煤炭企业物资采购管理流程再造.doc

煤炭企业物资采购管理流程再造发表时间：2011-11-14 李艳 来源：万方数据关键字：流程再造 采购管理 煤炭企业 信息化调查找茬投稿收藏评论好文推荐打印社区分享对煤炭企业的物资采购管理业务进行研究分析，反映出煤炭企业屋子采购管理存在的共性问题，并提出这些问题的解决方法，对屋子采购管理业务流程分析和再造，从而降低煤炭企业物资采购成本，提高经济效益和煤炭企业的核心竞争力。 2.2.4 实行信息化管理 信息化的不断推进，给下一步进行采购管理规范化和改造打好坚实的基础，将会彻底改变传统的采购管理流程。煤炭企业应当在矿区建立起自主掌握的物资管理信息系统，把供应管理工作带到全新的信息化管理领域，需完善相应的系统具体环节。 煤炭企业通过建立供应网站，可以加强信息沟通，使推行网上采购成为可能； 建立物资供应管理信息系统，可以推行以信息化为特征的采购流程再造。物资采购供应服务向供应商延伸，向矿区生产各个环节延伸，与广大生产厂家和用户实现全面对接。各类业务人员均在计算机网络下有序操作，将形成业务上互相督促、工作上运转顺畅的采购供应业务新流程； 信息系统可以使采购供应工作纳入到程序化运行轨道。改变采购计划单据传递的传统方式，真正实现无纸化办公。通过职能部门对业务运行在线监督，减少层层审批环节，使整体业务运作效率迅速提高。“采购人员满天飞”的现象将在系统内得以消失； 依靠网络，实现库存资源的共享，使采购决策和合理储备有可靠的依据，有确切的数据信息作支撑； 运用信息平台建立新的业务调度机制。推行采购供应日调度制度，变业务对口催货为日常调度，确保采购供应业务处理的及时性。 23采购流程再造可采用的采购模式 2.3.1 定点采购 对于大型设备和原材料等煤炭生产物资(采购资金额约占70的大宗物资)，选择战略伙伴型供应商，进行定点采购，实施供应链管理。 2.3.2 招标采购 煤炭企业物资招标方式分为公开招标和邀请招标两种。 公开招标的发标，一般在公开发行的报刊或其他新闻媒体上发布招标公告。物资招标时，视招标物资具体情况选择招标方式。 邀请招标的发标，一般先选择35个投标单位，邀请参加招标，投标单位数额不限。投标时要求供应商提供相应的生产许可证，特别是属于煤矿井下专用的物资，投标单位应提供相应的生产许可证、产品合格证、防爆合格证和煤矿安全标志证明等证明材料。评标机构，由主持招标单位视具体情况邀请部分专家组成，并报送物流信息中心经煤炭企业招标管理领导小组审定。 2.3.3 询价采购 煤炭企业广泛收集采购物资的质量、价格等市场信息，掌握主要采购物资的信息变化，根据市场信息做到比质、询价采购。除仅有唯一供货单位或企业生产经营有特殊要求外，主要物资的采购要选择两个以上的供货单位，从质量、价格、信誉等情况择优进货，应当审查供货单位资格；对已确定的供货单位，仍应随时掌握质量、价格、信誉的变化情况。大宗原燃辅料的采购、基建或技改项目重要物资的采购及其他金额较大的物资采购等，实行询价采购。 2.3.4 两级超市、询价选购 一级超市由煤炭企业经营运作，主要代销代存批量大、关系到安全生产的物资，面向企业所属各单位，由需用单位比质询价选购。二级超市由各单位分散经营，或供销主管部门统一运作，主要代销代存低值易耗、形不成批量、与安全生产关系小的物资，面向工区、车间，由需用工区、车间比质询价选购。同时，二级超市也可与一级超市协商，代销代存一级超市的物资。 2.4 采购业务流程再造环节的描述 采购业务总体流程包括：采购计划下达、采购方式确定、商务谈判、起草和审核合同、签订合同、履行合同、到货验收、结算、付款等环节。 计划部门制定下达物资采购计划； 计划部门对采购计划进行分类，确定采购方式：选择适合招标采购的向招标部门下达招标采购计划；需询价采购的向采购业务部门下达询价采购计划； 业务人员选定供应商。参与招标采购或询价采购的供应商，准入资格由管理部门审定； 招标部门或采购业务部门与选定的供应商进行商务谈判，业务人员负责草拟合同； 采购合同经招标部门领导小组(招标采购)或采购部门(询价采购)审核后，正式签订采购合同； 供应商履行合同，质量管理部门组织到货验收； 验收不合格的，填制检验单，做出相应处理； 验收合格的，财务部门办理结算、付款手续。3 采购业务流程再造后的预期成效评价 新提出的采购业务再造流程如可很快在煤炭企业中进行推广革新，与过去一贯采用的采购模式相比，将带来一系列变化和预期成效： 采购计划由计划管理中心编制、审定、提出。实行计划与采购分离。 根据采购物资的属性、用途及市场特点，重组采购业务部门，构成物资采购中心，成为专一负责物资采购的专业化机构，使采购管理体制与流程相适应。 取消煤炭企业总部管理部门审定物资采购计划、审定物资采购价格、监督采购过程、批准准入供应商等具体操作，简化采购流程。 改变物资质量由煤炭企业总部技术监督部门检验、监督的做法，由煤炭企业供应部门的质量管理部全面管理物资质量，这样更切合物流管理的实际。 改变原来各种采购单据经审计部门审核后。再到财务办理结算手续的做法。物品验收合格后，供应商直接就可以办理结算，可以减少许多麻烦。 实现业务流程信息化。从采购计划的处理开始、到采购渠道确定、询价及招(议)标操作、合同的签订、审核、到货验收、最后结算、付款，整个采购过程完全是网上运转。采购人员的业务操作都在网上进行，所有操作数据都存储于服务器中，各种单据都在网上传递。这样，不仅可以实现业务流程“无纸化”办理，从而大大提高工作效率，而且还方便有关部门随时查看任何业务人员或业务部门的工作情况，做到全过程细节监控，变“暗箱操作”为“阳光采购”。4 结束语 采购方法技巧为煤炭企业设计和提供了一种较为科学和有效的采购管理方法，以期推动煤炭企业采购管理人才的选拔、培养和绩效评估工作，提升组织能力和效率。但是，在企业管理实践中仅仅有采购方法是远远不够的，还必须要从制度上建立和健全一套有效的考评机制、方法和工具。为保证优秀采购人才脱颖而出