浅谈行政管理工作.doc

浅谈行政管理工作摘要：行政管理工作是一个单位对外的窗口，是单位和部门的枢纽，任务重而繁杂。作为一个沟通上下、联系各方的综合管理工作，行政管理要善于统筹兼顾，围绕工作中心，充分发挥系统的协调功能，提高其协调能力。行政管理，其承担的职责和任务是多方面的，如撰写文稿、文件打印、档案收存、机要保密、电话传真、组织会议、处理信息、内部协调、公关接待、信息发布和督促检查等，担负着日常性的行政事务及繁重的服务工作，起到承上启下、协调左右的中心枢纽作用。而协调在行政管理工作中起着至关重要的作用，本文拟就行政管理工作的协调作用，结合自已多年的工作经验和刻骨铭心的教训进行探讨。所谓协调，就是正确处理组织内外各种关系，为组织正常运转创造良好的条件和环境，促进组织目标的实现。有人做过这样一个形象比喻：协调是杠杆，能够增大工作动力；协调是润滑油，可以减少工作助力；协调是催化剂，能够提高工作效率；协调是粘合剂，能够增强团队凝聚力。要把协调工作作好，做到滴水不漏、万无一失、多方满意，就必须做到既要坚持原则、也要适度灵活，既要遵循规律、也要注意方法，既要立足本身，也要借助外力，既要盯着急需，也要加强沟通。协调工作，是一项综合性的管理工作，其目的是消除管理过程中各环节之间的不和谐现象，使之合谐一致，配合得当，同步发展。在实际工作中，单位的内外之间、上下之间、部门之间往往会出现许多矛盾、冲突和不一致、不协调的现象，这些矛盾与冲突的解决，说到底是人与人之间的协调，对协调对象把握的怎么样，结果是不一样的。如果用一个模式、一种方法、一个节凑来协调，就难以达到预期效果，这里说把握协调对象，并不是指那种见风使舵式的，也不是按自已的标准来分个三、六、九等，更不是以自已的好恶来做取舍，而是根据协调对象的自身特点、传统作法、相互关系、地位作用等情况，选用最恰当的方式方法，提高工作协调的成效。行政管理作为管理系统的中枢，其所处的位置决定了行政管理的工作必须经常的、大量的、直接的协调各种关系，其协调工作的主要方面是上下级间的协调和左右间的协调。一、上下级间的协调首先，作为领导的参谋和助手，行政管理人员要经常与相关部门进行沟通，深入进行调查研究，经常给领导提供可靠的统计数据和业务管理信息，结合实际情况，按照实际需要，适时地提出可行性建议，为领导作出正确决策服务。同时，要十分明确协调任务和标准要求，在一般情况下，领导在交待任务的同时，会对有关协调方面的工作提出明确要求，但在交待时，不会每次都讲的很具体，特别是对协调过程中的细节问题，也可能没有一次性涉及到，往往是随着工作的深入逐步提出来。因此，对于行政管理人员来说，就有一个进一步理解任务，消化指示，把握标准的问题，对于领导提出的标准和要求要认真研究思考，对一些特殊要求，特别是蕴含在指示中的基本意图、指向和最终目的，一定要抓得住，否则在工作中就会出现偏差。特别注意：不要强调自已的主观愿望，认为好心一定能办出好事来，就是出现差错领导也会原谅的，其实不然。一旦出现问题，首要的决不会看你的主观愿望如何，这大概也是有时受到领导批评，还感觉委曲的重要原因。因此，作好协调工作需要具有良好的愿望加上科学的思维和一定的协调能力。这样才能把事情办好。其次，行政管理所处的位置自然要求行政管理要在领导和员工之间起到桥梁和纽带作用。为此，行政管理人员要认真对待和妥善协调好上下级之间可能存在的矛盾，善于做好员工工作，积极维护领导之间、领导和员工之间的团结。在协调处理事务时，要平心静气、平等待人，仔细倾听对方的意见，充分体谅对方的难处，对他们的实际困难和问题，该解决的要及时向领导反映并积极配合解决，要利用自己政策懂得多，信息知道的多，领导意图了解的多的优势，帮助部门出点子、理思路和谋对策。再次，领导之间由于各自分管着几个方面的工作，往往会从分管的工作出发，给行政管理工作提出不同的要求，发出不同的指令，对此行政管理人员要胸有全局，分清主次和轻重缓急。在安排工作计划、各种会议和活动的工作中，要以分管主要领导为中心，对大是大非、事关全局的问题，必须多请示分管主要领导，按分管主要领导的意见去沟通和落实，对领导之间的意见，也要及时沟通，消除误会，努力使整个组织建立起融洽和谐、相互支持、相互信任的关系。二、左右间的协调首先，在实际工作中，由于各个部门所处的位置不同，也由于各类人员在思维方式、思想认识、工作作风和工作能力等方面存在差异，他们往往偏重于注意自身目标的实现，而忽视别的部门或别人的要求，使得部门之间、人与人之间对一些问题的认识和处理不一致，以致于不能发挥整个组织的最大功能，不能形成最佳的合力。对此行政管理人员要通过联系、沟通、调解、协商等方式来有效地统筹协调左右之间各方面的关系，弄清楚问题的来龙去脉，绝不能把遇到的矛盾简单地上交给领导。其次，行政管理在发挥协调功能中，要站在全局的立场和高度对各部门进行综合平衡，集中多方意见，多方协商，求同存异，秉公处理，要以公正平和的心态调整、理顺和改善各单位之间、人际之间的关系，解决工作中的矛盾，并且建立和健全各种协调制度，使协调工作逐步规范化、程序化。 再次，行政管理的协调工作要纲举目张，不能事无巨细，眉毛胡子一把抓，否则就会被事务所淹没，有可能顾此失彼、事倍功半。事实证明，行政管理的协调工作一定要有重点，要紧紧围绕领导关心的重点和员工关注的热点及实际工作中碰到的难点问题，通过牢牢抓住重大事项，去带动行政管理协调工作的开展。三、协调工作中应该注意的几个问题第一，有权不越权。行政管理是综合管理工作，是协助领导施政、指挥和管理的左右手，但行政管理人员要切实摆正位置，既不能越权，更不能滥用职权。要始终牢记自己是参谋而非领导，是“配角”而非“主角”，做到尽责不越职，出谋不决策，参与不干预，在正常情况下绝不超越职权范围处理事务，绝不过问不该知道的事情。行政管理在任何时候都不能忘记按章办事，按领导意图办事，按照工作程序办事，对一些重要事情要按照职责分工和上下级领导关系，有请示、有汇报。凡遇到超越职权范围的事，不擅自作主，不乱表态，不乱办事，如遇领导不在又有紧急事情需要处理时，要注意与有关部门、有关人员商量后慎重处理。第二，有功不居功。行政管理的工作多数是协助、辅助其他部门的，杂事、小事多，协助、辅助多，台下、幕后多，没有轰轰烈烈的场面，没有引人注目的动作，因而工作干了不少，但总结起来，似乎又没几件能显示成绩的事情。面对这种情况，行政管理人员一定要高姿态，不争功，不居功，淡泊名利，忘我超我，乐于干默默无闻的小事、杂事，甘当配角，当好配角。第三，有苦不叫苦。行政管理的特点是事杂（繁杂、复杂）面广（头绪多、范围宽）；什么工作都可以归到行政管理办，作为联络上下左右的“中枢”，行政管理经常处于矛盾的交叉点，稍不注意不是上不满意就是下有意见。面对误解和委曲，行政管理人员要始终保持“阳光的心态”，受得住、不气馁，认真对待，有则改之，无则加勉。不能因为领导要求严、批评多，就闹情绪，也不能因为矛盾多、事难办，就畏首畏尾，不敢办事。只要是职权范围内的事，就要积极主动抓，绝不可缩手缩脚、推三推四，要敢于做一切有利于做好工作的事，敢管事、敢担事、敢办事，变被动服务为主动服务。第四，掌握说话办事的尺度。行政管理工作能否顺利进行取得成功，讲究语言艺术很重要，常言到：“良言一句三冬暖”。得体的协调既能简明扼要，完整表达自已的意图，又能使对方入心入耳入脑，使其愉快的接受。说话人人都会，但有些话什么场合该说，什么场合不该说，而且能够把该说的话说好，把不该说的话憋住，却不容易，值得用心体会，下功夫历练。四、协调能力的提高行政管理工作的性质、地位和作用要求行政管理人员要具有较高的理论水平和较强的业务素质与应变能力。随着公司和区块规模的不断壮大，行政管理要在新形势下完成自己的工作使命，有所作为，还要开拓新的思路，采用新的方法，在办文、办会和办事上，在综合、协调、运转上发挥更大的功能和作用。为此，行政管理人员平时要注意系统学习和掌握最新管理理论并指导实践，主动深人实际，调研分析，当政策的“灵通人士”和情况的“百事通”，只有这样，才能增强做好协调工作的素质和本领。行政管理工作是一个有机的整体，往往一项具体工作有时要落实到多位工作人员的身上，经过通力合作才能完成。因此要增强行政管理人员的全局观念和员工观念，做到个人利益服从整体利益，局部利益服从全局利益，眼前利益服从长远利益。要注意调动每位员工的积极性和创造性，充分发挥行政管理人员的智慧和特长，并进行科学组合，合理分工，使行政管理内部的知识结构可以互补，能力可以互补，大家职责分明、任务明确，重大事项集体合作、统一行动，保证目标的实现。此外要拓宽民主渠道，努力营造一种多想问题、勤动脑筋、积极向上的良好氛围，建立人人争先创优的激励机制，从而增强凝聚力，增强行政管理人员的责任感和集体荣誉感。从某种意义上说，行政管理是个无权的管理工作，充其量是个参谋，要真正发挥行政管理工作的作用，还有赖