201106建设项目类档案管理办法.doc

中国石油大港油田公司 管 理 作 业 文 件 文件编码 GY01 F4 2 4 建设项目类档案管理办法 发行版本 F 编制部门 总经理办公室 编 制 人 李春艳 邓淑香 审 核 人 贾全喜 批 准 人 李建青 2011 05 26 批准 2011 05 31 实施 中国石油大港油田公司 发 布 发行版本 F 修 改 码 1 文件编码 GY01 F4 2 4 页 码 1 32 1 范围 为规范大港油田公司建设项目类档案管理 制定本办法 本办法规定了建设项目类档案的管理内容 是对 GY01 F4 2 档案 管理程序 的补充 本办法适用于大港油田公司建设项目类档案管理 2 术语和简略语 2 1 本办法采用 GB T 19001 2008 GB T 24001 2004 GB T 28001 2001 和 Q SY 1002 1 2007 标准规定的术语 2 2 建设项目 指建筑 安装等形成固定资产的活动中 按照一个总 体设计进行施工 独立组成的 在经济上统一核算 行政上有独立组 织形式 实行统一管理的单位 2 3 单项工程 指建设项目中具有独立设计文件 可独立组织施工 建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程 2 4 单位工程 指具有独立设计文件 可独立组织施工 但建成后不 能独立发挥生产能力或工程效益的工程 2 5 建设项目档案 指建设项目在立项 审批 征地 招投标 勘察 设计 采购 施工 监理及竣工验收等全过程中形成的 具有保存和 查考利用价值应归档保存的文字 图表 声像等各种载体形式的全部 文件材料 3 职责 3 1 项目建设单位的项目负责人或基建管理部门负责人 负责组织 协调勘察设计单位 施工单位和监理单位等编制项目竣工文件 并对 项目建设全过程形成的文件材料进行指导 审核和把关 建设项目类档案管理办法 GY01 F4 2 4 2 32 3 2 项目建设单位项目部的资料员或基建管理部门兼职档案员 负责 确定建设项目竣工文件和项目文件的编制标准 督促 检查竣工文件 的编制 收集 整理工作 并负责项目建设全过程形成的文件材料的 集中收集 整理和归档工作 3 3 设计 监理 施工等各参建单位负责各自所形成文件材料的编制 整理立卷 确保其完整 准确 系统 并提交建设单位项目部或建设 管理部门 施工文件及竣工图还需提交监理单位 审核后由项目部或 建设管理部门一并归档 3 4 实行工程总承包的项目 工程总承包单位负责审查 汇总各分包 施工单位编制 收集 整理的施工文件及竣工图 负责设备随机文件 的收集 整理 并统一将其提交监理单位 建设单位 施工管理部门 审核后由项目部或建设管理部门一并归档 3 5 油田公司总经理办公室负责建设项目档案全过程管理的协调 指导 监督检查 负责组织并参加公司重点建设项目 公司承建的中国石油 天然气集团公司 股份公司建设项目档案的专项验收 预验收 参加 公司重点建设项目的预验收 竣工验收 3 6 油田公司信息中心参加公司重点建设项目档案的专项验收和项目的 竣工验收 负责公司重点建设项目 油区公共设施 油区管网及公司 机关 直属单位建设项目档案材料的具体业务指导 收集 保管 提 供利用工作 3 7 油田公司所属单位档案管理部门按建设项目使用权归属 组织并参 加本单位建设项目档案的专项验收 参加本单位重点建设项目的竣工 验收 对竣工资料的形成 积累 整理情况进行监督检查 负责本单 位建设项目档案接收 保管和提供利用工作 4 管理内容 4 1 建设项目归档管控措施 4 1 1 实行重点建设项目备案制 由工程项目部于工程开工后 6 个月内 向公司档案部门和项目所在单位档案部门备案 备案内容包括项目组 GY01 F4 2 4 3 32 组成情况 项目概况 项目的总分承包情况 设计单位 施工队伍 监理单位 监督单位资料员网络以及该项目的档案管理措施 备案表 式样见 重点建设项目 投资 1000 万以上 备案表 GY01JL4 2 4 01 4 1 2 建设项目管理机构应当把档案工作纳入工程建设计划 项目建设 管理程序 项目负责人和相关人员的绩效考核或岗位职责 建立健全档案管理规章制度 将档案管理相关要求列入监理管理和招 标承包合同中 明确各方面对档案工作的责任 在签订设计 施工及 监理合同 协议 时 设立专门条款 根据建设项目文件归档范围 明确乙方单位应提交甲方单位项目档案内容 版本 份 套 数 归 档时间 归档质量要求及违约责任等 4 1 3 建设项目档案工作应当坚持 三同步 的原则 即下达项目计划的 同时明确项目档案所包括的内容 要求及各相关单位对项目档案的职 责 检查施工进度和质量的同时对项目档案资料的收集 整理 审定 工作进行检查 工程项目竣工验收与工程实体竣工档案的验收同步进 行 4 1 4 项目申请立项后 项目组成立的同时要设立档案资料管理专人 专岗或专门机构负责项目文件材料的形成 积累和整理 审查工作 建设项目管理机构专兼职档案员 资料员 参加项目施工交底会 项 目工程质量和进度检查 工程重大设备到货开箱验收 项目工程竣工 验收 重点建设项目应建立专兼职档案人员 资料员 网络和重要档 案资料流向网络 对建设项目档案资料跟踪和动态管理 4 1 5 公司和所属单位档案部门按照职责分工 依据建设计划和重点建 设项目备案情况 对项目文件材料的形成 积累 归档工作进行指导 监督和检查 档案验收应与工程的预验收和竣工验收的两个阶段同步 进行 档案部门参加工程的预验收和竣工验收 其中 重点建设项目 要通知公司档案部门参加 重点建设项目档案的专项验收应在项目竣 工验收 3 个月之前完成 项目组或建设管理部门要择时提交申请和自 GY01 F4 2 4 4 32 检报告 公司档案部门组织项目档案专项验收 档案专项验收不通过 不得进行工程竣工验收 4 2 档案收集 4 2 1 归档范围见附表 1 建设项目档案基本归档范围及保管期限表 4 2 2 归档要求 4 2 2 1 项目文件质量要求 a 要保证项目文件的原始性和真实性 b 项目文件必须与工程实际相符 并做到完整 准确 系统 满 足生产 管理 维护及改扩建的需要 1 项目文件的完整是指按 中国石油天然气集团公司建设项目 档案管理规定 附件 1 所确定的内容 将建设项目建设全过程中应该 归档的文件归档 各种文件原件齐全 2 项目文件的准确是指项目文件的内容真实反映建设项目的实 际情况和建设过程 做到图物相符 技术数据准确可靠 签字手续完 备 3 项目文件的系统是指要遵循项目文件的形成规律和成套性特 点 保持卷内文件的有机联系 分类科学 组卷合理 法律性文件手 续齐备 符合档案管理要求 c 项目文件中的文字材料幅面尺寸为 A4 幅面 210mm 297mm 图纸采用国家标准图幅 d 项目文件所使用的计量单位 符号 文字及书写方法符合国家 有关规定 e 项目文件的编制和书写材料必须宜于长期保存 不得使用易褪 色的书写材料 如红色墨水 纯蓝墨水 圆珠笔 复写纸 铅笔等 书写 绘制 f 项目文件要做到字迹清楚 图样清晰 图表整洁 签认手续完 备 GY01 F4 2 4 5 32 g 录音 录像文件应保证载体的有效性 h 电子文件应保证其真实性 完整性及有效性 4 2 2 2 项目施工文件主要内容 格式 编制要求 a 油气田地面建设项目施工文件 交工技术文件 主要内容 格 式 编制要求 执行 中国石油天然气股份有限公司油气田地面建设 工程 项目 竣工验收手册 b 管道工程建设项目施工文件 交工技术文件 主要内容 格式 编制要求 执行 中国石油天然气股份有限公司管道工程建设项目竣 工验收手册 4 2 2 3 项目竣工图编制要求 更改方法及竣工图章的使用 a 竣工图编制要求 竣工图是项目竣工文件的重要组成部分 施工单位 工程总承包单 位在项目竣工后必须按合同要求编制竣工图 应用最终版 新 干净 的施工图进行编制 1 竣工图应完整 准确 清晰 规范 修改到位 做到与设计 变更 隐蔽工程记录和工程实际情况 三对口 真实反映项目竣工验 收时的实际情况 2 凡按施工图施工无变更的 可直接在原施工图上加盖 竣工 图章 作为竣工图 3 凡施工中有部分变更的 应按 手册 十改 七不改 的要 求对施工图进行修改 并在修改部位或图纸空白处加盖 竣工图核定章 全图修改后加盖 竣工图章 作为竣工图 4 凡结构形式 工艺 平面布置改变 以及其它重大改变及图 面变更面积超过 35 的 不宜在原施工图上修改 补充 应重新绘制 施工图后加盖 竣工图章 作为竣工图 5 院标 企标重复利用图必须编入竣工图中 同一建筑物 构 筑物重复的国家 地方标准图 通用图可不编入竣工图中 但必须在 GY01 F4 2 4 6 32 图纸目录中列出图号 b 竣工图的更改方法 1 文字 数字更改一般是杠改 线条更改一般是划改 局部图 形更改可以圈出更改部位 在原图空白处重新绘制 2 利用施工图更改 必须在更改处或图纸空白处加盖 竣工图核 定章 注明更改依据性文件的名称 编号和条款号 并签署姓名 日 期 参见页号 指设计变更单所在的案卷及页号 竣工图核定章 若 盖在图纸的空白处 必须用箭头标注到所修改的部位 竣工图核定章 样式 单位为毫米 3 无法在图纸上表达清楚的 应在标题栏上方或在图纸空白处 用文字说明 4 图上各种引出说明应与图框平行 引出线不交叉 不遮盖其 它线条 5 有关施工技术要求或材料明细表等文字有更改的 应在修改 变更处进行杠改 当变更内容较多时 可采用注记说明的办法 6 新增加的文字说明 应在其涉及的竣工图上作相应的添加和 变更 7 已做了修改的设计变更单应加盖 已执行章 并注明被修改 图纸的出处 签署姓名 日期 参见页号 指被修改的图纸所在案卷 和页号 做到原图与设计变更单相互标注与参见 已执行章 样式 单位为毫米 核定人 日期 10mm m 竣工图核定章 50mm 10mm m 15mm m 根据 号 变更通知单第 条修改 GY01 F4 2 4 7 32 8 如果部分单位若合同中约定由设计单位按最终修改状态绘制 最终版施工图 加盖终版图章后发给施工单位 由施工单位核对确认 后加盖竣工图章 即为竣工图 或者由工程总承包单位按最终修改状 态绘制最终版施工图 加盖竣工图章 即为竣工图 若此种情形 则 不涉及上述 竣工图的更改方法 c 竣工图章的使用 1 竣工图章使用 DA T 28 2002 国家重大建设项目文件归档要 求与档案整理规范 规定的 竣工图章 竣工图章内容 尺寸如图 1 所示 图 1 竣工图章 单位为毫米 2 所有竣工图均应逐张加盖竣工图章 图纸目录 说明 材料 表 设备表 工艺规格表 仪表规格表等文字材料 表格的首页的背 面 左下角 建议 距左边 20 10mm 距下边 20 10mm 加盖竣工图 80 30 60 71310101010 竣 工 图 编制单位 编制人技术负责人编制日期 监 理 单 位 名 称监理人 2525 40mm 执行人 日期 已执行章 10mm 10mm GY01 F4 2 4 8 32 章 竣工图章应使用不易褪色的红色印泥 加盖在图标题栏上方或附 近空白处 无加盖竣工图章的位置时 可加盖在标题栏的背面处 3 编制单位 监理单位应逐张签署竣工图章 竣工图章中的内 容应齐全 清楚 签名栏不得由他人代签或以个人印章代替签名 应 是签名本人可辨识的手写体原笔迹签名 其中 编制人 技术负责人 原则上不能为同一人 监理人 应由专业监理工程师或总监理工程师签 名 实行工程总承包的项目 编制单位 编制人 和 技术负责人 由工 程总承包单位或施工分包单位签署 未实行工程总承包的项目 由施 工单位签署 4 竣工图章中的编制单位 监理单位 可填写规范的单位名称 简称 也可在图章制作时直接标明 5 竣工图章中的编制日期一般填写竣工图编制完成的日期 也 可填写工程中间交接或竣工交接日期 6 未实行 监理制 由建设单位自行管理的工程项目 其竣工图 章中的 监理单位名称 监理人 应用 斜杠 填写 不允许空白 7 竣工图标或角图章已标明 竣工图 的可不加盖竣工图章 按 照有关规定 监理单位应检查 审核竣工图的编制情况 并应加盖监 理单位审核章 监理审核章内容 尺寸如图 1 所示 图 2 竣工图审核章 单位为毫米 33 10 10 80 2020 竣工图审核章 监理单位名称监理人日期 GY01 F4 2 4 9 32 4 2 2 4 项目监理文件编制要求 监理文件的编制 执行 GB 50319 2000 建设工程监理规范 4 2 2 5 项目文件归档份数要求 一般一式一份 造价 1000 万以上的重点建设项目档案一式二份 声像文件 脱机保存的电子文件一般一式三份 有合同要求的除外 4 2 2 6 项目文件归档时间要求 经归档整理并经档案部门验收合格建设项目全部文件在项目竣工 验收后三个月内归档 4 2 2 7 项目文件的归档审查程序 a 项目竣工文件的归档审查程序 施工单位 工程总承包单位完成施工文件及竣工图的编制 收集 整理后 将其提交监理单位 由监理单位对案卷的完整 准确 系统 情况和案卷质量进行审核 再提交建设单位项目部或建设管理部门建 设进行审核 并经档案部门验收合格后 施工单位 工程总承包单位依 据 中国石油天然气集团公司档案著录规则 将档案条目录入 中国 石油档案管理系统 离线客户端 并上载相应电子文件 与实体档案 一起移交建设单位项目部或建设管理部门 由建设单位项目部或建设 管理部门按档案管理规定与全部项目文件一起一并向档案管理部门归 档 b 监理文件的归档审查程序 监理单位完成监理文件的编制 收集 整理后 应将其提交建设 单位项目部或管理部门 由建设单位项目部或管理部门对监理文件的 完整 准确 系统情况和案卷质量进行审核 并经档案部门验收合格 后 监理单位依据 中国石油天然气集团公司档案著录规则 将档案 条目录入 中国石油档案管理系统 离线客户端 并上载相应电子文 件 与实体档案一起移交建设单位项目部或建设管理部门 由建设单 位项目部或建设管理部门按档案管理规定与全部项目文件一起一并向 GY01 F4 2 4 10 32 建设单位档案管理部门归档 监理单位移交监理文件的同时 还应提 交 施工文件及竣工图质量审核报告 一般按单项工程编写 与项目 监理文件一起整理 归档 c 随机设备文件的归档审查程序 总承包单位 设备制造厂商完成随机设备文件的收集 整理 立卷 经建设设单位有关部门对随机设备文件案卷的完整 准确 系统情况 和案卷质量进行确认审核后 设备文件审核表 参照竣工文件审核表 的设置 栏目可增设建设单位采购部门 设备管理部门 设备名称 设备制造厂商等 后 总承包单位 设备制造厂商依据 中国石油天然 气集团公司档案著录规则 将档案条目录入 中国石油档案管理系统 离线客户端 并上载相应电子文件 与实体档案一起移交建设单位 项目部或建设管理部门 由建设单位项目部或建设管理部门按档案管 理规定与全部项目文件一起一并向建设单位档案管理部门归档 d 项目前期 项目管理 工程质量监督 物资采办 生产准备与 试生产 财务审计管理 竣工验收及后评价等文件的归档审查程序 项目前期 项目管理 工程质量监督 物资采办 生产准备与试 生产 财务审计管理 竣工验收及后评价等文件 含电子文件 由建 设单位各相关责任部门 单位 完成收集 编制 整理后 提交建设 单位项目部或建设管理部门进行审核 经档案部门验收合格后 由建 设单位项目部或建设管理部门依据 中国石油天然气集团公司档案著 录规则 将档案条目录入 中国石油档案管理系统 并上载相应电子 文件 与实体档案一起连同全部项目文件一并向建设单位档案管理部 门归档 4 2 2 8 在项目竣工文件归档时需经工程质量监督站检查 验收的 应 经工程质量监督站检查 验收后归档 4 2 3 归档整理 4 2 3 1 项目前期文件 项目管理文件 项目竣工验收文件等整理要求 GY01 F4 2 4 11 32 a 按照 中国石油天然气股份有限公司建设项目档案管理规定 项目前期文件 项目管理文件 项目竣工验收文件应以 件 为保管单 位 进行文件级整理 一般以每份文件为一件 文件正本与定稿为一 件 正文与附件为一件 原件与复制件为一件 转发文与被转发文为 一件 报表 名册 图册等一册 本 为一件 来文与复文可为一件 将项目前期文件 项目管理文件 项目竣工验收文件的同类文件或同 一问题的文件组合在一起 实际上也视为 一件 例如 xx 项目招投标 文件等 其排列顺序按问题 时间或重要程度排列 b 按 件 整理时 正本在前 定稿在后 正文在前 附件在后 原件在前 复制件在后 转发文在前 被转发文在后 来文与复文作 为一件时 复文在前 来文在后 译文在前 原文在后 c 件 级文件题名应照实抄录实体文件题名 题名含义不清 不 能揭示或不能全面揭示文件内容 应根据文件内容重新拟写或补充题 名 例 物资 材料或设备 采购合同及招投标文件题名应包括建设项 目名称 单项工程 装置 单元 名称 材料或设备名称 文件名称 施工 合同 委托监理合同及招投标文件题名应包括建设项目名称 单项工程 装置 单元 名称 施工或监理 文件名称 4 2 3 2 项目竣工文件整理要求 a 按照 中国石油天然气股份有限公司建设项目档案管理规定 项目竣工文件应以 案卷 为保管单位 进行案卷级整理 组卷原则 方法及排列顺序要求 1 组卷要遵循竣工文件的形成规律和成套性特点 保持文件的 有机联系 分类科学 组卷规范合理 法律性文件手续齐备 符合档 案管理要求 2 施工文件 竣工图 监理文件 设备文件应分别组卷 卷内 文件一般文字材料在前 图纸在后 不同载体的文件应分别管理 3 施工文件按照已划分的单项工程 单位工程为基本单元进行 GY01 F4 2 4 12 32 组卷 或按装置 阶段 结构 专业为基本单元进行组卷 若形成的 文件较多 可按子单位工程 文件的内容等分别组成若干案卷 4 施工阶段中使用的监理工作基本表式 A 类 C 类表可与相应 的施工文件 交工技术文件 配套排序 组卷 也可纳入监理文件排 序 组卷 该类表不重复归档 5 监理文件按单项工程并结合专业 文件内容组卷 6 施工文件 交工技术文件 的排列顺序 可参照 建设项目 文件归档范围和保管期限表 按管理 依据 建筑 安装 检测实 验记录 评定 验收排列 7 竣工图的排列顺序 按单项工程 单位工程或装置 阶段 结构并分专业按原设计 施工 图纸目录 图号顺序排列组卷 不应 把不同专业的图纸组成一个案卷 也不应把相同专业而不同设计 施 工 图纸目录的图纸组成一个案卷 也就是说 要按照原设计 施工 图纸目录排序 一个目录的图纸组成一个案卷或者多个分卷 某一专业图纸按原设计 施工 图纸目录排列较多时 可视情况 分别组成若干分 册 卷 各卷的题名相同 但落尾可书写为 第 分册 共 册 竣工图总目录放在第一分册 总目录的备注栏中应标 明第二 第三等分册所在的位置 例如 以下见第二分册 第二 第三等分册案卷中应补写分册竣工图目录 设计变更通知单可附在相关竣工图所在案卷的后面组卷 也可单 独组卷 做到原图与变更单相互标注参见 工程联络单 材料代用单等在施工文件中组卷 如果 工程联络 单 材料代用单 的内容涉及到图纸的修改 在处理上应与 设计变更 通知单 的处理一样 即在 工程联络单 材料代用单 上加盖 已执行章 签署姓名 日期 注明被修改图纸的出处 要相互标注参见 同一个单位工程分包给不同的两个或三个施工单位 如果有一卷 图纸的不同图号 按原设计图纸目录排列 由不同单位施工并编制 GY01 F4 2 4 13 32 或者有一卷图纸的同一图号由不同单位施工并编制 案卷外封面的 立 卷单位 可填写一个主要单位 编制竣工图多的单位 并加 等 字 但是 必须在 卷内备考表 中说明 xx 图号由 xx 单位施工 同时 该 图纸所有参建的施工单位均应分别加盖 竣工图章 并签署 8 监理文件的排列顺序 可可参照 建设项目文件归档范围及保 管期限表 9 设备文件的排列顺序 按依据性 开箱验收 随机图样 安 装调试和运行维修等顺序排列 案卷编目要求 1 卷内文件页号的编写 卷内文件排列后 凡有书写内容的页 面均应编写页号 每卷独立编写页号 页号可可用号码机打印或用碳素 笔 蓝黑钢笔编写 单面书写文件编写在其右下角 双面书写文件 正面编写在其右下角 背面编写在其左下角 图纸一律在右下角 一 般在图标题栏外右下角 成套或印刷成册的文件 凡自成一卷的 已 有页号并连续 不中断的不必重新编写页号 否则 应重新编写页号 竣工图 含原有图纸目录 应编写页号 案卷外封面 内封面 卷内 目录及卷内备考表不编写页号 2 案卷外封面的编制 案卷外封面应用 中国石油档案管理系 统 著录并输出打印方式编制 格式见 中国石油天然气集团公司档 案管理手册 附表 1 案卷题名 应简明 准确揭示卷内文件的内容 必须包括建设项 目名称 文字材料的题名由建设项目名称 单项工程名称 单位工程 名称 文件材料名称和阶段组成 竣工图的题名由建设项目名称 单 项工程名称和图纸名称 落尾名或后缀语为 竣工图 组成 项目名 称应与批准的原立项 设计 包括代号 相符 归档外文资料的题名 应译成中文 立卷单位 填写文件组卷部门或项目负责部门 施工文件 竣工 图的立卷单位一般填写施工单位名称 实行工程总承包的项目 填写 GY01 F4 2 4 14 32 工程总承包单位名称 未实行工程总承包的项目 填写施工单位名称 监理文件的立卷单位填写监理单位名称 起止日期 文字卷填写卷内文件形成的起止日期 即案卷内文件 形成的最早和最晚日期 图纸卷可填写项目工程交接时间 年 月 日之间用 相隔 例如 2010 年 10 月 12 日 填写为 2010 10 12 起止 日期中间用 相连 例如 2010 03 20 2010 10 09 保管期限 依据 建设项目文件归档范围和保管期限表 填写组卷 时划定的保管期限 密级 依据保密规定填写卷内文件的最高密级 档号 依据项目档案分类编号方案填写 由档案部门完成 正副本标识 在案卷外封面右上角 加盖 正本 或 副本 红色印章 字号为楷体 1 号字 其图章式样如下 单位为毫米 案卷外封面式样 案卷外封面采用 150g m2牛皮纸 其式样采用 中国石油天然气集团公司档案管理手册 附表 1 案卷题名采用宋 体小 2 号字 其余各项采用宋体 3 号字 3 案卷内封面的编制 施工文件 竣工图 无损检测 监理文件组卷必须有案卷内封 面 案卷内封面排列在卷内目录之前 并由案卷编制单位 监理单位 和建设单位项目部或建设部门的责任人员审核 签名 具体按照 中 国石油天然气股份有限公司油气田地面建设工程 项目 竣工验收手 册 执行 案卷内封面由立卷单位采用打印方式编制 内容应打印齐全 清 楚 其中单位栏必须加盖单位行政公章或经过业主备案的该项目经理 副本 20 10 正本 20 10 GY01 F4 2 4 15 32 部公章 签名必须是可辨识的签名本人手写体原笔迹 签名不得由他 人代签或以个人印章代替或打印 4 卷内目录的编制 卷内目录应用 中国石油档案管理系统 著录并输出打印方式编 制 格式见 中国石油天然气集团公司档案管理手册 附表 2 竣工 图卷内目录可使用原设计 施工 图纸目录 卷内目录填写说明 序号 用阿拉伯数字从 1 起依次标注卷内文件的排列顺序 一个 文件一个号 文件编号 填写文件发文字号 编号 图纸的图号 照原文字和 符号著录 责任者 写文件形成部门或主要责任者 文件材料题名 填写文件材料标题全称 或拟写文件题名 日期 填写文件形成日期 以 8 位阿拉伯数字标注年月日 如 2007 09 18 案卷内某些文件有几个日期 一般填写最晚的日期 页号页号 填写每份文件首页上标注的页号 每卷内最后一份文件填 写首尾页上标注的页号即起止页号 起止页号之间用 联结 卷内目录排列在卷内文件首页之前 成套或印刷成册的文件 凡 是自成一卷的 原目录可替代卷内目录 不必重新编写卷内目录 但 是 若该文件目录中未标注页号的必须标注页号 竣工图若使用原设 计 施工 图纸目录 应在原设计 施工 图纸目录 备注栏 添加 页 号 栏并填写页号 便于检索 检查及核对图纸 5 卷内备考表的编制 卷内备考表中应标明案卷内文件的件数 页数 以及在组卷和案 卷提供使用过程中需要说明的问题 排列在卷内文件尾页之后 格式见 中国石油天然气集团公司档案管理手册 附表 3 立卷人由立卷责 任者签名 立卷日期填写完成立卷的日期 检查人由案卷质量审核者 GY01 F4 2 4 16 32 签名 检查日期填写审核的日期 d 案卷 件 装订要求 项目前期文件 项目管理文件 项目竣工验收文件采用单份文件 装订 即每份文件单独装订 也可将零散的同类文件或同一问题的文 件组成 件 文件实体装订在一起 例如 招标文件 施工文件 竣 工图及监理文件分别组成案卷后 采用整卷装订形式 1 案卷内不应有金属物 装订前应修补或裱糊破损文件 2 表格文件装订时 其表格文头一律向上或向左 3 文字材料按 A4 210mm 297mm 折叠装订 其案卷厚度不 超过 20mm 4 竣工图应按 GB T10609 3 技术制图复制图的折叠方法 要 求统一折叠 图纸折叠是先将图框线以上 下 右各留 10 5mm 并 在图纸左边留有 25mm 与图框线或图幅线距离 的装订边 其余裁 掉 按 A4 幅面采用先横后竖 手风琴 式折叠法 图签标题栏露在外面 或斜角反折叠出 如果装订成卷的左右边不平衡时 应在装订线的 一侧加硬纸条衬平 其案卷厚度不得超过 40mm 5 案卷装订时 按以少从多的原则 案卷内文件幅面规格全部 为 A3 指整卷 或者案卷内文件幅面规格 2 3 以上为 A3 时 可以不 折叠为 A4 幅面而直接装订 若案卷中 A4 规格的文件占多数时 应将 小于 A4 规格的文件托裱成 A4 大小 若案卷中 16K 规格的文件占多数 时 可将大于 16K 幅面的文件在留足文件内容保护距离的前提下 裁 切成 16K 大小或者折叠成 16K 大小 6 凡装订的案卷应按案卷外封面 案卷内封面 卷内目录 文 字材料页 图纸页 卷内备考表的顺序排列 其装订方式采用 4 等距 孔档案专用蜡线双股折回装订 装订余下线头螺旋拧紧插入装订孔中 7 装订好的案卷应做到牢固 整齐 美观 卷内无错页 倒页 GY01 F4 2 4 17 32 压字 不妨碍阅读 便于保管和利用 8 成套或印刷成册 自成一卷的文件 可保持原来的案卷及文 件排列顺序 装订形式 4 2 3 3 随机设备文件的整理要求 a 随机设备文件按专业 台件组卷 以文件形成的特点或规律可 按依据性 开箱验收 随机文件 图样 安装调试与运行维修等顺序 排列 b 随机设备文件的案卷编目 装订参照施工文件及竣工图的案卷 编目与装订要求 1 平行承发包 E P C 项目的随机设备文件 由设备制造厂 商或相关单位整理 2 设计 采购和施工总承包 EPC 项目的随机设备文件 由 工程总承包单位或施工分包单位整理 3 采购施工总承包 PC 项目的随机设备文件 由采购施工总 承包单位或施工分包单位整理 4 一般情况下 随机设备文件是以成套或印刷成册 自成一卷 的文件 可保持原来的案卷及文件排列顺序 装订形式 4 2 3 4 其他项目文件的整理要求 a 工程质量监督机构完成工程质量监督报告等的编制 整理 整 理要求同项目前期文件 项目管理文件 项目竣工验收文件的整理要 求 后 移交建设单位项目部或建设管理部门 由建设单位项目部或 建设管理部门按档案管理规定与全部项目文件一起一并向档案管理部 门归档 b 凡属工程勘察类 工程设计类 技术开发类 技术转让类 技 术咨询类 技术服务类 委托 评价 评估 咨询 类项目文件归档 前 须经建设单位合同承办部门审核 签认后 方可整理 立卷 归 档 GY01 F4 2 4 18 32 c c 声像档案整理时应附文字说明 文字说明应综合运用事由 时 间 地点 人物 背景 摄影者等要素 概括揭示照片影像所反映的 全部信息 题名应简明概括 准确反映照片的基本内容 人物 时间 地点 事由等要素尽可能齐全 照片档案的整理 具体执行 GB T11821 2002 照片档案管理规定 d 电子文件的整理要求 电子文件的整理 归档要求 执行 GB T 18894 2002 电子文件归 档与管理规范 4 2 4 归档移交 4 2 4 1 工程总承包单位 施工单位 监理单位 设备制造厂商等单位在 其所承担的工程竣工验收后结算前 建设单位财务管理部门应确认建 设单位项目部或建设管理部门及档案管理部门对其所形成档案的审核 签字 盖章手续完备后 方可给予上述单位办理财务结算手续 即付 尾款 审核单式样见 建设项目档案审核单 GY01JL4 2 4 02 一 式三份 项目组或建设项目管理部门 1 份 财务部门 1 份 档案部门 1 份 4 2 4 2 建设单位项目部或建设单位管理部门的专兼职档案员 资料员 负责将参建各单位及建设单位相关部门的编制 整理 立卷后的项目 文件 按规定收集齐全 并依据 中国石油天然气集团公司档案著录 规则 将项目全部档案条目录入或通过离线客户端导入 中国石油档 案管理系统 并上载相应电子文件 在经档案部门组织专项验收后 连同实体档案于基建项目竣工验收评审后向档案部门移交 移交前 建设单位项目部或建设单位管理部门要进一步审查档案真实性 完整 性和准确性 移交时 公司各级档案部门在按照规定严格审查已录入 中国石油档案管理系统 的档案条目和电子文件的基础上 审查归 档的实体档案 各项核查无误后方可按照职责划分与建设单位项目部 或建设单位管理部门办理交接手续 4 2 4 3 归档交接时 由建设单位项目部或建设单位管理部门在 中国 GY01 F4 2 4 19 32 石油档案管理系统 中编制 打印 档案交接文据 见 中国石油天 然气集团公司档案管理手册 附表 4 和 企业档案目录 见 中国 石油天然气集团公司档案管理手册 附表 5 一式两份 交接双方在档 案交接文据上分别签字 盖章 各自保留一份以备查考 4 2 4 4 公司所属单位档案部门负责使用权为本单位的基本建设项目档 案材料的接收 信息中心负责公司重点建设项目 油区公共设施 油 区管网及公司机关 包括矿区服务事业部 直属单位建设项目档案的 接收 重点建设项目档案的 正本 由信息中心接收 副本 由项目使用 权所属单位档案部门接收 4 3 档案整理 4 3 1 整理原则 遵循工程项目文字 图纸材料的自然形成规律和成套性特点 保 持文件的有机联系 便于档案的保管和利用 4 3 2分类与标识 4 3 2 1 档案分类 a 按照 大港油田公司档案分类标识规则 执行 建设项目类档 案一级类目代号采用英文大写字母 G 表示 下设综合 工程项目类 两个二级类目 分别用阿拉伯数字 01 02 表示 b 建设项目类档案的二级类目从方便档案接收管理角度出发 按 档案类型划分 二级类目中的 综合类 主要是指油区总体规划 总体 地质 水文 地形 地貌勘察的报告 图纸 总体航拍图和征地 移 民等档案材料 二级类目中的 工程项目类 是指具体建设项目全部档 案 4 3 2 2 档号的编制 按照 大港油田公司档案分类标识规则 执行 a 纸质建设项目档案的编号 1 建设项目档案综合类档号的基本结构由全宗号 一级类目代 号 二级类目代号和保管号组成 示例如下 GY01 F4 2 4 20 32 DGYT G 01 0001 保管号 二级类目代号 一级类目代号 全宗号 2 建设项目档案工程项目类档号的基本结构由全宗号 一级类 目代号 二级类目代号 项目代号 项目进馆 室的顺序号 和保管 号组成 示例如下 DGYT G 02 001 0001 保管号 项目代号 二级类目代号 一级类目代号 全宗号 b 特殊载体建设项目档案的编号 照片 磁盘 磁带 光盘 无实体 其他等特殊载体的档案 按 载体类型的不同 分别单独编号 排架 特殊载体建设项目档案的档号的基本结构主要由全宗号 类别号 载体类型代号 保管号组成 载体代号参见 大港油田公司档案分类 标识规则 建设项目档案中的声像档案 DGYT S01 GP 0001 保管号 载体类型代号 光盘 类目代号 声像档案视频类 GY01 F4 2 4 21 32 全宗号 建设项目档案类工程项目底图档案 DGYT G02 DT 0001 保管号 载体类型代号 底图 类目代号 建设项目档案项目类 全宗号 c 保管号的编制顺序 纸质档案在二级类目下 归档案卷 件 按工程项目进馆 室 时间的先后顺序进行排列 在二级类目下流水 编制保管号 特殊载体档案既可以选择在同一类目和载体代号下流水 编制保管号 也可以选择在同一载体代号下 不区分档案类别流水编 制保管号 4 3 3 保管期限的划分 分为永久 30 年 10 年 具体执行依据 建设 项目档案基本归档范围及保管期限表 4 3 4 著录 按照 中国石油天然气集团公司档案著录规则 将建设项目档案 著录项目逐项录入 中国石油档案管理系统 4 3 4 1 案卷级著录项 a 公共必著项 档号 题名 件数 页数 归档单位 建设单位项目部或建设管 理部门名称 保管期限 密级 起日期 止日期 归档日期 b 公共著录项 立卷单位 保密期限 存放位置 正本数量 副本数量 备注 4 3 4 2 卷内文件级著录项 a 公共必著项 档号 题名 责任者 页号 日期 密级 载体类型 b 公共著录项 文件编号 保密期限 附件题名 主题词 互见号 备注 GY01 F4 2 4 22 32 4 3 4 3 件级著录项 a 公共必著项 档号 题名 页数 除声像等特殊载体外 归档单位 建设单位 项目部或建设管理部门名称 归档日期 责任者 载体类型 日期 保管期限 密级 b 公共著录项 文件编号 保密期限 附件题名 附表题名 主题词 存放位置 互见号 正本数量 副本数量 备注 4 3 4 4 建设项目档案专有著录项 项目代号 进馆室顺序号 项目名称 设计单位 施工单位 建 设单位 监理单位 4 3 5 编目 4 3 5 1 以件为单位保管的档案 档案部门应根据装盒情况 通过 中国 石油档案管理系统 编制 打印盒内目录 见 中国石油天然气集团 公司档案管理手册 附表 7 4 3 5 2 建设项目档案目录统一使用 企业档案目录 企业档案目录作 为基本的管理和检索工具的一种补充形式 档案部门可根据需要通过 中国石油档案管理系统 编制 打印 见 中国石油天然气集团公 司档案管理手册 附表 5 企业档案目录 由下列项目组成 内容填写要求如下 序号 目录生成时的顺序号 题名 同案卷 件 的题名 档号 档案馆 室 在整理和管理档案的过程中 以字符形式赋予档 案实体的一组代码 中国石油档案管理系统 根据档号编制规则自动 生成 文件编号 文件的发文字号 编号 图纸的图号 照原文字和符 号著录 份数 为 正本数量 与 副本数量 之和 档案正 副本单独编制档 号的 副本数量 或 正本数量 可互视为 0 GY01 F4 2 4 23 32 页数 为一份正本的页数 卷的页数为一卷内文件总页数 档案 副本 与正本使用同一档号 在本目录中不统计页数 责任者 文件的形成单位 主要责任者或案卷的立卷单位 日期 文件形成日期或案卷卷内文件材料形成的起止日期 密级 案卷 件 涉密等级 保管期限 案卷 件 已划定的保管期限 电子文件数 在 中国石油档案管理系统 中案卷 件 所上载 的电子文件数量 备 注 填写档案的收集 整理和保管过程中 需要解释和补 充的事项 4 3 6 档号标注 装盒执行 GY01 F4 2 档案管理程序 4 4 档案的保管执行 GY01 F4 2 9 档案保管工作规定 4 5 档案的鉴定与销毁 统计 利用执行 GY01 F4 2 档案管理程序 5 更改更改 本办法的更改执行 GY01 F4 1 文件和记录管理程序 的规定 如 程序文件更改影响本办法的执行需要更改时 应一起组织更改 6 相关文件 实施证据和表单相关文件 实施证据和表单 6 1 相关程序文件和作业文件 GY01 F4 2 档案管理程序 GY01 F4 2 9 档案保管工作规定 6 2 相关法律法规和标准 大港油田公司档案分类规则 6 3 相关技术文件 厅发 2011 10 号 中国石油天然气集团公司档案管理手册 中油办 2010 187 号 中国石油天然气集团公司建设项目档案管理 规定 6 4 实施证据和表单 GY01 F4 2 4 24 32 GY01JL4 2 4 01 重点建设项目 投资 1000 万以上 备案表 GY01JL4 2 4 02 建设项目竣工档案审核单 附表 1 建设项目档案基本归档范围及保管期限表 基 本 归 档 范 围保管期限 归 档 文 件 材 料 建设 单位 施工 单位 设计 单位 设计任务书 计划任务书及其报批文件 永久 永久 项目建议书及其报批文件 项目选址意见书及 其报批文件 可行性研究报告及其评估 报批 文件 项目评估 包括借贷承诺评估 论证 文件 环境预测 调查报告 环境影响报告书和批复 安全预评价报告及批复 地震安全性评价报告及批复 地质灾害危险评 估报告及批复 水土保持方案报告及批复 水资源论证报告及 批复 职业病危害预评价及批复 可行性可行性 研究 研究 任务书任务书 区域总体规划 永久 30 年 GY01 F4 2 4 25 32 工程地质 水文地质 勘察报告 地质图 勘 察记录 化验 试验报告 重要土 岩样及说 明 永久 永久 地形 地貌 控制点 建筑物 构筑物及重要 设备安装测量定位 观测记录 设计设计 基础基础 资料资料 水文 气象 地震等其它设计基础资料 永久 30 年 总体设计 总体规划设计 工艺设计包 初步设计及其报批文件 基础设计 关键技术试验 设计审查 鉴定及审批 安全生产专项设计 永久 永久 施工图设计 详细设计 30 年 永久 设计设计 文件文件 工程设计计算书 30 年 30 年 征用土地申请 批准文件 红线图 坐标图 行政区域图 征地移民拆迁 安置 补偿批准文件 协议书 建设用地规划许可证 建设工程规划 许可证 征用土地使用证 建设前原始地形 地貌的状况图 照 片 征地 移民文 件 施工执照 永久 项目申请核准文件及附件 核准批复 文件 项目报 批文件项目开工申请报告及附件 项目开工 批复 30 年 有关投资 进度 物资 工程量的建 议计划 实施计划和调整计划 概算 预算管理 差价管理文件 合同变更 索赔等涉及法律事务的文 件 规程 规范 标准 规定等文件 技术协议 技术设计审查 计划 投资 统计 管理文 件 合同控制文件 投资 进度 质量 安全 30 年 项目项目 管理管理 文件文件 招标投 标 承 投标书 资质材料 履约类保函 委 托授权书和投标澄清文件 修正文件 永久永久30 年 GY01 F4 2 4 26 32 发包合 同协议 合同谈判纪要 合同审批文件 合同 书 合同变更文件 永久 30 年30 年 招标书 招标修改文件 招标补遗及 答疑文件 招标文件审查 中标通知书 30 年 30 年30 年 开标议程 开标大会签字表 报价表 评标纪律 评标人员签字表 评标记 录 报告 30 年 招标投 标 承 发包合 同协议 未中标文件 自存 环境保护 劳动安全 卫生 消防 人防 规划 职业健康等文件 永久 专项申 请 批 复文件 水 暖 电 供气 通信 排水等配 套协议文件 以及工程途径铁路 公 路 输电线路和河流穿跨越等协议文 件 原料 材料 燃料供应等来源协议文 件 30 年 QHSE 文件 30 年 声像材料 30 年 竣工报告 竣工验收报告 永久永久 设计变更通知 工程更改洽商单 材料代用核定审批手续 技术核定单 业务联系单 备忘录等 施工定位 水准点 导线点 基准线 控制点等 测量记录 复核记录 地 质勘探资料 土 岩 试验报告 基础处理 基础 工程施工图 桩基工程记录 地基验 槽记录 基础检测记录 隐蔽工程检查验收记录 各类工程记录及测试 沉降 位移 变形监测记录 事故处理报告 永久 30 年 工程质量检验 评定验收记录 交工验收记录 竣工图 永久 30 年 施工施工 文件文件 建筑施 工文件 开工报告 工程技术要求 技术交底 图纸会审纪要 设计交底记录 30 年 30 年 GY01 F4 2 4 27 32 施工组织设计 方案及审批记录 施 工计划 施工技术及安全措施 施工 工艺文件 原材料及构件出厂证明 质量证明书 复验单 建筑材料试验报告 声像材料 技术总结 施工预 决算 施工日记 大事记 30 年 设计变更通知 工程更改洽商单 材 料 零部件 设备代用审批手续 技 术核定单 业务联系单 备忘录等 焊接试验记录 报告 施工检验 探 伤记录 质量检测 隐蔽工程检查验收记录 交工验收记录 工程质量检验 验收 评定记录 竣工报告 竣工验收报告 竣工图 永久 30 年 开工报告 工程技术要求 技术交底 图纸会审纪要 设计交底记录 施工组织设计 方案及其审批文件 施工计划 技术措施文件 原材料及构件出厂证明 质量证明文 件 复验单 建筑材料试验报告 强度 密闭性试验报告 设备 网络调试记录 设备安装记录 安装质量检查 评定 事故处理报告 系统调试 试验记录 管线标高 位置 坡度测量记录 声像材料 30 年 30 年 设备及 管线安 装施工 文件 管线清洗 试压 通水 干燥通气 消毒等记录 10 年 30 年 施工施工 文件文件 电气 仪表安 装施工 材料 设备明细表及检验记录 施工 安装记录 质量检查评定 事故处理 报告等 永久 30 年 GY01 F4 2 4 28 32 设计变更通知 工程更改洽商单 文件 材料 零部件 设备代用审批手续 技术核定单 业务联系单 备忘录等 交工验收记录 工程质量检验 评定 记录 竣工报告 竣工验收报告 竣工图 永久 30 年 开工报告 工程技术要求 技术交底 图纸会审纪要 设计交底 原材料及构件出厂证明 质量证明文 件 复验单 建筑材料试验报告 系统调试 整定记录 绝缘 接地电阻等性能测试 校核记 录 声像材料 30 年 30 年 操作 联动试验记录 10 年 30 年 电气装置交接记录 10 年 30 年 电气 仪表安 装施工 文件 施工组织设计 方案及审批文件 施 工计划 技术措施文件 10 年 30 年 事故调查材料 工作计划 总结 会议纪要 来往信 函 备忘录 自然保护区 文物保护区的施工许可 停工令 复工令 土地使用的有关证 明文件 环保部门的许可材料等 永久 30 年 作业计划书 项目质量计划 项目 HSE 计划 作业指导书 化学品和 安全设备或器材的安全数据表 30 年 30 年 人员培训记录及资质证书 健康检查 记录或报告 医疗依托协议或合同 QHSE 文件 地貌恢复资料 文物保护相关资料 10 年 30 年 监理监理 文件文件 施工监 理文件 资料 监理合同协议 监理大纲 监理规划 细则及批复 GY01 F4 2 4 29 32 施工及设备器材供应单位资质审核 设备 材料报审资料 施工组织设计 施工方案 施工计划 技术措施审核批准记录