行政部职能与流程(草案)V10.doc

行政部门职能与工作流程 编制 版本 V1 0 日期 目目 录录 一 行政部门职责 3 二 行政部组织结构 4 三 行政部经理岗位说明书 5 四 行政文员岗位说明书 6 五 采购员岗位说明书 7 六 配送员岗位说明书 8 七 仓管员岗位说明书 9 一 行政部门职责一 行政部门职责 1 负责服务 协调总经理 检查落实总经理安排的各项工作 并及时反馈总经 理 保证总经理各项工作的正常运作 2 负责安排公司的年度工作会议 月度及每周工作例行等会议 做好记录 编 写会议纪要和决议 并督促各部门贯彻执行 及时了解和反馈有关信息 3 负责公司相关文件的起草 印制和分发 上级和外部来文的签收 登记和领 导批示后的传阅 催办 回复 做好公司行政类文件的审核 编号 立卷 存 档工作 4 根据公司物料采购的品种 规格和批量 负责进行市场调查 选择合格的供 方并定期进行市场调查及供方资质评审 5 负责各类物品的采购工作 确保按时完成各项采购任务 并保证所采购的物 料质量符合要求 6 完善公司行政管理制度 管理公司资产 做好物品的管理工作及各项后勤保 障工作 8 拟制公司组织架构及人员编制 根据公司不同时期的发展状况 对公司的组 织架构及人员编制做出调整 报公司领导审批 9 根据各部门对人力资源的需求 作好员工的招聘 考核 选拔 调配 离职 等工作 10 负责制定公司绩效考核办法 组织各部门对公司员工的任职情况进行考核 并在此基础上提出任免 奖罚建议 供公司领导决策时参考 11 调查了解具竞争力企业的薪酬水平 制定具有竞争优势的薪酬制度 报经 公司批准 13 负责公司年度培训工作及临时性培训工作的组织 协调 实施 14 负责检查各部门年度和月度培训计划的实施情况 15 负责组织各部门进行内部各类培训教材的编写 16 负责每年底制定下一年员工业余活动方案 报公司审批后 组织开展各类 员工业余活动 丰富员工业余文化生活 职职 能能 表表 部门名称部门名称行政部部门编码部门编码核准人核准人 部门编制部门编制4 人直接上级直接上级总经理制定人制定人 部部 门门 编编 制制 序号序号职务名称职务名称定编定编缺岗缺岗在岗在岗备备 注注 1 行政文员 1 2 采购员 1 3 配送员 1 4 仓管员 1 合计 4 二 行政部组织结构二 行政部组织结构 行政部 采购员 配送员 行政文员 仓管员 三 行政部经理岗位说明书三 行政部经理岗位说明书 岗位岗位 职位名称职位名称行政部部长所属部门所属部门行政部 直属上级直属上级总经理总经理直属下级直属下级 行政文员 采购员 配送员 仓管员 工作职责工作职责 1 负责企业具体管理工作的布置 实施 检查 督促 落实执行情况 2 做好办公会议和其他会议的组织工作 做好决议 决定等文件的起草 发 布 3 做好企业内外文件的发放 登记 传递 催办 立卷 归档工作 4 负责保管使用企业图章和相关证件 5 负责企业内外的公文办理 解决来信 来访事宜 及时处理 汇报 6 公司管理制度 规章制度 合同书 公司总体运行配合 7 制定公司年度人力资源规划 设计并完善公司人力资源结构 执行人力资 源规划并负责人员的招募 8 根据公司实际状况 制定审核公司的各级人员培训计划并督导实施 9 督导办理员工入职 离职手续的办理 督导建立完善员工个人档案 10 督导办理公司人员的社会保险事宜 公司业务经营相关证件 公司员工 的考勤计薪及审核工作 完善公司绩效考核制度 11 协调各部门 各级人员之间的关系 创建良好的企业文化 12 完成上级临时安排的工作 任职资格任职资格 1 具备一定的行政管理和人事管理的知识与经验 2 具备较强的沟通能力 协调能力 3 具备较强的统筹和规划能力 4 具备较强的工作能力和管理能力 5 具备较强的观察能力 决策力 6 熟悉国家相关人事劳动法规及地方劳动人事政策和保险福利方针 7 具备一定的写作能力 8 熟练操作办公软件 其他要求其他要求 身体健康 能承受高强度工作 四 四 行政文员行政文员岗位说明书岗位说明书 岗位岗位 职位名称职位名称行政文员所属部门所属部门行政部 直属上级直属上级行政部部长直属下级直属下级 工作职责工作职责 1 保持高管室环境整洁 负责高管室接待工作 2 负责公司日常文档的录入 排版 存档 打印及复印等行政工 作 3 做好会议记录 并整理成会议纪要报送相关部门 4 负责各类办公用品采购 仓库保管 每月清点 年终盘存统计 保障行政物品供应 5 负责低值易耗办公用品的发放 使用登记和离职时的缴回 6 完成各项勤杂 采购工作 7 负责下班时对整个办公区的巡视 查看门窗 饮水机 电脑电 源等关闭情况并做记录 8 负责办公室全体员工考勤 负责建立 完善和更新员工档案 9 负责办理员工入离职手续 10 完成行政部经理临时交办的其他任务 任职资格任职资格 1 积极认真的工作态度 良好的道德品质和企业意识 2 具备较好的沟通能力 协调能力 3 具备一定的写作能力 4 熟练操作电脑等办公设备 熟悉网络工作 其他要求其他要求 限女性 五 采购员岗位说明书五 采购员岗位说明书 岗位岗位 职位名称职位名称采购员所属部门所属部门行政部 直属上级直属上级行政部部长直属下级直属下级 工作职责工作职责 1 了解所负责物料的规格型号 熟悉所负责物料的相关标准 并对 采购订单的要求 交期进行掌控 2 应到物料的及时跟进与确认 物料帐目的记录及核查 协助处理 来料异常 并对分管的工作承担责任 3 单据的收发 订单的接收及结果情况的跟进 文件资料的收发 管理 依相关部门的要求计划 确保工程用原材料 辅料的准时到料 并确保来料的质量符合公司的质量标准要求 4 熟悉所负责物料的市场价格 了解相关物料的市场来源 降低采 购成本 每月提交原材料市场调查报告 5 协助财务部做好对帐工作 6 服从上级临时安排的其它工作 任职资格任职资格 1 中技以上学历或相关采购工作一年以上经验 2 有较强的谈判沟通能力 熟悉电脑操作 熟悉相关采购常识 3 有一定的成本概念 工作责任心强 4 良好的职业道德 不利用工作之便牟取私利 其他要求其他要求 六 六 配送员岗位说明书配送员岗位说明书 岗位岗位 职位名称职位名称配送员所属部门所属部门行政部 直属上级直属上级行政部部长直属下级直属下级 工作职责工作职责 1 负责及时 准确 快捷 安全地配送公司商品到指定地点 2 严以律己 及时上缴各项单据 不拖延和过日 3 从商品出库到送达客户收货签字 从配送员返回公司到回执仓 库 各环节做到单据清楚 准确 4 配送前认真核对配送单和商品是否相符 包装是否完好 认真 填写配送记录 对一次性未送齐的商品及时通知与仓管员 给予做 好账目处理 并汇报给客户 给客户相应满意的解决 5 在运送货物中 如丢失货物 数目不清 造成一定的损失 照 价赔偿 6 确保配送 财务 仓库的单据数量一致性 发现问题及时清查 确保帐货相符 接到配送通知 应携带齐相关单据 7 熟悉道路情况 保证配送及时 准确 到位 8 注重学习与提升 能力的提高 个人素质与涵养的提升 严禁 带着情绪化工作 任职资格任职资格 1 实际驾龄 3 年以上 B 照 具有货运资格证 2 熟悉道路情况 3 能吃苦 有服务意识 安全意识 有团队精神 有协调能力 其他要求其他要求 七 七 仓管员岗位说明书仓管员岗位说明书 岗位岗位 职位名称职位名称仓管员所属部门所属部门行政部 直属上级直属上级行政部部长直属下级直属下级 工作职责工作职责 1 应按规定严格执行入库手续 物料或成品进仓时 要核实数量 规格 种类是否与货单一致 物料入库时还要核对是否按采购订单 的数量和要求的交货日期交货 2 入库的物料和成品应分堆放整齐 杜绝不安全因素 并设物料 卡 标识清楚 3 存货入库后应及时入账 准确登记 做到日清月结 凭单下账 不跨月记账 按时上交报表 做到账 物 卡一致 4 仓管员要定期做好盘点工作 计算仓库内现有的物料种类与数 量 掌握和明了库存的实际情况 作为采购或进货的参考 5 随时了解仓库的储备情况 有无储备不足或超储积压 呆滞和 不需要现象的发生 并即时上报 6 做好防火