公司外部客户签单管理办法

XX公司挂帐签单管理（暂行）办法为了进一步规范公司挂帐签单的相关流程和制度，避免呆帐、坏帐的出现，特制定本办法。一、外部挂帐签单的处理第1条：外部单位签字挂帐，必须审查其是否与公司签订签单挂帐协议。营销中心负责调查单位资信情况，若可行则由营销中心负责签订挂账协议。第2条：签单挂账协议必须明确签字人员，并预留签字人的签字字样，双方单位盖章，法定代表人签字，明确各自权利义务。每个单位签字人员仅限于单位领导及办公室主任，原则上不超过3人。第3条：各单位签单挂帐原则上必须按月结算，如果到期不结账，必须停止签字。财务部要以书面的形式将拟停止挂帐的单位及时上报营销中心或总经理。经审批后由财务部及时通知到各业态前台收银。第4条：原则上不允许担保签字，有特殊情况，关系单位或关系人需临时挂帐（无挂帐协议）的；必须请示董事长或总经理以上管理人员同意并签字担保才能挂帐，并由担保人负责回收，公司其他人（含部门经理）无权担保挂帐。签单人员如果不是该单位有签字权的人而要求签单的，需要公司董事长或总经理以上管理人员同意方可签单。私自挂帐造成的损失由当事人自行承担。二、内部接待签单的处理第5条：公司内部招待严格按照公司相关制度办理，公司内的所有招待必须经董事长或总经理同意批准。第6条：凡属招待的账单必须详细说明被招待人的姓名和招待事由，并有经办人员的签字。 第7条：各部门招待结算签单后，须将批示原件附在帐单后送交财务部；如当时无批示原件，部门负责人须将帐单提交总经理以上管理人员签字确认，否则由个人承担。 第8条：受领导委托请客，必须由受委托者代为在内签单上写明委托领导、原由并签字。必要时需办理补签手续。 第9条：公司内签的标准，任何人均不得擅自更改，如遇特殊情况确实超出接待标准的，由部门负责人作出说明并报总经理以上管理人员签字。 第10条：公司各级部门管理人员及员工要以身作则，做好表率，严格执行上述规定。三、日常操作及帐单管理第11条：各业态经办人员在办理业务过程中要及时将挂帐单据交予签单人签字，并对签字账单的合规性负责审核，包括：签字单位是否与本公司签订挂帐协议，签字人是否协议规定的人员（必要时出示身份证验证），无签字权的是否经董事长或总经理同意。字迹是否属实、清楚，金额是否正确。对不签字或漏签字的要及时找人补签，对找不到人签字而导致公司收不到帐款的，将由当班人员负责承担赔偿责任，同时追究相关主管的连带责任。第12条：财务部门应对各业态上交的相关单据认真审核，发现有不签字的要及时通知经办人员，由经办人员负责找人补签字。财务部门发现后不及时通知，或及时通知后经办人员不及时补签造成损失的，各自承担相应责任。四、挂帐账款的催收第13条：应收账款由财务部和营销部共同负责催收，财务部安排专人负责应收帐款的催收工作。第14条：财务部催收时间为双方协议规定时间，营销部应经常做好客户的联系工作，销售部和财务部应交流客户情况和催收帐款情况。第15条：催收人员应做好详细的催收情况记录，收回的款项做好标记，并在回公司后与出纳员办好款项交接手续，未能收回