房地产集团行政管理档案管理制度.doc

XXXXXX有限公司企业制度（办公总务管理制度系统）档案管理制度（试行）文件编号版本号发放编号部门审核： 领导批准： 二O一一年 月 日发档案管理制度（试行）第一章 总则第一条 为加强公司档案管理工作，充分发挥档案作用，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。第二条 本规定所称的档案是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第三条 管理部门行政部是公司文书档案的管理部门，其主要职责如下。（1）制定或参与制定档案工作的规章制度。（2）对公司其他部门文件材料的归档工作进行指导和监督。（3）做好公司档案的收集、整理、保管和利用工作。 （4）做好永久性档案向有关档案机构的移交工作。（5）提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。第四条 公司及各部门、员工有保护档案的义务。第二章 公司档案管理体制第一条 归档范围公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。具体分类：（1）办公文件：包括公司的各种请示和批复文件、各种申请文件（如：用印申请文件）、公司对外发文（公司发出的各类工作计划、方案、安排、总结、汇报、简报、通知等文件）、注册年检资料、验资文件、融资资料、法律事物、处理纠纷等具有保存价值的文件。（2）证件性文书资料：包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书，证书、证明等。（3）法规性文件：包括上级频发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。（4）公司的重大决议：包括由股东会议、董事会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料会议记录等。（5）计划性文件：包括公司总体计划或规划、开发计划、项目质量计划营销计划、财务计划等。（6）总结性文件：包括公司年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单向性工作总结调查报告等。（7）批示性文件：包括公司各类计划指标、技术指标、营销指标等以及公司各类任命工作指示等。（8）凭证性文件：包括公司各部门上报的在日常活动中形成的原始记录和凭证、如财产状况房屋销售、合同书、协议书、意向书等原始记录和文本。（9）汇报性文字资料：包括公司上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言，汇报或发布的各类文书资料。（10）声像制品资料：包括公司及下属各部在其经营活动或政治，文件娱乐活动中，以及在外学习，考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料录音资料，影片资料等。（11）题赠性资料：包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词书画，工艺制作等。（12）工程档案：立项文件，建设用地、征地、拆迁文件，勘察、测绘、设计文件，开工审批文件，招投标文件，工程质量监督手续，工程财务文件，工程竣工验收文件，竣工图等从立项到竣工的具有保存价值的全过程系统资料。（13）营销类档案：广告推广资料、市场调查资料、可行性报告及策划方案、客户资料，招商协议或合同资料等各类与营销相关的资料。（14）图书资料：各类图书，图书目录，图书管理登记表等与图书相关的资料。（15）会计档案：有关会计工作的方针、政策、制度、预算、计划、总结、报告、合同以及往来文书都应归档。会计凭证、会计帐薄和会计报表等会计核算专业材料可由会计部门自行归档。（16）人事档案：人事档案由部门自行立卷、归档、管理。第二条 档案分类及编号办法（1） 档案类别的设置： 根据职能活动和档案形成的特点，划分为8类一级类目，行政管理档案（X）、经营管理档案（J）、合同档案（H）、财务档案（C）、人事档案（R）、工程档案（G）、营销设计档案（Y）、设备仪器档案（S）、特种载体（TZ）。根据职能活动和档案形成的特点, 每个大类下设置若干个二级类目( 属类 )。 录音、录像、照片、计算机软盘( 磁盘 )和其它非纸质载体形式的档案，按载体类别分别编号。即：按照片、录音带、录像片、光盘、实物分别编号，用特种载体（TZ） 类别照片（Z）、录音带（Y）、录像带（X）、光盘（G）、实物（SW）标识。（2） 档号的编制档案的编号采用“（公司名+一级类目）-年度-二级类目-案卷号”方式，设类目号、年度号、案卷号。（3） 分类标识方法：采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。类目号、年度号、案卷号之间，用连接符号“”连结。例如：2010年电子城关于宿舍管理的通知文件，其档号可标识为DZCX 2010B001 | | | | -案卷顺序号 | | | - 二级类目 | | - 年度|- 一级类目代号，表示电子城公司行政音像、图片、磁盘等特种载体档案, 一级类目设实物资料(TZS)、声像资料(TZX)、电子档资料(TZD)、其他资料(TZQ)。二级类目按工程项目类（G）、人物类（R）、会议类（H）、参观视察类（C）、经营活动类（J）、荣誉类（Y）、文体活动类（W）。其档号可标识为DZCTZS2010G001。第三条 管理模式（1）公司档案工作实行集中与分散管理相结合的模式。由行政部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。（2）公司设立三个档案管理点，分管各类文件、资料档案。人力资源部负责企业所有人员及制度的建档与管理；财务部负责所有财务文件、资料及制度的建档与管理；行政部负责其他文件、资料及制度的建档与管理，同时负责其他部门移交档案的管理。（3）各档案点管理的文件、资料及制度各部门不得随意处置，由行政部定期归档统一处理。第三章 平时归卷第一条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。第二条 属各部门下发的公文，发文三天内应将公文原件及领导批示、与该文件有关的资料一并交行政部集中归档。第四章 立卷第一条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。第二条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。第三条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文件应合一立卷。绝密文电应单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切联系，也可随同绝密文件立卷。第四条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，应放在复文立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。第五条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。第六条 案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。第七条 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。第五章 文件质量要求第一条 字迹清楚、图物相符、图样清晰，图表整洁，签字手续完备。请示和批复，印本和底稿，正文和附件必须立在一起。第二条 文件不应用易褪色的书写材料，一律用碳素墨水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔。第三条 复印、打印文件及照片字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量。第四条 录音、录像资料应保证载体的有效性。声像档案摄录必须详细记录事由，时间，地点，主要人物，背景，摄录者，归档声像资料必须是原版，原件，清晰，完整。第五条 各类实物档案(奖品，奖杯，锦旗，证书，牌匾，馈赠品等)归档必须有原件，并保持其完好无损第六章 档案保管期限第一条公司文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期分为30年、10年。第二条 永久保管的文书档案主要包括：(1)公司章程；(2)股东名簿；(3)组织规程及办事细则；(4)董事会及股东会相关文件材料；(5)年度会计报表；(6) 公司关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，政府机关核准文件；(7)不动产所有权状及其他债权凭证；(8)工程设计图；(9)本机关机构演变、人事任免等文件材料；(10)其他经核定须永久保存的文书。第三条 30年定期保管的文书档案主要包括：(1)重要的事业计划资料；(2)重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的相关文件材料；(3)公司关于次重要问题的请示与上级机关的批复、批示，政府机关核准文件；(4)集团公司下属分、子公司及各部门重要函件、请示与集团公司的复函、批复等文件材料(5) 集团公司下属分、子公司及各部门报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。(6)其他经核定须保存30年的文书。 第四条 10年定期保管的文书档案主要包括： (1)期满或解除之合约；(2)本公司职能活动中形成的一般性业务文件材料；(3)公司召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；(4)公司人事管理工作形成的一般性文件材料；(5)公司一般性事务管理文件材料；(6)公司关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；(7) 集团公司下属分、子公司及各部门关于一般性业务问题的来函、请示与集团公司的复函、批复等文件材料； (8)其他经核定须保存10年的文书。 第九条 公司形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。第七章 档案级别分类机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。第一条 绝密档案包括：公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的重大合同。第二条 机密档案包括：（1）财务资料；（2）公司重要会议纪要；（3）公司经营情况；（4）人事档案、薪资性档案、劳动合同；（5）技术资料；（6）金额在10万-100万元的合同。第三条 秘密档案包括：（1）重要项目资料；（2）项目合同协议。（3）金额在10万以下需要加密的合同。第七章 档案借阅、利用工作第一条 公司内档案利用的方式（1）提供档案原件。（2）提供档案复印件。（3）提供文献索引资料。第二条 借阅管理（1）档案主要供本公司利用，一概不得外借。如情况特殊，外单位人员须持介绍信，并经公司领导批准，方可查阅。（2）各部门工作人员可直接查阅本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案的部门批准，方可借阅。（3）档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印，复制，翻印，不得擅自拆散，调整，抽取，污损，不得转借。（4）对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采用复印，照片，重印副本，摘录等方式。复制件应仔细校对，与原告无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制不会有误。（5）档案一般不得借出，如有特殊情况，可以短期借阅，最多为5天，但必须办理借阅手续，填写调阅单（附件1），如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。（6）档案管理人员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。（7）企业在职工作人员调离本企业时，需按要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，经审查无误后签字后，才能调离。（8） 有下列行为之一，视情节轻重，给予责任人警告、辞退并酌情赔偿经济损失等相关处理，若构成犯罪依法追究刑事责任： 毁损,丢失或擅自销毁企业档案 擅自向外界提供,抄摘企业档案 涂改,伪造档案 未及时上报归档者第八章 档案清理第一条 档案管理人员应随时擦拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀、腐蚀；定期通风、防潮。第二条 对破损档案及时进行修补。第九章 档案备份制度第一条 公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。第二条 各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案，按计算机管理办法管理。第三条 备份盘与源盘应分开存放，公司的备份盘应在公司外保存。第十章 档案销毁管理第一条 对已失效的档案，由档案管理员登记造册，经相关领导共同鉴定，报总经理批准后，按规定销毁。第二条 经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。第三条 销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。第十一章 附则第一条 本制度由行政部负责解释、补充，由总裁批准后实施。第二条 公司各部门，各下属子公司，各参股公司，各合资合作公司可参照本规定执行。第三条 本规定自发文之日起起施行。附：档案归档范围及时限、保存期一览表档案立卷归档流程查阅档案资料流程表1文件归档登记表表2卷内文件目录表3案卷目录表4卷内文件归档表表5档案资料查阅登记表表6档案资料借阅登记表档案归档范围及时限、保存期一览表行 政 管 理序号归 档 范 围归档时限保存期1公司成立的原始资料即归档永久2公司章程即归档永久3股东名簿即归档永久4组织规程及办事细则即归档永久5董事会及股东会相关文件材料即归档永久6公司的长远的和年度的各种计划、反映主要职能活动的工作总结或报告即归档重要：永久一般：30年7集团报、各类报刊登载有关公司情况的通讯报道即归档永久8公司荣誉证书、有纪念凭证的实物即归档永久9公司捐赠有关材料即归档永久10上级机关颁发的属于本公司业务范围的文件材料即归档重要：永久次重要：30年一般：10年11公司向上级机关的报告及上级机关的批复文件即归档重要：永久次重要：30年一般：10年12印章的启用与印模即归档永久13公司颁发的决定、决议、通报、通知及规章制度、办法、方案、条例、意见等即归档永久14公司的历史沿革、大事记及反映本公司开展各项活动的照片、录音、录像等即归档永久15（分）子公司、各部门年度工作计划与总结年度归档 30年16重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的相关文件材料；即归档30年17（分）子公司、各部门季度、月度工作计划与总结年度归档10年18集团公司下属分、子公司及各部门关于一般性业务问题的来函、请示与集团公司的复函、批复等文件材料；即归档10年19公司召开的行政会议、总裁办公会议、专题会议的通知、决议、总结、领导人讲话、纪要等即归档10年20公司的发文及其附件即归档10年21公司行政证明、介绍信存根年度归档10年22收文登记簿，来访、来宾登记簿、电话记录簿等年度归档10年23公司案件事故处理材料，如：谈话、调查记录、案件报告、当事人的检举、检查书、处理结果材料等即归档10年24审计工作计划、总结、调查报告、统计年报及重要报表年度归档10年25公司审计工作形成的材料年度归档10年人事资料26公司员工的花名册、岗位表、学历情况表、经理级以上干部履历表、工资年报表部门辅存30年27人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录部门辅存30年28员工的录用、转正、定级、调资等有关材料部门辅存30年29公司人事工作统计的各类报表部门辅存10年30员工考勤统计、考勤表、打卡表、请假审批表等部门辅存10年31员工档案部门辅存10年32员工离职、辞职材料部门辅存10年财务资料33不动产所有权证及其他债权凭证部门辅存永久34公司财务预、决算报表部门辅存永久35会计月、季报表部门辅存15年36会计总帐、分类帐、明细帐部门辅存15年37现金出纳帐、银行存款帐部门辅存15年38各种原始凭证部门辅存15年经营管理39经营决策即归档永久40法规性文件即归档永久41总结性文件、批示性文件即归档重要：30年一般：10年42公司召开的行政会议、总裁办公会议、专题会议的通知、决议、总结、领导人讲话、纪要等年度归档重要：永久次重要：30年一般：10年43业务往来、客户信息、市场调查等资料部门辅存重要：永久次重要：30年一般：10年营销设计 44广告资料年度归档重要：30年一般：10年45设计资料年度归档重要：30年一般：10年46企划资料年度归档重要：30年一般：10年47报告策划类年度归档重要：30年一般：10年48客户资料年度归档重要：30年一般：10年49楼宇租赁、售租年度归档重要：30年一般：10年50其他相关资料年度归档重要：30年一般：10年合同资料51公司与客户签定的合同、协议书等部门辅存重要：永久次重要：30年一般：10年工程资料52工程建设前期文件年度归档永久53工程建设管理文件年度归档重要：永久次重要：长期（不短于工程寿命）54施工文件材料、工程设计图年度归档长期（不短于工程寿命）55监理文件材料年度归档重要：永久次重要：长期（不短于工程寿命）56机电设备、材料文件材料年度归档重要：永久次重要：长期（不短于工程寿命）57安全监测文件材料年度归档长期（不短于工程寿命）58资产管理文件年度归档长期（不短于工程寿命）59完工（竣工）验收文件年度归档永久设备仪器60设备仪器申购报告、计划、管理的有关材料年度归档淘汰、报废或转让后1年61设备说明书及全套随机文件材料年度归档与设备共存62设备使用、