2009年总部管理费用控制细则.doc

2009年总部管理费用控制实施细则第一章总则第一条为了应对经济危机，确保实现年初确定的管理费用下降10-30%的目标。使总部管理费用做到合理使用，规范运作，保证工作，杜绝浪费，特制定本细则。第二条控制原则：1、指标绝对化原则。即各项管理费用指标一经确定,任何单位和个人都必须无条件执行，不得突破；2、总额控制原则。即每个项目按累计总额控制，不得超支；3、超支处罚原则。即对电话费等不能预先控制的项目，超支后要全额从该部室工资总额中予以扣除。4、事前申报原则。即任何开支发生前都要事前进行申报，否则不予报销。分解到部室的指标要申报到部室负责人；公司统一掌握的指标要申报到总经理。5、逐笔登记原则。即除董事会费用、董事会办公室费用和融资费用外，每笔费用在到财务报销之前，必须到办公室费用岗位进行登记，否则不予报销。董事会费用和融资费用，由分管副总负责，明确专人，制订办法、建立台帐、逐笔登记。办公室费用岗位每月月底要和财务对帐，确保费用台帐和财务数据相符。同时每月要对总部可变费用进行汇总分析，并将分析结果报公司主管领导各一份。6、定时报销原则。即每月发生的费用，要当月报销，过期不报。每周四、周五为登记报销时间，其它时间不予办理。第三条 本细则控制的范围为总部可变费用、固定费用、工资及附加。可变费用由办公室负责管理考核，固定费用由计财部负责管理考核，工资及附加由人力资源部负责管理考核。第四条本细则控制的可变费用项目为：办公费、差旅费、招待费、电讯费、运输费、会议费、修理费、水电费、养路费、绿化费、审计费、认证费、证照费、诉讼费、书报杂志费、业务宣传费、广告费、融资费、董事会费、外事费、后勤费用、标准化费用、太原办事处费用和预留费用等;固定费用项目为：折旧、无形资产摊销、长期待摊费用摊销、印花税、房产税、土地使用税、河道管理费、民兵训练费、残疾人就业保障金等；工资及附加项目为：工资、养老保险费、福利费（含医药费）、工会经费、职教费等。第五条本细则适用的对象为总部全体高管、助理及总部全体员工。第二章可变费用第六条办公用品和低值易耗品控制1、范围：办公用品是指办理公务中所需的纸、笔、本、墨水、胶水、尺子、橡皮、曲别针、胶带、刀片、文具盒、台历、日历等文具和打印材料费等；低值易耗品是指电话机、计算器、饮水机、传真耗材、电脑耗材、纸张、日杂用品等。2、指标：高级管理人员每人每月90元，部长、副部长每人每月70元，公司员工每人每月50元。3、领用程序。消费单位领用物品要先填写领用申报单，由部室负责人签名后到办公室费用岗位申报。费用岗位认为确实需要，并有指标时，通知后勤岗位购置发放。对没有费用指标或认为没有必要购置时，费用岗位有权拒绝。费用岗位和后勤岗位之间要履行出入库手续，强化库房管理，做到帐帐相符，帐物相符。4、采购程序。对于非常用性办公或低值易耗品，各部室在指标允许范围内可自行购置，亦可交办公室后勤岗位购置。后勤岗位购置时间不得超过48小时。采购用品时要本着物美价廉的原则进行，不得以次充好购买伪劣产品。5、各部室所用打印机的鼓、墨粉等耗材，购买前必须填写申请单，经总经理批准后方可购置。报销时先由经手人和部室负责人签字，然后到办公室费用岗位登记后到财务按规定程序报销，所发生的费用进入公共办公费。6、费用报销。统一采购发生的费用，由后勤岗位负责报销；自行采购发生的费用由各部室负责报销。报销时先由经手人和部室负责人签字，然后到办公室费用岗位登记后到财务按规定程序报销。累计指标超支的，费用岗位有权拒绝登记报销。统一采购报销时须在发票后附入出库单。7、文印费用要记入各单位办公费用台帐。打字员要认真做好各单位打印材料数量登记工作。每月底前将各部室打印材料页数汇总报费用岗位核定，并按规定价格从该部室费用指标中予以核减。规定价格为：打印、复印0.08元/页。打印所需的墨粉、鼓及纸张，购买前费用岗位写出申请报办公室主任批准后进行。要建立打字员领用纸张手续，每月核对一次。缺短的纸张费用要从打字员工资中扣除。第七条差旅费控制1、范围：差旅费是指公司员工在出差期间所发生的住宿费、交通费及住勤补助等费用。交通费用进入该部室用车指标。2、指标：公司高管人员每人每年20000元，助理及供应部每人每年3000元，其它部室每人每年2000元。3、出差申报。公司员工出差前都要事先填写“出差申请单”申报，员工出差要报部室负责人和分管副总批准；部室负责人要报其主管领导和总经理批准；高管人员要报党委书记或总经理批准后方可出差。4、长途出差交通工具乘坐标准长途出差交通工具乘坐标准表级别飞机火车轮船公司员工硬卧硬座3等舱部级干部普通舱硬卧软座1-2等舱公司高管普通舱软卧软座1等舱及以上 5、长途出差住宿费及补助标准长途出差住宿费及补助标准表单位：元/人/天出差人员级别出差地点住宿费（凭票报销）伙食费（定额补助）市内交通（定额补助）公司员工一类地区2006040二类地区1805030三类地区1504020部级干部一类地区3008040二类地区2507040三类地区2006020公司高管当日未往返的所有地区实报实销实报实销实报实销进入用车费用注：一类地区：各直辖市及深圳、厦门、珠海、汕头经济特区。二类地区：各省会城市及沿海开放城市。三类地区：除上述一、二类地区外的，当日不能往返的城市或地区。6、下级跟随上级出差时，标准按上级标准执行。7、员工出差夜间乘车超过8个小时方可乘坐硬卧；出差夜间（指晚8时至次日凌晨7时）连续乘坐硬座火车超过8小时以上的，可给予夜间乘车补贴，补贴标准为票价的50%。8、出差人员的市内交通补贴、伙食补贴天数按出差自然天数减去一天计算，即算头不算尾。9、公司委派的各种会议的费用开支，凭会议通知上注明的相关费用报销；已包食宿的，相关住宿费、伙食补贴不予以报销。10、费用报销。出差回来后，要持“出差申请单”和“差旅费报销单”经原批准人签字后到办公室费用岗位办理审核登记手续。对超指标开支，费用岗位有权核减或拒绝登记。第八条业务招待费控制1、范围：招待费用的开支项目包括招待用烟、用茶、水果、食品、饮用水和加班用餐、招待用餐以及公关礼品费用等。2、指标：高管人员每人每年20000元，助理每人每年10000元，公司办、供应部、计财部每人每年2000元，其它部室每人每年1000元。3、控制程序：指标内的费用，各费用主体在确保工作正常开展的前提下，自行安排，合理使用；公司性活动需发生费用时，事前须报党委书记或总经理批准后方可发生。4、费用报销。指标内的费用报销时应先经各费用主体单位负责人和经办人签字后到办公室费用岗位登记报销。累计指标超支的不予登记。公司性活动发生的招待费，须先经党委书记或总经理批准后，方可到办公室登记报销。签订挂帐协议酒店的费用报销时，首先由办公室费用岗位按各费用主体发生额填写表格，在各费用主体确认款额并签字后，由费用岗位统一按打折后价格核实登记，方可到财务报销。财务报销时要分别记入各费用主体指标。挂帐酒店的费用，也可以由各费用主体按规定程序独立结算。第九条会议费控制1、范围：会议费是指公司内部组织会议发生的费用或参加外部会议时给会务组交纳的费用。2、指标：会议费指标由公司统一掌握，不作分解。3、控制：公司员工根据业务需要需参加各种会议时，要持会议通知原件，在分管领导签字后，报党委书记或总经理批准。否则，费用自理。4、报销：会议费报销要持发票和经党委书记或总经理批准后的会议通知原件到办公室办理登记手续。参加会议所发生的会议费以外的费用，可分别记入相关项目，并按其规定程序进行报销。公司性会议发生的费用，由董事办或公司办负责报销。第十条通讯费控制1、范围：通讯费用包括移动通讯补助和办公固定电话费用。2、指标：移动电话：助理及正部级干部200元/人/月，副部级干部100元/人/月。固定电话：高级管理人员每部电话每月300元；计财部长室、计财部副部长室每月300元，其它部长室每部电话每月230元；计财部每月550元，公司办每月400元，供应部、董事办、营销部、公司办传真机每月300元，其它部室每月250元；门卫、打字室每月50元；公司上网费每月1000元。3、控制：移动补助每月25日前由办公室费用岗位造表，办公室主任审核、总经理批准后发放；固定电话费由后勤岗位每月与电信局统一结算。报销前要到费用岗位登记。每半年汇总一次，超支部分经总经理审批后报人力资源部从部室工资总额中全额扣除；节余费用可记入台帐，结转使用，年底归零。第十一条公务车辆费用控制1、范围：公务车辆费用包括油料费、修理费、保养费、停车费、过路费、轮胎费、装璜费、洗车费、打蜡费、封釉费、磁带费等。2、各车标准油耗：（夏季：即5月1日至10月1日每车每公里加1升）凌志46020升/100公里；凌志43018升/100公里；凌志吉普32升/100英里；奥迪Q728升/100公里；尼桑面包25升/100公里3、油料控制：公务车辆加油公司不指定加油地点，公务车司机可根据工作需要自行选择加油地点。每月2530日前司机必须持当月加油发票请车队长抄表登记后，按照规定油耗核算应该报销金额并到费用岗位签字后，报办公室主任审批。超支不报，节约有奖，年底兑现。4、保养控制：原则上每车行驶5000公里保养一次。但保养前应先填写申请单报车队长审核，办公室主任批准后，方可到专业维修站保养，否则费用自理。出差在外、需要保养时须给车队长或办公室主任电话请示，但返回后必须补填申请单。否则，不予报销。报销时发票后要附维修清单。5、修理控制：司机要爱护车辆，发现问题要及时修理，不能人为造成修理费用加大。各车需要修理时必须事前填写修理申请单报请车队长审核签字，经办公室主任批准后方可到专业维修站进行维修，否则费用自理。出差期间修理车辆时，要事前报请车队长批准，并把原配件带回，经车队长鉴定核实并补办申请单后方可签字报销。报销时发票后要附修理清单。6、过路停车费用控制：各公车司机每月2530日前，必须将当月过路费、停车费发票贴好交车队长审核签字后，到办公室费用岗位登记并报办公室主任批准后报销。车队长审核时，必须认真审查过路费发票上的牌照号，对牌照号不符的过路费要坚决核减，特殊情况报办公室主任批准。停车费用实报实销。7、轮胎更换控制：行驶里程在五万公里以上，并经车队长鉴定准许后方可填写申请单更换轮胎。否则按私自更换，不予报销。特殊情况报办公室主任批准。8、装璜费控制：新车装璜时，由司机写出书面申请，经分管领导和办公室主任批准后方可进行，款额较大的要经总经理批准；车辆座套、脚垫每年各1副；座垫每年两副（冬、夏）。特殊情况，报办公室主任批准后方可开支。否则，费用自理。9、其它费用控制：室内清洗每车每年4次，每次不超200元；打蜡每车每月1次，每次不超100元；封釉每车每年壹次，不超1000元；洗车每月不超150元；购买光盘或磁带，全年不超过800元。10、所有公务车修理、装璜、保养、更换轮胎等必须到定点维修站进行。费用报销时，发票后必须附维修清单，否则不予报销。11、各项违章罚款，原则上不予报销，特殊情况报党委书记或总经理批准后，到办公室登记报销。第十二条运输费控制1、范围：包括因工作需要所发生的所有内外部出租车费用及油料费等费用。2、指标：计财部5500元/月；办公室2500元/月；审计室2000元/月；供应部2000元/月；人劳部2000元/月；生产部2000元/月；发展研究部2000元/月；项目工程部2000元/月；董事办2500元/月；信息中心2000元/月；营销部2000元/月；安环部1500元/月；清欠办1500元/月；资产管理部1000元/月；党群部1000元/月；旅游部1000元/月；助理1300元/人/月；退职副总2000元/人/月。3、出租车费用控制(1)出租车收费标准市内：即运城市城区之内(包括禹都区和空港区)，每趟收费20元。两小时之内不收计时费，超过两小时开始计时收费，每半小时收费5元，不足半小时按半小时计算。就餐时间不收计时费。短途：即行驶距离在200公里以内(不含200公里)。每公里收费1.2元。停驶等待1小时之内不收计时费，超过1小时开始计费，每半小时收费5元，不足半小时按半小时计算。安排就餐时免2小时计时费。安排住宿时，下午6时到次日8时不收计时费。总之，每天累计计时收费不得超过4小时或40元。长途：即行驶距离超过200公里。每公里收费1.1元。当天行驶200公里以上不收计时费。一趟长途日平均在200公里以上不收计时费，日平均不足200公里的按差额公里的50%计收里程费用，每公里1.2元。(2)费用结算出车单项目必须全部认真填写，不能漏项，没有计时费的可划横线，否则不予报销。出租车司机在出车前须提请租车人查看里程表指数，并在出车单上予以标明。待出车结束时，要当场按规定填写出车单，并请租车人签字确认。出车单项目因特殊情况确定不能当面确认签字的，最长不得超过一天。否则租车人有权拒签。部室负责人确认签字时间为3个工作日。即租车人签字后，出租车司机必须在3个工作日内找部室负责人确认签字。超过3个工作日，部室负责人有权拒签。出车单必须一次一单，不能把几次租车费用填写在一个单上，否则不予报销。出租车费用结算每月一次，当月结清，过期作废。时间区间为上月的25日到下月的25日。每月28日前各出租车必须将当月的全部出车单汇总交公司办车辆管理岗位。车辆管理岗位必须在3个工作日内汇总交公司办主任审核并报总经理签字后，按财务规定办理结算手续。每月25日出租车司机要请公司办车辆管理岗位对该出租车里程表指数进行登记，少一次或推迟一天罚款50元。(3)公共费用使用各部室用出租车出长途或占用公共指标租车时，要事先写出申请，经公司总经理批准签字后方可出车，否则费用自付。报销时费用一律先进入部室指标。待部室指标用完后，可持总经理批准的申请单到公司办申请追加指标。追加指标经公司总经理批准后生效。(4)违规处罚出租车杜绝拒载。办公室收到举报并查证落实后，一次罚款100元。年累计超过三次，取消出租资格，停业待岗。出租车司机一定要按出租单所列内容全部填齐，若有空白须划横线。填写不全不予报销。由车辆管理岗位负责审查执行。出租车要严格按照实际里程、收费项目和收费标准计费，发现故意多计费或乱计费者，视其情节按违规额的10-50倍进行处罚。年累计超过三次，停业待岗。带车人要本着负责的精神在出车前后对出车费用进行严格审查，认真核对。对不负责任、盲目或胡乱签字的带车人，公司及各部室有权对其处以10-50倍罚款。上述罚款由公司办汇总并报请总经理批准后，由公司人力资源部或计财部在其工资中兑现。4、出租车以外费用报销各单位在报销出租车以外的运输费时，费用岗位应先查看相关部室是否有指标，累计费用超支的不予登记，节余可下转使用。5、公司副总运输费用控制(1)费用承担。公司副总用车费用中的养路费、保险、年审、折旧及司机养老保险、工伤保险、福利（公司应承担部分）等费用由公司统一承担。平时运行所需燃油费、过路费、保养费、维修费、装饰费等费用实行定额包干，超支不补。所雇司机工资、奖金等费用纳入公司人力资源部正常考核，费用从其包干费用中支付。(2)包干标准。每部车按每年行驶3万公里核算，包干费用为7万元。家属在外地（400公里以上）的副总每年增加2万元包干费用。(3)费用报销。每月25日前，由车队长按人力资源部考核结果统一造表，经办公室登记、总经理签字后交计财部挂帐，由本人持发票到财务按程序报销。第十三条后勤服务中心费用控制1、小区物业管理，要按照自收自支的原则，作到收支平衡。2、后勤服务发生的全部费用，后勤中心要按经公司批准后的预算分解到月，明确责任，自建台帐，自行控制，不得超支。3、报销：后勤服务中心预算内费用报销时，经责任人台帐登记，后勤主任审核签字、办公室登记后，到财务按有关规定报销；超预算开支需报总经理批准后，方可报销。第十四条认证费和证照费控制1、范围：认证费和证照费包括三个体系运行费用、名牌产品的申报、复验、年检，各种许可证办理等费用以及在以上项目办理过程中发生的差旅费、招待费、办公费、运输费等全部相关费用。2、控制：万元以下费用，事前报常务副总批准，万元以上费用事前报总经理批准，5万元以上费用事前报党委书记批准。3、报销：认证费和证照费报销时常务副总审核，党委书记或总经理批准，公司办登记后到财务报销。第十五条技术开发费控制1、范围：技术开发费是指本公司项目在前期调研、论证过程中发生的招待费、差旅费、咨询费等全部相关费用。2、控制：技术开发费由总工程师审核后，要事先报党委书记或总经理批准后，方可开支。3、报销：技术开发费由总工程师审核，党委书记或总经理批准后，到办公室登记报销。第十六条标准化费用1、范围：标准化费用是指在制定企业标准化过程中的发生的招待费、差旅费、咨询费、印刷费等全部相关费用。2、控制：标准化费用由人力资源分管副总审核后，要事先报党委书记或总经理批准后，方可开支。3、报销：标准化费用由人力资源分管副总审核，党委书记或总经理批准后，到办公室登记报销。第十七条太原办事处费用控制1、范围：太原办事处费用是指太原办事处日常管理中的人员工资、电话费、用车费、招待费、房租等费用。2、报销：太原办事处费用一月报销一次，报销金额不能超过公司制定的指标。报销时，由党委书记或总经理批准后，到办公室登记报销。第三章固定费用第十八条范围：固定费用是指公司固定资产计提的折旧，无形资产摊销，长期待摊费用摊销，缴纳的印花税、房产税、土地使用税、河道管理费、民兵训练费、残疾人就业保障金等。第十九条标准：固定资产折旧、无形资产摊销、长期待摊费用摊销按照公司内部会计政策中规定的折旧率控制；缴纳的印花税、房产税、土地使用税、河道管理费、民兵训练费、残疾人就业保障金按税法规定标准控制。第二十条控制办法：固定资产折旧由计财部费用岗位按照固定资产原值和规定的折旧率按月计提。无形资产摊销由计财部费用岗位按照无形资产使用期限按月平均摊销。长期待摊费用由计财部费用岗位按照受益期按月平均摊销。缴纳的房产税、土地使用税、印花税、河道管理费、民兵训练费、残疾人就业保障金在由计财部税务岗位按照税法标准即付进行控制。第二十一条财务处理：固定资产折旧、无形资产摊销、长期待摊费用摊销由计财部费用岗位按照内部会计政策规定进行财务处理，报记有关费用项目缴纳的房产税、土地使用税、印花税、河道管理费、民兵训练费、残疾人就业保障金由计财部税务岗位按照收付实现制的原则进行帐务处理，报记有关费用项目。第四章工资及附加第二十二条工资控制1、控制范围 人员范围：总部机关正式定编人员、临时聘用人员、总部退职人员、总部返聘人员、大学生。 控制项目范围：基本工资、效益工资、工龄津贴、学历津贴、职称津贴、副补、洗理费、医药补贴、卫生费、加班费、市场化补贴和员工五险一金的支出项目。2、控制办法根据丰喜集团2009年绩效考评方案规定，按总部工资发放人员范围，总部工资发放分以下系列，并依次按照规定进行控制。 总部高级管理人员：实行年薪制，年薪发放标准按丰喜集团经理层及各公司经理班子2009年年薪制实施方案中规定标准执行。 临时聘用人员：实行谈判工资制，由人力资源部根据公司与聘用人员谈判确定的工资标准并参照总部员工工资改革方案有关规定执行。 总部机关在