合同管理制度1.doc

编号 版次 0 生效日期 2010 09 23 合同管理制度 第 1 页 共 5 页 批准 编号 人力行政部 审 核编写部门 修订状态 编写 有限公司 管 理 标 准 生效日期 路径 管理标准 经营综合管理标准 财务部 三级文件 05 名称 合同管理制度 1 目的目的 为规范公司合同管理工作 明确合同管理的职责分工 审批权限 会签流程 防范和化 解公司经营过程中的合同风险 最大限度维护公司合法权益 特制定本制度 2 适用范围及文件转化规定适用范围及文件转化规定 适用范围 本规定适用于有限公司除人力资源部与劳动关系有关的合同 包括但不限于 各类劳动合同 聘用合同等 外的所有类型合同的合同管理 文件转化规定 无需转化 3 职责职责 责任部门职责描述 1 1 合同归 口管理 1 1 1 财务部是公司合同归口管理部门 合同审查部门 严格执 行法律事务总部对合同管理的相关要求 监督各合同主办部门对 合同的制定 会签 签署 履行等工作 1 2 合同培 训 1 2 1 根据 中华人民共和国合同法 及相关法律法规的规定和 公司需要组织公司各层级的合同审查知识及合同管理技能培训 1 3 范本管 理 1 3 1 负责监督各部门对法律事务总部下发的合同范本的使用情 况 1 4 财务内 容的审查 1 4 1 财务部负责根据公司相关制度和流程对合同中涉及的价款 资金收付方式及其他与财务管理有关的条款进行审查 以防范合 同涉及的财务风险 1 5 逐页小 签 1 5 1 合同审查人员负责在合同主办部门留存的合同原件上逐页 小签 1 6 1 财务部是公司合同专用章管理部门 合同暂存保管部门 合同印章管理人员设在财务部 负责管理 青岛啤酒 揭阳 有限公 司合同专用章 简称 合同专用章 并在完成公司会签程序 的合同文本上按照本制度要求加盖 合同专用章 1 6 2 除公司重大投资项目合同 进口合同及其他政府有关部门 要求必须加盖公司公章的合同外 其他日常经营合同均应加盖合 同专用章 1 6 合同专 用章的管理 1 6 3 合同在最终签字盖章时 公司印章管理员应对一页以上的 合同加盖骑缝章 对于合同中签字日期空白的合同有权拒绝加盖 印章 1 0 财务 部职责 1 7 及时收 付款 1 7 1 在主办部门根据合同约定提出资金收 付申请后 按照公 司规定及时足额收 付相应款项 无正当理由未及时收 付款导 致公司承担责任的 应根据其过错承担相应的责任 编号 版次 0 生效日期 2010 09 23 合同管理制度 第 2 页 共 5 页 2 1 1 负责对合同主要条款的完备性 合同条款的合法性及主要 风险防范条款进行审查 并承担因法律审查存在漏洞给公司带来 的责任 2 1 合同法 律审查责任 2 1 2 有权要求合同主办部门对存在漏洞的合同条款进行修订 如因各种原因导致合同条款未按照其意见进行修订 人力行政部 应将可能出现的问题或具体建议在 合同审批表 上明示 供审 批领导 审批机构决策时参考 2 2 合同履 行监督及纠 纷处理 1 5 1 负责监督 指导 协助合同主办部门或主办人员依法签订 变更 解除或终止合同 指导合同主办部门处理合同履行环节发 生的纠纷 处理合同纠纷引发的诉讼 仲裁案件 2 0 人力 行政部职 责 2 3 合同归 档 人力行政部档案室为合同的年度归档处 3 1 提供待 审合同文本 3 1 1 向审查部门提供待审查合同文本 包括提供外文合同的中 文译本 如所涉及的业务公司有统一发布的合同范本 应当使用 范本 如无相应范本的 在交付审查前 应提供具备以下条款的 合同文本 当事人的名称和住所 标的 数量 质量 价款或者 报酬 履行期限 地点和方式 违约责任 解决争议方式等合同 基本条款 3 2 1 负责对合同相对方的主体资格 资质 信用等方面进行审 查 确保合同相对方具备签订合同的合法主体资格 信用及具备 符合公司要求的履约能力 并就此承担相应的责任 3 2 2 审查 企业法人营业执照 或 营业执照 是否加盖了上 一年度的年检章 及名称 法定代表人与合同一致 业务类型未 超过经营范围 合同期限未超过经营期限等事项 3 2 3 审查 税务登记证 是否与营业执照内容一致 是否经过 年检 3 2 4 审查是否具有特定行业的相应资质证书如广告经营许可证 书 房地产 工程项目经营资质证书 危险化学品经营许可证书 等相关资质证明 3 2 5 审查对方履约能力以及信誉考察 可以要求提供财务会计 报表等资料 3 2 6 审查对方具体经办 合同签署人 代理人是否持有法定代 表人出具的授权书 3 2 7 审查合同加盖印章是否与合同主体相一致 3 2 合同相 对方主体资 格审查 3 2 8 因合同主体审查不符合规定导致公司承担责任 则主办部 门应承担相应的责任 3 3 合同初 审 3 3 1 负责对所提供的合同文本进行初审 确保合同内容与谈判 内容相一致 3 4 履行会 签程序 3 4 1 负责按照制度和流程完成合同会签工作 将一份已签字盖 章的合同原件及 合同审批表 交财务部保管存档 合同主办部 门可以对合同原件及 合同审批表 进行复印留存 但须确保保 密 不外传 3 0 合同 主办部门 职责 3 5 履行合 同 3 5 1 负责严格按照合同的约定进行履行 及时协调相关部门配 合履行 并应监控和确保收货人 送货人 收款人 付款人及发 票开具人与合同中约定的签约方名称保持一致 否则不得对其履 编号 版次 0 生效日期 2010 09 23 合同管理制度 第 3 页 共 5 页 行相应义务或接受其履行 3 5 2 针对合同履行过程中的变化 提报合同的变更 补充 解 除 终止等协议 应重新履行合同会签程序 3 5 3 负责处理合同履行环节出现的纠纷 如需要诉讼或者仲裁 解决 应按照 诉讼 仲裁事务管理制度 办理 3 5 4 因履行合同不符合约定导致公司承担责任 则主办部门应 承担相应的责任 3 6 提报资 金使用计划 3 6 1 负责按照公司相关制度上报资金使用计划 以便提前准备 资金 3 7 文本归 档保存 3 8 1 负责将本部门保存的合同文本及 合同会签单 按照公司 档案管理规定及时归档 并承担该份合同及会签单丢失所造成的 法律后果 4 相关文件清单和术语 法律法规 相关文件清单和术语 法律法规 4 1 文件清单 文件清单 4 2 术语术语 4 2 1 合同 本制度所称 合同 是指 青岛啤酒 揭阳 有限公司 以下简称 公司 与任意自 然人 法人 其他组织之间设立 变更 终止民事权利义务关系且需加盖 青岛啤酒 揭阳 有限公司 公章或合同专用章的协议 4 2 2 主办部门 是指牵头负责或主要负责与合同相对方进行联络 谈判 办理公司内部合 同审批 会签手续 按照约定履行合同并处理相关问题的公司职能部门 4 2 3 主办人员 经办人员 是指主办部门中具体负责与合同相对方进行联络 谈判 并办理 公司内部合同审批 会签手续 按照约定履行合同并处理相关问题的工作人员 4 2 4 协办部门 是指协助主办部门履行合同及实现合同目的的公司职能部门 4 2 5 审查部门 财务部为公司的合同审查部门 4 2 6 审批机构 审批领导 是指根据公司各级议事机构及公司领导管理权限和职责划分 履 行合同审批权限的公司议事机构或公司领导 4 2 7 重大投资项目合同 是指公司对外投资 收购兼并 出售资产等项目签署的合同 4 2 8 日常经营合同 是指除 4 2 7 条所指的重大投资项目合同之外的所有合同 包括但不限 于公司日常采购 经销 广告 租赁 咨询 服务 技改 运输 物流等各类业务合同 4 2 9 范本合同 是指股份公司法律事务总部和公司财务部发布的具有固定格式和条款的合 同 4 3 法律法规法律法规 中华人民共和国合同法 5 KPI 指标 定义 公式 指标 定义 公式 指标名称指标定义 计算公式设置本指标的目的 合同审核率 已签署合同 应签署合同 100 监控合同审核 严格执行合同审核职 能 6 识别出来的重大管理授权 识别出来的重大管理授权 无 7 重大违规责任追究制度 重大违规责任追究制度 7 1对违反重大管理授权和流程相关规定 涉及到预算和业务支出的 按审批额的0 5 2 扣 减流程违规者当年年度绩效薪酬 7 2 对违反重大管理授权和流程相关规定 造成资产损失的 执行 资产损失责任追究制度 8 流程图 流程图 无 9 流程说明表 流程说明表 编号 版次 0 生效日期 2010 09 23 合同管理制度 第 4 页 共 5 页 阶段流程节点要点说明 1 1 公司单笔金额达到 300 万元人民币的重大投资项目 1 股份公司 董事会批准 事项 1 2 根据法律法规 公司章程 董事会议事规则要求需经股份公 司董事会批准的其他合同 2 股份公司 批准事项 2 1 各部门的对外投资 担保 重大资产出租 出售等性质的合 同 公司无权审批 须根据相关规定报股份公司审批 经批准后 方可实施 3 1 对于牵涉产品质量 产品交付 工程验收等情况且不能及时 履行和结清货款的买卖交易或劳务 服务等项目涉及金额 50000 元以上的必须订立书面合同 并作为履行和付款的依据 合同审批 的界定 3 公司批准 事项 3 2 公司签署的所有书面合同必须经总会计师 总酿酒师和总经 理审批 4 签订书面 合同的判断 标准 4 1 公司对外签署合同一般应当订立书面合同 但类似购买小批 量的办公用品或备品备件 总金额在 50000 元人民币以下且能够 即时交付 验收标的物 并及时结清价款 不存在遗留事项或未 了问题的各类交易 可由主办部门负责人根据需要决定是否订立 书面合同 5 合同期限 的限定 5 1 公司签署的日常经营类合同期限一般不得超过三年 最长为 三年 6 合同使用 语言的限定 6 1 公司签署外文合同应有中文对照 并应在合同中明确合同文 本以中文为准 且合同的履行及争议解决适用中国法律 7 1 主办部门负责准备报审的合同文本 负责对合同文本进行初 审工作 填写合同会签单并提交合同文本及相关合同附件 以供 相关人员审查 7 2 合同主办人员提交审批后 应随时留意合同审批的整个流程 及时提醒审批流程中各节点审查人员进行合同审查 7 合同审批 表的提交 7 3 合同标的应具有唯一性 准确性 合同应详细约定规格 型 号 注册商标 产地 等级等内容 服务合同应约定详细的服务 内容及要求 对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的 附件 8 审查部门 审查并签署 意见 8 1 主办部门将初审后的合同文本报审部门进行专项审查 如法 律部分 财务部分等 审查部门应于收到合同电子会签单 2 个 工作日内完成审查工作 并将审查意见向主办部门反馈 对于合 同法律关系特别复杂 须咨询外聘律师或法律事务总部的合同 审查部门应根据咨询意见及时通知主办部门其大概需要的审查时 间 9 合同审查 途径 9 1 公司的合同 除经战略投资部批准的固定资产投资类的非范 本合同外 均适用 生产厂范本合同会签流程 经战略投资管理 总部批准的固定资产投资类的非范本合同适用合同软件 生产厂 非范本合同会签流程 10 1 除董事会批准的合同可由董事会授权公司相关领导批准合同 内容并代表公司签署该合同外 公司其他各类合同依据谁有权批 准合同内容 谁代表公司签署合同的原则办理 合同审查 会签及签 署 10 合同有 权签署人 10 2 除有明确的授权书或在 合同会签单 中有明确的授权 在 合同末页代表公司签署合同的应为合同主管部门的公司分管领导 编号 版次 0 生效日期 2010 09 23 合同管理制度 第 5 页 共 5 页 其他人员在未获授权的情况下无权代表公司对外签署合同 11 加盖合 同专用章或 公章 11 1 合同印章管理人员审查合同审批流程是否完整 以及合同文 本签字 日期是否完整后 根据主办部门加盖印章的要求加盖合 同专用章 并加盖骑缝章 12 合同的 会签责任 12 1 合同会签流程上各节点的签署意见的人员 均对本人所签 署的意见负责 并承担相应的经济及法律责任 13 合同相 对方签署人 13 1 除有明确的授权书 对方签署合同的应为该方的法定代表人 若合同相对方是经工商行政部门登记并取得营业执照的分支机构 签署合同的应为该方的负责人 并加盖与合同签约方名称完全一 致的单位印章 14 1 合同应当先签署 后履行 禁止未签合同即开始履行的情况 14 2 禁止使用部门印章对外签署合同 14 其他要 求 14 3 采用正式的合同书面形式 份数要求 公司至少留存二份 其余份数视要求确定 15 合同范 本的制定 及发布 15 1 公司内部全部的合同范本 均由法律事务总部制定并定期 发放 合同主办部门必须严格使用 一般不得使用对方提供的 格式合同 使用合同范本不得擅自修改范本中的固定条款 合同范本 管理 16 范本使 用的考核 16 1 合同范本的使用 全部在公司财务部的监督 法律事务总 部的指导下使用 合同台帐 管理 17 合同台 帐统一管 理 17 1 合同由财务部负责登记形成 合同台账 17 2 财务部对合同进行编号 规则如下 公司简称 部门 年份 第 号 补充合同编号规则如下 公司简称 部门 年份 第 号 18 合同管