财务共享服务中心原始单据管理方案v1.0.docx

财务共享服务中心原始单据管理方案一、粘贴指引1.1总体要求粘贴于空白的A4纸上（可用二次纸，但粘贴的那一面必须空白），四边至少各预留2cm。请勿双面粘贴。1.2 发票、单据数量少于等于30张时平铺粘贴，四角粘牢，请勿重叠。1.3 发票、单据超过30张（不含30张）可采用鱼鳞状粘贴。只粘贴一边，以供后期翻阅。定额发票，一线扫描岗在旁边空白处备注张数乘以金额并签字确认；非定额发票，一线扫描岗在旁边空白处备注总张数、金额并签字确认。因粘贴后较厚不方便扫描时，可上传复印件影像。鱼鳞状粘贴无法从影像查看完整的发票信息，一线扫描岗负责审核发票的合规性，包括真伪、金额等。若实物单据传至共享中心复核时发现发票不合规，例如数量、金额不符或为假发票等，责任由一线扫描岗承担。发票张数少于或等于30张却按鱼鳞状粘贴一律退回重新粘贴，然后扫描上传。1.4 如果发票、单据过长，不可折叠可从发票中间空白处剪断，并排贴好，并在下面写上说明。 1.5 发票金额不清晰一线扫描岗在旁边注明金额，并签字确认以示负责。1.6 不合格示例1、粘贴页不能使用废纸，必须是空白纸2、四边预留空白太少，不方便装订 3、发票数量较少时，请不要鱼鳞状覆盖粘贴 4、发票粘贴时，要保持发票的完整性，特别是发票专用章 5、鱼鳞状粘贴时，一线扫描岗没有签字确认发票张数和金额 6、发票金额不清晰，请勿直接用笔在金额上描，必须在旁边注明，并由一线扫描岗签字确认。二、扫描要求2.1 单据接收1、 接收经办人递交的报销单据，引导交单人填写扫描交单登记表，妥善保管已接收的单据。2、 审核票据粘贴是否合规。扫描岗在接收单据时，对报销单发票粘贴进行初审。2.2 单据初审1、 鉴别报销单附件中发票真伪，如发现假发票及时退单。2、 对票据合规性进行初审：抬头必须与公司营业执照的公司名称一致；发票的内容必须填写完整；发票的大小写金额一致、字迹版面工整；发票开票人的发票专用公章应该完整清晰。2.3 票据粘贴指导1、 按本方案粘贴指引的要求指导经办人粘贴票据。扫描岗将标准的报销单样本粘贴在办公位，供填单参考，发现票据粘贴不规范时应及时告诉经办人如何正确、规范粘贴票据，对不符合粘贴要求的单据进行退单处理。2、 票据鱼鳞状粘贴时，扫描岗应核对发票金额，并在发票粘单上签字确认，并复印、扫描上传。2.4 单据扫描1、 按要求及时扫描上传清晰合格的影像，需在实物单据的封面上加盖“已扫描”印章,保证影像与实物一致; 2、 审核岗将票据退回重扫时，扫描岗要及时重新扫描上传合格清晰的影像，如审核岗退单时扫描岗应将单据实物退还给经办人，并登记扫描单据退单登记表, 扫描岗需在取回单据的每一张发票上加盖“已扫描”印章。2.5 其他事项1、对于长期未付款的问题单据，及时督促填单人办理。2、配合共享审核组和票据档案组的其他工作。三、装订要求3.1 凭证打印 凭证统一采用A4纸打印，采用最明细打印方式（含辅助核算），竖打3.2 单据封面单据封面统一采用A4纸打印，封面上需含条形码，单据号，报账单位、报账人、报账金额，报账摘要等核心重要字段；3.3 凭证装订 凭证装订采用A 4左装模式或左上角装订模式，用专业的装订机与装订材料，统一编号上架，建立区域档案索引管理，方便备查。附件一 扫