偿并支付清场费用。（四）11月22日18:30后，大会将组织人员对各摊位进行检查，如发现未清理的展品，将被视为展销商主动放弃遗留展品所有权，由大会统一处理。（五）撤展期间，经现场工作人员检查摊位的相关展具齐全完好后，向甲方发放撤展检查证，甲方携带撤展检查证到现场服务中心归还展具及参展商证后，经乙方验收完毕，甲方方可凭清偿押金收据退还清场押金200元。然后才可带展品离场，完成撤展过程。开始撤展（17：30后）撤展时间：17:3018:30收拾展品，清理垃圾收拾完毕后，到现场服务中心找工作人员检查摊位的相关展具是否齐全、完好待检查完毕后，工作人员会发放撤展检查证给参展商，参展商带上此证到现场服务中心退还展具、参展商证；凭清场押金收据退还清场押金。参展商退还一切物资后，即完成撤展手续，可带展品离场。撤展流程二、参展证交还流程及要求（一）交还参展证时间：11月22日18:0019：30（二）交还参展证地点：现场服务中心 （门诊部对出服务点）三、撤展交通管理（一） 撤展车辆装卸展品时间：11月22日17:3019:00（二） 交通管理要求与筹展期的要求一致四、其他要求（一） 各展销商家要加强对撤展工作的巡视和监督，须留人值班至撤展完毕，随时协调撤展中发生的问题。（二） 撤展期间各单位请留人看管好自己的物品。展样品及各种参展器材运出展馆大门，需凭放行条经门卫验核放行。（三） 请爱护展销区域内一切设施。展销区域内各类设施、设备请勿私拆、夹带搬走，不得损坏，并请勿私运出展销区域。（四） 参展商自带的展览道具、样品及特装材料（已办理大会统一清运的除外）请全部按时自行清理撤出展馆并运离展销区域，请勿遗留在展销区域及周边道路。第六条 改变展会日期和地址乙方保留因外部因素或不可抗力因素而引起展会日期和地点改变的权利。改变应在一个星期前通知甲方，此前双方签订的协议书仍然有效。第七条 违反参展规定甲方如不遵循参展规定，乙方有权采取必要措施纠正，采取此类措施所引发的费用由违规甲方承担。第八条 宣传规定1、甲方授权乙方保存、整理、出版、使用甲方的公司和产品资料。2、甲方只可在本展位范围内派发产品目录等宣传品，如甲方需在会场内的公共区域派发宣传品或纪念品，可先向乙方申请。在未经乙方允许的情况下，甲方在本展位范围外不得随意悬挂或张贴广告，不得阻碍通道，不妨碍人流的通过。第九条 用电安全1、由乙方执行具体的接电及线路布置工作，展会可以为每个展位提供日常照明所需的用电，需要使用大功率设施、设备的甲方需提前向乙方申请，由展会根据实际情况斟酌安排。申请的用电只作为传真机、电脑、打印机、灯具等电器设备及展出用电产品演示的电源，最大功率须严格控制在500W以内。2、如有需要申请用电的甲方要与乙方签订用电安全责任承诺书，若有违反用电条款规定，如私自接装用电、乱接乱拉、插接超出允许容量的电器设备等，乙方将给予停止该展位用电，并按用电安全责任承诺书规定追究相应责任。3、电工、焊工须持证上岗并向乙方申报方可施工。第十条 其他安全规则1、 所有展品、资料和展位搭建都必须采取正常有效的防火措施，并符合防火规则和建筑条例。甲方的展示品不得阻碍其他参展商展位或有损整个展会的利益。乙方保留下达规则的权力来完善本条款，甲方必须遵守这些规则。2、 乙方将根据展览需要采取一定的安全措施，但对于在展会之前、期间或之后展品或其他财产的丢失或损坏及个人伤害不负任何责任。3、 甲方如有贵重物品需要通宵存储，应自行投保或聘请特别护卫服务，一切费用由甲方自负。如需协助可与乙方联络。4、 为保证展品安全，展览会每日闭展时各参展人员需到商务中心登记后方可离开，否则一切后果由甲方自负。展览会期间，甲方不得以任何理由中途撤展，否则乙方有权向甲方收取罚金RMB300元。5、 甲方不得在展会现场发生打架斗殴等恶劣事件，一旦发生，乙方将交由公安机关依法处理，并由甲方承担全部经济和法律责任。安全工作的重点是防止人员高处摔下，防布置物伤人，防易燃易爆物品，防车辆伤人，防拥挤踩踏事故。 6、 乙方将协助会场的保安工作。对于来访者、参展人员及其展品所可能遭受的任何风险，乙方概不承担其经济或法律上的责任。7、 甲方所有活动不得有存在安全隐患的内容和环节，并且所有活动相关引发的安全事故的所有责任由甲方承担。第十一条 音响 1、由于本展览举办的时间为平日上课时间，为保证学生的上课和休息环境，因此本展览禁止甲方携带任何能发出高分贝声音的音响器材和用品，如有特殊情况应向乙方申请，由乙方统一做出安排，如有发现私自使用高分贝音响器材和用品的，将给与没收处理，展会结束后归还。2、 甲方在展会期间需从事演艺活动的，应先向乙方申请，并由乙方统一安排。同时音响音量须控制在60分贝以下，否则乙方有权终止该项活动。第十二条 展览地点和展地财产 展会场地的条例将作为本参展规则的组成部分，甲方必须遵守，甲方如有损坏展会场地设施和财产，乙方有权要求赔偿。展会场地条例与本参展规则不一致时，以本参展规则为准。第十三条 进入展览地的人员乙方保留根据整个展会的利益拒绝任何人进入展会场地的权力。第十四条 展位卫生保洁甲方在展会过程中的卫生保洁须按照乙方规定，自行处理，期间产生的所有卫生和垃圾。第十五条 实物赞助及广告投放1、 实物赞助在甲方报到前，须严格按照事前协议规定将物资交给乙方。2、 协议签订后赞助实物一经转移，使用权归乙方所有，如产生质量安全问题，由实物赞助商甲方承担一切法律责任。3、 投放广告的甲方须在开展7日前支付广告费用全款，并将相关宣传资料按协商提前交给乙方，否则将不予广告及宣传。4、 广告位按展位分布图，事先协议规定设置，由乙方统一管理。第十六条 免责条款1、甲方应对自己所提供的宣传信息、广告内容等的真实性和版权等负责，因真实性和版权等问题发生的法律纠纷由宣传信息和广告内容的甲方承担。2、因人力不可抗因素导致的责任，双方互不承担。3、未尽事宜：双方友好协商解决。第十七条 解释 乙方保留对此参展规则的解释、更改、修订权利，基于展会顺利进行的目的，必要时经过双方讨论协商后可添加条款和规定。乙方对此参展规则和添加条款拥有最终解释权。现场服务中心主要服务项目：1.展具出租：出租项目及规格、收费标准：见附件1.12.用电申报：由于用电量有限，因此我们是实施提前申报的，在签协议时参展商必须明确是否需要用电申请。若参展商现场申报，则需要另外加收费用50元，并且，出于安全用电考虑，我们只能尽量向学校水电中心申请，不能保证一定申请到。另外，为了保证用电安全，如遇雷雨天气，不排除暂停供电。3.收费及开具收据：只能受理由备案系统核定的展位所对应参展商提出的开单申请。4.清场