国际贸易部配件管理规定(2012年).doc

国际贸易部驻外分公司配件管理规定为加强国贸部驻外分公司的配件管理，保证驻外公司配件库存账账、账实相符，同时规范配件销售行为, 提高海外服务水平，提升公司配件整体营销与营利水平，结合国贸部驻外分公司配件管理规定和流程对配件管理进一步进行了完善和细化，规定如下：1、配件价格管理各驻外公司必须执行由总公司制定的对该地区统一的配件销售价格（不含运费和清关费），T6中的区域销售指导价，如果低于销售价，将不符合配件销售政策，必须书面说明配件的明细及价格，并获分管领导书面批准。2、配件评审管理常规配件，根据配件科提供的交货期表进行排产，不需要评审以下情况需要按国贸部配件评审CRM工作流评审： 超过人民币5万RMB 四大辊（瓦辊、压力辊、涂胶辊和匀胶辊 ） 超过分公司铺底金额 个性化设计配件 进口棉织带、和顺配件、伺服系统、控制系统改进 3、配件调拔和销售配件调拔：为保证配件供应的及时性，每个驻外公司允许进行一定金额的配件调拔，存放在驻外公司仓库或代理处，驻外公司调拔配件不得超过铺底金额，特殊情况，须请示总经理批示。配件销售：直接按配件销售发票从国内发往客户的销售配件4、配件发出管理（1）零配件通过正常报关程序或夹带发往各驻外公司做库存配件，后期再由各驻外公司在当地自行销售的配件，通过配件办发货，均作为各驻外公司调拨件管理；（2）零配件单独与客户签订配件销售合同，通过正常报关程序或夹带由国内直接发给国外客户的配件，通过配件办发货，视同配件销售管理；5、配件发出的账务管理配件调拨：配件调拨实质上在出库时是没有形成销售的，只是公司配件存放地点发生了变化，从一个地方转到了另一个地方，同样还是公司配件，因国贸部在各驻外公司调拨配件时走的一般贸易销售报关，这种报关方式下在海关和税务视同配件已销售给各驻外公司，总公司这边就会提前结转成本而减少了各驻外公司配件库存，但各驻外公司调拨过去的配件此时并没有真正形成销售而减少库存，仍在驻外公司配件库存中，因这种报关方式特殊性导致总公司记录的各驻外公司库存配件与各驻外公司实际库存出现不一致，不能正确的盘点、核对和清理各驻外配件，不利于对各驻外公司配件的管理。针对现有情况，为解决上述问题，经财务、内审、国贸、配件办共同商议，由配件办在账务系统中对每家海外驻外公司增设一个专门的调拨出库，由国贸部配合分情况进行账务处理，以保证库存的账账、账实相符。配件调拨出库账务处理：（1）、配件调拨走一般贸易报关时，按报关明细先行在专门的调拨库里减少库存，待各驻外公司真正实现销售后，回款时附上详尽的实际销售明细表再行在各驻外公司正常库存中减少库存，同时对原报关出库时记账用的调拨库进行红字冲减；（2）、配件调拨走夹带出关时，先不作账务处理，待各驻外公司真正实现销售，回款时附上详尽的实际销售明细表，对补开内销发票并结转成本，同时在各驻外公司正常的库存账里减少库存即可。配件销售出库账务处理：（1）、配件销售走一般贸易报关时，按销售明细开外销票，同时直接在各驻外公司正常的库存账里减少库存即可；（2）、配件销售走夹带出关时，先不作账务处理，待客户回款后按实际销售明细补开内销发票并结转成本，同时在各驻外公司正常的库存账里减少库存即可。驻外公司要做好日常销售记录，回款额和销售明细表要是对应的，如是累计回款，则要和累计实际销售对应，例如一次销售了10个零部件，销售款项为1000元，回款1000元时附上销售的10个零部件明细，即可减对应10个零部件库存，不能只回款600元，但附上10个零部件销售明细，那结转成本和减库存账时就会出现混乱。6、配件报关管理（1）、合同项下零配件销售：零配件随合同中设备一起订货且单独有销价的配件（在报关时将国贸部往往将配件金额加入设备金额中报关），随产品配送的配件以及理赔件，由驻外公司、国贸部定单管理科、工艺部共同协助完成配件明细，与合同一起排产，不通过配件办办理出库手续，驻外公司不登记入账，作为合同设备货款入帐；（2）、零配件与合同设备一起发货报关，定单管理科按合同发票进行正常报关，视同外销；（3）、零配件单独空运或国际快递报关，对于超过600USD的配件空运，要求提供报关单和核销单进行报关申报，视为外销；（4）、国际快递：对于配件少于600USD的配件采用国际快递，不进行报关申请，视为内销；（5）、零配件海运报关，要求提供报关单和核销单进行报关申报，视为外销；（6）、零配件夹带出关：有些配件考虑到进口国的清关问题，要求随合同一起夹带不报关，需单独请示总经理，为保证服务及时性，由出国人员直接携带，两种形式的夹带都不直接报关，视同内销。7、配件合同（1）、驻外公司所有与客户发生的配件销售，必须要有配件销售合同；（2）、各驻外公司的配件调拨必须要有领导同意的请示单。8、配件开票（1）、所有外销配件，由定单管理科指定人员进行外销配件的核销单领用登记，每月底进行外销配件T6系统开票申请结转成本，同时提供纸质的配件开票申请，进行发票美元金额及运杂费的说明。（2）、所有内销配件，由驻外公司配件负责人员进行定期T6内销开票申请,同时提供纸质的配件开票申请，进行发票美元金额及运杂费的说明。9、配件回款（1）、随设备合同一同销售的配件，配件款必须随该合同设备汇款一同汇回总公司； （2）、夹带出关的配件在当地销售后，换成美元或欧元分期分批将配件款带回交国贸部结算审计科核对备注清楚后附实际销售明细表一起交回总公司财务部、配件办，补开内销发票并及时进行减少配件库存。（3）、正常报关出去的配件在原则上都要在合同方式下销售，在所在国直接汇款给总公司，如客户不能直接付款给总公司的，需由驻外公司及时汇回总公司，以便总公司进行核销退税。如当时无回款而报关记外销收入的，则配件调拨报关挂驻外公司往来，配件销售报关挂客户往来。所有国外回款一律要由国贸部结算审计科提供完整的回款信息，需分清回款是设备款还是配件款，是应收还是预收款项，应减客户往来还是分公司往来，以便配件回款后及时准确进行账务处理。国贸部结算审计科需安排专人每月定期与财务管理科进行配件往来明细核对，每月在财务部轧账后及时和财务部核对各项往来，如双方有误之处及时指正并进行调整。10、驻外分公司当地配件、往来及账务管理（1）、驻外公司要求调拔结构合理，对于金额大的、特殊定制的配件如果需要调拔，必须经过合同评审；（2）、驻外公司同时必须建立配件进、销、存库存明细账、应收配件款明细账和现金、银行存款明细账；（3）、库存配件的盘点：各驻外公司原则上每季要填写配件盘存表由驻外公司经理签字后传真回国贸部各指定专管员，并由其与配件办进行核对。已销售给客户但没有收到款的配件，视同库存配件；（4）、库存配件转作理赔的，由驻外公司写出书面申请后，经分管副总签字批准办理好相关手续后交配件办、财务减驻外公司库存配件；（5）、异常配件的及时处理，如驻外公司有非销售原因导致的库存配件减少，例如保管不善、客户扣留等各类原因产生的配件减少，凭详细清单、说明、证明等充分的依据，当月及时报总公司核实处理，以保证库存的账账、账实相符。如不及时处理过期不予认可；同时驻外公司如有安装多余件，理赔旧件退回等原因导致的配件增加，也需及时增加驻外公司配件库存，并报总公司同步进行处理；（6）、客服部、内审部、国贸本部定期对分公司库存进行核查和监控，对于超过一定时间未能实现销售的，可能存在老化的配件，要进行标准，并提出解决方案。对于造成呆死、报废的配件，对区域总监、驻外公司经理和配件管理人员进行罚款处理；（7）、各驻外公司在当地销售调拨配件收到的配件款需及时上交总公司，驻外公司未经同意不得以任何时理由截留配件款，不得占用和挪用配件款，对已收配件款不