公司工作业务流程.doc

附1公司文件管理制度本制度适用于公司收、发文件，公司文件的保存、销毁，以及公司文件的保密管理。一、本制度中所指的文件包括公司内部文件，上级主管部门下发的文件，业务往来产生的文件资料等。二、公司文件管理工作由集团行政部备案，分公司综合管理部门/办公室内勤统一管理、受公司总经理领导。三、管理职能：文件管理必须做到迅速、准确、保密，充分发挥指导工作、交流经验、上通下达的作用。四、接收文件管理1、凡外来行政公文、重要电文、刊物、传真等文件，除要求公司领导亲启外，一律由公司综合管理部/内勤签收。2、文件传阅速度，从送出至收回，一般掌握在24小时以内，至多不得超过两天，如超过上述时间，从第三天起公司综合管理部/内勤有权催办，防止文件积压在个人手中，贻误全盘工作。3、为保证工作落实，遇有任务紧急、时间性强的文件，可越级传阅，即先送与落实文件指定任务的领导和部门然后送其他领导传阅。5、收文处理程序（1）签批：文件收到后，由公司综合管理部/行政办公室内勤首先按要求进行分类并登记，登记后交由由公司主管领导根据文件内容确定处理意见，并在文件处理签上明确表示后，返回综合管理部/行政办公室内勤。（2）文件分类处理：根据领导批示将文件分为三类：重要文件、一般文件、传阅文件，然后进行相应文件处理程序。A 重要文件进入催办、督办程序，由综合管理部进行跟踪（集团文件由行政部负责）。B一般文件将文件送达相关部门，相关部门按文件内容组织人员执行文件，并在要求时限内做出执行结果返回综合管理部/内勤，综合管理部对执行结果进行审查后交总经理。C送达传阅：由综合管理部/行政办公室内勤将文件交由相应部门传阅，传阅结束后文件返还综合管理部。D存档：由公司综合管理部/行政办公室内勤将文件及传阅结果按档案管理要求存档。档案管理要求见档案管理制度。 （3）各公司/部门应备有收文登记，收退文件时要严格签字手续，防止丢失，若有短缺，须由当事者负责查补。五、发文件管理发文处理包括：拟稿、核稿、签批、打印、用印、登记、分发、归档等环节。 1、拟稿。草拟文稿必须从公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整。 由综合管理部/行政部依据公文的基本要求，对草稿的体式、内容等进行全面的审核。2、签批。公司总经理对文稿最后审批，文件草稿经签批后，即成为最后定稿，文件据此生效。 3、打印。综合管理部/行政办公室内勤根据发放数量打印，打印过程中要注意保密，重要文件的费稿要及时销毁。4、用印。文件打印装订后须加盖印章，这是文件生效的凭证。用印要做到端正、清晰、位置恰当，即 “上不压正文，下要 骑年盖月”。 5、分发。发放文件时，必须建立发文登记簿，严格履行收文人签字手续，保证文件发放不出差错。 6、归档。将制成的文件连同文稿一起，按正文在上、草稿在下的顺序收集起来，每季度按档案（文件）管理制度的要求，整理归档。六、文件的销毁1、在工作过程中形成的个人临时性草稿及文字废纸，由员工本人通过碎纸机自行进行破碎销毁； 2、在工作过程中形成的日常办公作废的文件（指一般性文件、重 要文件）、复印废页，经确定无误后后由本部门员工（必要的使用碎纸机）销毁 ；3、日常办公过程中形成的过期作废的资料、日常办公作废的文件 （指机密文件，含公司下发及上报的各项文件）、光盘、图纸等，必须上报部门负责人审核鉴定确无保存价值的，由行政部门做好文件销毁记录。未经鉴定和批准的报废文件、资料，员工不得擅自销毁。本制度自即日起执行。集团行政部2012年10月31日附2公司收发文流程一、发文处理流程综合管理部/行政办公内勤整理并以公文格式打印综合管理部校对文件各部门提交的稿件总经理审批部门负责人审核内勤发送文件到相关部门/个人盖章并填写盖章登记表文件签收登记打印文件文件原稿存档二 收文处理流程：综合管理部/内勤跟踪文件处理结果外来文件综合管理不部/内勤收文后填写来文登记总经理签字批办公司下属各部门提交的意见、请示移交公司行政部归档文件传阅/处理完毕归档每季度整理、分类、核对附3办公用品管理制度为使办公用品管理合理化，满足工作需要，合理节约开支，特制订公司办公用品管理制度，此规定的执行部门为公司行政部/综合管理部。一、办公用品分类公司办公用品管理部门办公用品分为低值易耗品、管理品、固定办公用品。1、低值易耗品：铅笔、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、复写纸、打印纸、标签、便条纸、橡皮擦、夹子、中性笔/芯、圆珠笔、钉书针等。2、管制品：剪刀、钉书机、打孔机、名片册、计算器等。3、固定办公用品：办公用品价格达300元以上，如：空调、计算机、投影仪等。二、办公用品采购公司办公用品的采购，原则上由公司行政部统一购买。为方便统一管理，分公司/部门需每月26号填写下月办公用品申购单，由总经理审批最终由集团行政部购买后发放。三、办公用品领用管理公司根据办公用品分类，进行不同的领用方式：低值易耗品和管制品：直接向行政部办公用品管理人签字领用。固定办公用品：由集团行政部设立统一管理台账，以准确记录固定资产的现状。四、公司办公用品借用凡借用公司办公器材，需填写办公用品借用单，借用办公用品超时未还的，行政部/综合管理部有责任督促归还。借用办公用品发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿。五、办公用品管理办法1、消费性物品的购买，包括办公设备、文具等，除公司另有安排外，必须由行政部统一购买。购回/领回的物品，由行政部/综合管理部负责登记造册，集中保管，计划分配。2、办公用品应为办公所用，不得据为已有，挪作私用；不得利用办公设备做工作以外的个人事务；不许将办公用品随意丢弃废置。3、精心使用办公设备，认真遵守操作规程，及时关闭电源。定期维护保养，最大限度的延长办公设备、用品使用寿命。4、办公用品使用要物有所值，物尽其用，不要大材小用贵材贱用。打印纸应用于复印或打印，不得用做草纸、包装纸；大头针、曲别针等要反复使用；纸张可双面利用，修改校对稿可先用废旧纸张打印等，充分发挥各种办公用品的最大使用效率5、文具领用时分别登记，并控制文具领用状况。6、新进人员到职时由相关部门通知，向办公用品管理部门领用办公物品；人员离职时，必须向办公用品管理部门办理办公物品归还手续，未经办公用品管理部门认可的，人事部不得为其办理离职手续。7、行政部/综合管理部有权控制办公物品领用总支出。8、公司提倡勤俭节约。员工要做到爱惜公物，物尽其用，反对奢侈和浪费。使用办公用品在日常工作中，应处处精打细算，提倡节省每一张纸、每一颗钉、每一滴墨、每一分钱，努力降低办公成本。六、附则行政部/综合管理部应于每月初统计各分公司或各部门的办公用品产生