会议组织流程手册(2).doc

会议组织流程手册一、 会前工作1、 接受任务并制定方案工作项目工作内容接受任务明确会议有关要求，了解相关信息，包括会议名称、主题、时间及会期、地点、议程、参会人数、会议代表情况（参会单位、人员情况等）、场地要求等考察会议场地根据会议要求、规模及重要性，初选酒店（可三家）并进行实地考察。了解备选酒店以下信息：酒店会议室、宴会厅、住房情况及档期；预订会议室、客房及相关场地，并了解价格等信息汇报考察情况汇报备选酒店情况，包括酒店总体情况，房间类型及数量和价格，会议室的面积及容纳人数，会议室和价格，餐饮设施，周边环境，交通情况等综合信息，提出会议酒店选择建议报审会议筹备方案编写并报审会议筹备方案，方案包括会议时间、地点、议程、参会人员、会务组织机构、会议预算等2、 筹备分工和组织实施接到会议指令后，大致了解决策层意图，对会议召开的类型、时间、地点、参会人员、会期、规格、标准等有统一认识。对人员做出分工总负责（1人）会议材料负责（1人）其他活动（旅游参观、娱乐等）（1人）采购、预算、结账负责（1人）交通安排（1人）住房、餐饮、会场负责（1人）总协调（1人）由（住房、餐饮、会场）负责人寻找、选择好会议地点，经领导确认。在会前至少一周确定好会议地点，并详细了解场地的具体费用标准。根据询价结果，由（采购、预算、结账）负责人做出详尽预算，报领导审批后提前借款。依据会议的长短及对参会人员情况的确认，做费用明细，包括：会议室费用，住宿费用，餐饮费用，娱乐费用，食品费，交通费，相关费用，不可预见费等。会议通知由（会议材料）负责人草拟并经领导审批后及时下发。F在会前一周确定本次会议的议程，其中包括汇报的具体时间，主要内容及安排，汇报人，列席人员 等事项。F结合会议议程起草会议通知，其中应注明会议的时间，地点，主持人，议程，会议的注意事项（必须包括着装要求，内容保密要求，会议文件的要求，请假的要求，会议的纪律等）及路线图，并在会前一周 发出。在通知规定的时间前，由（交通安排）负责人统计好开会人员的往返行程，同时做好所有人员的参会名单表，要求包括：姓名、性别、单位（职位）、通讯方式。每项工作完成后，由总协调人进行检查。F在所发会议通知的基础上，结合已确定的参会及预定情况，起草会议的会务通知，要求所有安排确定并详细。应包括时间、地点、主持人、议程、房间安排、就餐安排、车辆安排、活动安排、会务组联系方法及房间、会议注意事项及会址路线图。二、会议组织阶段住房安排餐饮安排会场安排交通安排物品的采购及准备检查工作项目负责人工作内容住房安排（住房、餐饮、会场）负责人确定好房间价格，房间类型，间数，根据不同规格的会议要求配放鲜花水果等，根据不同会议要求规定房间是否可以签单。餐饮安排（住房、餐饮、会场）负责人确定好会议期间多少早餐，多少正餐，落实安排到每一餐饭，统计好用餐人数，定好用餐标准、菜单。F要结合会议的进程和人数，通知餐厅饭菜的准备情况（人数）及用餐时间。F要求凉菜在正餐开始前15分钟摆放完毕，热菜在用餐开始时上火。会场安排（住房、餐饮、会场）负责人确定好会场人数，横幅内容，欢迎水牌内容，鲜花的摆放，桌签人数及名称，主席台人数及摆放，演讲台摆放，座位摆放形式及人员顺序，落实投影仪、电脑、话筒、音响及操作人员，提前将发言嘉宾的PPT拷进电脑，茶歇的形式与落实，拍照、摄像、录音人员的落实。（如有颁奖，在会议召开前一天拿到颁奖文件，确定颁奖流程，确定颁奖、领奖人员（考虑到座位的排放），确定礼仪人员，条件允许的前提下尽量进行彩排）交通安排交通安排负责人制定好与会人员的行程表，确定好接送的工作人员，落实到人。F了解会议日程，根据日程制订车辆使用计划，主要包括公司领导用车、本地参会人员用车、外地参会人员用接待用车、开会期间临时车辆、开会期间外出用餐车辆和会议结束后外地参会人员返程用车等几方面。（1）公司领导用车主要根据公司领导参会人数安排车辆使用，包括车辆安排，几点出发，几点到达和领导的其它用车。（2）本地人员用车安排根据参会人数安排车辆乘员，几点出发，几点到达。（3）外地参会人员接待用车了解外地参会人数，使用何种交通工具、需要派车接待的人数、预估行李数量，如车辆调度不开时需要提前通知参会人员、了解到达机场、车站的准确时间，如有晚点需要临时调整车辆安排，。（4）开会期间临时用车根据会议日程，安排车辆待命。（5）开会期间外出用餐车辆根据参会人员在外用餐的地点、时间、人数来安排车辆。物品的采购及准备采购、预算、结账负责准备好所有参会人员的名单、通讯录，文件袋的准备（会议材料、日程安排、笔、本子、餐券等装袋，并协助拿到酒店），茶歇水果的购买（协助摆放至会场、房间），酒水的购买（并协助拿到酒店），礼品的购买。F茶歇的采买依据会议的长短，采购相应的水果、干果及小点心检查总协调人每项工作完成后，由总协调人进行检查。三、会议进行阶段接机（或其他交通工具）报到分配住房用餐会场服务其他活动送机（或其他交通工具）检查工作项目负责人工作内容接机（或其他交通工具）（交通安排）负责人提前协调准备好车辆，提前安排好时间的衔接，安排好驾驶人员，如有需要带好接站牌。报到（住房、餐饮、会场）负责人报到当天提前至酒店前台做好房间安排，如有必要可在酒店大堂设好报到处，在参会人员报到的同时，发放会议材料，交代注意事项（如会场位置，用餐地点等）分配住房（住房、餐饮、会场）负责人提前做好房间的分配，对不安排住房的领导提前做好午休房的安排。F在所有需要住宿的人员抵达宾馆时，要及时提供相应房间的钥匙。F在当晚要与总台设定好第二日的叫早时间，叫早并通知早饭时间。用餐（住房、餐饮、会场）负责人每一餐饭前落实餐厅位置、用餐人数、桌子张数及摆放（是否需要准备桌签）、菜单内容、酒水是否到位。用餐期间，随时解决可能出现的突发情况（如菜品不够吃，临时增加人等）会场服务（住房、餐饮、会场）负责人按照会议议程协调整个会场工作，跟踪整个会议进程，落实到每个细节，如，服务人员是否及时续水、音响播放前播放人员是否到位、话筒的传递等。F确定每次会议需有3名服务人员。F通知服务人员每15分钟续茶。F指导服务人员水果及点心的准备和摆放情况。F会议的全程要有一名会务人员留在会议点，保障会议的服务工作。F每次汇报开始时，要随时关注设备、灯光、室温、音响等情况。F协助汇报人员做好汇报PPT文件的调试及资料分发工作。F在会议休息期间，要协助下一个汇报人员进行调试及资料收发。F及时了解会议的进展情况并及时通知外部会务人员做好日程安排的调整工作。其他活动其他活动（旅游参观、娱乐等）负责人指派专人负责旅游、参观、娱乐等其他活动，如果安排，另行拿出方案。送机（或其他交通工具）（交通安排）负责人提前协调准备好车辆，提前安排好时间的衔接，安排好驾驶人员，按行程表进行送离。了解外地参会人员使用何种交通工具返程，交通工具返程的时间，按时间安排乘员及车辆，如车辆调度不开时需要提前通知参会人员最后检查总协调人每项工作进行时，由总协调人进行检查四、会议收尾阶段清理会场统一退房结账费用统计报账会议相关材料的汇总落实检查工作项目负责人工作内容物品整理所有人员清理会场，回收会议物品：拆除会议背景板、指示系统、会议展板等；收集会场物品：包括会议文件、会议相关其他资料、会议设备等；回收会议代表房间配备的物品；回收餐饮用品，包括酒水、食品、席位卡、菜单等退房（住房、餐饮、会场）负责人按会议日程确定好统一退房时间，并通知参会人员结账（采购、预算、结账）负责人对酒店住房、餐饮等各项进行结账，打出清单费用处理及报账（采购、预算、结账）负责人审核确认消费账单，包括会议场租费、设备租用费、房费、餐费及其他费用；编制会议经费开支情况表，结算费用，统计是否超出预算，如超出，写出情况分析；按公司报账流程进行报账会议材料归纳（会议