合同管理办法(2010 修订定稿版).doc

合同管理办法 （2010年 修订版）第一章 总 则第一条 为规范广东发展银行股份有限公司（以下简称“本行”）的合同管理和使用，保证依法制定、修改、订立、履行、变更、解除及终止合同等事宜，防范合同风险，维护本行合法权益，根据现行法律法规和本行规章制度并结合本行实际情况，制定本办法。第二条 本办法所称合同，是指本行与自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止相互权利义务关系的协议。第三条 本办法所称合同管理，是指依据有关法律法规和本行规章制度，对合同的拟订、修改、审查、订立、履行、纠纷处理、档案保管以及电子合同管理系统等进行规范、管理和监督的行为。第四条 合同管理和使用应坚持合法合规、切实维护本行合法权益的原则。第五条 本行对外进行相关民事活动时，应通过订立合同落实本行权利义务。涉及对外付款的，订立的合同将作为本行决定对外支付的依据。 第二章 合同管理职责第六条 本行合同管理实行总行统一管理，总、分行分级负责，合同主管部门与合同主办部门、合同协办部门分工协作、各负其责的管理体制。第七条 本办法所称的合同主管部门，是指履行合同的制定、修订、审核等相关合同管理职能的部门，包括总行及分行法律合规部门。第八条 总行法律与合规部的职责是：（一）制定全行合同管理制度；（二）制定、修改和发布全行标准合同和示范合同；（三）审核总行各部门呈报的本行对外签订的合同文本，以及分行法律合规部门根据本办法应报请总行法律与合规部审定的合同文本；（四）可根据具体情况授权总行各部门及各分行自行处理相关合同管理事宜；（五）处理总行合同纠纷；协调和指导分行的合同纠纷；（六）电子合同管理系统的管理和维护；（七）合同培训；（八）对全行合同文本的管理和使用等进行指导和检查监督；（九）有关合同管理的其他事务。第九条 分行法律合规部门的职责是：（一）结合本办法制定本分行合同管理的实施细则；（二）对标准合同需要修改的，分行法律合规部门进行审查并出具相关法律意见后，报总行法律与合规部审定；（三）对分行合同主办部门使用示范合同时需要修改的内容进行审定；（四）根据业务需要，制定、修改、审核、审定本分行辖内使用的其他合同；（五）协调、处理本行的合同纠纷；（六）对本分行合同的管理和使用等进行指导和监督检查；（七）收集、反馈有关合同管理和使用的相关意见；（八）落实总行法律与合规部交办的合同管理事宜；（九）有关合同管理的其他事务。第十条 本办法所称的合同主办部门，是指为履行其经营管理职能而需要订立合同的本行各部门及各级机构。合同主办部门的职责是：在职责范围内负责合同的谈判、起草、业务审查、订立、履行及档案管理等事宜。合同主办部门订立合同时，应自行审核合同的业务性条款。合同主办部门对合同文本的业务性条款负责。第十一条 本办法所称的合同协办部门，是指为协助合同主办部门订立合同，依照其自身职责参与合同会签及其他合同管理的本行各部门及各级机构。 第三章 合同文本第十二条 本行合同文本分为标准合同、示范合同和其他合同。（一）标准合同，是指为便于在业务中重复使用而由总行法律与合规部对文本的内容、体例和格式等进行统一制定并下发全行要求必须使用的合同文本。（二）示范合同，是指由总行法律与合规部或总行其他部门对合同文本的内容、体例和格式等进行统一制定并下发全行参考使用的合同文本。（三）其他合同，是指本行标准合同、示范合同之外的合同，包括不限于：1、国家相关机关、行业协会拟定的规范性合同文本（已作为我行标准合同或示范合同的除外）；2、各合同主办部门自行拟定的合同文本；3、由合同相对方提供的合同文本。范合同门提供有关分级负责，合同管理第十三条 制定标准合同或示范合同可由本行下列单位发起： （一）总行法律与合规部可主动发起标准合同或示范合同的制定活动。（二）总行相关部门以书面形式向总行法律与合规部提出制定需求。（三）各分行经分行法律合规部门论证确定后，由分行法律合规部门以书面形式向总行法律与合规部提出制定需求。第十四条 制定标准合同或示范合同遵照以下程序：（一）由本行相关部门提供与拟制定合同相关的业务管理要求、业务操作细则及操作流程、业务风险及防范措施、有关规章制度及已有相关合同文本等；（二）总行法律与合规部会同相关部门就需拟订标准合同或示范合同的业务流程、业务需求、特点、存在的业务风险和法律风险等进行论证，必要时也可组织法律专家进行论证，并拟定合同文本初稿；（三）征求总行相关部门及分行对合同文本初稿的意见或建议；（四）总行法律与合规部根据反馈意见进行修订，确定最终合同文本；（五）总行法律与合规部将确定的合同文本报行领导审批。第十五条 本行标准合同、示范合同自发布之日起生效。合同发布遵循以下要求：（一）标准合同必须由总行法律与合规部发布；（二）示范合同文本由总行法律与合规部或总行其他部门发布。其他部门将业务管理办法、操作规程与示范合同一并发布的，必须在发布的同时抄送总行法律与合规部。第十六条 因国家最新法律、法规、司法解释、监管规定或本行规章制度的变化以及业务的发展要求，需要对本行标准合同或示范合同进行统一修订的，修订程序参照本办法第十三、十四、十五条执行。第十七条 各分行可根据本地区的业务需要对总行法律与合规部制定的标准合同或示范合同进行修订，由分行法律合规部门审核后报总行法律与合规部审批，批复同意的，修改后的标准合同文本或示范合同在本分行范围内使用。 第四章 合同的订立第十八条 本行订立的所有合同，必须采用书面形式。书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。第十九条 合同主办部门是在本行相关授权权限范围内负责合同订立的部门。第二十条 本行已有标准合同的，合同主办部门订立合同必须使用本行的标准合同。合同主办部门不使用标准合同的，必须报总行法律与合规部门审核。本行没有标准合同的，合同主办部门应按以下先后顺序选择使用合同文本：（一）本行示范合同；（二）国家有关部门、行业协会制定的规范性合同文本；（三）合同主办部门自行拟定的合同文本；（四）合同相对方提供的合同文本。第二十一条 订立合同前一般应进行谈判，并争取对本行有利的合同条款。合同谈判由合同主办部门发起和负责，对于重大或重要合同谈判，合同主办部门应主动要求合同主管部门提前介入或全程参与。对于其他合同谈判，合同主办部门可在必要时要求合同主管部门提供法律支持。第二十二条 合同的主要条款一般应包括：当事人的名称或姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式、管辖法院、适用的法律、生效条款以及根据合同性质及双方的具体情况必须包括的其他条款。第二十三条 在谈判及订立合同时，合同主办部门应认真调查了解合同相对方及担保方的资信情况、履约能力以及签约人的签约资格。相对方为法人的，要求合同相对方提供营业执照副本、组织机构代码证、税务登记证、公司章程、董事会或股东会决议、法定代表人身份证件或者法定代表人出具的有效授权书及其他必要的证明材料；相对方为自然人的，应要求其提供身份证件、授权文件或其他必要的证明材料。本行相关贷款（授信）管理办法对合同相对方及担保方应提交的资信材料另有具体要求的，遵照该管理办法执行。第二十四条 订立合同时，合同相对方为法人的，由其法定代表人或其授权人员签订，并按合同约定签字盖章；合同相对方为自然人的，由该自然人按合同约定签章确认。第二十五条 订立合同时，需使用本行公章的，应严格按照本行有关规章制度的规定执行。第二十六条 本行就同一事项签订有中英文版本合同的，原则上要求以中文版本的为准。第二十七条 国家有关法律法规规定、有关管理部门要求或者合同双方约定合同需要公证或鉴证的，由合同主办部门到公证机关或鉴证机关办理相关手续。第二十八条 国家有关法律法规规定、有关管理部门要求合同需要办理备案手续的，由合同主办部门办理报备手续。合同主办部门应确保报备合同与实际订立的合同在内容条款上保持一致。 第五章 合同的审核第二十九条 合同审核是指总行及分行法律合规部门负责在职权范围内对合同主办部门报审的合同文本进行法律性审核。合同主办部门在签订合同之前，涉及对本行标准合同或示范合同修改的以及使用其他合同的，应按本办法要求向总行或分行法律合规部门报审合同文本。第三十条 总行合同主办部门向总行法律与合规部报审合同的，遵循以下要求： （一）合同主办部门须先审核合同文本的业务性条款，如涉及相关业务内容，应会签该业务主管部门或其他合同协办部门。（二）提交广东发展银行法律与合规事务审核呈报表，并如实向总行法律与合规部提供与审查的合同有关的文件、背景情况等材。第三十一条 分行向总行法律与合规部报审合同的，遵循以下要求： （一）各分行向总行法律与合规部上报合同文本的，须经该分行法律与合规部门先行审核后再以该部门名义上报，其审核的意见与合同文本一并呈报。（二）提交广东发展银行法律与合规事务审核呈报表，并如实向总行法律与合规部提供与审查的合同有关的文件、背景情况等材料。第三十二条 本办法所称的业务性条款，包括不限于以下内容：（一）合同标的、数量、质量；（二）合同用途、目的；（三）合同金额、价款及付款方式；（四）合同履行期限、方式和条件;（五）验收、检验、售后服务条款；（六）业务涉及的技术规格和标准；（七）其他业务性条款。第三十三条 总行及分行法律合规部门主要对送审合同文本的法律性条款进行审核。合同法律性条款一般包括双方权利义务、保证声明、违约责任、适用法律及争议解决、知识产权、保密条款等。合同业务性条款与法律性条款的区分可由合同主管部门根据具体情况认定。总行及分行法律合规部门经审核认为合同文本涉及相关业务内容的，可会签相关业务主管部门或其他合同协办部门。第三十四条 使用标准合同并作修改的，必须经总行法律与合规部审核确定。但下列情形除外：（一）对空白部分根据具体业务内容进行填空；（二）对已注明根据业务实际需要可增删的部分内容的增删；（三）不与标准合同已制定条款相冲突的对“其他约定”部分内容进行补充；（四）根据信审等有关业务主管部门的批复需要对标准合同有关内容进行的修改。第三十五条 使用修改的示范合同或使用其他合同的，按照以下要求报审：（一）总行各部门使用修改的示范合同或使用其他合同的，应当报总行法律与合规部审核；（二）分行使用修改的示范合同或使用其他合同的，由分行法律合规部门审核确定，无需上报总行法律与合规部。如分行法律合规部门审核后，认为存在重大、复杂、疑难等法律问题的，也可向总行法律与合规部提交审核。（三）示范合同的例外情形参考第三十三条。第三十六条 经总行或分行法律合规部门审核并提出法律意见后，合同主办部门应积极与合同相对方协商落实法律意见。对于协商后仍未能落实的法律意见，按照以下方式处理：（一）对于审核意见书中标明建议修改的意见，由该业务主办部门的负责人结合业务实际情况决定是否采纳。（二）对于审核意见书中标明应当修改的意见，合同主办部门必须向合同主管部门作出书面说明，由合同主管部门决定是否应继续落实法律意见。合同主管部门认为意见涉及我行较大利益的，报送合同主管部门及合同主办部门的主管行领导共同决定，主管行领导意见不一致的，报送更高层级行领导决定。 第六章 合同的履行第三十七条 合同生效后，合同主办部门负责合同的履行。合同主办部门应按照合同约定全面、及时地行使权利、履行义务，并及时全面跟踪了解合同相对方的履约情况，督促合同相对方严格履行合同。第三十八条 合同履行过程中，合同主办部门负责搜集、整理证明本行履约事实的证据资料。第三十九条 合同履行过程中，因国家法律法规或监管规定要求导致相关合同条款不能履行而需修订的，合同主办部门负责与合同相对方协商、解释，并报请合同主管部门修订合同条款。第四十条 合同履行过程中，合同相对方未严格履行合同、出现或可能出现违约情形的，合同主办部门应及时调查了解合同相对方不履行合同的原因及有关情况，按照我行相关规章制度履行报告义务，并及时采取措施予以制止或要求其继续履行，并可视情况按照合同约定向其主张违约责任。况与过程中发生纠纷的，合同主办部门应首先积极采取措施予以解决，。料 第四十一条 合同履行过程中发生纠纷的，合同主办部门应积极采取措施予以解决。首先争取与合同相对方共同协商处理。协商不成，需要进入诉讼、仲裁程序的，应按照国家有关法律法规和本行规章制度及合同约定进行处理。合同主办部门负责搜集、整理与各项纠纷相关的各项证据资料，包括履约或违约事实、争议原因、协商结果等各类事实情况，并对证据资料的真实性负责。第七章 合同档案的管理第四十二条 合同档案是指本行在开展业务过程中所形成的以各种不同形式和载体记载的涉及本行权利义务的材料，包括各类形式的合同文本及合同文本在谈判、签订、履行过程中所形成的相关资料文件。第四十三条 合同主办部门是合同档案的管理部门，合同主办部门必须严格履行合同档案的整理、归档和保管职责。第四十四条 合同档案都必须归档，任何个人不得擅自留存。合同档案的归档范围包括但不限于：（一）合同订立过程中形成的项目建议书、可行性研究报告、章程、合同相对方已经年检的营业执照正本复印件、资信调查材料、意向书、公证书、备忘录、担保书、委托书、批准书、确认书、来往文电、信函、传真、会议纪要或备忘录、合同正本及附件、本行在合同订立前的审查意见及审批文件、合同相对方签字人的身份证明及授权书原件以及合同订立过程中与合同相对方的其他任何往来文件，以及合同相对方的联系人、联系方式及变化情况等；（二）合同履行过程中产生的货物仓单或有关凭证、货物进出口的海关报关单副本、商品检验和工商登记材料、付款凭证和本行履行合同的证明材料等，有关合同修改、补充、转让、变更、解除、调解、仲裁、终止等方面的文件，以及合同履行过程中与合同相对方的任何往来文件，包括信函、传真、会议纪要或备忘录等；（三）合同争议的处理情况及材料；（四）需要归档的其他文件。第四十五条 合同签订后，合同主办部门应及时将合同正本原件统一登记。合同履行过程中，合同主办部门应负责收集、整理与合同有关的文件材料。所有合同资料均应按本办法及本行有关档案管理的规定及时建档、保管。凡归档的合同文件材料必须是原件。没有原件的，必须附书面说明，并采取必要的补救措施。第四十六条 合同档案的立卷、保管、保密、鉴定、销毁、统计和借阅，按国家和本行有关档案管理制度执行。第八章 电子合同管理系统第四十七条 本办法所称电子合同管理系统是指在本行NOTES上建立的“电子合同管理系统”。总行法律与合规部将有关合同管理和使用的规章制度与合同文本及其使用说明等电子版本载于该系统，以供全行查阅和使用。 第四十八条 总行法律与合规部负责电子合同管理系统的日常管理和维护。总行信息技术部负责对电子合同管理系统提供技术支持，并根据总行法律与合规部的需要完善和优化系统。第四十九条 电子合同管理系统所载内容包括有关合同管理及使用的规章制度、合同使用说明、合同文本、意见反馈等。第五十条 电子合同管理系统上的合同文本是本行的重要内部资料，任何单位和个人不得擅自以任何形式对外提供给其他机构或个人。第五十一条 任何单位和个人不得在电子合同管理系统上发布与合同无关的任何信息。第九章 罚 则第五十二条 在合同的管理过程中，有下列情形之一，未造成经济损失的，对直接责任者进行批评教育；造成经济损失的，对直接责任者或有责任的主管领导按其情节轻重分别给予相应处分；构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任：（一）违反本办法使用合同文本的；（二）提供不真实、不完整的信息、材料或合同文本，致使相关部门作出错误的判断或决策； （三）未经授权或超越授权范围以单位名义订立合同的；（四）隐瞒合同相对方真实情