档案管理细则.doc

(文件)北京建工集团有限责任公司区域工程总承包部北京建工集团有限责任公司总承包部签发人：陈翌军建区综201261号建承办201262号关于印发总承包部京外项目档案管理实施细则的通知各区域分公司、各处室、各工程及项目经理部：现将总承包部京外项目档案管理实施细则印发给你们，请认真贯彻执行。二一二年五月二十四日主题词：京外项目 档案管理 通知抄送：总承包部领导北京建工集团总承包部办公室 2012年5月24日印发共印1份北京建工集团总承包部京外项目档案管理实施细则第一章总则第一条为加强总承包部京外工程项目档案管理，发挥档案在企业经营、生产、管理中的作用，维护企业合法权益，根据中华人民共和国档案法、建设部城市建设档案管理暂行规定、北京建工集团京外、境外项目档案管理办法（建办2008134号）及总承包部有关规定，制定本办法。第二条本办法适用于集团公司授权的京外（含改、扩建工程）项目。档案应包括从立项、投标、施工、管理到竣工验收全过程中形成的具有利用和保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的档案。第三条京外项目形成的各种类型（载体）档案，应遵守项目所在地区现行有关法律、法规。第四条京外项目档案是反映本企业生产经营管理活动的真实记录，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的重要依据，是企业档案全宗的重要组成部分。京外分公司、项目部及其档案管理人员具有保护本企业档案的权利和义务。第五条本办法未涉及事项按照总承包部档案管理制度（建承办200730号）的相关规定执行。第二章组织机构及职责第六条京外项目档案实行统一领导、分级管理。第七条总承包部负责统筹协调，负责对京外项目档案及管理人员进行岗位练兵、培训、指导、交底、检查、监督、协调、服务工作，将档案管理作为京外分公司年底考核指标之一。第八条各分公司是京外项目档案管理工作的主责单位，由分公司负责保管所辖工程项目的全部档案，负责协调、督促项目部对已竣工项目进行整理、移交归档工作。各分公司应明确主管档案工作的领导，配备适应档案工作需要的专、兼职管理人员，依照本办法建立京外项目档案管理组织架构及档案季报制度，将档案管理纳入到京外工程项目管理中。第九条京外项目部应实行一把手负责制。各项目部应根据实际情况，确定档案管理机构，配备专职或兼职档案管理人员，负责项目档案的收集、整理、利用、移交工作。工程竣工时应按要求及时将各类档案移交归档至所属分公司并办理相关手续，项目部是档案收集、形成的重要职责部门，应将档案工作作为项目管理的重要组成部分。第三章 档案库房及业务建设第十条 京外分公司负责保管所辖工程各种类型（载体）档案。按照总承包部统一部署，原则上分公司（包括大型、重点工程）应建立档案库房。第十一条 京外分公司负责档案库房的建设和管理工作。各分公司可根据实际情况配备符合要求的档案用具及设备，如五节铁皮档案柜、温湿度计、加湿机、除湿器、空调、防虫药等，档案保管应符合档案法规定的八防要求，即防盗、防火、防潮、防虫、防高温、防光、防尘、防污染，确保实体和档案信息的安全。第十二条 京外项目部应按归档范围及归档要求及时完成各种类型（载体）档案的收集、整理、保管和移交归档工作。第四章 京外项目档案的归档范围第十三条京外项目档案包括文书档案、会计档案、工程技术档案、声像档案、实物档案。档案分类按照上述五种门类进行划分。（一）文书档案的归档范围注册登记：包括分公司设立和变更的请示（含章程）、审批、登记及机构撤销期间形成的各类文件材料；行政管理：包括会议记录、纪要、决议、规章制度，法律事务，外事公关；人力资源管理：包括人事任免、机构设置的请示及批复，劳动工资、员工登记、聘用合同、人工成本、福利费用支出，劳务队伍资质认证、劳务协议；经营管理：包括经营决策、商务往来（含与供应商的协议或约定等）、财务管理、稽核审计，工程招投标、成本分析、施工合同、施工预决算及所有同业主方、分包方、材料供应方、设备供应方等单位签订的合同、协议等；生产管理：包括安全管理、质量管理、科技管理、能源管理、生产计划、生产调度等文件材料；设备管理：包括各种自制、外购设备的开箱验收及安装调试文件材料。（归档范围详见总承包部档案管理制度）（二）会计档案的归档范围会计档案的归档范围及保管期限按照中华人民共和国财政部、国家档案局会计档案管理办法、集团会计基础工作规范执行，同时遵守地区有关财务管理方面的法律、法规。会计档案应设专人管理，归档范围包括：会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其他类。（三）工程技术档案的归档范围京外项目工程技术档案的归档范围应按照北京建工集团总承包（区域）部工程技术资料管理作业指导书（建承技201155号）中规定执行。（归档范围略）（四）声像档案的归档范围声像档案是以感光和磁性材料为载体，通过声音和影像为主要反映方式，辅以文字叙述的历史记录材料，主要包括：光盘、照片、录像带等。归档范围主要有：京外工程项目立项、批准等重要活动声像材料；工程项目的招投标、重要合同的签字、工程奠基（开工）、竣工、验收仪式声像材料；工程项目建设中，上级领导、建设单位、知名人士、专家、学者视察、考察、检查工作及相关的声像材料；工程项目竣工后内、外部不同角度的重要局部和全景、夜景；工程项目施工过程中重大事件、重大事故和特别情况的声像材料。（五）实物档案的归档范围实物档案是指以物质实体为载体记录本单位历史真实面貌的档案，一般包括奖品实物档案、印信实物档案、名人字画实物档案。归档范围有：京外项目获得的各项荣誉，包括奖杯、奖状、证书、锦旗等；在商务交往中，友人赠送的珍贵礼品和纪念品（包括名人字画、特制纪念盘、纪念章、纪念币等）；撤销、合并的单位及职能部门的印章。第五章归档要求第十四条归档时间文书档案应在资料形成第二年6月底前立卷归档完毕。合同档案应在合同履行结束后及时将合同正本归档。合同签订后原则上正本存放于总部，副本存放于分公司。会计档案应在会计年度结束后，于第二年上半年立卷归档完毕。工程技术档案应在工程竣工验收后3个月内归档完毕。声像档案应在摄制完成后，经相关领导审核同意后，予以归档。实物档案应在获得实物档案材料后2个月内归档完毕。项目工期不满1年的，各类档案应在工程竣工验收后3个月内完成各类档案的立卷归档工作。第十五条归档要求京外项目部档案管理部门或档案专、兼职人员负责项目档案的收集、整理、保管、归档和移交等工作，归档应符合国家和集团公司有关规定，其具体要求是：（一） 保管期限京外项目文书档案、会计档案、工程技术档案、声像档案、实物档案按照总承包部档案管理制度执行。（二）归档的各类档案应确保齐全完整。请示类文件应有批复或处理意见，无批复的应由当事人注明原因或有关情况。（三）归档的各类档案应确保准确有效。归档文件应为原件，如有特殊原因没有原件时，应在归档的复印件上注明原件的出处。（四）归档文件的书写材料、装订材料应符合档案保护的要求。（五）分类组卷要遵循既便于档案的提供利用，又符合档案保管的要求。第十六条档案移交京外分公司负责保管所辖工程项目全部档案。京外项目部应在工程竣工后3个月内向所属分公司档案部门移交项目全部档案。移交应办理移交手续。由移交单位编制档案移交表及档案移交目录，一式三份，经双方领导签字、档案人员逐项核对签字后，各留一份备查，报一份到总承包部档案部门备案。如分公司撤销，由分公司向总承包部档案部门移交项目全部档案。第十七条档案鉴定。鉴定工作由总部、分公司相关档案人员组成的鉴定小组，对已到保管期限的档案进行鉴定。对失去保存价值的档案列出销毁清单，经分公司主管领导同意并报总承包部主管领导审批，履行相关程序后，档案方可销毁，销毁清单永久保存；对仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限继续予以保存。第十八条档案保管。京外项目部应当配置适宜档案安全保管的场地、设备及保护设施，档案保管应符合档案法规定的八防要求，确保档案实体和档案信息的安全，防止档案秘密内容的泄漏。第十九条档案利用。京外档案管理部门或人员，应积极做好档案的利用工作，充分发挥档案的作用，为企业经营生产和管理工作服务。京外项目部、分公司管理人员因工作需要，须携带本企业保存的档案原件及档案复印件外出时，经本企业档案主管领导批准，可直接到档案部门办理借阅手续。借阅档案应及时归还。第六章罚则第二十条有下列行为之一的，由总承包部档案管理部门上报市档案行政管理部门，对直接主管人员或者其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）损毁、丢失或擅自销毁应当归档保