湖南双丰地产集团行政管理制度.doc

湖南双丰地产集团行政管理制度 第二条办公管理（一）全体职员必须严格遵守集团规定的作息时间，不准迟到早退。 （二）履行职责时，仪表及服饰应保持统 一、整洁、大方、得体。 （三）工作时要坚守岗位，尽职尽责。 必须提高工作效率和质量，一定要按时完成工作计划，并做到急事即办，特事特办。 （四）注意保持整洁的办公环境，严禁在办公区内进食、聊天、喧哗。 不准进行与工作无关的事。 （五）职员在办公期间需要暂时离开岗位时，应视情况向负责人报告或向同事说明。 (六)接待来访或业务洽谈最好在洽谈室进行。 （七）集团鼓励职员相互沟通交流，但不得妨碍正常办公。 （八）职员办公室内不要存放大量现金及贵重物品，以免丢失。 第三条电话管理（一）使用电话应注意礼节，语言简明扼要。 （二）自觉控制手机话费，具体话费补贴见相关制度。 （三）凡享受集团手机话费补贴的职员工不得关停手机。 第四条卫生制度（一）要保持办公室卫生，积极创造良好的工作环境。 （二）办公用品摆放有序，整齐划一。 （三）进入办公楼前应自觉清除脚底泥沙，进入办公楼后不准随地乱扔东西，不准随地吐痰（并督促来访者配合好）。 （四）办公室内不允许张贴图画。 临时必须张贴的图画，可用透明胶带固定，用完及时清除。 第五条文印制度（一）文印工作由文印专职人员管理，承办人操作时应合理使用，杜绝浪费。 -2-（二）遵守集团的保密制度，打印秘密文稿时必须保密。 废弃的文稿应及时销毁。 （三）禁止与工作无关的文印。 第六条办公设备、办公用品购买领用制度（一）办公设备、办公用品的采购、保管、配发，由综合管理部负责。 （二）办公设备、办公用品的购买审批权限，按照财务有关制度执行。 （三）办公设备、办公用品确需维修的,报经综合管理部经理批准后实施。 （四）办公设备、办公用品实行领用负责制，由综合管理部组织实施。 （五）其他分公司购买办公设备、办公用品权限按照财务有关制度执行。 （六）涉及有关财务问题具体见财务制度。 （七）职员调动或辞职离任时，要当即办理移交手续，缴清办公设备、办公用品等。 第七条其它（一）爱护公司财物，合理使用空调，下班时关机闭电。 （二）不用计算机时应即关机断电，减少消耗。 （三）接待业务来客时，要配合门卫做好检验登记。 第二章行文管理制度第一条为规范和严肃集团行文工作，提高公文质量，保证公文安全及时传递，特制定本制度。 第二条集团所有公文的呈批和收发由综合管理部统一管理。 其他部门或个人不得以公司名义行文。 第三条为确保公文规范，集团行文由综合管理部统一审核和打印。 第四条为确保公文传递安全，集团内部传递由部门资料管理员或其他专人负责。 第五条公文种类主要有决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要共11种。 第六条公文格式公文一般由秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送、印发机关和印发日期等部分组成。 （一）公文标题。 公文标题简明扼要的概括公文内容和公文种类。 词义完整，排列对称，-3-间距恰当。 公文标题中除法规，规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 （二）主送机关。 指公文的主要受理单位。 （三）公文正文。 行文内容完整、有序、条理清楚。 （四）成文日期及印章。 公文必须注明成文日期，以表明从何时开始下文。 成文日期在公文正文下面向右错开，要写全年月日。 成文日期一般以领导签发日期为准。 单一部门制发的公文落款处不署发文部门名称，只标识成文日期。 加盖印章应端正、居中下压成文日期。 （五）抄送。 需要收文的关联或间接单位、个人列入抄送。 （六）发文部门标识。 由发文部门全称或规范化简称后加“文件”组成。 集团发文标识定为“湖南双丰集团公司文件”。 （七）发文字号。 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。 （八）秘密等级。 公文应当根据秘密程度划分等级。 一般分为内部文件、秘密、机密、绝密。 （九）附件。 公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件名称和件数。 第七条行文规则（一）行文要严格按照相应格式书写和排版。 （二）应按照隶属关系行文，不得越级行文。 （三）平行或无隶属关系的，应使用平行文，如函、工作通知书。 工作通知书是集团内部，即部门相互沟通协调的函，用于日常办公和业务处理，方便快捷。 （四）要分清主送与抄送，向上级的请示不要同时抄送下级；向下级的重要行文，可以抄送直接上级。 （五）明确发文权限。 属于全局的重要事项，以集团名义行文。 属于局部的重要事项，以部门名义行文。 （六）公文由主办部门经办人拟稿，部门经理审核签字，送综合管理部审核签字后由经办人呈送领导签发。 几个部门联合发文的，联办部门负责会签后，再递交综合管理部审核和呈送领导签发。 第八条发文程序一般包括拟稿、审核、核稿、签发、校对、打印、盖章、发文、归档等程序。 （一）公文拟稿 1、经办人负责公文的起草（包括录入、排版）。 草拟公文必须使用统一格式的公文稿纸。 -4-公文的人名、地点、数字、标点符号要准确，时间要具体年月日。 人名、地名、文件名称、事物名称等，除规范的简称外，一般不得用简称。 （二）公文审核部门经理对拟好文件审核签字。 由经办人把文件呈批单和文件一并交到综合管理部。 （三）公文核稿公文呈批前由综合管理部负责核稿。 核稿的主要内容是 1、是否要发； 2、程序对否； 3、规范格式； 4、言简意赅； 5、秘级审定； 6、领导签发。 （四）公文签发 1、综合管理部核稿通过后，在文件呈批单上填写发文字号和密级，签署处理意见。 由综合管理部经理根据轻重缓急，在文件呈批单上签“特急”或“急件”字样。 按审批权限、业务分类，呈报相关领导审批。 2、公文呈送到公司领导批阅时，“特急”文件即时阅批，“急件”从速阅批，一般文件抓紧阅批。 （五）公文校对、打印 1、集团领导签署修改意见后，原则上由拟稿人修改；特殊情况下可由综合管理部经理直接修改。 一定要使公文按领导意见进行修改定稿。 2、修改稿送签时必须附上批签原稿。 综合管理部负责最后核对。 公文签发后，由经办人送综合管理部经理。 综合管理部经理审查后安排专人印制。 （六）公文盖章 1、需要盖章的文件，打印后由综合管理部专人持正式文稿、领导签发的定稿和文件呈批单，到印章保管员处履行盖章手续。 印章保管员核对无误后加盖印章。 印章保管员须在文件呈批单上签字。 2、对于不需要盖章的文件，在打印正式文稿后，由综合管理部填写发文登记簿后发文。 （七）公文发送和归档-5- 1、文件盖章后，将正式文件、领导签发的定稿、文件呈批单和电子版送档案管理员归档。 同时由综合管理部专人填写发文登记表后发送纸本或电子版。 2、对集团以外受文单位发文的，档案管理员通知经办人到综合管理部办理手续，由经办人负责发送。 3、以信函、特快专递或以电子邮件形式发文的，统一由档案管理员办理。 4、内发文件加盖“内部文件”章，通知部门资料管理员签领。 部门经理阅签后，及时交回综合管理部，档案管理员归档处理。 5、综合管理部不得积压文件，在发文登记表登记后，及时下发。 6、归档文件需要销毁的，经批准后，由档案管理员进行。 第九条公文借阅和清退按档案管理制度有关规定执行。 第十条公文立卷归档、废除，按档案管理制度有关规定执行。 第三章收文管理制度第一条为规范和严肃集团总部收文工作，提高办文效率，发挥来文作用，制定集团总部收文管理制度。 第二条集团的收文由综合管理部统一管理。 第三条为确保公文传递安全，集团内部传递由部门资料管理员或其他专人负责。 第四条本章所指收文，包括集团外部的文件资料和内部下发的文件资料。 第五条外部收文程序。 包括收集、分发与呈批、批阅、承办、归档等。 （一）收集 1、外部收文按渠道分为两种 （1）经办人参加各种会议或通过其它形式经过登记领回的文件资料。 （2）信函、传真等形式的收文。 2、收文必须及时送交综合管理部办理。 送交文件资料必须齐全完整，不漏项缺页。 3、收文由综合管理部专人填写收文登记表，经办人签名认可。 （二）分发与呈批。 综合管理部经理根据轻重缓急，在文件呈批表上签署处理意见。 按权属呈送领导批阅。 （三）批阅。 集团领导应抓紧批阅文件。 “特急”须即时阅批，“急件”须从速阅批，“普件”须三日内阅批。 （四）经领导批阅的文件，由综合管理部及时送交承办单位。 -6-（五）综合管理部负责督促办理，协调关系，解决矛盾，及时反馈。 （六）归档。 文件处理完后，由综合管理部登记归档。 第六条内部收文程序（一）接收 1、内部收文渠道包括总部下发的红头文件，各部门之间的工作通知书、合同等。 2、来文一律逐件清点，由该部门文秘或文书接收，同时进行审核。 审核的重点是是否应由本部门办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及集团有关规定；涉及其他部门或职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。 3、经审核，对符合规定的公文，文秘或文书应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门或人员办理，需要两个以上部门或人员办理的应当明确主办者。 紧急公文，应当明确办理时限。 对不符合规定的公文，经部门负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。 （二）审阅审阅公文时，对有具体请示事项的，主阅人应当签署明确意见、姓名和审批日期，其他审阅人签名视为同意；没有请示事项的，签名表示已阅知。 （三）承办 1、承办者收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。 紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。 对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回交办的文秘或文书并说明理由。 2、公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级协调或裁定。 3、送负责人批示或者交有关部门或人员办理的公文，文秘或文书要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。 （四）周知应及时将文件传达到位。 按照文件传达范围，及时传达到每个人员，做到无一漏错。 传达文件根据需要区别进行，或集中宣读，或个别传阅。 同时做好记录，特别是传阅时要逐一填写传阅单。 对于出差在外的人员，应以电话方式传达文件精神。 第七条文件办理期限。 （一）“秘密”以上等级文件，应随到随办，文到一日内处理完毕。 （二）一般文件，文到三日内处理完毕。 （三）合同、计划、规章制度等特殊文件，部门主管视情规定处理期限。 -7-（四）来文明确办理期限的，应在限期内处理完毕。 （五）传阅文件随到即阅，一般当天阅完。 第四章会议管理制度第一条为规范和精简会议，特制定本管理制度。 第二条会议必须统一安排。 第三条会议提议人负责确定会议议程及参会人员。 第四条会议如形成决议的，则根据决议拟制纪要。 第五条综合管理部组织集团总经理办公会议或专题会议，拟制会议纪要，汇总会议精神落实情况。 第六条会议安排。 （一）会议提议人必须提前一天向综合管理部递交开会申请。 （二）综合管理部安排会议的地点、时间，通知参会人员。 第七条组织会议程序。 （一）召开会议根据讨论事项和中心任务确定。 会议形式分两种，一是制度式的工作例会，即办公会；二是根据需要随机召开的专题会议。 （二）集团办公会议原则上每月召开一次。 （三）凡制度确定召开的会议必须坚持，参会者必须届时到会，不得无故缺席。 如有特殊情况，原则上要提前一天请假并经批准。 （四）主持人介绍会议议程和参会人员报到情况。 （五）参会人员围绕议题进行讨论。 （六）主持人进行总结发言，形成会议决议。 （七）指定秘书做好会议记录。 记录者即时拟制会议纪要，依据发文程序和权限及时呈送签发。 第五章档案管理制度第一条为了规范公司档案管理，提升文档使用价值，制定本管理制度。 第二条第二条档案工作的宗旨收集齐全，及时归档，完好保存，方便利用。 第三条基本规则-8- (一)归档 1、集中保管。 公司全部档案材料原件由综合管理部档案室集中保管，任何部门或个人不允许私留。 各部门将红头文件、重要资料办理完后及时送交归档。 2、详细登记。 文件承办人要将原文和拟归材料完好，标著清楚(包括事由、时间、地点、人物、背景、作者等等)，以利于分类登记归档。 3、规范利用。 正式的档案一经产生，经办人办理借用手续后，从综合管理部档案室借用。 (二)交接 1、员工离职必须主动将经办的档案资料交接清楚，不得擅自带走或销毁。 档案材料必须齐全完整。 2、档案材料交接单是员工办理离职时必须具备的依据，对于不具备者，公司不予办理相关手续。 第四条管理责任（一）按级管理。 档案管理实行集中管理与分散管理相结合。 以集中管理为主，分散管理为辅。 明确各部门兼职档案管理员以及其职责范围。 （二）归口负责。 综合管理部负责集团公司档案的统一管理，部门负责本部门档案工作。 （三）工作职责。 各级档案管理人员按照职权，负责档案的收集、归档。 第五条档案内容档案内容，包括文字资料、照片、图纸、音像制品、电子版等应该作为档案资料保存的一切资料。 （一）集团公司重要经营活动和决策形成的文件资料及原始记录。 （二）各子公司有关土地征用、生产、销售等方面所产生的文件及证件（如招投标书、中标书、土地证等），以及重要业务资料。 （三）各子公司有关施工及验收等方面所产生的文件、证件、以及重要业务资料。 （四）政府机关发给集团公司的有关文件资料。 （五）集团公司内部的文书，包括红头文件、简报、会议记录、工作通知等。 （六）集团公司报送政府的文件和批复及公司对外来往的文件资料。 （七）集团公司合同书、协议书等经济活动文件资料。 （八）集团公司人事任免、调配和职工奖励处分等文件。 （九）集团公司职工工资、福利方面的文件。 -9-（十）财务部相关帐表文件等。 （十一）公司历史沿革大事记，以及反映公司重要活动的简报、宣传、照片、图片、录音带、录像带等资料。 第六条档案收集（一）综合管理部负责传递文件资料的收集。 正式文件一经产生，应及时归档。 具体分为以下两种情况 1、外部来文的收集需要复函的文件。 各部门在文件办理完后必须将来稿原件、领导批复、公司经办部门复函的正式文稿交档案管理员登记归档。 无需复函的文件。 需要领导批阅的文件，各部门专人将来文原件和领导批示交档案管理员登记归档；不需要领导批阅的文件，直接交档案管理员归档。 档案管理员接收文件资料归档要及时严格，检查文件资料要一丝不苟。 2、内部文件资料的收集内部公文经领导审批后，将有领导批复文件的草稿定稿、正式文稿、呈批单等进行归档。 公司所有红头文件须交综合管理部文件承办人处理，并由其即日交集团档案室存档。 （二）公司各部门在工作中的活动不需要行文的，不须经综合管理部递送的文件资料（如工程合同、工程图纸、技术资料等）的收集，采用以下办法 1、工程资料按所在地区档案馆提供的工程档案目录所有资料，根据项目完成进度及时递交综合管理部档案室存档； 2、档案管理员根据档案材料目录，及时向相关部门催收漏交档案。 第七条公司人事、财务档案归本部门负责，集团档案室只对其起监督作用。 第八条档案的。 （一）本年度所有归档文件先按时间和部门分别装入临时档案盒，以备查用；年底全面鉴定，以确保档案质量；于次年四月底将分类、组合后的文件进行系统排列、编号、拟写案卷标题、装订和进行案卷目录的编制。 同时确定存档期限及密级，目录入电脑，档案入库。 （二）工程档案在资料上交综合管理部档案室后一个月左右入库（方法同上）。 （三）档案分类应根据资料内容、内部组织、产生时间等因素进行。 文书档案采用年度机构-分类法，如年度+名称+总登记号+档号（部门）+保管期限+柜号；工程档案应根据项-10-目分类，如年度+名称+总登记号+档号（民用建筑）+保管期限+柜号；工程合同也按项目分类，如年度+名称+总登记号+档号（区域）（项目名称）+保管期限+柜号。 每小卷中设有目录及备考表。 （四）档案保存期限分为永久、长期（15年-50年）、短期（15年以下）。 1、永久保存 （1）公司章程、制度； （2）公司重要会议纪要、决议、简报等； （3）重要活动中所产生的照片、音像制品； （4）工程项目中的前期资料，如政府机关核准文件、不动产所有权； （5）财务报表； （6）工程图纸； （7）其他经核定须永久保存的文书。 2、长期保存 （1）反映公司内部一般工作活动的文件； （2）合同书、协议书 （3）工程文字资料； （4）人事任免材料； （5）其他经核定须长期保存的文书。 3、短期保存 （1）一般事务性的文件； （2）期满或解除的合同 （3）上级起草并成为正式文件的草稿； （4）其他经核定须短期保存的文书。 （五）公司文件密级分为A-绝密、B-机密、C-秘密、D-公开四种等级。 1、A级文件(绝密)指最重要的公司秘密，一旦泄露会使公司权益受到重大损害的文件资料，包括财务分析报告、工程决算材料；对高层管理者的考核报告、评议等；对工资分配方案及所属文件；涉及项目成本、利润的报告或论证材料；如投资计划与分析、项目可研报告等；公司尚未实施或正在实施的经营战略决策、公司项目技术的核心资料；公司其它认为应列入绝密范畴内的文件资料及声像材料。 2、B级文件(机密)指重要的公司文件，一旦泄露会使公司权益受到损害的文件资料，包括公司注册及相关文件；技术资料、工程建设图纸；立项报告、业务进度分析报告；各种未正式批复或采取的计划、方案；涉及公司尚未公开或不宜公开情报的来往文书，以及合同、协议文本、政府部门对公司的处罚决定等；公司其它认为应列入机密范畴内的文件材料及声像材料。 如经济纠纷、工程招投标文件等； 3、C级文件(秘密)，包括各种证明材料；关于招商引资的有关资料；工程方面的洽商等；公司其它应列为秘密的文件资料及声像材料，如给领导的函件、竣工图、竣工资料等。 4、D级文件(公开)指一般性的，可以提供给所有的员工查考利用的文件资料，包括平时各种工作条例、规章制度；一般业务工作来往文件(不涉及绝密、机密的文件)；各类一般性的请示、通知、会议纪要，简报、情况反映等；行政管理工作的计划、总结、报告；一般性的月、季工作计划与总结报告；有关干部任免、调配、定级等的文件；财产、物资、-11-档案等各类行政交接手续凭证，其它。 根据以上原则对秘密等级的划分，可按文件内容涉及的机密程度提高或降低。 第九条档案的销毁（一）销毁标准。 从全局出发，从长远着眼，坚持确定保管期限，要坚持尽可能长、销毁从严的原则。 （二）销毁程序。 1、由综合管理部档案室对拟销毁的档案提出存毁的初步意见，送交档案形成部门的领导进行初审鉴定后，档案室按照审批意见对确定可销毁的档案进行登记、造册，并由两人以上负责监销。 2、鉴定过程中形成的材料和清册，由综合管理部档案室归档保存，以备考查。 第十条档案的保管（一）严格遵守科技档案管理制度有关条款，认真做好本职工作。 （二）做好保密工作，防止密级文件及工程资料、图纸的泄密。 （三）做到档案资料的完整，编号准确，查阅方便、迅速。 （四）在日常管理工作中做好库房的防潮、防霉、防鼠、防虫、防火、防盗、防尘、防光。 第十一条公司员工根据需要，可以借阅有关文档资料。 （一）借阅文档资料，必须在档案室借阅登记簿登记后方可借阅。 （二）密级档案要由文件涉及的部门领导审批同意后方可借阅。 最高密级档案原则上不能带出档案室；必须带出的，须经综合管理部经理呈报总经理签字。 第十二条档案原件一般不外借，如必须借阅，要由相关领导审批。 当事人必须在规定时限归还借用的档案资料。 第十三条借阅人必须爱护档案，要安全保密，不得涂改损坏。 否则，依法追究当事人责任，并予以相应的处罚。 第十四条借阅档案资料归还时，必须当面清点。 发现遗损，应立即报告，并根据资料性质和损坏程度，对当事人进行相应处罚。 第十五条外单位来公司查阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准后方能查阅，不能将档案带离档案室。 第十六条外单位摘抄档案资料，应经总经理同意，对摘抄的资料要进行审查、签章。 -12-第六章后勤管理制度第一条为加强和规范后勤管理，保障供给，物尽其用