北京世爵源墅物业管理前期及其入伙阶段工作详细计划.doc

学习改变人生做成功物业管理人！北京世爵源墅物业管理前期及其入伙阶段工作详细计划世爵源墅前期介入阶段（日期为当前至八月二十六日）目前正在进行的各项工作有：1、勘察世爵源墅的物业环境，从物业使用的角度对开发商京工地产提供相关建议。2、全面了解小区整体布局及房屋、配套设施、文化场所、机电设备情况。3、现场派驻人员协助销售气氛的建立，进行现场管理。目前已经派出保安、工程现场主管及保安31名、维修2名、保洁8名等共计43人，在客户中树立物管形象，协助销售工作。4、依据开发商京工地产的进度由我方工程人员参加智能化系统、机电系统的安装调试、运行培训。5、参与小区房屋的分户验收接管验收与移交，做好记录；督促施工单位修整；复验；办理书面移交手续。6、与开发商京工地产确认管理用房和生活用房，暂时未获得确切答复，跟进中。下一步将要进行的各项工作有：1、世爵源墅管理处成立后进行人员培训。（7月）2、与接管验收同时进行管理处运作的准备工作。（8月）3、物资装备的配置；入住资料的印刷；人员配备等。（8月10日前）4、熟悉业主（住户）情况，准备业主入伙资料；（日）5、业主（住户）入伙安排；（八月二十三日）6、准备办理入伙入住手续。（八月二十五日）入伙前期的各项准备工作第一节 完善世爵源墅管理处的规章制度体系根据公司的实际情况与楼盘情况，参考质量管理体系文件完善出切合项目实际的规章制度体系。一、公司行政人事管理制度，主要包括：1行政、人事制度；2培训、考核制度；3财务制度；4采购及后勤管理制度；5其他各项制度。第二节 管理处组织架构的设置及管理人员的配置一、根据项目实际制定管理处组织架构、岗位设置及人员编制的方案（见附件一）二、招聘新员工三、新员工入职培训，培训内容主要包括：1公司企业文化；2楼盘基本情况；3行政人事制度；4行业法规；5物管基础知识；6各岗位作业规程培训。第三节 物资装备的配置及管理、生活用房的完善一、物资装备的配置（见附件二）二、物资装备的配置要求1本着合理配置、保障利用、成本节约的原则，按供应商体系要求及标准配置；2配置阶段应结合项目实际情况，充分考虑项目与公司物管CI形象系统的相互协调、规范问题。目前与开发商京工地产处于沟通过程中。三、管理处管理用房装修及生活用房的完善。按照实用、合理利用的原则与开发商京工地产充分协商后确定管理用房及生活用房面积和装修标准，并协助拟定装修设计和装修施工监理。目前已经发函开发商京工地产要求予以确认，现正处于沟通过程中，尚未获得确切答复，跟进中。第四节 入伙流程和方案一、流程图（见附件三）1有利于业主办理手续程的快捷、高效；2有利于开发商京工地产与物业入伙手续的衔接；3便于入住后的工作开展。二、业主收楼流程和钥匙的交接程序1基本流程欢迎接待验明业主身份资料发放指导签约费用收取验房、记录移交钥匙资料归档。2对入住期临时借用钥匙的情况制定有效措施进行管理，保障业主利益和避免投诉发生。三、房屋质量处理程序1基本程序业主提出整改要求物业反馈开发商京工地产开发商京工地产协调施工方整改整改完毕信息反馈物业物业通知业主验收。2与开发商京工地产协商入伙装修期间不同问题的处理方式及解决方案，以加快问题整改的效率，顺利完成交楼的过程。四、入住后工程维修配合措施1建议开发商京工地产成立由施工单位组成的工程维修小组；2开发商京工地产在派驻工程师现场跟进、解释工程维修质量问题；3制定工程维修问题紧急处理预案。第五节 入伙通知书一、入伙通知书的制订1注明各楼宇的办理时间，分期分批办理；2注明规定办理时间以及未按时办理入住的处理办法；3须携带的证件、须缴纳的款项及须办理的手续和程序；4相关手续咨询、联系方式。二、入伙通知书印刷入伙通知书印刷前必须经过与开发商京工地产充分协商确认后方可定稿印刷。三、业主身份的确认1业主资料的收集主要是从开发商京工地产的销售部门（或客户服务部）进行收集。2业主身份的核对依据（1）购房合同；（2）开发商京工地产的业户档案、资料。四、入伙通知书的发放1业主通知的填写要求字迹清楚，核对无误。2入伙通知的函寄（1）函寄时间一般应在入伙日期前的10-15天内完成，确保业主能在入伙前收到入伙通知书；（2）一般采用挂号信或特快专递的形式；（3）在约定入伙日期前1-2天再次电话通知业主一遍。3可预先随入伙通知书一并邮寄的资料包括：（1）入伙（收楼）须知；（2）入伙预交费用一览表；（3）业主情况登记表。第六节 入伙资料的准备一、入伙资料的编制、审定与印刷1按公司程序文件要求、结合项目实际情况编写；2编写完成前与开发商京工地产充分协商后确定；二、主要入伙资料1随入伙通知书一并邮寄发放的资料（1）入伙通知书；（2）入伙（收楼）须知；（3）入伙预交费用一览表；（4）业主情况登记表。2须业主签约的资料（1）业主公约3无须签署的发放资料（1）业户手册；（2）装修指南（先行发给业主熟悉装修程序）。4以开发商京工地产名义发放的资料（1）住宅质量保证书；（2）住宅使用说明书。5办理入伙手续记录表格（1）收楼书；（2）整改项目报告；（3）收楼证明书；（4）收楼手续办理流程条。6其它入伙代办手续签约表格（由相关业务单位提供）第七节 入伙前的人员培训一、组建入伙期间临时组织架构针对入伙期的工作内容，公司、开发商京工地产及相关入伙支援人员组建下列工作组：1领导协调组（负责内外关系协调、重大问题的督办等）；2接待引导组；3资格审核组（入伙大厅挂牌流水服务）；4签约组（入伙大厅挂牌流水服务）；5收费组（入伙大厅挂牌流水服务）；6验房交付钥匙组（入伙大厅挂牌流水服务）；7资料收集与钥匙保管组；8客户问题处理与协调组。二、对入伙工作人员的培训1入伙流程培训目的是掌握入伙流程和方案内容并熟练运用。2业主疑难问题的解答培训（1）制定业主所提问题及问答资料；（2）及时告知入伙工作人员项目及入住存在问题的回答办法，保证口径的统一。3服务态度与服务技巧培训（1）理论结合实际；（2）辅以服务案例分析进行培训。4房屋质量处理流程培训（1）一般性问题的处理流程培训；（2）重大质量问题的处理流程培训。5相关法规及各岗位作业规程培训（1）对物业管理条例、装修管理规定等有关入伙与装修方面的法规进行培训；（2）结合程