文书档案简化立卷十步.doc

文书档案简化立卷十步一、区分归档与不归档文件 根据本单位的归档范围进行区分。各单位应参照机关文书档案归档与不归档范围编制本单位的归档范围，经单位领导审批后，报区档案局备案。二、判定文件所属时间 区分不同年度，相同年度的才能一同归档，不同年度的不能放在一起归档。判定文件所属时间方法： 1、以签发、结案、转发时间为准 ; 2、以正本时间为准 ; 3、以闭幕年度、办结年度、批复年度为准 ; 4、跨年度的，如计划、总结、法规等归在文件制发年度、即发文年度 ;三、明确 “件”的概念，区分每 “件”文件 文书档案简化立卷与传统立卷最大的区别在于，前者以 “件”为单位进行整理归档，后者则以 “卷”为单位进行整理归档，因此，整理档案前，首先要明确件”的概念。 1、一般每份文件为一件 ; 2、正本与定稿、正文与附件、原件与复印件、转发与被转发件 ; 3、报表、图册、名册一册为一件 ; 4、底稿为打印件，未改动并与正本一样的，不可归档，但会签稿单要归档 ; 5、来文与复文各为一件，重要文件与历次修改稿各为一件。四、装订 以件为单位进行装订 1、件内文件排列：几份文件为一件时，应排好顺序: 正本在前, 定稿在后，正本在前, 附件在后，原在前复件在后; 转发件在前，被转发件在后; 中文本在前，其他语种文本在后。 2、装订位置：左侧或左上角装订，左侧装订则左侧下侧对齐；左上角装订则左侧和上侧对齐，以防订漏页。 3、装订用线装，文件薄的采用缝纫机车，厚的采用三孔一线订，缝纫机车的要二头打结以防跑线。如果本已成册的，若非金属物装订的，可不再拆装。五、确定文件保管期限 各单位应参照机关文书档案保管期限表，编制本单位档案保管期限表，经单位领导审批后，报区档案局备案。按保管价值的不同，文件分成三个保管期限：永久、长期、短期。六、分类 选定分类方法，进行分类 新规则提供3种供选择，各单位确定后，每年桉此分类、一般不再变动。 问题期限适用于文件不太少的单位 ，一般单位可选用此方法。 年度 机构期限适用于部门健全、职责明确的单位 期限 适用于文件很少的单位。七、排列 1、以每 “件”文件为一单位，先按保管期限: 永久、长期、短期，分别排列成三个系列 ，再在同一保管期限内按类别排，如：永久系列文件中再按综合、党群、财务排列。在同一保管期限同一类别内按以下要求排，如永久综合类中再按 （1）同属一件事的排一起; （2）不同事的按时间排; （3）按重要程度排; （4）批复在前请示在后; （5）会议文件应集中一起; （6）统计报表，简报集中一起; 2、不同保管期限的材料不能同盒，同保管期限不同类别的最好不同装一盒。 3、当年漏归档的文件，补归在文件签发年同一保管期限文件的最后，不再考虑类别等，但要在备考表中注明。八、编号（盖、填归档章）、 每份归档文件在所有档案中的位置，通过归档章来识别，归档章是每份文件的身份证。 1、归档章盖在文件上端空白处，左中右皆可，但不要压住其他字迹。 2、归档章的填写 （1）全宗号：由区档案馆派给 （2）年度：要用4位阿位伯数字填写 （3）机构或问题：即类别 （4）保管期限：永久、长期、短期 （5）室编件号：文件的排列顺序号，一件文件一个号，非一份一号 件号编号方法：同一年度永久、长期、短期的文件各编一个大流水号，形成3列大流水号。如永久01-90，长期01-100，短期01-60（6）页数，指每件文件的总页数，有内容的才计，无内容的不计，文件处理单也要计。九、编目（制作归档文件目录） 1、件号：与传统立卷的目录不同之处在于，顺序号改成了件号。件号用阿位伯数字填写。2、责任者：(全角录入)文件的制发机关或文件的作者。用全称或规范简称。（1） 规范简称：不能省略厦门市，如厦门市海沧区经贸局，以便跨地区资源共享时识别。（2） 文件无责任者要考证，并加” ”，见归档文件目录，件号3。（3） 联合发文责任者照实录，太多则省略并加等，注意要加“ ”，责任者中立档单位不能省略，各责任者之间用“;。（4） 领导讲话等责任者若只有姓名，要注明职务并外加( )，如张昌平(厦门市长) 3、文号：全录，不能省略，机构代字、年度、文号缺不可， 4、题名：(全角录入) （1）录入原文标题，不管多长 （2）有副题名时，正题名能反映文件内容则不录入，若不能反映内容，则要录入 （3）无题名或含义不清时，应重新拟写或补充标题，外加“ ”如“通知”关于加强教育工作的通知，如关于转发政发200303号文的通知，应为关于转发政发200303号文加强档案工作的通知 （4）本委，本部等要改为具体名称，处加“ ” （5）正文与附件一件时，附件为条文时，要录入题名，外加“（ ）”，见归档文件目录，件号4。 （6）统计报表：若为统一名称的要具体化，如福建省党员统计报表应改为厦门市海沧区党员统计报表，见归档文件目录，件号6。 （7）有批文的审批表与批文合为一件，不写入题名，若为单独的审批表，题名要写明内容，如：（张三）先进个人市批表，注意外加“（ ）”。 （8）介绍信，若干人为一件时，要注明什么人什么内容的介绍信，如张三、李四党员介绍信。若一本介绍信为一件，要注明内容，起止号数，处加“（ ）”如（组织）介绍信（53-67号） （9）会议记录：无标题，一会一件的直抄标题。 若一本应注明会议内容，起止日期，如党务会议记录（20040312-20040612） （10）简报信息：一期为一件或若干期为一件，如果若干期为一件应注明起止期数，如海沧信息（2004年第112期） （11）花名册一册一件：注明是什么花名册和年度，如厦门市海沧区工会会员花名册（2004年） 5、日期：指文件制发日期，以8位阿拉伯数字标注，如2004 0309。若年、月、日不详的分别以“0000“和“00”补足8位，如00001231，20040000。 6、页数：每件文件的总页数 7、备注：用于说明特殊情况，如有批复无请示。 8、目录要用A4幅，桉年度、保管期限分成3本，加封面装订成册，一式三份。十、装盒、填写档案盒面 1、按室编件号放入盒内，不同年度的不能装入同一盒。不同保管期限的不能装入同一盒。根据文件多少选择档案盒厚度。目录不放盒内。 2、为了使装订处朝下放，文件不弯曲，保护文件，统一采用横放，按横放填写盒面。 3、备考表，样式同传统立卷整理的备考表，放在每盒最后，用于填写每盒需说明的情况。归档文件整理说明的编写一、放置位置：放在目录（永、长、短）三本的封面后第一页，与目录一同装订成册。二、归档文件整理说明一般每年一写，单位机构、职能、档案分类方案较稳定的可几年一写，在全宗介绍中说明。三、归档文件说明应包括以下内容：1、立档单位的基本情况：（1） 名称、成立时间、隶属关系，（2） 内部机构设置情况（3） 主要工作活动和指标完成情况（4） 重大事件，重大新闻，重大活动情