档案管理科怡软件学习 - 恩施自治州档案局

档案管理软件(世纪科怡)的操作之一,第一节 软件安装（例：V3.2.1单机版）第二节 全宗管理、实体分类、档号格式第三节 档案目录录入和查询第四节 报表调整与打印第五节 数据备份与恢复、导出与导入第六节 档案原文扫描与图片挂接第七节 档案目录数据合并、目录数据批量修改第八节 问题与解决方法第九节 文件管理中文件自动归档、模块中添加录 入字段、制作发文汇集录入模块,恩施州档案局 李鹤诚,2,第一节 软件安装（例：V3.2.1单机版）,该软件适应运行平台Windows9x/me/nt/2000/xp操作系统。 安装步骤示意图：1、将单位购的档案管理科怡软件V3.2.1单机版“数据库安装盘”，放入电脑光盘内运行；2、双击电脑桌面上此图标；3、打开光驱内容,3,4、双击红框中“Setup”安装程序进行,4,5、安装 “数据库”,5,6、 点红框中“下一步”,6,7、 点红框中“Browse”更改档案管理软件安装路径,7,8、修改软件安装路径 （未修改示意图样） （已修改示意图样）,8,9、修改软件安装路径后，继续点“Next”下一步,9,10、无需修改请直接点“下一步”,10,11、续点“下一步”,11,12、正在进行安装，等安装完毕后点“Finish”完成。,12,13、取出光驱内“数据库”光盘，将“产品光盘”放入其中运行；双击桌面上“我的电脑”图标和打开“产品光盘”,13,14、点红框中“安装”进行,14,15、此图上直接点“下一步”和“是”,15,16、点“下一步”,16,17、将软件“序列号”填入红框中，然后点“下一步”,17,18、更改安装路径。（推荐大家将科怡软件安装在D盘或者其它盘符上）,18,19、将软件默认的路径修改，建议：将科怡软件产品盘安装在D盘或者其它盘符中；,19,20、直接点“下一步”,20,21,22,21、正在安装，稍后，直接点“完成”档案管理软件安装完毕，从光驱中取出“产品光盘”,23,第二节 参数设置(系统维护中全宗管理),24,25,26,27,28,29,30,31,32,33,34,35,36,37,38,二、实体分类设置,“实体分类”必须根据自己单位的文件材料分类方案、归档范围、保管期限表（即“三合一”制度）来进行软件实体分类设置。,39,例如：局 文书文件材料 01党群类 02综合类 03劳动人事类 04业务类 科技文件材料 j基建类 k科研类 s设备、仪器类,40,专业文件材料 k会计文件材料 kb财务报告类 kp会计凭证类 kz会计账簿类 kq其他类 s审计文件材料 a 案件文件材料 ,41,声像文件材料 z照片类 y录音类 x录像类 电子文件材料 c磁盘类 g光盘类 W实物文件材料 Wj奖品、奖旗类 Wy印章类 Wz字画类 Wq其它类,42,实体分类设置操作步骤示意图,43,2、选定全宗名称后，点“增加”，在类目序号后输上文书档案代号“W”，在类目名称后输入“文书文件材料”，然后“保存”；,44,3、选定“W 文书文件材料”点“增加”，进行下一步，在“类目序号和名称”后，输上W01和党群类，然后续点“保存”；,45,4、又选定“文书文件材料”点“增加”和“保存”，进行其他的分类号与类别设置，直到设置完文书档案的分类号与类别。,46,5、文书档案的分类与类别都设置完后，选定全宗名称（单位名），点“增加”和“保存”进行下一个门类的设置，同上文书档案设置一样，将其他门类档案全部设置完毕。,47,48,根据湖北省机关档案工作业务建设规范、湖北省归档文件整理实施细则和恩施州档20127号文件要求进行单位档案管理软件档号格式设置。 机关档案档号编制方法： 文书、科技、专业、照片档案的档号4部分组成；录音、录像、电子、实物档案的档号由3部分组织，各部分中间用“”分隔。,三、 档号设置,49,文书档案的档号结构有两种，立卷（传统方法）整理的档案档号结构为：全宗号目录号案卷号页（件）号；（简化方法）以件为单位整理的档案档号结构为：全宗号门类及年度号类别及保管期限号件号。科技档案的档号结构为：全宗号分类及项目号案卷号件（页）号专业档案、会计档案的档号结构为：全宗号分类及目录号案卷号页号或件号,50,照片档案的档号结构为：全宗号分类及保管期限号册号张号。录音、录像、电子、实物档案的档号结构为：全宗号分类号盘（件）号。全宗号填写本级国家综合档案馆赋予的立档单位编号。分类号用拼音字母编制，其中，门类号用大写字母，类别用汉字标识。目录号、项目（设备）号、年度、案卷号、件（盘、页）号用阿拉伯数字编制。各类档案的档号设置方法举例(示意图)如下：,51,文书档案以卷为单位的(传统方法整理),52,文书档案以卷为单位的,53,文书档案以件为单位的,54,科技档案基建类,55,科技档案设备类,56,专业档案会计档案,57,声像档案照片档案,58,声像档案录音、录像,59,实物档案,60,电子档案光盘、磁盘,61,第三节 档案录入与查询,一、档案录入 档案录入必须按湖北省文书档案目录数据库结构与著录细则的要求进行目录数据录入,62,文书档案案卷级目录录入（传统方法整理）,63,64,文书档案案卷级机读目录著录项目及著录细则,65,文书档案卷内文件级目录录入（传统方法整理）,66,文书档案文件级机读目录著录项目及著录细则,67,文书档案文件级机读目录著录项目及著录细则,68,文书档案文件级机读目录著录项目及著录细则,69,文书档案文件级机读目录著录项目及著录细则,70,文书档案归档文件级目录录入（简化方法整理）,71,文书档案归档文件级机读目录著录项目及著录细则,72,文书档案文件级机读目录著录项目及著录细则,73,一、档案目录数据录入,文书档案文件级机读目录著录项目及著录细则,74,文书档案文件级机读目录著录项目及著录细则,75,二、档案查询,例：文书档案简化整理界面,76,例：文书档案简化整理界面,77,如何设置查询项方法：用户在使用“查询”功能时，发现需要查询的项目并没有出现的查询菜单中，如“全宗号”，可以点击“查询”中的“设置查询项”，把需要的项目从左边添加到右边即可。,78,第四节 报表调整与打印,一、目录报表调整和增加项目 档案管理软件安装后，传统的目录报表是纵向，若当地档案馆对档案进馆的单位要求，可调整为“横向”16K纸型，还可在表头上增加项目。 步骤：以“传统方法整理”为例 1、登录软件，在“档案录入”浏览面上，点“设置”它在该浏览界上第二排中。 2、找到“报表设计”点鼠标左键，进入“目录维护”，找到该目录表的位置，点“文书档案”的传统方法整理前的小加号，并打开它。 3、出现“文书案卷目录”和“文书卷内目录”，若需调整的就点它。,79,4、在此以“案卷目录”为例。在报表下点“案卷目录”。 5、在“案卷目录”目录界面上，点“页面”“纸张”把“纵向”改为“横向”点“确定”。 6、再点“预览”查看下，此表是否变为横向目录表，这时会出现“提示信息”窗体，直接点“是”，进入“目录表”界面。 7、在“目录表”中查看“文字”排的是否整齐与美观，也可进行调整点“关闭”。 8、进入“目录表”后，将鼠标指向“ A档案室编”或者“ A档案馆编”框中点鼠标右键，进行调整。,80,9、接着点“数据源”，在“取值”下，将鼠标移到“档案与室编”或者“档案与馆编”中间，单击键盘上“空格键”（长条键）三下。 10、然后点“确定”“预览”查看下，是否改好，接着点“是”。 11、此表调整成功后，点“关闭”“退出”“退出”。 12、回到“档案录入传统方法整理”浏览界面上，点“报表”找到该打印的“目录报表”进行打印。,81,若在“目录报表”表头上增加项目，方法与调整（例：在传统的文书档案案卷目录表中备注前设置一个“类别”项目） 1、登录软件，在“档案录入”浏览面上，点“设置”它在该浏览界上第二排中。 2、找到“报表设计”点鼠标左键，进入“目录维护”，找到该目录表的位置，点“文书档案”的传统方法整理前的小加号，并打开它点“文书案卷目录”再点右边的“案卷目录”点“设计”或者是双击“案卷目录”。,82,3、进入到“案卷目录”浏览界面，将鼠标指向“ A案卷目录”先点一下左键，再点右键点“清除格式信息”点“是”再将鼠标移向页尾行中“ C第%P页/共%P页”中先点鼠标左键，再点鼠标右键点“清除格式信息”点“是”。 4、将鼠标移向并点击“备注”把它框住，点“编辑”插入列（在左侧）”再将鼠标指向“空格中”点鼠标右键点“数据源”在“请输入文字”下输上“类别”点“确定”。 5、再将鼠标移向“ A类别”下空格中点鼠标右键点“数据源”，进到“数据源设置”界面上。,83,6、在“数据源设置”界面上，点“特殊公式”点“设置”进入“特殊公式设置”界面。 7、在“特殊公式设置”界面上，点“根据分类号得到分类名称”点“确定”点“确定”。 8、再将页头“案卷目录”列托黑后，合并成一列，也将页尾“ C第%P页/共%P页”列托黑合并一列。,84,9、再次将鼠标移向“案卷目录”或者“ C第%P页/共%P页”处中，点“鼠标右键单元格格式”进行上下集中、对齐、字体、字号调整点“确定”点“保存”。 10、此表增加项目设置与调整完成。 归档文件目录设置与调整，与上面所讲一样。,85,操作示意图：例如：将文档案卷目录原报表设为16K纸型。,86,87,88,89,90,91,92,93,94,95,96,97,98,99,100,101,102,103,软件中以A4纸型横向报表设计为16K纸型横向报表完毕,104,二、目录报表打印,档案管理软件报表打印，档案录完后，需要进行打印出纸质的检索工具（目录）。步骤：（文书档案） 1、登录软件后，在“档案录入”浏览界面内，有两种报表打印模式传统方法整理简化方法整理。 2、点“传统方法整理”或者“简化方法整理”，进入浏览界面，点“查询”要打印的年度、期限等。 3、在该界面最上菜单点“报表”，找到该目录报表，传统的有案卷目录和卷内文件目录打印；简化的有归档文件目录打印。,105,4、点“全部记录”点“预览”，检查一下目录表中是否有错，然后直接点“打印”。 5、点“全部”或者“当前页”。根据自己需要进行打印。 6、点“确定”，进行打印目录报表。,106,操作示意图：,107,如图：,108,109,第五节 数据备份与恢复、 导出与导入,一、数据备份为了防止档案数据被损坏和丢失，该软件配备了备份与恢复数据功能 。,110,备份数据的方法有多种其步骤：第一种备份：将鼠标指向电脑桌面“世纪科怡档案系统”点右键点“属性”在属性页面点“快捷方式”中再点“查找目标.”双击“Sifarch文件夹”将“档案数据库名is_ARCHIVE”复