记录管理程序（改检验）

深圳市太科检测有限公司程序文件文件编号TK-2-12版 本 号第 6 版记录管理程序修 订 号第 2 次颁布日期2017年09月25日1 目的通过对管理体系和技术运作所要求的记录进行有效地控制和管理，保证记录资料的真实、完整，以证实本公司管理体系有效运行，实现检测、检验相关活动或技术服务的可追溯性，并为采取纠正措施和预防措施提供依据，特制定本程序。2 适用范围本程序适用于在管理体系活动和检测、检验工作过程中所产生的各种质量记录和技术记录及客户指定的专用记录的控制和档案管理。3 术语和定义3.1 记录：为已完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件。3.2 管理记录：管理体系活动中形成的记录，包括内部审核、管理评审、纠正措施和预防措施、改进措施的记录；人员培训教育考核记录；评价事物活动记录等。3.3 技术记录：检测/检验工作活动中形成的记录，包括原始观察记录、导出数据、开展跟踪审核的足够信息、校准记录、人员签字记录、报告副本等。4 职责4.1 各部门负责作好各种记录表格的设计，技术记录由技术负责人审批，管理记录由质量负责人审批。4.2 技术管理部负责公司管理体系文件、技术档案及记录报告的归口管理；资料管理员负责对记录资料的保存、归档管理。4.3 公司工作人员应认真作好有关技术活动和管理运行的各类记录。4.4 检测/检验员应客观、真实、准确的采集和记录原始数据，按规范计算和处理数据。5 工作程序5.1 记录管理流程图（见图2-12）5.2 记录类型5.2.1 管理体系记录：a 有关管理评审和改进措施实施的记录；b 有关合同、标书、协议评审的记录；c 有关分包方的记录；d 有关不符合工作、纠正措施与预防措施之原因调查、措施制定、实施及验证的记录；e 有关管理体系内部审核之审核结果及问题纠正跟踪的记录；f 有关人员培训考核的记录；g 有关客户投诉、申诉的处理记录；h 有关服务和供应品的采购、供应商评价等方面的记录。记录格式的设计和审定记录归档与保存期记录的贮存、保管、维护记录清理、销毁、处置记录的检索、查阅收集记录，归档编目记录的填写记录的唯一性标识图2-12 记录管理流程图5.2.2 技术记录:a 有关检测、检验的原始记录（包含环境监控记录、原始观察记录、导出数据）、检测工艺方案或检验实施方案和检测、检验报告；b 现场抽样、样品处置的记录；c 有关仪器设备使用、维护保养、维修和校准确认的记录；d 试验室间比对或能力验证的记录；e 有关技术活动实施、内部监督和质量监控的记录；f 有关新项目开发的立项计划、实施、评审、结果验证的记录。5.3 记录的基本要求5.3.1 记录表格的设计要求a 管理体系运行中有关管理记录表格由职能部门负责人组织编制设计，并由质量负责人（管理者代表）审批定稿，交技术管理部备案并负责编排、发布。b 检测、检验报告和检测、检验记录等技术记录表格由各业务和职能部门经理组织安排相关人员进行编制设计，并由技术负责人审批定稿，交技术管理部备案并负责编排、发布。c 记录表格要求格式规范化、标准化，内容要完整，记录的信息点要充足并能再现检测、检验活动过程和管理体系运行过程。详见管理体系文件的编制管理程序中记录表格的编制要求。5.3.2 记录的填写要求和注意事项：a 记录的原始性：记录要保持现场运作，如实记录，这就是原始性。原始就是最初的第一手的。原始性就是当天的运作当天记，当周的活动当周记，岗位工作人员须按程序工作顺序填写。做到及时和真实，不允许添加点滴水分，使记录真实可靠。记录应保持其原始性，不可以重新抄写和复印，更不可以在过程进行完毕后加以修饰和装点。b 文字、数字书写要标准，要求不出格，一般占表格1/2到2/3的范围，并略偏于格子下方。数字要上下对齐，左右对齐并按规定保留小数位数（未规定时，有小数的要求保留2位），且小数点后数字应比整数数字提高半格书写。 c 记录用笔要求：记录用笔可以选用钢笔、圆珠墨水笔或签字笔，不应选用红笔、铅笔或圆珠油笔。记录的填写应字迹清晰端正，且笔画应粗细均匀，所选笔应能确保书写的记录永不褪色（记录填写时，选择笔的书写颜色应为黑色或深蓝色，色泽均匀一致）。用笔一定要考虑其字迹的持久性和可靠性。 d 记录填写应完整，不得有空缺，如无内容填写，其填写的方法是在空白栏的适中位置画一横线，表示记录者已经关注到这一栏目，只是无内容可填，就以一横线代之，以示再有内容属无效内容。如果纵向有几行均无内容填写，亦可用一斜线代之。 e 内容与上项相同时，应重复抄写，不得用“”、“”或“同上”表示。 f 记录的清晰准确：记录是作为阐明管理体系所取得结果或提供体系所完成活动的证据的文件而策划设置的，即是证据，首先要属实，要做到属实，就要将过程做到位并将运作事实记得正确和清晰，语言和用字都要规范。不但使自己能看清楚，也能使别人都看清楚。 g 日期与时间的填写：日期一律按年、月、日顺序横写，年份必须按四位数填写，不能简写，如：2014年5月7日，“2014年”不得写成“14”，“5月7日”不能写成“5/7”或“7/5”，应写成2014.05.07；按规定除年按四位数填写外，月、日应按两位数填写，一位数月、日前应加“0”，如5月7日应写成“05月07日”，免除将1月、2月改为11月、12月和将19日改为1119日和31日的可能。时间的小时、分一律用两位数字填写，并以“：”分开，对连续操作时间应按照24小时制填写。如：“20:00”不能写成“08:00”；03月08日的00:12不能写成03月07日的24:12。 h 签署要求：记录中会包含各种类型的签署，有检测、检验实施后的签署，有体系运行中计划制定、监督、评审等审核、批准的签署，这些签署都是职责、权限和相互关系的体现，是记录运作中不可缺少的组成部分，任何签署都应签署全名，同时尽可能的清晰易辨，不允许只签姓氏或代号的情况存在。品名不得简写，应按标准名称填写，不得使用自造简化字。记录应经相关责权人员签署后方为有效。5.3.3 记录的更改要求：a 记录的更改应规范，不得随意涂改。当记录中出现错误或笔误时如需改动，只能在笔误的文字或数据上划二条横线进行划改，再在笔误处的上行间或下行间填上正确的文字和数值，或在旁边填写正确内容并签名（对确实无地方签名的表单，可加在备注栏注明），并使原文字和数据仍可清晰辨认，切不可用刀刮、修改液涂改、橡皮擦或有重笔描写。归档记录的更改须由原记录人或本部门负责人同意并经技术负责人或质量负责人批准后，对记录进行划改并在改动处由改动人签名。b 存储在电脑上的记录必须注意安全、保密，且有备份。记录不能随意更改，如需改动，应按计算机及自动化设备的数据保护程序执行。 d 记录格式需要更改修订时，应执行文件控制和管理程序有关文件更改修订的规定。5.3.4 原始记录或报告中的数据处理方法应严格按国家及行业有关标准规范的规定进行，应正确使用法定计量单位，记录的内容应文字通顺、条理清晰、有关术语和定义使用准确。5.3.5 根据检测、检验记录打印编制检测、检验报告，出具的检测、检验报告书应与检测、检验记录结论一致并应符合报告管理程序的规定。5.4 记录的收集和保存期限5.4.1 公司各业务部门和职能部门的员工按各自的职责范围，对已完成的质量、技术活动，按照规定的记录格式认真记录并整理收集。5.4.2 管理评审和内部审核的相关记录、文件控制记录、投诉申诉处理记录、体系运行评价记录等管理记录由技术管理部负责收集、整理、保存，保存期不少于一个评审周期（本公司规定保存期为7年）。从事辐射检验人员的体检记录、射线剂量检测记录由技术管理部负责收集、整理，并纳入人员的技术档案中长期保存。5.4.3 试验室间比对和能力验证记录、技术监督记录、检验/检验的原始记录（包含现场检测/检验记录）和报告副本、新项目开发记录、批准的检测/检验技术方案等技术记录由技术管理部负责收集、整理、保存，保存期不少于一个评审周期（本公司规定保存期不少于7年），保存期限详见档案资料管理规定。5.4.4 人员的培训和考核记录由技术管理部负责收集、整理、保存，保存期不少于7年。对检测/检验人员、技术人员的技术档案应保存至其离职一年后。5.4.5 服务和供应品的采购记录、设备运行检查或使用记录、设备维护及维修记录、仪器设备量值溯源记录等由研发中心收集、整理、保存，除采购记录保存期为六年外，其它记录应保存至其报废二年后。5.4.6 合同评审记录由经营管理部负责整理保存，保存期不少于一个评审周期（本公司规定保存期为7年）。5.4.7 环境监控记录、标准物质或易耗品使用记录、标准溶液配制记录、工作台帐和其他记录等由相关检测/检验的业务部门负责收集、整理、保存，保存期不少于一个评审周期（本公司规定保存期为7年）。5.5 记录的管理要求5.5.1 记录经整理编目后，各部门应将已完成的记录、报告及时交归口管理部门存档，并认真履行交接手续。资料管理人员应及时登记存档记录，以方便记录的检索查阅。5.5.2 记录的检索： 一项管理活动往往涉及到多项记录的内容和表格，为了避免漏项，应当对记录进行编目，编目具有引导和路径作用，可以便于记录的查阅和使用，使查阅对该项管理活动的记录能有一个整体的了解。记录在归档前须经资料管理员或主管部门负责人验收合格后方可进行，如果归档资料不全，必须查清原因。 记录中包含了大量有用的技术运作和体系运行的证据和原始信息，要发挥其作用必须使其便于有关部门和公司员工查找，记录的查阅应采用或纳入计算机管理，资料管理员应编制电子索引，以提高检索和查阅的效率。5.5.3 公司员工因工作需要借阅记录须经记录管理部门负责人批准，复制记录须经质量负责人批准。外单位人员一般不得借阅和复制记录，确因需要须经公司总经理或质量负责人批准。5.5.4 借阅、复制记录应办理登记手续，借阅人不得泄密和转移借阅，不得在记录上涂改、划线等，阅后及时交还资料管理员，并办理注销手续。5.5.5 记录应存放在指定场所，并采取保密措施。存档记录没有履行审批手续不得更改、查阅。借阅人员未经许可不得复制、摘抄或将记录带离指定场所，不得查阅与其工作无关的其他记录。外来人员未经许可不得进入档案资料室。5.5.6 记录应当按照档案要求分类叠放贮存和保管。记录的保管由专人或专门的主管部门负责，应建立必要的保管制度，保管方式应便于检索和存取，保管环境应适宜可靠，干燥、通风，并有必要的架、箱，应做到防潮、防火、防蛀、防止损坏、变质和丢失。5.6 记录的处置要求 归档保存的记录、报告如超过保存期限，应统一由资料管理员提出销毁申请，经质量负责人或技术负责人审查后，报公司主管经理批准后，由管理人员执行销毁并保留销毁记录。6 相关文件6.1