06房地产子公司档案管理办法.doc

天津市森淼投资集团房地产类子公司行政管理制度档案管理办法文件编号：DCXZ06编制人：闫荣梅 审核人：苏全 批准人：苏兆宏编制日期：2007.10 审核日期：2007.11 批准日期：2007.121. 目的规范公司档案资料管理程序，使档案管理工作有据可依，特制定本办法。2. 适用范围适用于公司各时期各项活动中形成的档案资料的收集、整理、存档、查阅等工作。3. 职责办公室负责监督、检查、组织执行4. 主要内容4.1 档案形式：包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案、实物档案等形式；4.2 档案分类及内容：4.2.1 管理类：包括公司治理、经营管理、人事管理、资产管理、法务管理；总务管理等资料，具体见“集团档案立卷明细”；4.2.2 研发类：指行业研究、拟投资项目投资分析及批复等资料，具体见“集团档案立卷明细”；4.2.3 工程类：指工程合同及天津市建设工程文件归档整理规程中规定的“建筑工程文件归档范围”内容；4.2.4 营销类：指项目经营推广，销售、招商、租赁等资料，具体见“集团档案立卷明细”；4.3 档案资料的收集4.3.1 办公室负责管理类资料的收集建档；4.3.2 工程部负责工程类资料的收集建档；4.3.3 销售部负责营销类资料的收集建档；4.4 档案整理立卷要求4.4.1 根据“档案立卷明细”及天津市建设工程文件归档整理规程分类整理资料，并立卷；4.4.2 立卷档案统一使用专业档案盒存放，并附“档案文件目录”，文件右上角标注文件编号；4.4.3 存档资料要求原件，持殊情况下以复印件或扫描件存档的，要求文件清晰；4.5 档案的归档及移交4.5.1 归档时间及移交单位4.5.1.1 管理类档案按年归档，于项目结束时移交集团总经办归档；4.5.1.2 工程类档案按工作阶段或在项目结束时移交集团总经办归档；4.5.1.3 营销类按工作阶段或在项目结束时归档，档案中销售、招商、租赁合同等移交集团财务部，其余资料移交集团总经办；4.5.2 档案移交手续4.5.2.1 移交时按档案整理立卷要求做好审验工作；4.5.2.2 移交时做好交接记录，移交单位保留文件目录备查；4.6 档案保存管理4.6.1 保存期限：永久：具有长远利用价值的档案定为永久；长期（1050年）：具有较长利用价值的档案定为长期；短期（10年以下）：在一定时期内有参考价值的档案；4.6.2 分类档案保存期限：见“档案立卷明细”；4.6.3 保管规定4.6.3.1 做好档案检索目录，同时建立计算机检索功能，以便查找；4.6.3.2 集团档案设专人负责保管，并严格做好保密工作；4.6.3.3 档案室做好防火、防盗、防潮、防高温、防光、防尘，以确保档案的完整安全；4.7 档案销毁档案保存期满，需要销毁时，须由档案保管人员编制清册，并提交档案销毁报告，经办公室主任审核，报公司总经理及集团总经办批准同意后，方可销毁。4.8 档案借阅借阅文件需到办公室填写档案借阅登记表，对于文件资料可复印；借出文件使用完毕后，需在三个工作日内及时交还，且须保管完好不得损坏。如借出文件原件需交报相关政府主管部门，则办公室须留复印件存档。档案立卷明细分类立卷项目文件内容保存限期管理类公司治理子公司成立、变更文件永久子公司规章制度、管理体系、业务流程永久经营管理子公司年度工作计划、总结长期（短期）子公司经营管理会议纪要长期子公司经营事项报告及批复长期子公司经营统计报表短期人事管理子公司机构设置、调整、定编文件永久子公司管理范围内人员配置、人事任免、调动文件短期子公司管理范围内薪酬福利文件短期子公司管理范围内培训教育文件长期子公司管理范围内绩效考核文件短期子公司管理范围内劳动关系文件短期资产管理子公司列管资产帐目永久子公司列管资产申购、调拨报告及批复长期子公司列管资产清查报告及批复长期子公司列管资产清理报告及批复永久法务管理诉讼案件过程文件、判决结果及执行记录永久总务管理车务资料长期办公设备、设施资料长期办公区域资料工程类合同各类总包及分包合同永久工程准备阶段文件略（建筑工程文件归档范围内容）永久监理文件略（建筑工程文件归档范围内容）永久分类立卷项目文件内容保存限期工程类施工文件略（建筑工程文件归档范围内容）永久竣工图略（建筑工程文件归档范围内容）永久竣工验收文件略（建筑工程文件归档范围内容）永久工程备案文件略（建筑工程文件归档范围内容）永久其他项目建设文件永久营销类营销策划营销推广方案、销售定价政策等文件及批复永久广告合同及审批文件永久项目销售全程的推广宣传资料永久项目销售销售合同、协议、