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2020-1-11Word技巧教程:Word编写论文十大技巧目录1.用好样式32.使用交叉引用设置编号43.对齐54.绘图技巧65.编辑数学公式66.参考文献的编辑和管理77.使用分节符88.使用子文档89.引用其他文件810.快速生成目录911.及时保存、多做备份912.大纲视图与文档结构图91. 用好样式编写论文，一定要使用样式，除了Word原先所提供的标题、正文等样式外，还可以自定义样式。如果你发现自己是用选中文字然后用格式栏来设定格式的，一定要注意，想想其他地方是否需要相同的格式，如果是的话，最好就定义一个样式。对于相同排版表现的内容一定要坚持使用统一的样式，这样做能大大减少工作量和出错机会。如果要对排版格式（文档表现）做调整，只需一次性修改相关样式即可。使用样式的另一个好处是可以由 Word 自动生成各种目录和索引。一般情况下，不论撰写学术论文或者学位论文，相应的杂志社或学位授予机构都会根据其具体要求，给论文撰写者一个清楚的格式要求。比如，要求宋体、小四，行间距17磅等等。这样，论文的撰写者就可以在撰写论文前对样式进行一番设定，这样就会很方便的编写论文了。如笔者用Microsoft Office Word 2003进行样式设计如下图：2. 使用交叉引用设置编号一定不要自己敲编号，推荐使用交叉引用，否则手动输入的编号极可能给你文章的修改带来无穷的后患。使用交叉引用这样做以后，当插入或删除新的内容时，所有的编号和引用都将自动更新，无需人力维护。并且可以自动生成图、表目录。使用方法如下：第一步，标题的编号可以通过设置标题样式来实现，表格和图形的编号通过设置题注（在菜单栏的插入-引用-题注）的编号来完成。例如，如 图表 1 所示。图表 1 题注第二步，在写“参见第x章、如图x所示”等字样时，不要自己敲编号，应使用交叉引用（在菜单栏的插入-引用-交叉引用）。注意，先要对图表编号用插入题注或标题编号用标题样式，然后在“交叉引用类型”中选择相应的项后，在“引用哪一个题注”栏中会自动标出。例如，如 图表 2所示。图表 2 交叉引用3. 对齐一定不要用手动敲空格来达到对齐的目的。只有英文单词间才会有空格，中文文档没有空格。所有的对齐都应该利用标尺、制表位、对齐方式和段落的缩进等来进行。可以使用样式正文的方式，定义首行缩进来实现，具体参见章节“1用好样式”。如果发现自己手动打了空格，一定要谨慎，想想是否可以通过其他方法来避免。同理，一定不要通过敲回车来调整段落的间距。4. 绘图技巧 论文中会用到很多图表，笔者强烈建议论文撰写者分清论文中的图形和表格，表格可以使用Word提供的工具进行编写，很简单，这里就不再赘述了。框图和流程图的编辑，笔者强烈建议使用Office 2003中绑定的Microsoft Office Visio Professional 2003画。如果不能忍受Visio对象复制到Word的速度，还可以试试SmardDraw，功能不比Visio弱，使用不比Visio难，速度却快多了。5. 编辑数学公式在论文中编辑数学公式，个人建议使用MathType5.0，其实Word集成的公式编辑器就是它的3.0版。安装MathType后，Word会增加一个菜单项，其功能一目了然。推荐使用 MathType 的自动编号和引用功能，这样首先有良好的对齐效果，还可以自动更新编号。Word 正文中插入公式的一个常见问题是把上下行距都撑大了，很不美观，这部分可以通过固定行距来修正。但是要提醒论文撰写者，如果你计算机上安装了MathType5.0后，撰写公式的速度非常快，占用少量的CPU。但是，当你准备打印论文的时候，要记得找个按照了MathType5.0的计算机打印，不然，我们的公式就“不翼而飞”了。6. 参考文献的编辑和管理如果你在写论文时才想到要整理参考文献，就已经太迟了，但总比论文写到参考文献那一页时才去整理要好。应该养成看文章的同时就整理参考文献的习惯。手工整理参考文献是很痛苦的，而且很容易出错。Word没有提供管理参考文献的功能，用插入尾注的方法也很不地道。我建议使用Reference Manager，它与Word集成得非常好，提供即写即引用（Cite while you write，简称Cwyw）的功能。你所做的只是像填表格一样地输入相关信息，如篇名、作者、年份等在文章中需要引用文献的的方插入标记，它会为你生成非常美观和专业的参考文献列表，并且对参考文献的引用编号也是自动生成和更新的。这除了可以保持格式上的一致、规范，减少出错机会外，更可以避免正文中对参考文献的引用和参考文献列表之间的不匹配。并且从长远来说，本次输入的参考文献信息可以在今后重复利用，从而一劳永逸。7. 使用分节符如果希望在一篇文档里得到不同的页眉、页脚、页码格式，可以插入分节符，并给每一节设置不同的格式。菜单“插入-分隔符”。分隔符可分成普通分隔符和分节符两大类，其中，分节符用途为：节是文档的一部分，插入分节符之前，Word将整篇文档视为一节，在需要改变行号、分栏数或页眉页脚、页边距等特性时，需要创建新的节。8. 使用子文档对于内容比较多的文档（如一本书），请使用子文档。主控文档 （主控文档:主控文档是一组单独文件（或子文档）的容器。使用主控文档可创建并管理多个文档，例如，包含几章内容的一本书。）包含与一系列相关子文档关联的链接 （链接:将某个程序创建的信息副本插入 Microsoft Word 文档，并维护两个文件之间的连接。如果更改了源文件中的信息，则目标文档中将反应该更改。）。可以使用主控文档将长文档分成较小的、更易于管理的子文档，从而便于组织和维护。在工作组中，可以将主控文档保存在网络上，并将文档划分为独立的子文档，从而共享文档的所有权。创建主控文档和子文档：首先，选择一个文档为主控文档，在“视图”菜单上，单击“大纲”， 使用大纲视图写文章的提纲。然后，键入文档和各子文档的标题。确认在键入每个标题后按 Enter。最后，在“大纲”工具栏上，单击“创建子文档” 。9. 引用其他文件当需要在word中插入其他文件，如excel文件等，可以这样做：在“插入”菜单中，单击对象，如“图表 3 插入对象”所示。图表 3 插入对象10. 快速生成目录设置好章节名、文章名的格式为标题一、标题二、依次类推，然后点击“插入”-“引用”-“索引和目录”生成目录即可。11. 页眉和页脚在“视图”菜单中单击“页眉和页脚”进行编辑。12. 及时保存、多做备份设置自动保存，还有一有空就Ctrl+S。不但Word不可靠，Windows也不可靠，每天的工作都要有备份才好。Word提供了版本管理的功能，将一个文档的各个版本保存到一个文件里，并提供比较合并等功能。不过保存几个版本后文件就大得不得了，而且一个文件损坏后所有的版本都没了，个人感觉不实用。还是多处备份吧。另外提醒一下