四川教育学院经贸管理系教学档案管理暂行办法.doc

四川教育学院经贸管理系教学档案管理暂行办法为了加强教学档案管理工作，充分发挥教学档案在学校教育教学管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和科学管理水平，逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化，并为今后考核、评估学校教学工作提供依据，根据高等学校档案实体分类法及其他有关规定、本校实际情况，特制定本办法。第一条 教学档案管理工作的基本原则：1凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值（即说明教育教学活动、质量、办学水平）的文字、图表、声像载体材料等均属教学档案的建档材料。2教学档案管理是衡量学校教学管理水平和管理质量规范性的重要标志之一，是高等学校档案的主体、核心和重点。3教学档案管理实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。学校档案部门定期对教学档案择优接收，少数不属永久保存的类目由各部门、各学院保存。第二条 教学档案管理是教学管理工作的重要组成部分，应纳入工作计划、规划，纳入工作制度，纳入各级管理人员岗位责任（三纳入），作为考核教学管理质量和水平的标准之一。同时要做到：下达教学、管理任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料的形成、积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；毕业生就业、上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步。（四同步）各相关职能部门、各学院应明确一名分管档案工作的负责人和配备相应专（兼）职档案员，统一管理本部门、本学院的教学文件材料，并按期将应该移交到学校档案部门集中管理的档案材料向上移交。第三条 教学档案管理是教学管理的重要内容之一，应逐步实现教学档案管理工作从经验管理向科学管理转变（电子档案和文字档案并重），从分散管理向集中管理转变，从手工管理向现代化管理转变。档案管理部门应逐步参与教学管理，成为教学管理和教改的参谋部门，成为教学业务工作的信息咨询部门之一。第四条 教学档案归档范围的确定及要求：1归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。2归档的教学文件材料，必须反映教学管理、教学实践活动的过程，保证完整、准确、系统。3归档的教学文件材料，必须遵循其自然形成的规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。第五条 应移交学校档案管理部门存放的教学档案分类归档和保管期限：1综合类 上级行政部门和教育主管部门颁发的教学工作计划、规定、条例、办法等指导性文件材料（长期）； 教育教学改革、培养方案、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法、批复（永久）； 学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结（永久）； 教学工作计划、总结（长期）； 教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料（长期）； 学生运动会材料： 开幕（闭幕）词、领导讲话、授奖名单等（永久）； 秩序表、比赛规则（短期）； 成绩册（长期）； 学校开学（毕业）典礼领导讲话、代表发言、师生合影等（永久）； 各级领导及有关部门来校考察、检查验收教学工作的题词、批评指导性建议、座谈会记录、照片等（永久）。2学科与实验室建设类 上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料（长期）； 学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料（永久）； 重点学科、专业、实验室建设材料（永久）； 学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料（长期）； 学科、专业、实验室建设统计表（永久）。3招生类 新生录取名册（永久）； 新生数据库、电子档案（永久）；4学籍管理类 学生学籍管理数据库（永久）； 学生学籍卡片（永久）； 学生单科成绩表、成绩汇总表、统计表（永久）； 教学班学生名册（永久）； 学生学籍异动材料（休学、复学、转学、转专业、退学等）（长期）； 学生参与达标考试成绩表（永久）； 专科学生“专升本”名单、登记表（长期）； 奖励、处分学生材料（长期）。5课堂教学与教学实践类 各专业教学计划、培养方案、教学大纲（永久）； 课程建设要求及安排、校历表、课表（长期）； 每期教学工作统计表（永久）； 各学院、专业课程试题库（长期）； 典型教案、重要备课记录（长期）； 实训实习计划、总结及有关材料（短期）； 社会调查、社会实践计划、总结及有关材料（短期）。6教材类 自编、主编教材（长期）； 各系各专业使用教材目录（长期）； 自编、主编教学指导书、实训实习指导书、习题集（长期）； 其他有保存价值的自编参考资料（短期）。7毕业类 毕业生名册、数据库（永久）； 毕业生电子注册数据库、电子图像（永久）； 毕业生成绩表、成绩数据库（永久）。第六条 存放在各职能部门、学院的教学档案分类归档和保管期限：1教师类 教师个人档案（登记表、学历证、职称证书、双师证、奖惩）（长期）； 教师业务档案（工作量、担任工作统计、论文、著作及成果等）（长期）； 教师聘任计划、聘任合同、聘书存根（短期）2教学文件类 校发各种管理办法、规定性文件，如执行文件、通知等（长期）； 本部门、本学院制定的教学、教师、学生、设备等管理制度文件及执行文件（长期）； 教学运行原始资料。包括教学计划、教师任课安排表、校历、课表、考试安排表、教师教学进度表、成绩单、空白试卷、教学大纲、实验指导书、毕业设计与课程设计原件、学生实训实习手册原件、录像带等（长期）； 实习、实训计划、安排、学生实习报告（长期）； 教学计划执行中的修改申请报告、批示、调整结果、教师调课登记表等（短期）； 班级课程档案（教研室存）（短期）； 教研活动和学生各种竞赛、比赛活动安排表（长期）。3计划、总结类 本部门、本学院年度工作要点、目标管理计划、发展规划（长期）； 本部门、本学院、教研室年度总结、教学总结、考试总结、教学检查总结等（长期）； 本部门、本学院会议纪要、调查报告、座谈会纪要、问卷调查等（长期）；4教研类 自编教材样本（长期）； 教学软件（包括电化教学资料、CAI软件及课件等）（长期）； 教师课堂教学评估资料数据、听课记录（长期）； 优秀课程建设资料（长期）。5其它类 按教学工作合格评估标准要求的其他材料（长期）； 教师、学生等基础数据资料（长期）； 学校师生考勤记载表（短期）。第七条 无须归档的文件材料：1上级有关教学的普发的不办的文件；2上级有关教学的未定稿文件；3重份文件；4无查考利用价值的事务性、临时性文件；5非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件；6院内其他部门的材料；以上无须归档材料如认为有必要，也可自行作资料暂存。第八条 教学文件材料的形成与积累：各相关部门、各学院专（兼）职档案员按文件材料分类办法分别积累教学文件材料，并定期进行整理。归档的教学文件材料必须字迹工整，格式统一。第九条 教学文件材料的立卷与归档工作流程：1坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由各相关部门、各学院的专（兼）职档案员负责将装订好的文件材料定期向档案部门移交。2根据教学文件材料形成的规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用，同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷，每卷不超过200页。也可以根据文件材料的内在联系，对问题单一，文件较少者按不同内容分别组成薄卷。3在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下，同一内容的卷内文件可按永久、长期、短期顺序排列。4卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列。5卷内材料一律拆掉金属物，分别用线装订，对破损的文件材料应进行修补。6凡是文件材料未注明标题的应加制封面，注明题名、责任者、时间。7各种材料大小均为A4纸，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。8文中密不可分的插图、照片应贴入文件材料内；附图册、表册、照片应贴上标签，填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位。其他载体材料可专柜保管，但需填写与文字材料卷一致的档号。9按顺序编排页号，无论单面或双面只要有文字信息，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的上角。10填写卷内目录及备考表。11填写案卷封面各栏目，标题要简短、准确。12编写案卷目录、编号、装盒、入柜保存（移交档案室时在目录上注明，并填写移交清单）。第十条 学院领导在教学档案管理工作中须履行以下岗位职责：1制定和健全有关档案管理制度，切实做到把教学档案管理全面纳入教学管理之中，并监督各部门执行。2定期检查和研究教学档案管理工作中存在的实际问题。3加强与学校档案部门联系，共同做好业务指导和监督检查工作，保证教学档案质量。4对本部门管理干部和专（兼）职教学档案员提出具体要求，并帮助他们解决一些实际困难。第十一条 学院专（兼）职教学档案员在教学档案管理工作中须履行以下岗位职责：1做好本单位教学文件材料的形成积累