办公室管理办法 (6).doc

办公室管理办法办公室，一个普通的部门，同时也是一个特殊的部门。它担负着承上启下的任务，是领导与基层间沟通的桥梁，是各个部门间协调的纽带。实践表明，公司高层的意见是否能得到有力的贯彻实施，公司的后勤保障是否足够，职工的文化生活工作是否开展得有声有色。如此种种，都取决于办公室工作的好坏，因此办公室主任这个岗位的责任尤为重大。办公室的职责可以归纳为这么几句话：文件收发传阅，文书处理归案，打字复印传真，公章印鉴保管，综合材料起草，事务检查督办，会议安排记录，有关问题调研，征询群众反映，传达领导意见，车辆派遣调配。一、办公室管理条例 第一条 为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规范，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围。 第二条 服务规范： 1.仪表：公司职员应仪表整洁、大方 2.微笑服务：在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应礼貌热情，微笑应答，切不可冒犯对方； 3.用语：在任何场合应用礼貌规范用语，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗； 4.接待要热情及时 5.电话接听：接听电话要及时，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录。 第三条 办公秩序 1.工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。 2. 职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。 3. 发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑等）损坏或发生故障时，员工应立即向办公室报修，以便及时解决问题。 4. 员工下班前，要收拾整洁自己的工作台面，检查主电源是否关闭，最后离开的人员要检查并关好门窗和灯饰，坚决杜绝安全隐患的存在。第四条 请假出差事项1. 职员如有事需要请假，需提前向部门领导申请，并填写请假条，有领导签字方可离开，请假三天以下的需要提前一天向部门领导申请，三天以上的要向总经理申请，并在离开时要做好手头工作的交接处理，（如有紧急情况可以先处理并电话告知领导，回公司后填补请假条）。2. 因公务出差时需提前填写公出单，出差的目的地、事由、人物都要填写清楚，并交领导签字认可后，方可离开。第五条 公物的维护及保养1. 合理利用公司资源，学会纸张等其他公物的综合利用，杜绝浪费现象的产生。2. 爱护公物，自己拥有的资源（电脑、桌椅、资料手册等）要定期维护和检查保养。第六条 新员工及职员之间的相互协作1. 对于新入职的员工，我们要积极帮助，力所能及的解决他们在工作中、生活中遇到的困难，使他们很快地适应当前的工作环境，进而好好展开工作。2. 同事之间相处应诚恳友善、大方、平等相待，不要为小事而斤斤计较，控制好自己工作的情绪和状态，学会很好的合作，共同把工作做得更好。3. “凝聚产生力量，合作诞生希望”学会合作，学会相处，成就你不平凡的工作业绩。为进一步树立和塑造公司的整体形象，保持良好的工作秩序和办环境，提高工作效率，特制定办公室管理办法。（一）管理范围和标准办公管理包括工作纪律、工作礼仪、勤俭办事，其标准如下。1、工作纪律：遵守公司各项管理制度，按时上下班；保持办公室安静，不大声喧哗；工作期间不干私活，不串岗闲谈；不随地吐痰，不乱丢垃圾、烟头；及时接听电话，使用电话简明扼要，通话语音适中，文明礼貌；自觉遵守保密守则和保密制度，下班时锁好文件、资料，未经同意不得随意翻看同事的电脑、文件、资料、办公桌抽屉等；借用他人或公司的东西，使用后及时送还或归放原处；不擅自使用公司的电子设备。2、工作礼仪：仪表要端庄、整洁，服饰要清洁、大方、得体；坐姿立姿符合标准；来客微笑相迎，谈吐文雅，送人周到细致。3、勤俭办事：节约用水、电；节约使用办公用品；不损坏任何设施，不将公物占为己有；下班或长时间离开办公室应关闭电脑、音箱、UPS电源、打印机、电灯、空调，桌面收拾干净，坐椅靠拢办公桌正端放置；最后离开公司的员工负责检查公司所有的窗户是否关严。4、着装要求：工作场所的服装应清洁、方便，大方，淡雅得体。（二） 公司值班室管理办法1坚守工作岗位，不得擅离职守，不做与值班无关的事项。 2熟悉业务，认真钻研，提高业务水平，文明值班，积极妥善地处理好职责范围内的一切业务。 3重大、紧急和超出职责范围内的业务，应及时向上级业务指挥部门、公司领导汇报和请示，以便把工作做好。 4加强安全责任，保守机密，不得向无关人员泄露有关公司内部的情况。 5维护好室内秩序，做到整洁卫生，禁止在工作时间大声喧哗，无关人员不得随便进入该室。爱护公物，杜绝浪费。 6坚持批评与自我批评，团结互助，互相尊重。 7遇有特殊情况需换班或代班者必须经室主任或值班主管同意，否则责任自负。 8按规定时间交接班，不得迟到早退，并在交班前写好值班记录，以便分清责任。（3） 行政事务管理 1为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，制定本办法。 2办公室主任对办公室管理负有直接的责任。 3本办法所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮件收发管理等。档案管理：A. 档案管理是为了保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。B. 档案分为原件和复印件，原件出借必须填写出借证明，并保证及时还回。C. 及时填补空缺的资料及复印件。印鉴管理：印章不得随意出借，出借时必须严格填写出借申请表。办公用品管理：不得肆意浪费，如需领取办公用品必须填写申请单。对于公司公共物品，用完后应及时送还。报刊及邮件收发管理：为培养员工的文化素养进而提升企业的整体素质，公司特定制一些报纸书刊。报纸、书刊应分门别类的放置并及时更新。（4） 车辆管理为使公司车辆管理统一合理化，合理有效的使用各种车辆，最大限度的节约成本，更有效的控制车辆使用，最真实的反映车辆的实际情况，尽可能的发挥最大经济效益以及对公司所有车辆的保养和维修进行控制，以确保车辆安全、良好的运行状况以及保养和维修的及时、经济、可靠，特制定本制度。1 办公室主任负责办公室车辆派遣及使用，并对各部门用车进行审批、协调、安排，保证办公室车辆的有效使用。2 各部门车辆出车、送货应由车辆管理人员统一调度，公司任何人员不得私自调度车辆，更不能因私使用公司车辆。3 车辆管理人员应根据公司总体的运营要求，对车辆的出车及保养进行合理安排，驾驶员应服从车辆管理人员的安排，如有特殊情况需提前告知管理人员。4 办公室人员应协助司机做好加油工作，认真做好加油记录（加油时间、地点、人、加油里程，油费等）5 公司所有车辆钥匙应有车辆管理人员统一保存、管理。6 各部门应加强车辆用油管理，节约用油开支，使车辆均能在经济耗油的情况下有效的运营。驾驶员在油卡充值前，应统一根据车辆管理人员的口令，在某一统一的时间点记录本月车辆用油的实际数据，其中： a.月初余额为油卡在上次充值前的余额。 b.本月充值为油卡上次充值的金额。 c.月末余额为油卡最后一次加油后的金额。 d.本月用油=月初余额+本月充值-月末余额+备用卡加油金额+现金加油 f.起始公里数为上次记