泉州外语培训学校管理手册.doc

泉州外语培训学校管理手册 第 20 页 共 21页泉州外语培训学校管理手册二O一二年三月目 录职员守则2总则3第一章 组织机构设置3第二章 部门工作职责4第三章 人事管理制度6第四章 工作制度10第五章 工作场所管理制度11第六章 考勤制度12第七章 物品采购及管理制度14第八章 文件档案、报刊、书刊杂志管理制度15第九章 公章管理制度16第十章 奖励制度16第十一章 评估考核制度17附则19职员守则一、学校理念：用心用智、服务社会；内强素质，不断创新。二、遵守学校各项规章制度及有关规定，讲信用、遵守职业道德。三、加强学习，努力提高自己的业务水平，为学校发展作贡献。四、爱护公共财物，保持办公场所整洁。五、以诚待人，尊重别人，互助互爱，时时维护集体荣誉。六、增强保护意识，不泄露学校和客户、学员的商业秘密和有关资料。 七、文明用语、口齿清晰，“您好！外语学校”是电话基本用语。总 则一、泉州外语培训学校（以下简称外语学校）根据企业管理要求制定本手册。二、外语学校所属各部门均按照本手册对职员进行管理，各职员均按此手册遵照执行。第一章 组织机构设置一、外语学校下设办公室、财务部、项目部等职能部门，实行主任领导下的主任助理负责制，各部门负责人对主任助理直接负责，适当时机实行董事会领导下的主任负责制。二、中心组织机构图校长 业务三部业务二部 业务一部 财务部办公室校长 助 理校长 助 理 三、外语学校实行逐级负责制。各部门均设项目主管，承担具体项目的工作开展，直接对校长助理负责。校长助理分管各职能部门，直接对校长负责。第二章 部门工作职责一、校长职责1贯彻推行党和国家的各项方针、政策、法律。对主管机关负责，全面主持外语学校日常工作。2提出外语学校发展规划及经营战略。3决定外语学校资金调配及融资工作。4决定外语学校的机构设置，组织和实施各项规章制度及管理办法。5提名校长助理，根据业绩考评结果,任免或调整学校内部人员。6签署学校各种文件及对外重大的业务函件、对外合同。7行使主管机关授予的其他职权。二、校长助理职责1协助校长主持学校日常工作，提出学校三年发展规划。2组织制定学校的年度业务工作计划。3传达上级主管部门及学校下达的各项决定和任务。4督促检查授权工作和制度的执行情况。5协助调整上级主管部门的关系及学校内部职能部门的工作。6提名部门负责人，根据业绩考评结果，有招聘或解聘员工的建议权。7完成校长交办的其他工作。三、办公室1根据学校的经营方针、目标，做好学校的人力资源管理与员工的业绩考核、年度工作计划的制定。建立健全学校管理制度，拟定、修改、完善各项规章制度，并负责各项管理制度的宣贯和监督执行。2协调与鲤城区教育局及各上级主管部门的关系，上传下达有关指示、精神，协调内部各部门关系等。3负责学校的固定资产、办公用品、教材书籍的管理工作。4负责物品采购的登记手续及验收工作。5做好报刊、杂志、信件的订阅、收发、保管及档案管理工作。6根据学校的要求，组织、策划、安排学校的各项活动及领导交办的其它事项。四、财务部1熟悉国家有关财经政策、法规及本行业有关业务管理知识，统筹中心的成本会计核算与管理。2负责学校有关的资金管理，各种应收账款和应付账款的管理。3负责一切日常开支和业务往来费用的报销审查程序、标准等财务制度。3负责一切开支费用的报销审查程序、标准等财务制度；管理各类业务合同。4开展成本核算，负责人员工资的核算及发放。5根据财务原则，制定学校财务管理制度。协助各部门的成本核算与财务管理。五、项目部1开展市场调研，搜集市场信息，根据市场需求及有关主管部门的要求设计培训课程，在财务的协助下，进行财务预算与决算，起草有关协作合同文本草稿。2负责培训教材（资料）的选择、评定。3负责培训讲师的筛选确定。4负责制定培训项目的招生文件、落实实施计划及管理班务工作。5按教学计划安排做好开班准备、课堂管理及各项班务工作。6负责学员（考生）的考核发证及后续服务等工作事务。7负责培训师的接待和联盟单位的事务处理工作。8需要时应协助合格学员推荐工作单位。9完成学校领导交办的其他工作。六、各部门主管职权1对本部门的日常工作，有直接计划安排和指挥监督权。2对本部门的职员，有招聘，辞退建议权。3对下属有奖惩建议及直接考核权。4对下属晋升、加薪有建议权。5对顾客反映的意见有督促反馈权。第三章 人事管理制度一、人员选聘录用1学校人员配备按企业的有关文件规定，并参照本办法相关要求执行。2学校原有岗位空缺和需要增设岗位时，由部门负责人提出并填写补充员工申请表、职位说明书，由办公室根据业务部门的职位要求进行审核后报送学校校长批准，进行人员招聘、试用与聘用程序。3当学校无法进行调剂时，由办公室进行公开招聘，并负责审核应聘人员有关学历、资历、经历和证明文件。首先，由应聘者填写应聘人员登记表，并汇总后报校长办公会进行评估后，由办公室书面应试通知书。招聘人员时，应坚持任人唯贤、择优录取的原则，杜绝任人唯亲的现象。4经初选合格后，由办公室组织应聘人员参加面试与笔试，面试合格与否，经由办公室组织各有关部门负责人、校长或外请专家组成的招聘小组裁定，并填制聘用人员面试记录表。 5面试合格后，由办公室发出试用通知，进行岗前培训，培训时间一般为三天，考试合格后，在上班后五日内签订试用期人员合同。6聘用人员须提供医院的健康检查合格诊断报告及有关计生证明文件、毕业证书、学士证书及身份证原件，考证后，复印毕业证书、学士证书及身份证，并归档管理。7聘用人员试用期为三个月，经试用期满后，由本人提出转正申请交办公室，由办公室组织试用人员所在部门的所有人员、其他部门人员各一人、校长参加转正考核会，由考核小组成员在转正考核表上填制考核结果报送校长主任审批。8试用人员经考核合格后，按中华人民共和国劳动法的有关规定、地方有关法规与学校正式签订聘用劳动合同，正式成为学校的聘用人员，合同有效期为一年，经考核合格者可以续签本合同。9新职员在试用期内，若出现不能胜任本职工作或严重违反学校规章制度，学校有权随时解聘。二、学校变动与调整1职员的晋升和降级，由申请人提出，呈报权限主管批示，由权限主管按考核程序组织考核后报校长批准。2符合下列情况之一者，学校有权解聘被聘用人员。1） 经过三次调整工作，仍无法完成本职工作者。2） 泄露学校经营秘密，使学校蒙受损失者。3） 工作玩忽职守，产生严重后果者（另按实际损失额予以赔偿）。4） 连续旷工三日或一个月累计五日者。5） 被聘用人员不遵守国家政策、法律、法规，以及严重违反学校规章制度，经教育或行政处分仍然无效的。6） 因病或非因公负伤，在规定医疗期满后无法从事原岗位工作，学校又无法安排其他岗位工作者。7） 触犯刑律受到法律制裁者或违反计划生育政策者。8） 绩效评估考核等级为差（D）级别者。 9） 中心因各种原因无法继续开办，依法宣告撤消的。3符合下列情况之一者，职员有权解除合同。1） 经国家有关部门确认，劳动安全、 生产条件恶劣，严重危害员工身体健康的。2） 甲方不能按照合同支付劳动报酬的。3） 甲方不履行合同，或者违反国家政策法规，侵害乙方合法权益的。4） 甲方宣告破产或处于法定整顿期间的。4学校解聘职员，办公室应本着实事求是的原则，进行审核并出具书面报告，由校长审批生效。5任何一方解除合同应提前30日以书面形式通知对方，方可按学校规定办理移交手续。一方违反聘用合同，侵害对方合法权益或给对方造成经济损失的，应当承担由此产生的经济责任。6工作移交（1） 职员离开或调离原工作岗位，应在规定的时间内向接任者办理书面的正式移交手续，所有移交清单由办公室监督、指定监交人并签字，移交完毕后，移交清单一式四份，其中，一份由移交人保管、一份由接受人保管、一份由办公室归档备案、一份由新部门存底，并按时向新安排岗位的主管报到。（2） 被解聘职员应在一星期内（特殊情况另行约定）向办公室办理移交手续，包括物品，客户资料、清理欠款、学校员工守则等，办理完毕后，按办公室的有效证明结算薪资，否则，学校财务有权扣发工资与福利。（3） 被解聘职员不得隐藏、外泄学校各种资料，否则造成学校经济损失者，学校将追究其法律责任。（4）职员离开学校后，不得做出有损本学校的行为，违反者本学校将依据国家有关法规追究其一切责任。三、职员教育培训1所有员工应积极参加学校（包括上级教育主管部门）组织的各种教育培训活动。2职员培训分职业道德、业务知识、技能等方面，由学校办公室进行安排。3对无故迟到、无故不参加学校安排的培训活动的职员根据情况将处罚，无故迟到罚款20元，无故不参加培训罚款100元，并进行书面告诫，无效者给予解聘。4员工的培训考核纳入本人的人事档案，作为分配工作、晋升的依据。 第四章 工作制度一、实行工作例会制度，每周二下午（特殊情况除外）由校长助理主持召开工作例会，其结果，校长助理应向校长汇报，汇报的格式统一为：完成目标任务的百分比、部门考核的情况及存在的问题；解决的办法及下一步打算，汇报时间不超过15分钟，并有书面材料。二、实行工作反馈制度，对下达分解的工作任务，要做到及时反馈、原则上逐级汇报。1业务工作：由项目部负责人将各阶段工作的进展情况汇总至校长助理，遇重大事情可直接向校长反馈。2日常事务工作：由办公室负责人具体汇总至校长助理，并报校长备案，必要时，校长有权要求校长助理和部门经理反馈。3财务工作：由财务管理人员直接向校长反馈，校长助理负责日常的1000元（含1000元）以下消耗品及业务请客费用、员工工资单的核准，但请客必须由办公室登记：业务的内容、项目的主办人及时间和地点。三、实行项目负责制，为杜绝工作互相推诿的现象，专项工作由专人负责完成，其它人员配合，做到既有分工又有合作，对未能完成工作或完成质量较差的情况，追究项目负责人的责任，在项目实施期间，项目负责人有权对组员进行调动与指挥，进行成本核算。四、实行目标管理制度，不完成工作任务或完成质量较差的，遵照以下程序进行处理： 1相互沟通。坦诚相待，互相帮助，总结工作失误所在，研究解决措施。2工作谈话。做好双向沟通，认真总结经验教训，谈话内容要做记录并书面汇报主任。3对拒不接受批评，工作态度恶劣，影响工作任务完成的，给予扣发10%-50%的效益工资的处罚，三次无效者，给予辞退。 4业绩，能力、态度评估考核无法通过者，学校视情况有权予以解聘。五、做好保密工作。对有关资料、文件要按文件控制程序相关要求进行整理、保存并上锁，办公桌及有关公共场所原则上不摆放文件资料；对计算机内存文件要加密码，真正做到该保密的保密，该交流的交流。职员不得私自拿走、盗走学校物品和有关文件资料，违者，学校将追讨赔偿并给予辞退，严重者追究刑事责任。六、学校实行原则上实行每周六天工作制。学校如有特殊情况需加班，应报经主管领导同意后，相关人员方可应加班计算，加班时，一切按正常上班考勤，不得缺席，否则视为旷工。七、所有职员应服从部门主管的工作安排，尽心尽责做好本职工作，不得以各种理由推诿。对利用学校设施、名义承揽私活者，视情节轻重将给予警告、罚款以致解聘等处罚。 第五章 工作场所管理制度一、工作时间职员要注意仪态庄重，不得穿拖鞋、短裤、背心。二、爱护公物，清洁卫生，严禁随地吐痰，乱扔纸片和杂物，残留茶水及时入清洁桶。三、工作时间保持桌面清洁，下班时把所有办公用品及资料整理放入抽屉或文件夹。四、各部门文件资料要妥善保管，过期无效之文稿及时处理掉，不准随处堆放。五、挂、接业务电话时，注意礼貌，不可粗俗或开玩笑的语气与客人对话。在接电话时一律以“您好！外语学校”开头，并做到语言文明，以维护学校的形象。六、上班时间尽量不打私人电话，接私话时应长话短说，严禁电话聊天或打信息咨询台，发现一次给予所拨打的话费两倍的处罚。七、上班时间公务外出，应填写“去向表”以便随时联系。八、打印、复印公用文稿时应注意节约纸张。九、注意各部门之间的协调和合作，团结友爱和睦相处。第六章 考勤制度一、工作时间：上午8:3012:00；下午2:306:60。法定节假日休息，因工作需要加班例外。学校作息时间根据季节进行调整。二、按时上、下班，不迟到，不早退，无特殊情况不缺席。三、职员若有特殊情况，要办理好请假手续。请事假每个月不得超过三天，否则，从第四天起，将每日扣罚20元。四、员工请假应提前一天办理并出具书面请假单，经批准后方可请假，否则视为旷工，员工在请假期间，部门负责人应协助安排好工作，不得影响学校的日常工作。（1）部门负责人，员工请假两天以内由校长助理审批，请假三天或三天以上由校长助理审核，校长批准。；（2）校长助理请假，由校长审批；五、员工因故不能上班的，应提前一天请假（特殊情况除外），请假分为事假、病假两种。员工请病假，二天以上应出具医院证明。六、员工因特殊情况不能提前请假的，应先口头请假，但事后应补书面请假单，无补书面请假单者，考勤人员有权视为旷工，每月内累计不得超过二次，第三次视为旷工。七、无故旷工每半日，扣罚50元，以此类推；迟到、早退按每月累计每20分钟，扣罚5元，以此类推。每年底由办公室将考勤情况进行汇总，出勤情况视年终考核的依据之一。员工上、下班应由办公室安排考勤、考勤人员应认真负责，不得弄虚作假。第七章 物品采购及管理制度一、学校采购办公用品时，坚持厉行节约的原则，杜绝浪费现象。二、学校需采购的物品，需征得学校领导同意，方可采购。特殊情况（属急需购买价值小、数量少的）也应事先经学校领导同意，购买后补办申报手续。三、审批办公室根据申请采购人所提供的申报项目报价与市场价进行比较、筛选并按照“先急后缓”的原则，报送校长审批。四、采购办公室根据领导审批后的申报单进行采购，按“质优价廉”原则择优采购。五、验收物品采购后，应由办公室保管人员、采购人员及供货方（若供货方在场）共同验收，验收人员根据验收物品明细详细填写验收清单，并在验收清单上签字，少量低值的物品验收后可直接在购买票据上签字。六、报销采购人员报销时应同时提供经校长审批的申报单、验收清单及发票供财务审核，对于手续不完整的，财务人员有权拒付款项。由此而产生的后果由采购员自行负责，报销后申报单、验收清单交财务备存。七、学校办公用电脑设施专人专台进行管理（培训用电脑由办公室具体管理人员负责管理），管理人员应注意维护、保护好电脑设备，保持电脑的干净整洁，保证正常使用。办公用电脑由使用者设置开机密码，不得随意让非学校人员使用或玩游戏，违者罚款50元。八、学校场地，如其他单位有需要借用或租用的应事先向办公室沟通后，再鉴定物品、场地借用单。事后应将场地整理干净、整齐。九、办公用品的发放保管1学校办公用品由办公室统一采购、保管、发放并登记造册。2员工领取办公用品一律签字备案。3人为因素损坏办公用品一律按价赔偿。4员工在移交工作时，领取的办公用品一律交回办公室。第八章 文件档案、报刊、书刊杂志管理制度一、文件档案1文件应及时传阅，切勿积压，妥善保管，未经许可不得擅自复印，文件原件一律存档。2文件、资料，按照泉州外语培训学校文件、鲤城区教育局文件和上级文件、其它相关文件，由专人负责分类归档。3对外发文、文件一律存档二份，由办公室归档。二、报纸、书刊杂志、信件1学校的报纸、书刊杂志、信件由专人管理、保存和发送，每期送来的报纸、书刊，管理人员应归类存放。2其它部门人员借阅报纸、报刊杂志，必须当天送还。3做好信件的收发工作。4各类文件由于工作上的原因，需要复印资料的，要先经办公室核实后，方可复印，否则复印费由个人支付。第九章 公章管理规定一、“泉州外语培训学校”公章，由专人负责管理。二、管理人员对公章的安全负责，注意公章的保管收藏，严防公章丢失或滥用。三、公章使用实行登记制度，加盖公章之前必须填写印章使用登记表，非正式公文加盖公章必须经中心领导审批。四、公章管理人员在加盖公章之前必须认真核查文件内容，对可疑文件有权拒绝加盖公章。五、公章管理员必须亲自加盖公章，不得借用。六、未经领导批准，公章不得携带外出。第十章 奖励制度一、奖励制度坚持事实求是、客观公正、奖罚分明的原则，切实加强学校人员管理，督促学校各项规章制度的贯彻实施，充分调动和激发全校人员的工作积极性、创造性，鼓励先进，树立典型，营造“争当先进”的公作氛围，以推动学校事业稳步发展。二、设立出勤奖，实行每季度考核，每季度迟到、早退、病假、事假，累计不超过三天者给予100元奖励，违规者参照考勤制度处罚。三、设立合理化建议奖，鼓励全体工作人员提合理化书面建议，建议被学校采纳者，给予50元奖励，被上级部门采纳者，给予100元奖励。重大合理化建议被采纳者，给予加倍奖励。四、设立发表文章奖，鼓励全体工作人员在做好本职工作的前提下，积极地在报刊、杂志上发表文章，介绍学校工作开展情况，提高学校的知名度。在地市级报刊、杂志上发表1000字以上文章，给予100元奖励；在省级刊物上发表短讯，给予100元奖励，发表1000字以上文章，给予200元奖励；在国家级刊物上发表文章，给予300元奖励。五、设立新业务开发奖（结合工资制度执行）。六、设立年终奖（结合评估考核制度执行）。第十一章 评估考核制度一、评估考核种类和方法1评估考核的种类本学校评估考核分为三种，能力考核、业绩考核和态度考核。2评估考核的方法1）能力考核，就是按知识技能、判断力、交涉能力、指导能力五要素进行评定。2）业绩考核，就是参照职务标准，对职员在一定时期内职务工作和工作目标的完成情况进行评定。3）态度考核，就是按积极性、协调性、责任感、规律性四要素进行评定。3评估考核的考核项目1）评估考核项目，对应于职务、级别进行设置。2）考核表的格式以及打分标准，由主任助理在听取有关人员意见之后决定。二、评估考核的实施1实施期限与测评期限评估考核的推行时期，以及测评期限，如下表所示。考核的种类实施频度评定时间能力考核每年一次每年12月下旬业绩考核每年四次每季度末进行态度考核每年二次每年6月下旬和12月下旬2考核对象的范围评估考核的对象，限于测评期末在册的职员，另外，下列人员排除在外。1）连续工作年限不满6个月者。连续工作年限不包含试用期。2）因长期缺勤、停职等原因，评定期间出勤