第十一章 档案管理制度.doc

第十一章 档案管理制度一、档案管理机构及其职责1.公司档案工作实行统一管理，档案业务归属行政部，并由行政部指定人员兼职负责。2.档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案；负责收集、整理、保管档案资料。3.档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管、利用工作，充分发挥档案资料的作用。4.客户资料（合同）、员工合同、公司证照暂由财务部保管。二、归档制度1.凡是反映公司企业经营发展、企业管理及宣传等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。2.凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。3.归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，行政部保存复印件。4.凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。5.由公司对外签订的经济合同，由财务部保存原件，相应部门可保留复印件。6.公司级的收文、发文等文书资料均由行政部归档。三、档案保管制度1.归档资料要进行登记，编制归档目录。2.科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。3.档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。4.根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。5.严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。6.凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。四、档案借阅制度1.档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。2.借阅档案，必须履行登记、签收手续。3.借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。4.借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。第十二章 节约管理规定为相应国家节能减排的号召，大力提倡勤俭节约的作风，根据本公司实际情况制定本规定。一、空调使用室温在18（含）26（含)之间，不准使用空调。夏季办公室空调设定温度不得低于26；冬季办公室空调设定温度不得高于18。空调间内应注意保温，尽量关闭门窗，减少冷热气的损失，节约用电。二、节约使用办公用品，严格控制文件印刷数量。各类材料草稿及清样的打印、复印用纸提倡再利用。三、严禁打印、复印与本公司业务无关的文件。四、打印、复印采取登记制度。五、本制度由行政部监督执行。第十三章 网络管理规定为了加强公司电脑及局域网的管理，确保电脑及局域网正常运作，特制定本规定，公司各级职员，均应遵守本制度涉及的各项规定。本文所称的电脑主要指：主机、显示器、键盘、鼠标、打印机、U盘以及所有的电脑网络产品和附属设备，各类应用软件等。一、电脑资产与软件管理1. 公司各部门的IT设备管理，遵循谁使用，谁负责的原则进行管理。2. 电脑相关设备由公司统一配置并定位，任何部门和个人不得允许私自挪用、调换、外借和移动。3. 公司网络管理员对公司所有电脑及信息进行统筹管理，对公司电脑设备进行登记、造册、备案和维修。4. 公司网络管理员负责对公司网站进行信息维护和安全防护。5. 公司电脑、移动存储或IT相关的固定资产及低值易耗品由网络管理员负责统一申请、领取和管理，汇总周期为每2周1次。6. 电脑设备资产标签，不得随意撕毁；如发现标签脱落应及时告知网络管理员重新补贴。7. 公司对内部系统、软件统一进行维护和改造，不允许私自安装盗版操作系统、软件、游戏等。如特殊需要，经部门经理同意后联系网络管理员安装相应的正版软件或绿色软件。8. 如公司没有相应正版软件，又急需使用，可联系网络管理员从网络下载相应测试软件使用。（注：务必在下载24小时内删除无版权软件，以免侵犯该软件著作版权）二、电脑安全使用管理1. 公司内部使用外来存储设备，需先对该存储进行病毒检测，确保无病毒后方可使用。2. 上网时禁止浏览色情、反动网页；浏览信息时，不要随便下载页面信息和安装网站插件。3. 进入公司邮箱或私人邮箱，不要随便打开来历不明的邮件及附件，同时开启杀毒软件邮件监控程序以免被电脑病毒入侵。4. 电脑使用者应定期对自己使用的电脑查杀病毒，更新杀毒软件病毒库，以确保电脑系统安全、无病毒。5. 禁止电脑使用者删除、更换或关闭杀毒软件。6. 公司网络管理员定期发布杀毒软件更新补丁，公司职员可通过网络映射通道进行升级。7. 所有公司网络系统用户的计算机必须设置操作系统登陆密码，密码长度不得少于6个字符且不能采用简单的弱口令，最好是由数字、字母、和其他有效字符组成；员工应每隔3个月或不定期修改一次密码。8. 公司职员必须自觉遵守企业的有关保密法规，不得利用网络有意或无意泄漏公司的涉密文件、资料和数据；不得非法复制、转移和破坏公司的文件、资料和数据，违者将予以追究法律责任。9. 公司重要文档、资料和数据应上传至文件服务器妥善保存；本机保存务必将资料存储在除操作系统外的硬盘空间，严禁将重要文件放置在桌面上。10. 电脑使用者离职时必须由网络管理员确认其电脑硬件设备完好、移动存储设备归还、系统密码清除后方可离职。三、上网权限管理 公司网络管理员对电脑IP地址统一分配、登记、管理，严禁盗用、修改IP地址。四、电脑操作规范管理1. 电脑开机：遵循先开电源插座、显示器、打印机、外设、主机的顺序；每次的关、开机操作至少间隔1分钟，严禁连续进行多次的开关机操作。2. 电脑关机：遵循先关主机、显示器、外设、电源插座的顺序；下班时，务必要将电源插座的开关关上，节假日应将插座拔下，彻底切断电源，以防止火灾隐患，违者视情节轻重将处以50-500元罚款。3. 打印机及外围设备的使用：打印机在使用时要注意电源线和打印线是否连接有效，当出现故障时注意检查有无卡纸；激光打印机注意硒鼓有无碳粉，喷墨水是否干涸，针式打印机看是否有断针；当打印机工作时，不要强行阻止，否则更容易损坏打印机。4. 停电时，应尽快关闭电源插座或将插座拔下，以免引起短路和火灾。5. 来电时，应等待510分钟待电路稳定后方可开机，开机时应遵循开机流程操作。6. 电脑发生故障应尽快通知网络管理员，不允许私自打开电脑主机箱操作。7. 电脑操作人员必须爱护电脑设备，保持电脑设备的清洁卫生。每天早晨要清洁自己的工位。8. 禁止在开机状态下使用湿物（湿毛巾、溶剂等）擦拭显示屏幕。9. 禁止工作时间内玩游戏和做与工作无关的事宜，严禁上班时间使用任何软件下载与公司无关的资料、程序等，违者将处以50-500元罚款。10. 严禁利用计算机系统发布、浏览、下载、传送反动、色情及暴力的信息，违者将视情节轻重加以严肃处理。11. 严格遵守中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定，严禁利用计算机非法入侵他人或其他组织的计算机信息系统。第十四章 公司主要岗位职责一、拓展部职责1.根据公司的长期及短期的发展规划，制定及调整公司的运作规划；2.洞察国内黄金市场的发展情况，动向分析，对市场前景做出第一时间的分析；3.及时关注国家关于黄金相关法规的动向，熟悉相关的法规；4.客户拓展计划的指定和实施；5.客户资料数据的管理，数据的更新和客户的跟踪；6.协助相关部门进行公司业务推广活动；7.按照客户资产状况和需求，给客户提供专业的理财建议，并提供相应的理财产品；8.客户维护手段的设计、创新；9.客户反馈信息的归档及管理。二、风控交易部岗位职责（一）风控员岗位职责：1、实时监控客户和公司的头寸和风险保证金变化情况，并发布行情风险提示、客户持仓风险提示、公司头寸和资金风险提示。2、重点客户监控：每日结算后，根据结算结果，列出高风险客户名单，评估其风险水平。3.洞察国内黄金市场的发展情况，动向分析，对市场前景做出第一时间的分析。 4、负责行情信息收集和行情研判，撰写和发布行评。5、负责客户交易活跃度、专业度分类登记管理并定期向公司分管领导汇报。6、公司领导分配的其他工作。（二）交易员岗位职责：1、根据行情研判结果及公司相关风险管理规定，计算出应冲销的头寸，并进行冲销；2、负责为客户开通、注销模拟和实盘帐户，并监督其操作情况。3、公司领导分配的其他工作。（三）结算员岗位职责：1、负责办理分公司、居间商、居间人的结算业务；2、为分公司、居间商、居间人提供结算报表及核实服务；3、跟踪结算中遇到的问题处理过程，直至处理完毕；4、负责为分公司、居间商及居间人与交易所结算部联络沟通遇到的问题；5、公司领导分配的其他工作。（四）观察员（分析师）岗位职责：1、随时了解贵金属报价，当国内、国际报价出现较大差异时，或现货价格与期货价格出现较大差异等情况时，及时反映至交易部主管，由交易部主管上报交易所。2、随时关注交易软件、后台管理软件、行情分析系统的运行情况，发现异常问题后及时反映至交易部主管，由交易部主管上报交易所。3、随时关注国内国际重大事件、新闻及重要数据公布，发现可能引起贵金属价格较大波动的情况，及时反映至交易部主管。4、遵守交易所的相关规定，判定客户交易存在较大风险或异常的情况时，及时向交易部主管报告相关情况，以警示风险。 三、客户服务部门岗位职责1.制定客户服务工作的各项制度，包括各类服务操作流程、岗位责任制度、客户服务人员考勤制度等，以便于操作执行和监督检查；2.制定客户服务标准、业务标准和流程标准，规范客户服务工作，为客户提供优质服务，提高客户满意度，塑造企业形象；3、客户投诉处理和监督检查，及时发现问题，总结经验教训，从而达到完善服务管理机制、改进服务工作流程、提高服务效率和工作水平的目的；4、围绕公司销售目标，拟写客户开发计划，制定大客户管理策略并组织实施；5、客户分析与行为调查，为企业制定科学的销售策略、服务策略提供支持；6、其他相关职责。四、公共关系协调中心岗位职责1.策划、组织协调等各类公关事件、公关活动，建立公司健康的社会形象与良好的社会公共关系；2.处理公司内外公众关系和利益相关者（包括政府部门、渠道商）的联系与沟通；3.根据公司发展需要，协助公司相关部门获取外部资源对企业发展的支持；4.负责相关领域的客户沟通、谈判和制定解决方案等协调工作；5.根据公司业务需要，配合公司项目经理执行、进行商务洽谈；6.配合处理公司所在地区的突发事件；7.发现、处理并监控其与公众之间的矛盾、问题和突发事件；8.搜集同行领域及竞争对手相关市场信息，定期提交报告以便辅助市场经理做出正确公司决策，给出建议并上报直属领导；9.协助公司董事长、总裁、副总裁等相关部门客户来访和接待工作；10.开拓和维护媒体关系，确保公司与媒体之间保持良好的合作关系，创造良好的媒体环境；11.负责相关区域内销售活动的策划和执行。五、财务部岗位职能1.负责审核各种原始凭证，并按费用开支标准进行控制，根据财务制度规定严格审核发票的准确性和合法性；2.按时编制年、季、月度各类财务报表，同时按时上缴税款，每月做好财务分析报告；3.负责核对往来等各项明细账，做到帐帐相符，帐实相符发现问题及时解决；4.财务经理保管好公司的公章，财务章，出纳保管好公司的法人章；5.进行税务事务的处理，及时了解税务政策，积极争取各项税收优惠及各项政府补贴；6.不得白条抵库，不得挪用现金，现金和银行日记账要做到日结日清，保持每月现金日记帐帐面余额要与库存现金核对一致；7.每日下班后库存现金不得超过1000元；8.严格控制空白支票，经领导同意才能签发不填金额的“空白”转账支票，但必须在支票领用本上写明收款单位、款项用途、日期和限额，由领用人在专设登记簿上签章。逾期失效的空白支票，要及时收回注销，与存根合并，并妥善保管，在空白支票上注“作废”字样，不得将空白支票交其他人签发。支票遗失，要立即向银行办理挂失手续并登报声明，造成经济损失要赔偿；9.及时到银行拿取银行单据，并及时入账，每天做好现金银行日记账并交各股东查阅；10.完成领导交办的其他工作。六、行政管理部岗位职责综合管理部主要负责日常行政管理、人力资源及法律事务等。其主要职责包括：1.协助公司领导组织公司日常办公及有关活动安排，向公司领导和各部门提供后勤保障，为公司的正常业务开展做好服务；2.督促检查公司有关决策、工作部署及重要事项的办理落实情况，及时反馈工作进展和办理结果，协调公司各部门有关工作运行；3.负责公司各项制度及重要工作信息的收集、汇总、上报，各类文件、合同、协议、会议纪要的归档和管理；4.负责公司各类会议、重要活动的组织筹备，编写会议纪要；5.负责公司与上级机关部门和相关单位的公关联络、文电收发、文电处理、公文核稿和印章管理；6.负责公司人事劳资综合统计及人事信息、档案管理，按规定上报各类人事劳资统计报表；7.制订公司人事、劳动工资、考核等管理制度、规章和办法并组织实施；8.负责公司实物资产管理；9.负责组织公司党、工、青、妇及各项群众性活动的计划和组织；10.负责公司注册、注销、年检及公司法律事务；11.前台负责来访人员登记及接待、电话接听及部门转接等事务。12.完成领导交办的其他事务。七、教育事业部岗位职责1. 制定相关的市场策略；2. 管理并协调部门内部的工作；3. 负责对外合作的洽谈；4. 各地巡讲的宣传和组织； 5. 各种地方性展会的组织和参加； 6. 员工培训计划的制定； 7. 标准培训课程的制作和跟进。八、合规部岗位职责1、客户资料库的建立和完善，保证客户资料完整