英康公司费用管理办法.doc

武汉英康铁路电气设备工程有限公司文件武汉英康发 2007 006 签发人： 陈正全 张崇文 费用管理制度（2007年12月修订）为加强公司财务管理力度，严格控制费用的开支，规范各项费用的审批程序，特制定本规定。 第一部分：总则第二部分：细则第三部分：票据要求及规范第四部分：附件第一部分：总 则1、 报账时采取“一事一报，单笔单结”的原则，杜绝同一事由发生的费用分开报账；多人就同一事项发生费用报账的，由部门经理敦促相关责任人同时递交报账资料。2、 借款原则上采取“前帐不清，后款不借”的原则；3、 报账时间：报账时间按如下规定执行，逾期报账按80%核销（属于审批人员原因未能按时报账的追究审批人员的责任）。3.1 在武汉市内出差的，出差任务结束后次日（双休、节假日顺延，下同）报账；3.2 外地出差时间短于一周（含一周）的，返司后次日报账；3.3 出差时间在一周以上的，出差返司后一周内报账。4、 借款流程：借款申请单部门经理及以上员工报总经理批准，其余员工报总经理助理审批。4.1 出差申请人在公司：首先由申请人根据出差任务的实际情况填写并逐级报批出差计划单，然后凭已审批完毕的出差计划单填写并逐级报批借款单，第三步凭已审批完毕的借款单在出纳处领取款项；最后在综合部登记出差考勤，并将出差计划单交综合部备查。4.2出差人连续在外出差中间需要再次借款的：需将前期工作日志电邮（或传真）至各部门经理（同时抄送费用会计），由各部门经理或指定人员凭此办理借支手续。5、 费用报账流程：报销人填制报销单部门负责人审核费用会计审核（目前由乐莉负责）会计复核财务经理审批总经办审批（部门经理及以上员工报总经理批准，其余员工报总经理助理审批）出纳处领款（目前由李红梅负责）。6、 相关票据规范：员工报账的发票必须是国家正式发票，发票抬头为公司全称，必须填写开票日期及开票人全名；对于不合格发票，财务人员应拒收。因个人原因丢失报账票据的，视同无票不予报销，遇特殊情况，由当事人直接写出书面原因，由总经理特批；7、 对成本费用支出实行二级审核监督制：部门负责人对本部门人员费用开支进行初次审核，股东在公司日常借支及报账核销由股东之间先互相进行初次审核；初次审核后由财务部负责对公司全部成本费用二次审核。8、 对物特殊事项发生的费用，按照特事特办的原则，单独申请报批。第二部分：细 则一、手机通讯费通讯费补贴标准（分期间计算，市场部适用市场部管理办法） 项 目出差期间补贴标准(元/天)在司期间补贴标准(元/天)部门经理222项目主管181部门员工101手机通讯费使用和报销规定1、 手机号码必须是在公司通讯录上公布且允许使用的号码，方可审核报销；2、 出差外地的员工可致电财务人员代为其手机充值（目前由乐莉负责。但出差一个月以内的，申请人自己依据标准缴足话费），财务人员在充值后在索取的发票上注明具体充值时间及金额，并记作该员工的出差借支，由该员工返回公司到财务部核对确认后补办手续。3、 手机必须自7：3022：30保持开机状态，因故停机者24小时内必需复机，违反以上规定3次/月及以上者，扣除当月电话费补助。4、 确实因业务原因需据实报销手机话费的，由员工本人提出申请，其部门主管签字确认后报公司总经理批准，公司根据实际情况有权要求员工提供话费清单（通讯报销单据为运营商提供的话费单，缴费收据不能用作报账原始单据）二、出差补助1、 差旅费范围：指公司人员因公外出所发生的交通费、出差补贴、住宿费等差旅费用；2、 交通工具及差旅区间1）、正常情况，出差所乘用交通工具按下表规定执行：项 目总经理、副总、总工其他人员最高所乘用交通工具飞机经济舱火车软席轮船一等舱火车硬席轮船二等舱2）、如遇特殊情况需要跨级乘用交通工具的，需总经理特批，否则公司最高只承担该区间内火车硬席票价，其余部分由自己承担。3）、出差期间员工如因非公司原因绕道出行的，公司只承担公司工作目的地至公司区间内的差旅费，其余部分由自己承担。3、 出差补贴 1）、出差路途中乘车补贴标准A、员工出差当天乘车补贴标准：当天到达目的地并在出差地住宿的，同以下第（2）条标准；隔日到达目的地的：以车票所载时间为准，中午12：00之前视同一天，补贴标准按35元/天；中午12：00之后，补贴标准按半天计算。 B、员工出差返回乘车当天补贴标准：35元/天（如隔日到达：在12：00之前到达，到达当日按半天计算，12：00之后到达，到达当日按一天计算。到达时间由出差人员提供，如出现与事实不符的扣除当天补助。2）、出差人员（吃、住、市内交通费包干）差旅费报销标准(武汉地区以外)： 项目单人两人以上(含两人 )部门经理员工部门经理员工地级市及以下地区120元/天100元/天100元/天80元/天省会城市140元/天120元/天120元/天100元/天3）、出差人员（住宿费实报或不需承担住宿费的）差旅费报销标准(武汉地区以外)：按35元/天报销4）、晚间乘火车连续超过六小时以上且没乘卧铺的，按所乘当次车区间内中铺与硬座差价的50%给予补贴。5）、在68月之间出差的，员工可享受高温补贴：10元/天4、 出差期间交通费用管理规定： （1）、出租车票管理：原则上在早7点之前及晚9点后（非省级城市晚7点以后）方可乘出租车；其它时间乘坐出租车须详细说明原因，否则按公交车标准核销； （2）、对于须乘坐摩的、货车以及3元以上交通工具等，由当事人在事前报部门主管批准，并在出差日志中详细填写：日期、事由、路线、金额等。否则不予报销 （3）、其他车票票面所载乘车区间需与所出差地点一致5、公司员工出差，必需填写出差计划单（见附件三）。需详细填写“出差目的、地点、时间、主要工作内容及初步费用预算”；如有特殊情况的，还应说明超过差旅费报销标准的项目及初步费用预算，经部门经理审核后，部门经理及以上员工报总经理批准，其余员工报总经理助理审批。6、公司员工报销时须提供规范的出差日志（见附件五）和已粘贴好的费用凭证；三、业务及业务招待费用1、业务费及业务招待费必须按照“先申请后使用”的原则进行。2、费用申请：填制其他费用申请单（见附件一），单次金额在300元以下的，报总经理助理审批，单次金额在300元以上的，报总经理审批；批准的额度执行；如因出差在外的，先电话申请，单次金额在300元以下的，报总经理助理审批，由总经理助理先登记备案；单次金额在300元以上的，报总经理审批，由总经理或由总经理告知总经理助理及时登记备案；申请人在返司后二个工作日内根据公司备案及时补办其他费用申请单申请手续，并报总经理助理及总经理审批。3、对于业务及业务招待费需要发生的烟、酒，原则上由公司采购部统一采购，仓库管理员负责出入库台账的登记和库存管理工作，需要时统一从仓库领用，对于业务及业务招待费发生在外地不能领用的，以节约为原则开支。4、业务及业务招待费报销：业务及业务招待费应单独粘贴，报销时需提供如下单据：（1）经总经理助理、总经理最终批准同意的其他费用申请单，（2）真实有效的发票，（3）、招待费明细表（见附件四）并签名，须详细列明费用发生时间、地点、主要招待人员姓名及总人数、招待事由等。四、办公费（1）、办公费主要包括各类办公文具、电脑耗材、名片制作费、办公用品维护费用、低值易耗品、办公用纯净水、复印、打印、邮寄、传真纸等；（2）、办公用品原则上每月25号之前集中采购，综合部30号之前完成报账手续，个别部门急需的办公用品可根据实际情况在完成相关审批手续后，应在采购完成后三个工作日内完成报账手续；（2）、报销时，必须附有已批准同意的办公用品申请单（复印件）、商家盖章的办公用品发票及清单，清单需有办公用品管理人员入库时确认的签字证明；五、市内交通费员工因工作需要在市内外出公干的，原则只能乘坐公交车，公交车费用在工作需要线路内的据实报销；确实需乘坐出租车的，部门员工需报部门经理同意。市内交通费在费用按月统计（市内交通费发生频繁的部门可半月统计报账），于每月25日前报账。市内交通费报账需填写市内交通费用明细单（见附件二）六、其他费用项目 凡是对非本制度列明额度的费用项目，均视为其他费用项目，必须按照“先申请后使用的原则”，填写费用申请单（见附件一），进行特别审批，经部门经理同意后，最终报总经理审批。如因出差在外的，先电话向总经理申请，总经理或由总经理告知总经理助理及时登记备案，经手人在返司后二个工作日内根据公司备案及时补办其他费用申请单申请手续，并报总经理助理及总经理审批。第三部分：相关票据规范及时效1、相关票据要求及规范见如下附件：2、本制度解释权属于武汉英康铁路电气设备工程有限公司。3、本制度自发布之日起执行。第四部分：附件附件一、 费用申请单年月日申请人部门职务时间地点费用预算事由部门经理：总经理助理：总经理：附件二：市内交通费用明细单日期事由出发地点目标地点所乘交通工具费用金额备注合计经手人： 部门经理：附件三：出差计划单出差人出差地点对方联系人对方联系电话出差日期计划天数出差路线申请金额及说明出差任务描述： 1、 2、 3、财务部：累计借支余额有无未报账情况查询部门经理意见总经理助理意见总经理意见备注：1、 此单由出差人如实填写，据此单办理请款、领料等手续；2、 主管、项目经理及以上人员须经总经理批准，其余人员经总经理助理批准；附件四：招待费明