试谈如何提高公文初稿成功率.doc

试谈如何提高公文初稿成功率 所谓公文初稿，就是文秘人员起草、修改后第一次送交办公室主任审阅的稿件。初稿能否顺利通过，是关系到办文效率和办文质量的关键。把好初稿关，提高初稿成功率，是提高公文水平的起点。目前，公文初稿起草时间长、质量低，是各级办公室工作中普遍存在的问题。初稿被退回重写的情况屡见不鲜，常常使文秘人员叫苦不迭，感到“头疼”，以致对文字工作产生了畏难和厌倦情绪。产生这种问题的原因，我们认为主要有四个方面：一是与领导意图不符合；二是逻辑结构不合理；三是材料内容不充实；四是语言乏味，文字冗长，表述不准确。这样，许多初稿往往被推倒重来，或者大删大改，“动大手术”。这就必然造成精力和时间的浪费，影响公文的时效。提高公文初稿成功率，是当前公文工作中亟待探讨和解决的一个主要问题。如何解决这个问题呢？我们认为，应该牢牢把握以下四个环节：一、建立资料“仓库”，为起草做好准备。文秘人员接到公文起草任务后，有时会感到不知从何下手，不能很快进入“角色”。即使冥思苦索，勉强动笔，但始终对写什么、怎么写心里没底，直到写不下去，不得不中途搁笔。这种现象说明：“冷手想抓热馒头”是行不通的。文字工作是艰苦的脑力劳动，必须从长期的积累做起。收集各类资料，建立起自己的资料“仓库”，这是文秘人员的一项基本建设。可以说是“蓄之愈久，发之愈深”。平时注意收集各类资料，到时才能得心应手，运用自如。文秘人员如果手头没有资料，很难写出有观点、有事实，有理论深度、有指导价值的好文章。收集资料的途径应该是多种多样的。既包括听广播、看电视、浏览报刊杂志、也包括看文件、看材料、参加各种会议；既包括研究集体领导的重要决策和中心工作，也包括同领导同志个别接触时的言谈话语；既包括到基层单位亲眼看到的情况，也包括接待来访中亲耳听到的东西。总之，文秘人员必须做到时时有心，处处留意，随手记下有价值的资料。收集资料的要求应该是“广”、“新”、“真”三个字。所谓广，是指范围广。既要有理论、政策方面的内容，也要有反映本省、本地区、本单位工作情况的数据，还要有典型经验和典型事例。一个优秀的文秘工作者，对党、政、群、法机关和工、农、财、文战线的资料要无所不有，对各项工作要了解其构成框架和主要特点，做一个博学多能的“杂家”。所谓新，是指内容新。随着形势的发展，公文内容也在不断变化。文秘人员要把握时代脉搏，不断更新资料，特别要注意收集那些反映形势转折和发展趋势变化的新鲜资料，不能把“资料库”搞成一潭死水。同时，要把过去有价值、有生命力的资料，分门别类，长期保存，在使用过程中发掘新意。所谓真，是指事实和数据要真实准确。资料的真实性和准确性，决定着公文的严肃性和权威性。“资料库”贮藏的东西，一定要货真价实，能够经得起实践的检验。对间接获得的资料，要经过调查研究进行核实；对重要情况和重要资料，要与权威部门公布的情况和资料核对。如果使用了不准确甚至有虚假的资料，就会影响党和政府的威信，给工作带来损失。积累资料是为了应用。文秘人员要经常翻阅思考、分析鉴别、归纳综合已经积累的资料，融汇贯通，为我所用，而不能当资料库的“守财奴”。二、领会领导意图，定准初稿“基调”公文是概括、表述、传达领导意图的重要工具。以领导意图为“基调”是公文区别于其它文章的基本特征。文艺作品可以“百花齐放”，科学论文可以“百家争鸣”，而公文则不能离开领导意图独辟蹊径。文秘人员在动手起草公文之前，如果吃不透领导意图，即使公文结构安排得再好，材料选择得再精，也等于抓了“目”，丢了“纲”，结果往往事倍功半。如何正确领会领导意图？在实践中我们体会到：首先要多听多记，了解领导意图。“领导动口，秘书动手”，文秘人员必须随时随地把领导同志的言论和谈话记下来。领导同志对全局问题所做的系统性结论当然要记，这是领导意图的要点和核心；对具体问题发表的零散性意见也要记，这样可以更好地把握领导思想发展的来龙去脉；同时，还要注意捕捉领导同志即席谈到的、稍纵即逝的思想火花，融汇到公文中去。二是要归纳综合、深化领导意图。对领导意图的掌握，不能象录音机那样，停留在“原声带”上，而要经过由此及彼的设想，进行分类、归纳、综合，把领导同志零散的、不完整的观点综合成系统的、完善的思想。搞好归纳综合，文秘人员必须把立足点放在领导者的角度上，学会用全局观点越级思考问题，防止理解领导意图时出现片面性；着眼点要放在领导者如何使党的大政方针在本地区具体化，这是深化领导意图的重点，力戒捡了芝麻丢了西瓜；同时要注意在形势发展转折点上领导同志的思想变化，切忌用静止的、僵化的观点领会和看待领导意图。三是要进行调查研究，扩展领导的思想。这就是说，文秘人员要围绕领导意图，进行深入细致的调查研究，把活生生的实践经验充实到领导意图中去，从内容上，理论和实践的结合上扩展领导思想。另外，在正确领会领导意图的同时，文秘人员应该根据自己所掌握的情况，经过分析、讨论、提出自己的见解，当好领导的参谋，使领导的思想得到补充、丰富和完善。这样，在起草公文的过程中，始终把领导意图作为主线，安排总体结构，才能提高初稿成功率。三、集体拟定提纲，理顺逻辑“链条”公文是集体劳动的“产品”，这也是公文区别于其他文章的重要特点。无论是领导意图，还是文秘人员讨论的意见，都是一种集体劳动。因此，公文在起草之前，集体研究、拟定详细的写作提纲，这是公文起草过程中的一个必不可少的环节。为什么有的文章会推倒重来？一个重要原因，就是写作之前没有拟定出一个完整的、大家认可的写作提纲。如果公文写作前“主线”不明确，“网络”又不清晰，写作中必然要走弯路。许多同志在实践中体会到，集体拟定公文写作提纲，是十分重要的一环。尤其是重要公文的起草，动笔之前应该有党政领导、办公室负责同志和直接起草的文秘人员，采取民主讨论的形式，各抒己见，集思广益，共同商定写作提纲。甚至对公文的结构、内容、重要材料，都要做详细的安排。这种集体拟定写作提纲的办法，最好形成一个制度。去冬，地委办公室起草地委关于开展“一村一路”讨论的安排意见时，地委领导同志和办公室有关人员一起讨论，确定了文件的主题、纲目和篇幅。这篇公文观点开宗明义，内容详略得当，篇幅短小精干，我们觉得是一篇好公文。实践证明，有了详细的写作提纲，文秘人员对公文的通篇结构、材料组合、逻辑“链条”，就能胸中有数，有所遵循。在起草中，就可以做到环环相扣，一气呵成，有效地提高初稿的总体质量。四、反复推敲修改，做到“初稿不粗”初稿，习惯上也叫一稿。但是，一稿绝不意味着一次成功。有的公文在文秘人员手中要经过多次修改，然后才送办公室领导。文秘人员起草公文时，必须做到一丝不苟，精益求精，把自己的心血倾注于字里行间。初稿写作，要克服出手交差的思想，不能把写作中的难点和矛盾上交。初稿写成以后，作者要自己对自己不满意，自己与自己过不去，自己对自己的文章“横挑鼻子竖挑眼”，不厌其烦地反复推敲，精心修改。在修改过程中，要与同行和有关人员随时切磋，以便把“毛病”找得更准，对症下药。对于起草中遇到的难点，要大家讨论，组织“攻关”。在条件允许的情况下，组织集体修改效果更好。初稿写作和修改完成以后，不急于交给领导，要再看看、再想想，如果领导意图不清不出手；逻辑关系不顺不出手；引用材料不实不出手；语言表述不准不出手。