吉林省基本药物集中采购平台-医疗机构操作手册.doc

吉林省基本药物集中 采购平台医疗机构操作手册吉林省医药采购服务中心2011年10月目 录欢迎使用吉林省基本药物集中采购平台！41.1使用须知51.2产品快照51.3 常见问题61.3.1系统无法登录61.3.2忘记账号和密码61.3.3如何提交对系统的改进意见61.3.4遇到问题如何获得服务支持61.3.5使用系统时，浏览器应如何设置7第二章医疗机构操作流程92.1完善医疗机构的基本资料92.2制定采购目录92.3新建采购单92.4采购单管理102.5等待配送企业确认订单102.6等待配送企业配送药品102.7验收入库102.8 销售出库113.0 退货11第三章 医疗机构操作指南113.1登录系统113.2省中标库查询133.3采购目录管理133.3.1勾选采购目录143.3.2采购目录管理143.4采购管理163.4.1新建采购单163.4.2采购单管理183.4.3订单明细203.4.4采购药品明细213.4.5采购药品汇总233.5入库管理253.5.1验收入库253.5.2入库详情263.5.3入库详情明细273.6销售管理273.7 退货管理293.7.1 添加退货单293.7.2 医院确认退货303.7.3 退货单详情313.8信息反馈323.8.1新建反馈323.8.2消息列表333.9系统管理333.9.1医院信息管理333.9.2子用户管理343.10 企业信息343.11快捷栏图标功能35欢迎使用吉林省基本药物集中采购平台！感谢您使用吉林省基本药物集中采购平台！吉林省基本药物集中采购平台是由江苏华招网信息技术有限公司研制开发。江苏华招网信息技术有限公司(以下简称“江苏华招网”)，是全国最大的药品集中招标和挂网管理平台解决方案的提供商之一。从2001年起，江苏华招网逐步开发出药品招标和挂网交易监管软件，并在全国范围内进行推广，取得了良好的市场回应。目前本公司开发的产品已在全国18个省，40多个地市投入使用。关于本软件操作手册（以下简称“操作手册”）l 操作手册版权属于江苏华招网信息技术有限公司所有；l 说明书提及的商标、字号等属于它们各自的权利拥有者；l 说明书内容如同实际产品不一致，以实际产品为准。l 我公司保留对操作手册解释和修改的权利。产品使用过程中，如果你遇到实际问题，欢迎致电查询：江苏华招网信息技术有限公司服务电话：400-6180-025第一章产品介绍1.1使用须知请对照列表检查您的操作系统是否符合下面的基本要求序号硬件或软件客户端环境最低配置1CPUP3 900MHz2内存256 M 3硬盘空间1000 M 4移动存储128M 5显示器1024*768/256色 分辨率6网络256K带宽7操作系统Windows XP8浏览器Internet Explorer 6.01.2产品快照医疗机构操作界面：本系统有以下五大特点：1、安全性与司法部门合作确保安全；2、规范性完全符合卫生部有关规定；3、灵活性用户单位完全个性化操作；4、先进性用最先进的技术维护系统；5、准确性药品交易结算数据的准确性。1.3 常见问题1.3.1系统无法登录系统无法登录通常包括账号密码输入错误、用户电脑未连接上网或者网络出现问题、服务器发生故障等原因。由于关闭内部网络对外的连接端口，也可能导致系统无法登录。出现此类问题时，请将网络端口打开，再进行系统登录。1.3.2忘记账号和密码忘记账号和密码后，由服务人员协助查询账户名称和重置密码。密码以加密方式存储，无法找回密码，只能重置密码。1.3.3如何提交对系统的改进意见您可以通过与服务人员直接沟通，把您对系统的改进意见通过电话、书面等方式进行提交，服务人员会及时对您所提出的意见和建议进行反馈。1.3.4遇到问题如何获得服务支持如果您遇见问题，您可以拨打省医药采购服务中心的服务电话获得在线的服务支持和现场的服务支持。服务人员的联系方式：咨询电话88516205/6/7/8/9转8824传 真：0431-885162031.3.5使用系统时，浏览器应如何设置在使用系统时，建议使用IE浏览器。并要对浏览器进行相关的设置。选择浏览器菜单中“工具Internet选项”，在弹出的表单中选择“内容”标签，点击“设置”按钮，会再次弹出“自动完成设置”窗口，若“表单”前有“”，则将此“”去掉，然后点击“确定”即可。若“表单”前没有“”，则直接点击“确定”。第一步：打开浏览器，选择“工具Internet选项”，在打开的窗口中选择“内容”标签第二步：点击“内容”标签中“自动完成”栏的“设置”按钮，在弹出的窗口中，将“表单”前的“”去掉，然后“确定”。第二章医疗机构操作流程2.1完善医疗机构的基本资料医疗机构在确定采购药品和药品采购之前，首先要完善本院的基本资料（包括：联系人、联系电话、医院地址等）。企业才可以根据医院填写的资料进行药品配送。2.2制定采购目录在医疗机构采购药品之前，先制定自身的采购目录，采购员从所有采购药品中筛选出自身的常用采购目录，以方便以后的采购工作。2.3新建采购单 点击进入新建采购单界面，系统会自动生成采购单名称，需选择采购的类别（日常采购、临时采购），当选择类型了之后，在采购单名称后面会自动的加上所选的采购类型。医院从自身的采购目录中，勾选此次要采购的药品，并填写数量，将其添加到要采购的电子表单中。当医院“保存”已勾选好的采购药品时，系统回到采购单页面，显示采购单的基本信息及所采购药品明细。注：勾选采购目录时，要在查看下一页药品目录之前，先将本页已选药品加入至采购单。2.4采购单管理对于“未提交”的采购单，可以对采购单进行提交、删除操作。也可以点击“采购单名称”链接，进入采购单详情页面，对采购单的详情进行编辑。如：新添加其它药品；重设已选药品的采购数量；删除已选的药品。还可以将建好的采购单进行“打印”操作。“状态”为“已提交”的采购单，只能查看此采购单的药品明细。2.5等待配送企业确认订单当医疗机构提交订单后，需等待配送企业对订单进行确认处理。配送企业可拒绝配送，医院可在“采购药品明细”中查看无法配送的药品明细及理由。2.6等待配送企业配送药品 对配送企业已确认配送的订单，可以对其进行配送，医院可在“采购药品明细”中查看药品明细的状态，等待配送送货。2.7验收入库医院在收到配送企业的实际货物的同时，医院需登录此系统进行货物验收工作。医院验收时，需按照企业开具的送货单来核对数量、货物批号等信息，将其入库。药品的入库量可修改。注：医院在入库后，根据真实的入库情况打印入库单（要签字），企业根据医院入库单到中心进行结算。若医院不能打印入库单时，可以在企业的送货单上确认药品入库数量后签字，其效果等同于医院入库单。2.8 销售出库在医院实际销售药品时，医院要在采购平台进行出库操作，医院需按实际情况，核对数量将其出库，药品出库后暂时不可修改。3.0 退货当医院由于某种原因需要进行药品退货处理，医院需在平台中进行“退货”操作，则必须在已验收的条件下才能进行此操作。第3章 医疗机构操作指南3.1登录系统打开浏览器，输入吉林省医药采购服务平台地址“/”，进入系统门户界面。点击“基本药物交易系统”，进入系统登录界面。输入用户名、密码及验证码，登录系统。若用户信息填写错误，可以点击“清空”按钮对已经输入的数据进行清空后重新输入。注：在用户第一次登录成功，跳转到“医院信息完善（包括：送货地址、联系人等信息）”界面，用来填写用户的基本信息。配送企业可以根据医院提供的基本信息进行药品配送，若基本信息填写有误，可能会让配送企业将药品送错地方。3.2省中标库查询显示本次药品招标的所有中标并可采购药品目录。在导航栏 “省中标库查询”中选择“省中标库查询”，查看所有可采购药品列表。仅供查询。3.3采购目录管理用于管理医疗机构的采购目录。因为本院不是采购所有的中标药品，只会采购当中的一部分品种。而在医院选择采购药品时，若都从所有的中标品种中选择采购药品，使用起来将很不方便。因此对每家医疗机构都设置了一个常用目录，医院可以根据自己的需要从所有的中标品种中勾选常用的采购药品。以后的每次采购时，只要从所选的常用目录中勾选药品进行采购，这样会大大的简化医院的采购操作。3.3.1勾选采购目录在导航栏 “采购目录管理”中选择“勾选采购目录”，从列表中列出的所有中标药品中选择本院常用的采购药品目录。具体操作：通过查询条件等方式查找到要采购的药品，并在行末的框体中打“”，然后点击“确定选择”按钮，即完成选择操作。3.3.2采购目录管理在导航栏 “采购目录管理”中选择“采购目录管理”，维护您的采购目录，分三个标签页：有效采购目录、无效采购目录和中心撤废采购目录。有效采购目录：此列表中显示所有医院勾选的常用采购药品，并在列表中显示了本品种的配送企业。点击“配送企业”链接，可以查看本配送企业的所有基本信息。对已经不再采购的品种，可以勾选此药品信息（可以勾选多条药品信息），然后点击“撤废目录”按钮，将勾选的药品目录从有效采购目录中移除。药品撤废后并不被删除，而是在无效采购目录中显示。药品撤废后不能采购，撤废的药品可以恢复。用户还可以通过点击“导出Excel”按钮，将有效采购目录中的所有药品信息导出成电子表格。 设置配送企业：医院对勾选的药品，须选择一个默认的配送企业，当医院正式采购药品时，会自动向默认配送企业发送订单，选择方法：点击“设置配送”，在新窗口中，选择一个配送企业进行配送。撤废目录：勾选一个或多个药品，点击“撤废目录”按钮，确认撤废后，在“无效采购目录”标签页中显示。恢复目录：在“无效采购目录”列表中，勾选一个或多个药品，点击“恢复目录”按钮，确认恢复后，在“有效采购目录”中显示。恢复后的药品目录，可以被正常采购。3.4采购管理3.4.1新建采购单医院需采购药品时，通过“新建采购单”来进行采购工作。将要采购的药品建成电子采购单，然后将此电子采购单提交至配送企业进行配送。在导航栏 “采购单管理”中选择“新建采购单”，跳转至如下界面。“采购单名称”为系统自动生成，不可修改。“采购类别”表示此次的采购类型，当选择采购类别后，采购单名称后将自动加上所选类别名称。可选择添加采购单备注。设置好采购类别、采购单备注后，点击“下一步”，进入选择药品界面。在明细列表中勾选要采购的药品，并输入要采购的药品数量，点击“加入采购单”，并继续添加采购明细。若点击“制单完成”，则跳转到采购单明细界面。注：当填写上“数量”后，在“采购总额”栏中会自动计算出所选品种的总采购金额。日常采购：每月10日之前提交。若超过时间，则等至下个月的10日之前才能提交。日常采购是为下个月的用药进行采购。（每月只能采购一次）临时采购：当上个月的采购不能满足医院本月的用药时，医院可以通过临时采购来采购药品。（本月临时采购金额不能大于上月的日常采购金额）3.4.2采购单管理在导航栏 “采购管理”中选择“采购单管理”。维护已有的采购单，对于未提交的采购单，可进行编辑、删除采购单。点击采购单名称，系统跳转到此采购单列表界面。选定“未提交”的采购单，在下面的明细表中会显示出此采购单的所有明细，可以再添加新的药品，删除已有的药品，或者是修改采购数量、提交采购单、删除整单等。修改后点击“保存修改”即可。复制采购单：是以当前采购单明细建一个新的采购单，当中的采购单名称自动生成，类型等信息不变。“已提交”的采购单列出已经被提交的采购单列表。可以点击“采购单名称”链接，进入到详情页面。可以导出采购单明细，或者直接打印该采购单。同时还可以复制当前采购单。3.4.3订单明细查看订单情况。在导航栏“采购管理”中选择“订单明细”。3.4.4采购药品明细在导航栏 “采购管理”中选择“采购药品明细”。有四个标签页：已提交配送企业、配送企业已确认、配送企业过期未确认、配送企业无法配送。已提交配送企业：采购单已经被提交至配送企业，但企业仍未进行确认操作的明细。配送企业已确认：已经被配送企业确认可以配送的药品明细。配送企业过期未确认：在规定时间内，配送企业没有对提交的订单进行确认的药品明细。配送企业无法配送：配送企业确认时，被确认为无法进行配送的药品明细。注：“复制明细”按钮，是将现在的药品明细（包括数量）复制一份，并提交给配送企业。用户可以修改其采购数量后再进行提交。3.4.5采购药品汇总查看所有已采购药品的明细汇总。在导航栏的“采购管理”中选择“采购药品汇总”。进入采购药品汇总界面。点击“采购详情”链接，可查看此品种的采购总量、配送总量等详情。再点击“配送详情”，查看此品种的配送情况。3.5入库管理3.5.1验收入库当配送企业将药品配送至医院。医院在收到配送企业的实际货物的同时，医院需登录此系统进行货物验收工作。在导航栏的“入库管理”中选择“验收入库”。默认显示所有待验收药品。勾选入库药品，然后点击“确认入库”或者“全部确认”按钮，将所选药品入库。点击“配送企业”栏下的名称链接，进入到“验收入库”明细列表。按照实际验收数量确认入库数量后，点击“确认入库”按钮，完成入库操作。注：所修改的入库量不能大于企业的配送数量。3.5.2入库详情查看所有验收入库时所建成的入库单列表。在导航栏的“入库管理”中选择“入库详情”。显示所有验收入库所生成的入库单。每一批被验收入库的药品被生成一个入库单。点击“入库单名称”下的链接，可查看该入库单明细界面。当中列出这批入库的药品明细，当中还可以查看到每一个品种是被哪一条采购单所采购的。再点击“操作”栏下的“详情”链接。可以查看此品种的所有详细信息，当中包括企业是否已进行“入库确认”操作。3.5.3入库详情明细显示所有被医院入库的详情明细。在导航栏的“入库管理”中选择“入库详情”，选择“入库详情明细”标签，即可看到所有的明细信息。3.6销售管理在医院实际销售药品时，医院要在采购平台进行出库操作，医院需按实际情况，核对数量将其出库，药品出库后暂时不可修改。在导航栏的“销售管理”中选择“销售管理”，即可看到当前入库的详细明细，根据入库批次选择要出售的药品，医院直接填写相应的数量。点击“确认出库“进行销售出库操作。医院可以随时查看销售出库的记录，点击“医院销售记录”进行实时查看。点击“当前库存查询”医院可以查询自采购开始，所有采购药品的汇总情况、库存情况，销售情况，以及退货情况，并且可以点击相应的链接进行详细查询。3.7 退货管理如医疗机构需要对部分药品进行退货处理，必须在已验收的条件下才能进行此操作。单击菜单栏目录下的“退货管理”中“新建退货单”。弹出新建退货单页面。3.7.1 添加退货单选择退货时间，输入退货原因及相关备注，点击保存按钮保存退货单信息。退货单就建好了，此时退货单的状态为空单，进入添加退货药品页面选择要退货的药品。根据入库批次选择要退货的药品，输入退货数量（退货数量不能大于当前库存量）。点击“加入退货单”，选择完成后点击“制单完成”。在未提交到配送企业前医院可以修改退货数量和退货原因。全部修改完成后，点击“提交退货单”，等待配送企业确认退货。3.7.2 医院确认退货 当配送企业同意医院的退货请求后，对照配送企业的发票号准确无误后，点击“最终确认退货”完成退货协议，医院药品库存量会自动减去退货数量，退货成功。如果在退货过程当中由于医院库存销售出库造成库存数量小于退货数量时，医院只能”中止退货”，结束本次退货。3.7.3 退货单详情医院可以实时查看当前退货药品的状态。未处理：是医院退货后，等待配送企业确认处理。企业已确认：企业确认同意医院的退货请求。企业拒绝：企业拒绝了医院的退货请求。退货成功：医院最后确认了企业确认的退货药品，退货成功。库存量自动减去