归档管理办法.doc

浙 江 中 马 机 械 有 限 公 司文件资料归档管理办法 ZM/QD4.2.3-2A1 目的加强档案的综合管理，为本公司的经营管理决策提供依据，确保公司各类档案的完整、准确、系统、安全与得到有效的利用，从而更好地为公司提高经济效益。2 适用范围适用于公司各类产品、科技、基建、设备、仪器仪表、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、声像、电子媒体、党政工团以及人事档案的管理。3 职责3.1 综合档案室是负责公司各类档案的集中统一管理归口部门。3.2 各相关部门负责本部门的档案管理。4 文件材料的形成和归档4.1 文件材料的形成、积累、整理和归档要遵循计划、生产、技术、经营等项工作和文书处理程序。4.2 公司经营管理活动中形成的科技文件材料，包括胶片、照片、录音、录像和计算机磁卡等，由产品试制、科研课题和工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。4.3 公司文件材料归档的基本要求： 归档的文件材料必须准确地反映公司生产、科技、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。 归档的文件材料必须完整。 归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。浙江中马机械有限公司2001-09-01批准 2001-10-01实施ZM/QD4.2.3-2 A4.4 本公司文件材料的归档范围主要有以下几个方面：4.4.1 产品生产方面：有产品设计、工艺、工装的图样和技术文件，原材料检验、产品生产过程和生产调度工作中形成的各种文件资料。4.4.2 经营销售方面：有企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。4.4.3 设备仪器方面：有设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行、维修记录，设备改进、改装和报废的文件材料等。4.4.4 技术管理方面：有质量管理、技术引进、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报、科技档案等管理中形成的各种文件材料。4.4.5 计划统计方面：有各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。4.4.6 物资供应方面：有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。4.4.7 劳动工资方面：有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护等工作中形成的各种文件材料。4.4.8 财务管理方面：有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。4.4.9 教育培训方面：有干部、职工教育和技术培训的文件、教材等。4.4.10 党、政、工、团工作方面：有企业党务工作以及组织、宣传、人事、保卫工作中的各种文件资料，企业行政工作、共青团工作和工会工作中的各种文件材料等。4.4.11 科学技术研究方面和工程建设方面：按有关规定执行。4.4.12 其他方面。A版0次修改 ZM/QD4.2.3-2 A4.5 归档时间4.5.1 产品试制、课题研究、基建工程或其他技术项目，在任务完成后或告一段落时，要将应归档的文件材料组成案卷，由项目负责人审定后，向综合档案室归档。4.5.2 各项管理工作中形成的文件材料，在第二年上半年内，要将应归档的文件材料按照案卷，由各职能部门负责人审定后，向综合档案室归档。4.6 归档份数:各类文件材料一般一式一份,比较重要的和利用频繁的文件材料要适当增加归档份数。4.7 公司文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入生产、技术、经营等各项管理程序；列入生产、科研、基建和经营等各项活动的工作计划；列入公司有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制。4.8 公司产品试制定型、科研成果鉴定、基建工程竣工验收，必须由档案部门参加。文件材料不完整、不准确、不系统，不能进行鉴定、验收。4.9 公司产品创优、科研成果评奖，归档的文件材料是否完整、准确、系统要作为一项考核内容，综合档案室不签署意见不得申报成果。4.10 公司新购设备仪器和引进项目的文件材料到货时，设备管理部门及有关专业部门必须会同综合档案室检查验收文件材料，并及时归档。4.11 公司员工因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件资料要按照归档范围的规定，及时向综合档案室归档。4.12 公司综合档案室要对企业文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督、检查。5 档案管理5.1 公司建立健全各项档案管理制度，列入考评范围，并实施奖惩办法。5.2 档案分类A版0次修改 ZM/QD4.2.3-2 A5.2.1 根据国家和有关部门档案分类编号的规定，编制企业档案分类编号办法。5.2.2 分类编号要遵循文件材料的形成规律，并且要便于保管和提供利用。5.2.3 企业生产、技术等管理性文件要按其文件内容分别归入生产、科研、基建、设备等类中统一编号。5.2.4 常用的分类有： 按产品型号分类； 按设备型号分类； 按科研课题分类； 按工程项目分类； 按专业性质分类； 按组织机构分类； 按时间分类；5.3 档案编目与编制检索工具5.3.1 要编制档案总目录、档案分类目录、底图目录和保管部门目录。5.3.2 要根据需要编制档案检索工具，并且进行档案著录工作，著录方法按照国家有关规则执行。5.4 档案保管5.4.1 接收档案必须认真验收，并办理交接手续。5.4.2 存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找。5.4.3 底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库，要认真检查其修改、补充等情况。底图存放以平放为宜。5.4.4 缩微胶片、照片、磁带等的保管： 存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等，按编A版0次修改 ZM/QD4.2.3-2 A号顺序排列在胶片柜或防火柜内。缩微母片和拷贝片应分别存放； 胶片库房应设置在没有臭氧、氧化氮、硫化氢、二氧化硫等有害气体和物理性污染地带。库房内应设有防火和空气调节措施，温度、湿度应符合规定的要求。5.4.5要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐、物相符。对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制。库藏档案因移交、作废、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。5.4.6 档案库房的一般要求： 保存档案必须有专门的库房，并且具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施； 档案库房建设要列入公司基本建设计划，库房建筑设计按照规范执行。5.5 图纸的修改和补充5.5.1 修改已归档的图纸要有经过领导批准的图纸修改、补充通知单。5.5.2 修改内容较小时，可直接在图面“杠改”、“刮改”或者收送“变更通知单”，采用“杠改”、“刮改”时应在修改处标注“修改标记”。5.5.3 修改内容较多时，应另出新图代替，原来图纸作废。新图列入原图纸目录，并且注明所代替的原图图号。作废的图纸应注明新图的编号，根据需要另行保管。5.6 档案鉴定5.6.1 要根据国家和有关部门的规定，编制档案保管期限表，档案保管期限分永久、长期、短期三种。确定保管期限的基本原则是： 对企业有长远利用价值的档案应永久保存； 对企业在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存；A版0次修改 ZM/QD4.2.3-2 A 凡是介于两种保管期限之内的档案，其保管期限一律从长。5.6.2 鉴定工作要组织由公司领导、专业技术人员和档案人员参加的鉴定小组，直接对档案进行鉴定。每次复写要写出鉴定报告，在综合档案室考表中标明鉴定意见，由小组负责人签名，并且注明鉴定日期。5.6.3 鉴定工作应该定期进行，具体由企业根据实际需要确定。5.6.4 档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，综合档案室质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，公司应及时责成有关部门和人员负责修改、补充。5.6.5 销毁档案必须严格掌握，慎重从事，销毁前要造具清册，提出销毁报告，经公司领导审批。销毁档案时要严格执行保密规定。5.7 档案统计5.7.1 公司档案管理要建立健全统计工作，统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠。5.7.2 档案统计主要有档案管理、基本情况统计、档案数量统计、档案提供利用及其效果的统计等。6 档案信息开发利用6.1.1 公司档案信息开发利用是公司档案管理的一项重要内容，开发工作主要是指对生产、技术和经营管理的档案信息开发。档案信息开发利用要重点服务于改善企业经营管理、提高产品质量、降低物质消耗和增加经济效益等方面。6.1.2 公司档案信息开发利用的几种形式： 在公司内部实行档案开架阅览。 编制并交流档案目录。 对档案进行加工整理，汇编专题资料或编制产品、科研成果、基建工A版0次修改 ZM/QD4.2.3-2 A程简介、文摘和数据手册、图表手册、市场信息、用户反映、国内外同行业生产情况介绍等。6.2 公司档案开发与提供利用，必须严格执行保密制度。6.3 对于积极主动开发与提供利用档案，为发展企业生产，提高产品质量、降低物质消耗和增加经济效益等做出贡献的人员，企业应给予表扬和奖励。7 档案管理体制7.1 公司管理档案涉及供、产、销和党、政、群等各个部门，应由主管副总经理分工领导，并列入公司领导议事日程，作为考核公司领导政绩的组成部分。7.2 公司综合档案室是公司档案、资料的贮存基地和利用中心，负责统筹、协调、组织、管理公司的档案、资料工作。7.3 公司设立专兼职档案管理人员。8 附则8.1 公司文书档案管理按照机关档案工作的有