办公事务管理办法.doc

*有限公司办公事务管理办法依据*文件精神，结合我公司实际，本着实用和可操作原则制定本办法。一、印章管控制度 1、印章的刻制：公司印章的刻制经总经理批准后由办公室统一负责办理；新章启用时，旧章由办公室负责收回并登记销毁。 2、印章适用范围：公司章适用于以公司名义制发的各类文件、公函、报表及外联事务,由办公室负责保管；合同专用章适用于以公司名义行签订的各类合同,由办公室负责保管；财务专用章适用于办理公司财务事项,由财务部负责保管；法人章适用于以公司法人名义出具的各类文件和办理公司财务事项,由财务部负责保管；各部门的印章适用于与本部门业务相关的事务。由各部门经理负责保管。 3、印章的使用：印章必须由专人保管，不得转交他人代管；使用公司章、合同章、法人章时，须经公司领导批准后方可使用；建立印章使用登记制度，要详细登记用印的时间、内容、人数、经办人、批准人等,并做好档案资料的保管；用印要在办公室内进行，未经领导批准不得携带印章外出使用。不得在介绍信及空白合同上加盖印章。 二、公务车辆管理1、车辆加油。车辆加油实行一车一卡加油，如遇有特殊情况需要在外以现金加油，需提前经总经理批准。2、市区内办理公务，要严格控制派车范围，减少非公务用车，提倡自行车。3、公司派车由各部门填写派车单，主管办公室领导批准。公司不设专职司机，由公司各部门安排具有驾驶资格员工出车，严格遵守交通规则。4、定点维修。汽车维修由公司通过多家对比，选择服务质量高、维修价格较低的专营店作为定点维修点；公司车辆由办公室根据行驶里程及时间定期安排维护保养。 三、差旅费用 1、 借支差旅费：无特殊情况，出差人员垫付差旅费，确需借支的，由申请人填写借款单支领。 2、 返回报销：出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写差旅费报销单，部门主管经理审核签字，财务部审核签字，总经理审批；原则上前款未清者不予办理新的借支。 3、日常往返*原则每年报销14次往返火车硬座票，卧铺、特殊情况乘坐高客、D车须事先经总经理审批准，否则财务按硬座报销。公司鼓励乘坐硬座火车，每票给予25元的差补，符合乘坐硬卧时间段的乘坐普通硬座的，按规定补差。4、往返*市内交通费：原则上报销往返市内公共交通费，确需报销出租车费用的需要报批。5、出差住宿原则上入住快捷酒店，实报实销；早晚餐各补助20元，午餐补助30元。 四、招待费用 1、实行分级控制制度，各部门业务主管副总经理根据工作需要有业务招待的需事先申请，报总经理批准，但全年招待额度控制在总经理规定的范围内，具体额度由总经理根据需要批准。2、招待费票据提交给财务部审核，总经理审批，具体程序按照业务资金和费用开支审批程序执行。3、财务部有权拒绝不符合业务招待标准、报销流程、审批权限的业务招待费的报销。 4、业务招待费报销遵循谁经手谁报销的原则，不得由他人代报业务招待费。 5、招待费开支应实行单笔审批报销制度，一次一报，杜绝几个饭店的票据一起报销的现象，否则财务人员有权拒绝。6、为节省费用开支，提倡由指定专人（两人以上）统一购买酒水备用。办公室应在多家询价对比的基础上，确定性价比较好的酒水专卖店供应商品。不准7、住宿招待，原则不安排住宿接待，确需安排宾馆的由总经理特批，一次一报销且纳入总经理及部门费用总额，此项工作由总经理亲自把关。8、为了加强管理，原则上不设记账饭店。 五、*派驻人员休假管理 1、*派驻人员，由于长期驻外工作，24小时待命公司，可整合每月周六、日时间统一休假。 2、派驻人员休假不应耽误正常工作，各部门根据实际情况安排A、B岗位，轮流休假。 3、派驻人员休假原则上不超过8天/月，包含双休日和路程时间。 六、办公费用 1、为节省费用开支，提高工作效率，在目前尚未实行无纸化办公前，对内部草拟的非绝密性文件资料提倡使用电子邮箱传阅、修改；为节省纸张提倡使用双面打印。 2、办公室统一购买办公用品、办公耗材，要货比三家，择优选定供应商，争取在保证质量的前提下，价格应低于一般市场价。报销办公用品原始凭证须附明细。 3、节约水电费开支。做到耗电设备不用时，要及时关闭电源，室内光线较好时不开灯，温度适宜时不开空调电扇，出门时关掉电器，总经理带头。发现两次及以上违反上述规定公司进行通报批评。 4、公司固定电话为办公使用，禁止个人电话聊天使用，否则，扣工资50元 /次。七、低值易耗品摊销费用1、公司办公室负责低值易耗品的统一采购并指定专人建立健全低值易耗品管理台账。台账的项目内容应包括：物品名称、数量、价格、购买日期、领用人或领用单位、领用数量、用途及领用人签名。2、低值易耗品应视同固定资产管理，建立低值易耗品清查盘点制度。财务与相关人员每年进行一次全面盘点，做到账实相符。经清查盘点出现的盘亏、毁损、报废的物品，应由使用部门或使用人提出低值易耗品核销申请，说明原因，经盘点小组确认后，必须时需经总经理批准