跟单助理工作流程.doc

跟单助理工作流程l 印刷每日排單表統計及排單 熱轉印每日排單表統計以生產日報表為准，統計出所印生產訂單的刷數注明在生產進度表裡面【已完成刷數】一欄，（總刷數已印刷數）/300刷印刷時間，例如：（1500-1000）/3002H;已經全部印完的生產訂單則在生產進度表面【備註】一欄注明“幾月幾號OK”,然後隱藏掉。排單 1在紅聯【跟單聯】上方登記排版表上面的損耗、排版個數、膠片數量、機台名稱； 2排單：在表裡面登記【客戶名稱、客戶交期、下單日期、訂單號碼、圖檔（插入圖片）、版號、訂單數量、單位、損耗、排版個數、膠片數量、工序、總刷數、一台機工時、工藝、機台（平臺機/自動機）】；3熱轉印生產進度表表格范本如下： 4排單計算公式：膠片數量工序 （平台機300刷/小時）/（自動機1500刷/小時）印刷總時間。熱轉印交期回複計算公式跟排單計算公式相同 柔版印每日排單表統計以生產日報表為准，把所印完的跟單聯抽出，在生產進度表裡面【備註】一欄裡面注明“幾月幾號OK”然後隱藏掉即可。排單1在表裡面登記客戶名稱、客戶交期、下單日期、訂單號碼、數量、單位、版號、規格、材料名稱、預計做貨時間、加工方式；2柔版印生產進度表表格範本如下：1）排單計算公式：訂單數量（打轉換成片）長度預估損耗1000（毫米轉換成米）800/H預計做貨時間；2）有轉碼的訂單或者轉碼多的情況，需要在算出的總時間上面增加一些時間（視情況而定）。 絲網印每日排單表統計 以生產日報表為准，把所印完的跟單聯抽出，在生產進度表裡面【現場做貨時間】一欄裡面注明“幾月幾號OK”然後隱藏掉即可。排單1在表裡面登記【客戶名稱、客戶交期、下單日期、訂單號碼、數量、單位、版號、規格、材料名稱、工序、排版個數、總刷數、預計做貨時間、加式方式、機台名稱】；2絲網印生產進度表表格範本如下：4. 排單計算方式：訂單數量（打轉換成片）排版個數總刷數 走台機：總刷數250刷/H=做貨時間 自動機：總刷數500刷/H=做貨時間5. 顏色多的情況計算方式：訂單數量（打轉換成片）顏色個數排版個數總刷數 各部門生產進度表打印份數及分發如下 打印：1熱轉印的大貨和樣品各打印5份；2絲網印的大貨和樣品各打印4份；3柔版印的總表打印4份。分發：1王副總一份（分別是熱轉印的大貨和樣品，絲網印的大貨和樣品，柔版印的總表全部訂在一起）；2後工主管1份（同王副總的一樣）；3後工組長1份（絲網印大貨和樣品，柔版印總表）；4熱轉印後工1份（熱轉印大貨和樣品，當班組長）；5熱轉印2份（熱轉印大貨和樣品，當班組長）；6柔版印1份（柔版印的總表1份，當班組長）；7絲網印1份（絲網印的大貨和樣品，當班組長）。 注：各部門生產進度表全部做完後從D:複制一份到共享裡面，以供業務部查看，並且在11點之前要把生產進度表用郵箱傳給林副理，郵箱地址：（林副理;）l 相關報表統計及帶材交期跟蹤 相關報表統計熱轉印原材料庫存表統計表1表格範本如下：2熱轉印原材料庫存表由倉庫提供，單助理需要去車間查：整張膠片、卷裝膠片、WAR-110透明油、WPU-110H透明油（各20kg/桶），AS-0015離形劑（15kg/桶），B-50和BP-50膠水（各15kg/桶）：整張膠片和卷裝膠片只需要查車間已經領過料的單即可（熱轉印排版表上面有倉庫相關人員簽字就表示已經領過料的）；3查完車間之後，跟單助理需要在熱轉印原材料庫存表裡面的【車間存貨】一欄把以上所查的數量填在表裡面，並且需要把已經訂購未到達的原料登記在表裡面；4此表格一個禮拜需要提供兩次給林副理，星期三下午3：00前提供一次，星期六早上下班之前提供一次，另外還需要打印2份，1份提供給王副總，另外一份提供給熱轉印組長。印刷部帶材異常表1異常表表格範本如下：2此表主要是登記倉庫在帶材回複時間上的異常，登記內容以原材料需求單為准，異常原因需要在表裡面注明清楚；3此表一個星期提供一次給林副理（每個星期六下班之前提供）。印刷部補數單統計表1補數單統計表表格範本如下：2此表分柔版印、絲網印、熱轉印補數單的統計，需要登記補數的日期、版號、訂單號、數量、補數原因；3此表一個星期提供兩次給林副理（星期三下午下班之前提供一次，星期六的上午下班前提供一次）。倉庫帶材異常表 倉庫帶材異常由倉庫相關相關人員做此表（主要是登記廠商帶材的異常）每個星期六上午下班之前提供給林副理。帶材交期跟蹤1需求單位開立【原材料需求單給倉庫】 2倉庫查是否有庫存，有庫存者需要在需求單位開的需求日之前把帶材發到需求位，沒有庫存需要請購的帶材，回料日期不能達到需求單位所開出的需求日的情況，需要在有效時間內回複需求單位。如果超過有效時間內回複印刷部視為異常，需要登記在【印刷部帶材異常表裡面】，帶材的實際回料日期跟客戶開出的出貨日期上面有沖突時，需求單位需要重新估算客戶的出貨日期給業務部（特殊個案者，再依個案分別共同處理，來料品質不合格/廠商自行延誤出貨日期未告知等等，基本不耽誤客戶交期為原則進行危機處理，找替換帶材或者請採購跟廠商協商回料是否能提前）。l 填寫預估交期回複通知單1此表格由印刷跟單助理填寫；2印刷跟單助理根據業務部提供的資訊評估交期，並填寫於此表格中，分別於業務部/印刷助理/跟單助理手上留底；3台灣區部分，一樣需填寫此表，再將業務部留底聯掃描回去給台灣業務助理留底4【回覆交期】是根據當下訂單情況而定，因此設計【預計開單日】欄位，預設印刷單位最慢收到業務部開立的生產單(需畫稿.等前置作業完成可生產為準) 如果超過預計開單日而未提供可生產之訂單，交期有極大可能會推遲。5預估交期通知單表格範本如下：l 交期回複處理 程序：1.業務單位開單業務主管簽單轉印刷助理開需求單需求單轉倉庫/生產(製版)單轉排單助理(印刷主管簽單)倉庫查庫存不足部分開立請購單採購開採購單確認帶材廠商預計出帶材時間無法達標者反饋倉庫倉庫反饋印刷排單助理反饋業務單位；2.業務單位未開單先提供相關訊息詢問交期轉排單助理印刷助理確認是否原料有庫存，如需訂料則與採購確認需多久時間預估交期反饋業務單位。 規範處理時效及回複範圍一般/固定帶材1當日下午125點，業務單位訊息到達印刷單位者(含生產單/製版單/相關詢問資料)，隔天中午前印刷排單助理轉回生產單/製版單/預估交期回覆單；2當日早上12點前，業務單位訊息到達印刷單位者(含生產單/製版單/相關詢問資料)，當日下午6點前印刷排單助理轉回生產單/製版單/預估交期回覆單。染色/特殊/棉帶帶材1當日下午125點，業務單位訊息到達印刷單位者(含生產單/製版單/相關詢問資料)，隔天下午3點前印刷排單助理轉回生產單/製版單/預估交期回覆單；2當日早上12點前，業務單位訊息到達印刷單位者(含生產單/製版單/相關詢問資料)，隔日早上11點前印刷排單助理轉回生產單/製版單/預估交期回覆單。客戶有緊急情況，採特急方案優先處理 1根據相關規範：採購人員在上述規範回覆時間60分鐘前未告知倉庫，原料有無法準時回料問題者，將視為回料日期可達標，故採購方面務必需在此時效內初步提早詢問出廠商的出貨日期，不可自己猜測或是未積極跟蹤廠商時間；2根據相關規範：倉庫人員在上述規範回覆時間30分鐘前未告知印刷排單助理帶材，原料有無法準時回料問題，將視為回料日期可達標，印刷單排單助理將根據此時間點評估回覆業務單位交期；3廠商回覆時間之後又有變動，採購需於第一時間通知，並依標準程序回覆至業務單位做後續處理；4廠商回覆時間有變動者，採購需登錄下來做為後續廠商評估項目，印刷排單助理亦需登錄相關資訊為印刷帶材異常表中；5特殊情況者，再依個案分別共同處理EX.來料品質不合格/廠商自行延誤出貨日期未告知等等，基本上以不耽誤客戶交期為原則進行危機處理(EX.找替代帶材/原料廠商協調)。 跟單助理回複業務單位交期重點1此帶材訊息為廠商回覆預估出貨時間，排單助理再回覆客戶交期時需列為重大參考值，並估算現場做貨/後工時間等相關因素，確認生產單/製版單客戶要求交期是否可以達標，如有不可達標，需在生產單/製版單上註明修改時間轉回業務單位確認；2生產單/製版單/預估交期回覆單，一但轉回業務單位，及代表印刷單位認同客戶交期(協調後客戶交期)，事後不可隨更改交期造成客戶端的不信任。l 其它相關工作 生產訂單/制版訂單分發如下 台灣區：一式四聯（生產聯、跟單聯、留底聯、出貨聯）1生產聯如果是舊版直接送生產部門，新版則送寫花部出菲琳、晒版；2跟單聯由跟單助理留底以便進度的跟蹤；3留底聯印刷助理