通宇建筑员工出差管理制度.doc

员工出差费用管理制度一、总则为规范公司出差行为，提高工作效率，加强差旅费及有关费用开支的控制与管理，特制定本制度1、本制度适用于公司的管理人员及技术人员出差差旅费、业务费借支及报销。 2、各类原始报销票据必须真实、合法，员工报销各项费用须经过各部门的经理签批。3、各部门经理出差或休假时，应授权委托其他相关人员代行费用签批职责。二、职责1、出差计划由部门经理安排，并报董事长审批。部门经理出差计划由董事长安排和审批。2、部门经理负责审查本部门出差人员的计划，核实差旅费、出差逗留时间、路线及相关费用。董事长负责审查部门经理出差人员的计划，核实差旅费、出差逗留时间、路线及相关费用。3、财务部负责核定出差实际天数，计算当月工资，负责审查出差人员的费用额度和报销票据，预支和发放出差费用。三、出差借款及报销1、员工因公出差，需提前一天向部门经理汇报出差计划，并确认所需费用额度，经同意后，到财务部填写借款单，由部门经理核实借款事项的真实性、必要性后签署意见后一并交财务部审核。财务部应根据不同职别出差报销标准支付相应借款数额。 2、业务招待费借支须填写费用申请单，招待费需由部门经理同意并由董事长审批。申请人需将审批手续完毕的费用申请单报财务部备案，预计金额伍佰元以下的由部门经理审批，预计金额伍佰元以上的招待费需由董事长审批，否则发生的招待费一律不予报销。3、出差所需请款手续同上，但必须由董事长签署意见后转财务部。4、经董事长批准方可借支(遇董事长不在公司,又急需借款的情况,可由财务人员通过短信或电话方式请示董事长批准,事后由出差人员补办签字手续)。5、出差员工应于出差归来后三个工作日内进行报销，并按规定填写差旅费报销单，经部门经理核实后，向财务部提交单据审核，如遇特殊情况需报请董事长批准后，方可适当延期报销。费用单据应及时交财务备案，否则将按逾期未结账予以处罚。6、员工借款应专款专用，一般情况下，第一笔借款未结清或未归还之前，不得借支下一笔款项（董事长特批除外）。四、报销范围一）、差旅费1.差旅费是指员工因公外出到本市以外，在出差期间发生的公杂费（交通补助、通讯补助、伙食补助）和住宿费、城市间交通费。2.实际出差天数按出差返回日期减去出差起程日期加一天计算天数； 3、公司统一制定差旅费报销标准，各项费用在标准内据实报销，超标部分由个人承担。（1）城市间交通费： 出差人员乘坐长途汽车、飞机、火车和轮船的，按车票据实报销乘坐飞机必须由董事长审批同意，机票费、机场建设费、航空保险费。 陪同公司董事长出差的随行人员，其往返交通费据实报销。（2）住宿费 出差人员发生的住宿费，分级别按公司规定的标准内据实全额报销。 确因工作原因需要超标住宿的，必须事前报董事长批准并向财务部备案，否则按出差标准报销。（3）公杂费公杂费是指市内交通补助、通讯补助和伙食补助，根据补助标准和实际出差天数计算,由财务部在报销时一并支付（凭票报销）。出差期间若发生招待费，按招待次数，正式员工每次扣除补助费50元，试用员工每次扣30元。5员工到外地进行商务活动和技术服务，由接待单位提供免费食宿，按实际发生费用报销，不再报销其他出差补助。二）、业务招待费1、各部门应严格控制业务招待费的开支，超预算支出一律不予报销。、员工发生业务招待费，实行单笔大额费用事前申报制度。按单笔业务招待费预计发生金额，事前必须向其部门经理申报。凡未事前申报的，部门经理应拒绝签批。（3）员工出差途中确需临时增加业务招待费支出，可由本人通过短信或电话方式请示董事长批准,事后向董事长补办签字手续。（4）员工一旦发生该费用未事先申请，先行支出后再补办相关申请手续的行为一律视同无效，财务部有权将其报销凭证退回，由经办人自行负担。五、报销票据规范要求1、 票据的合法性要求（1）交至财务部报销的有效票据票必须是正规发票（由各级地方税务局监制），或专用收据（由各级财政部门监制）报销，在票面上必须加盖收款单位的“财务专用章” 或“发票专用章”。（2）对于某些特殊费用，若无法取得发票，在报经相关领导批准后另寻正规发票方可报销。（3）无论何种形式的原始单据，其基本要素必须完整，包括：原始单据的名称、填制凭证的单位名称或填制人姓名、经办人员的签字或盖章、填制日期、接受单位的名称、经济业务的内容、数量、单价和金额等，如以上要素不齐全或不清楚，财务可根据具体情形要求报销人另附相关证明文件，否则不予审批。六、出差补助报销标准表如附表出差报销标准明细附表1：住宿报销标准。 标准（元/天）职务住 宿 标 准