会议管理工作细则.doc

制度名称会议管理工作细则编 号受控状态编修部门执行部门监督部门第1章 总则第1条 为规范公司的会议管理工作，缩短会议时间，提高公司会议效率，特制定本细则。第2条 本细则适用于公司召开的各类一般日常会议。第3条 公司会议的准备安排与召开由公司行政部负责。第4条 公司经营管理会议分类及说明详见下表。会议分类及说明序号会议名称主题/特点类别主持人参加人1总经理办公会固定时间、程序，解决即席提出的问题每周一公司例会总经理各部门经理2动员会发言固定、没有讨论程序行政会议主办部门负责人会议提拟人提拟3研讨会对某一课题或问题切磋、探讨，不一定有结果行政会议公司临时研讨会召集人会议提拟人提拟4鉴定/评审会对某事物的价值、性能、质量鉴别，必须有结论行政会议公司临时总经理或由其指定相关部门经理5专题会为某一专题而开，必须有结论行政会议公司临时提拟人指定相关部门负责人6评比会一般在年底或某一重大活动结束后召开行政人事公司例会人力资源经理相关个人/部门7总结会总结前一段工作研究、部署下阶段工作每月1次公司例会总经理或其由指定各部门经理8汇报会下级向上级或有关人员汇报工作情况行政会议公司临时会议提拟人指定会议提拟人提拟9生产调度会任务安排，人员派遣，设备物资情况的调动行政会议公司临时会议提拟人提拟会议提拟人提拟10部门例会（含早会）各部门固定汇报程序部门会议部门负责人自定第2章 会议准备第5条 会议的召开通过口头或书面形式提出，口头仅适用于例会召开的确认。第6条 对于定期召开常规会议，在会前应明确该次会议的主题和临时出席人员。第7条 召开不定期会议时，组织人需推出会议申请报告，报告一般包括以下内容。1会议名称、主旨、目标。2会议议题。3会议时间、地点。4会议议程。5会议主持人、列席人员名单。6会议财务预算。7接待工作说明。8当前筹备情况及进展，可能存在的问题、解决方案。9制定会议时间进度表。第8条 根据会议要求，行政部拟定会议通知单，并做好通知工作，出席会议的重要人员应通过电话、邮件等方式确认，并做出相应的安排。编写会议通知时需注意以下内容。1. 通知内容需包括参加人员名单、会期、开始时间、地点、需要准备的事项及要求等内容。2. 书写通知时文字表述要清晰，力求不发生误解，且要做到全面、周到，不要漏项，用电话或其他形式发出的通知要写出通知底稿，照稿通知。3. 无记名参加的人员，对范围、对象、职务要通知清楚。4. 重要会议预先通知后，一定要跟踪准备情况，保证开会时各方面均准备到位。5. 对会议关键或决定性人员要面对面或反复核实准备情况，征求对会议准备和开展的意见。第9条 行政部及时准备会议场所、会议文件或资料，并进行会场布置、设备调试，确保重点发言对象及时准确地发言。第10条 与会人员在收到会议通知后，应认真准备发言要点、提案纲要等，并积极配合主持人，使会议收到预期的效果。第11条 已列入会议计划的会议，如需改期，或遇到特殊情况需要安排新的其他会议时，行政部需提前两天发出通知。第12条 会议议程由主办部门拟定，包括会议内容、讨论事项、达到目的、参加人员、时间、地点、大约时长、需要发言的人员和内容、要求等。1. 重点、重要议题安排在会议前一时间段。2. 控制会议中各议题的时长。3. 控制议题数量，保证议而有决，能解决问题。4. 保证与会人员有备而来。5. 注意引导、归纳、提升会议议题。6. 需下发的资料应提早发下去，使与会人员到会时已十分明确会议内容，并能及时提出自己的看法。7. 连续23小时以上的会议应安排中间休息时间，一般为10分钟。第3章 会议过程管理第13条 与会人员在会议工作人员准备好的签到簿上签署自己的姓名，对于涉外会议联系簿应包括姓名、职务、所代表单位或部门等内容。第14条 行政人员需做好会场服务工作1. 引导入座行政人员需按事前安排的座位，引导与会人员尽快就座，特别要注意主要领导人员和主席台就座人员的座次位置。2. 分发会议文件、材料重要文件若要发放给个人或主要负责人，可事先认领签收，也可在会场认领签收。3. 内外联系、传递信息对会议进行中领导对外要办的事项，如外来人员电话重要日程安排布置等的办理、外来记者等接待陪同等事项。4. 维护会场秩序行政人员需保证会场内外的肃静，注意周围警戒和保卫，严防各种事故发生。5. 行政人员需处理会中临时事项，承办主要领导或重要与会人员交办的急事。6. 其他服务行政人员需对会中一般需用物品应有余量准备，以应付个别需求，同时保持会议场所的通风、采光良好和地面干净。第15条 会议记录要真实地反映会议的内容和进展情况，行政人员需将其在一天内整理完毕，送会议主持人审阅后形成正式的会议文件。第4章 会后工作第16条 行政部整理会议记录并编制会议纪要1. 分析、总结、提升记录，形成会议结论性材料的提纲，以及要反映的具体事项、事例等。2. 按提纲和中心议题，起草会议结论性材料。3. 会议纪要内容包括会议简况（包括时间、地点、参加人员、议题）和会议结果（会议主要精神，这部分是重点，是会议效果的反映，纪要应记实、扼要）。4. 会议纪要等结论材料经上级领导审批后，打印、下发给相关部门。5. 按照一会一卷的立卷方法设立案卷并加以保存。第17条 行政部负责督办和催办会议形成的决议或决定，将会议决议事项催办通知单于会后一周内发给相关负责人，并收取反馈意见。第18条 行政部应做好会议总结，整理会议资料并进行归档。第5章 会议纪律管理第19条 与会人员及会议组织者需遵循以下规定。1. 与会人员需准时出席会议，因故不能参加需提前向上级领导请假，不得无故缺席或迟到，不得早退。2. 与会人员需携带记录本和笔，以做好会议记录。3. 会议期间，请将一切通信工具置于关闭或振动状态，不随便走动、不吸烟、不交头接耳、不做与会议无关的事情。4. 严格遵守会议开始时间，主持人在会议开始时应将会议进行顺序及时间安排告知与会人员，