江苏钟山宾馆集团采购管理暂行办法.doc

江苏钟山宾馆集团采购管理暂行办法第一章 总 则第一条 为加强集团及所属企业物资采购工作的规范化管理，建立有效的采购运行机制，提高资金使用效益，保证采购质量，根据政府采购、财政部企业国有资本与财务管理暂行办法等有关法律法规和集团财务与会计制度，结合集团实际，制定本办法。第二条 本办法适用范围：本集团公司及所属全资子公司、分公司、控股子公司以及全资孙公司、控股孙公司（以下简称企业），并列入集团集中采购与监督采购的工程项目设备和物资、不需安装的固定资产、低值易耗品、原材料、库存商品、汽车零配件、办公用品、汽车保险、劳动用品等，应执行本办法。工程项目管理，按集团公司工程项目管理规定执行。双方出资各占50%的共同控制合营企业以及具有控制权的其他企业，属集团集中与监督采购的工程项目、设备和物资等，参照本办法执行。第三条 集团公司的采购管理实行集中采购与监督采购的两种方式。集中采购主要是对各企业工程项目以及具有同类、批量的设备和物资，由集团统一组织或委托相关单位组织采购；监督采购主要是对集中采购以外的采购，由各采购单位组织，集团公司招标工作监督办公室派人监督并由集团公司招标工作办公室组织开评标的行为。集团集中采购与监督采购目录，由集团根据各企业实际情况，适时公布。 第四条 集团集中采购与监督采购管理办法的实施，由集团公司招标工作办公室负责协调和组织，各企业和相关部门配合。 第二章 采购计划的申请和审批第五条 采购计划的申请和审批应向一线经营使用部门侧重，办公家具、设备的审批从严掌握。一般情况下，各物资使用单位应于每年4月底前报本企业下半年和11月底前报次年上半年所需物资采购申请，以便形成批量采购优势。 第六条 物资采购申请由使用单位根据实际需要和经费情况提出。申请中应说明申请理由、急需程度和所需物资的技术要求、数量、参考单价、参考厂（商）家、经费预算及来源。采购申请需加盖单位公章且主要负责人签字。 第七条 使用单位提交的采购申请，各企业审批部门应依据集团及各企业有关规定、发展规划、财务预算、综合效益等情况做出批复，审批意见中应明确是否同意采购、采购的数量、金额、时间安排、经费来源、预算及补充建议。 第八条 新购技术含量高的精密、贵重仪器设备等，由各企业聘请省内知名专家进行论证，论证及申请报告报本企业总经理办公会初审，各企业总经理办公会提出初审意见后形成报告, 报集团公司招标工作办公室审查，经集团公司招标领导小组审定后列入购建计划。 第九条 各企业所用的一般固定资产采购申请，以各企业部门为单位，由各企业财务部门初审后提交所在企业总经理办公会审定，经集团公司招标工作办公室审查，报集团公司招标领导小组审批。 第十条 各企业所用的原材料（含汽车配件）、低值易耗品，由各企业采购和财务部门初审后提交所在企业总经理办公会审定，报集团公司招标工作办公室审查，由集团公司招标工作办公室和监督办公室组织或监督实施。 第十一条 各企业经营用库存商品，由各企业经营部门严格控制库存，所在企业采购和财务部门应适时监督，采购情况应按月即时向集团公司财务管理处备案。一次进货超过20万元以上应报集团公司审批。 第十二条 集团公司招标办公室将各企业申请采购报告收集汇总后，根据集团有关规定，了解现有设备情况和经费情况等提出建议，单笔10000元（含10000元）或总额50000元（含50000元）以上的申请，报集团公司总经理批准后列入采购计划，单10000元以下或总额50000元以下的申请，由集团公司分管副总批准后列入采购计划。 第十三条 采购物资的技术要求以使用单位的申请为主要依据。使用单位应以书面的形式提供技术要求，并经单位负责人签字。 第十四条 列入计划的采购申请，由集团公司招标工作办公室进行分类整理、合并以形成批量采购优势。属集中采购的目录由集团公司招标工作办公室提出实施方案，属监督采购目录的由各企业招标工作小组提出实施方案，报集团公司招标工作小组审查后由集团公司招标领导小组审定。实施方案应包括预算总金额、计划采取的采购方式、采购人员组成、市场现状、候选产品型号、规格、数量、参考产地、参考价格、参考厂商情况、采购日程安排等内容。 第三章 采购计划的实施第十五条 集团集中采购和监督采购的具体形式包括政府采购（委托）、招标采购、竞争性谈判、询价采购（含现场采购）、单一来源采购等。实行政府采购（委托）、招标采购、竞争性谈判，选择的候选人应不少于三家。询价采购和单一来源采购在集团公司招标监督办公室的监督下实行由使用单位代表、采购部门共同参与的集体采购制度；金额较小的零星采购，实行双人采购制度。第十六条 采购计划实施方案批准后，由集团公司招标工作办公室或所在企业招标工作小组根据有关规定和不同情况分别予以组织实施。属集中采购的，由集团公司招标工作办公室进行组织；属监督采购的，由集团公司招标工作监督办公室专人监督，集团公司招标工作办公室组织，所在企业招标工作小组具体实施。第十七条 属于政府采购（委托）的，由集团公司招标工作办公室与政府采购（委托）有关部门共同实施；属应急采购的,按应急采购管理规定进行处理；其它采购，不论金额大小，均应按照江苏钟山宾馆集团招标工作管理规定（试行）及实施细则进行实施，评标委员会由集团公司招标领导小组在开标前确定。第十八条 招标工作完成，采购完毕，应形成文字记录和书面报告，并要求所有参与人员签字存档备查。招标工作完成后，各招标工作小组、有关监督部门、采购和使用权部门应及时了解市场动态，发现价格变动，应及时提出重新招标，为保持竞争力，重新招标时应引入一定量的新供应商。第十九条 无论何种采购形式，除金额较小、即时清结的以外，应订立书面买卖合同，明确供需双方的职责、权利义务、物资技术要求等。买卖合同由各企业组织草拟并报集团公司审定，大宗合同应经集团法律顾问审核。供货单位应按要求交纳履约保证金，否则视为无效合同。 第二十条 买卖合同原件一式四份，各企业财务部门、采购部门、集团财务管理处各留存一份。采购项目申请单及审批原件、招标记录原件、验收报告（单）原件以及单台/件价值10000元人民币以上的大宗物品的技术资料交由各企业综合档案室保存，资产使用部门及其它部门根据需要可保留有关复印件。 第二十一条 所有采购均应严格控制在各企业上报的财务预算和采购计划范围内，任何企业和个人不得擅自进行超预算、超计划采购。 第二十二条 各企业因经营、消防安全等管理需要需应急采购的，除江苏金钟山汽车维修有限公司汽车配件和因特别服务需要（如政府领导或专项接待的要求，需提升服务质量和品质）外，应急采购金额不得超过当年采购计划总金额的5%。应急采购，在集团公司招标工作监督办公室或本企业监督部门的监督下实施报备制度，具体由本企业组织实施，实施完毕报集团招标工作办公室备案。汽车服务事部或江苏金钟山汽车维修有限公司依据本办法并结合行业（汽车修理配件）特点，可另行制订实施细则报集团公司招标工作办公室审查，经集团公司招标领导小组审定后组织实施。第四章 验收与质量保证 第二十二条 合同生效后，各企业财务部门应督促检查供货单位严格履行合同，保证采购项目按要求完成。 第二十三条 建立验收登记制度。验收工作由采购部门组织实施，成立由物资使用部门代表和财务、采购部门、仓库保管及有关技术人员组成的验收小组，验收工作技术上主要由使用部门负责。大宗采购应由集团公司招标工作监督办公室委派人员参加。 第二十四条 通过招标实施的采购，以合同约定、招标文件要求、投标文件承诺为验收标准；虽未招标，但签订买卖合同的采购以合同约定为验收标准；没有签订买卖合同的采购，以产品技术资料或行业规定为验收标准。 第二十五条 验收小组应严格按标准进行验收并提交验收报告（单），明确验收结论，所有参与人员必须在验收报告（单）上签字，验收报告（单）存档备查。 第二十六条 财务管理部门根据验收情况决定是否同意支付货款。验收完全合格的，按照合同约定支付货款，属于固定资产的按照集团公司固定资产管理暂行办法进行管理。验收发现有问题，根据具体情况由验收小组研究制定处理办法。经采购部门协调，问题近期内可以解决的，应推迟付款，根据问题解决的情况再决定如何付款；验收问题严重、与合同约定明显不符的，不予付款，采购部门应将物资退回，并负责向供货方追回所产生的所有费用；给各企业造成经济损失的，采购部依法向供货单位进行索赔。 第二十七条 凡是合同规定有质量保证金的，付款时必须留足质量保证金，以保证质保期的顺利执行；质保期内违约的，质量保证金作为违约金处理。第二十八条 集团公司招标工作监督办公室，按照采购规定，可不定期对采购材料与商品进行二次抽验，各企业应与配合。第五章 采购流程第二十九条 年度采购计划报批程序：使用部用提出采购申请集团所属企业审核(总经理办公会)集团公司招标工作办公室审查集团公司招标领导小组审批。第三十条 年度采购计划实施，按集团公司相关招标工作管理规定组织实施，日常采购实行集中与分级管理相结合，其开标与评标，由集团公司招标工作小组组织，集团公司招标工作监督办公室进行监督。第六章 信息披露第三十一条 集团所属企业应设立采购价格信息员，收集整理供应商供应价格并将其收集的信息准确及时上报给集团公司招标工作办公室，若出现价格变动（下降），集团公司招标工作办公室应组织或要求所在企业重新招标确定供应商。第三十二条 为实现集团利益最大化，采购公告、招标邀请书等信息，其对外发布的同时应向集团公司所属相关企业（有投标资质或代理投标资质）发布。同等条件，评标时优先考虑其中标。第五章 违纪处分第三十三条 参与采购的单位和人员要认真学习物资采购供应的有关规章制度，自觉接受上级纪检部门和集团公司招标监督办公室的监督检查。有下列违规违纪行为的，将依照有关规定，给予有关责任人相应的党纪、政纪处分；构成犯罪的移交司法机关依法追究其法律责任。（一）不按规定程序进行招标或业务谈判，徇私舞弊，干扰采购活动正常秩序的。 （二）与投标者或供货单位相互串通，高估冒算，有意多付货款的。 （三）不认真履行职责，购进的货物以次充好、价高质次或假冒伪劣的。 （四）采购过程中，接受供货方贵重礼品、回