办公室制度管理.doc

办公室管理制度（草案）目的：为了更好的维护公司办公秩序，给员工提供一个舒适的办公环境，维护公司形象，创造良好的企业文化氛围。特制定本制度，明确要求规范行为适用范围：适用于所有员工；一、服务规范（1）仪表：公司员工应仪表整洁，大方（2）微笑服务：在公司接待内外人员的垂询、要求等任何场合、应注视对方，微笑应答，切不可冒犯对方；（3）用语：在任何场合应用规范用语，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗；（4）电话接听：接听电话应及时，一般响铃不超过三声，如受话人不能接听，离之最近的员工应主动接听，重要电话做好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。二、办公纪律管理规定（1）凡本单位员工上班要带胸卡；（2）坚守工作岗位不要串岗；（3）上班时间不要看报纸、玩电脑游戏、打瞌睡或做与工作无关的事情；（4）办公桌上应保持整洁并注意办公室的安静；（5）接待来访和业务洽谈应在接待室进行；（6）不要因私事长期占用电话；（7）不要因私事拨打单位的长途电话；（8）不要在单位的电脑上发送私人邮件或上网聊天；（9）未经允许，不要使用其他部门的电脑；（10）未经领导批准和部门领导授意，不要索取、打印、复印其他部门的资料；（11）不要迟到早退，否则每分钟扣款1元；（12）条请假须经部门领导或相应主管书面批准，到办公室备案；假条未在办公室即时备案，以旷工论处，扣减工资；（13）因工作原因未及时打卡，须及时请示部门领导签字后于次日报办公室补签，否则会作旷工处理；（14）加班必须预先由部门领导批准后向办公室申报，凡加班后申报的，办公室将不予认可；（15）在月末统计考勤时，办公室对任何空白考勤不会补签，如因故未打卡，请到办公室及时办理；（16）如请病假，如无医院证明一律会认同为事假；（17）请假条应于事前交办公室，否则会视为旷工处理；（18）因故临时外出，必须请示部门领导；各部门全体外出，必须给领导办公室打招呼；并填写外出登记（19）不得将单位烟缸、茶杯、文具和其他公物带回家私用；（20）在业务宴请中，勿饮酒过量；（21）无工作需要不要进入领导办公室、档案室、打字室及财务部，及会议室、接待室。 （22）职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。（23）发现办公室设备（包括通讯、照明、影音、电脑等）损坏和发生故障时应立即向办公室保修，以便及时解决问题。（24）所有人员必须每天上交办公日志三、办公用品采购1、公司办公用品物资的采购，原则上由办公室统一购买，特殊物资经办公室同意，可由申购部门自行购买。2、物资采购由办公室指定专人负责，并采取一下措施（1）定点：公司定大型超市或市场进行采购（2）定时：每月月初进行物品采购（3）定量：动态调整保证常备物资的库存合理性。（4）特殊物品：选择多方厂家进行比较，择优选用四、物资领用管理（1）公司根据物资分类，进行不同的领用方式；（2）低值易耗品：直接向办公室物品保管人员签字领用；（3）管制品：直接向办公室物品保管员签字领用（4）贵重物品：根据专立文件的领用程度领用，领用前需填写物品领用单，总经理签字后方可领用。(5)实物资产：由办公室设立实物资产管理台帐，以准确记录固定资产的现状五、公司物资借用（1）凡借用公司办公器材，需填写物资借用单，并由部门主管签字认可；（2）借用物资超时未还的，办公室有责任督促归还；（3）借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿六、附则（1）新进人员到职时管理部门通知，向办公室领用办公物品；人员离职时，必须向办公室办理物品归还手续，未经办公室认可，其它部门不得其办理离职手续。（2）办公室有权控制每位员工的办公物品领用总支出。（3）本办法由办公室解释，补充、修改时亦同，经总经理批准颁布七、文档管理制度目的：建立办公室文书档案管理，以利各种文件资料有序的保存和查考。适用范围：适用于办公室办的文档管理，会计文档及技术性文档管理可作参考。1、文档分类：依公司状况，把办公室所管理的文件资料划分为：公司需保存的文件资料、人事资料、规章制度、图书资料四类。2、公司重要性文件资料档案：含政府相关政策，公司经营方针政策，公司年度营运计划和营运目标，公司会议资料，公司文件，公司签订的合同资料等。3、人事档案：建立公司职工档案，包括：职工身份证、学历证、技术证的复印件，体验表，职工个人简历（招工表）绩效管理或年度评定资料，奖惩、职位变迁等相关资料的管理。4、规章制度：公司制度分为组织财会管理制度、人事管理制度、客服管理制度、销售管理制度、培训管理制度，其它类制度。5、图书资料文档：指公司购买的各种工具书或培训教材，订阅的报刊杂志进行分类归档。6、管理方法（1）设置文档厨（或文档室）分区隔分类别保存。（2）资料夹外侧应有档案名称，资料夹内应有日录，各种资料均应编号，统一使用电脑A4纸张，应有资料编号，并有凸出标贴，以利查找。（3）设置借阅卡，借出档案由文档管理员及时追回。（4）经总经理核示的收文单位，文档员应依据规定发文，并由收文单位签收。（5）有些机密文件如公司文件档案，只有各部门负责人才能借阅，人事档案只有该员工的上级及人事主管可以查阅，无资格人员如确因业务需要调档查看时，应经该单位主管出具授权书。（6）借阅文件应妥善保管，不得在原件上乱涂乱划，未经许可，更不准随便复印。（7）每年年底对档案资料重新整理，把当年有价值资料归档保存，而对超过保存期的资料集中清退，经总经理核示后可予以销毁。八、传真使用管理办法1、传真的接收管理（1）传真件的接收纳入公司收发管理办法范围内，由收发员统一接收。（2）传真件接收后，填写收件登记薄，并及时分发收件部门和人员。涉及公司事务的原文件在办公室留存，业务部门复印件。（3）公司传真机应随时处于开机接收状态2、传真的发送管理（1）各部门和人员发送传真，由收发员统一发送；重要文件可由当事人亲自发送（2）传真发送，须经领导批准，填写发文登记薄表，并及时发送出去；因故不能发送，应及时通知有关当事人迅速另行处理。（3）传真原件留存办公室公司奖惩制度（草案）目地为加强公司员工遵纪守法的主动性、自觉性，规范员工行为，提高员工素质，维护公司正常经营、管理秩序，保障公司各项规章制度的贯彻执行，特制定本条例。适用范围适用于所有员工；一、奖惩原则1、奖惩有依据的原则：奖惩依据是公司的各项规章制度，员工的岗位描述及工作目标等。2、奖惩及时的原则：为及时的鼓励员工对公司的贡献和正确行为以及纠正员工的错误行为，使奖惩机制发挥应有的作用，奖惩必须及时。3、奖惩标准严格的原则：员工的表现只有较大幅度地超过公司对员工的基本要求，才能够给予奖励；员工的表现应达到公司对员工的基本要求，当员工的表现达不到公司对员工的基本要求，应给予相应惩戒。4、奖惩公开的原则：为了使奖惩公正，公平，并达到应有的效果，奖惩结果必须公开。5、奖惩公正的原则：防止公司员工特权的产生，在制度面前公司所有员工应人人平等，一视同仁。二、惩罚措施(一)、行为规范类：1、着装仪表：1、上班时间未佩戴胸微、工牌罚10元/次2、上班时间未按规定着装罚10元/次2、办公环境：1、办公环境在公共办区域吸烟罚10元/次2、没有公司安排私自外出喝酒，上班时间身带酒气罚50元/次3、晚上下班后未关闭电脑（包括显示器）罚10元/次4、重要文件未及时收藏，随意摆放通报批评罚50元/次2、 车辆使用：1、未经许可擅自将公司车辆外借他人记小过罚200元/次2、车辆违章致使公司违章率（月度不得超过三次）超标通报批评罚200元/次3、 职业道德与操守1、违规接受供应商的宴请、馈送未上报公司者通报批评罚200元/次2、向公司提供影响其应聘、升迁、调薪的虚拟的个人教育、经历、专业证照资料解除劳动合同3、伪造或变造或盗用公司印、信、严重损害公司权益者解除劳动合同4、泄露公司秘密对公司利益造成一定损害记大过视情况罚1000元/次以下，对公司利益造成严重损害解除劳动合同,并移交司法机关处理(二)、管理操作类 会议管理1、 无故不参加会议: 普通员工通报批评并罚款50元，骨干员工通报批评罚100元/次，部门经理及以上管理人员通报批评罚200元/次考勤管理。（1）旷工1天，扣除当天工资200；（2）旷工2天，扣除当天工资400；（3）旷工34天，辞退；（4）每迟到1分钟罚款1元，罚款所得归入员工活动经费。（5）事假需要提前一天写请假申请单交由部门经理签字批准后生效，部门经理最长批准时间为1天，超过1天由总经理批准。三、奖 励奖励程序（1）员工有符合奖励条件的，由其所在部门及时提出申请，部门经理签字后报办公室；（2）办公室审核决定，签署意见后报总经理决定；总经理签字后生效；（4）凡获得奖励的员工均由公司发给奖状或证书，并张榜公布；（5）奖励事宜记入员工档案；（6）员工奖金在颁布时发放，奖励提成在其业绩完成后1个月内兑现。奖励措施（1）在完成公司工作、任务方面取得显著成绩和经济效益的；根据工作业绩给予相应奖励（2）在业务、经营、管理方面取得重大成果或显著成绩的；根据成绩程度给予奖励（3）对公司提出合理化建议积极、有实效的；给予一定奖励（4）保护公司财物，使公司利益免受重大损失的；视物品价值奖励（5）一贯忠于职守、认真负责、廉洁奉公、事迹突出的；（6）为公司带来良好社会声誉的；（7）全勤奖:全年满勤，无