团总支、研究生分会工作制度.doc

生物科学与工程学院研究生分会工作手册二一年十一月二十七日 制目 录第一部分 生物科学与工程学院团总支、研分会简介一、团总支、研分会简介二、组织架构及各部门介绍第二部分 生物科学与工程学院团总支、研究生分会工作制度第一章 总则第二章 例会制度 第三章 人事管理制度第一节 换届纳新制度 第二节 考勤制度第三节 人员培训制度第四节 干部考评制度第四章 项目管理制度第一节 项目申报审批流程第二节 项目实施及监督办法第三节 项目总结管理制度第五章 档案管理条例第六章 物资管理条例第七章 财务管理制度第一节 账户设置第二节 资金预算第三节 预支与报销第四节 赞助款处理第八章 附则 第一部分生物科学与工程学院团总支、研分会简介一、团总支、研分会简介1、性质1.1 华南理工大学生物科学与工程学院团总支、研究生分会是在华南理工大学生物科学与工程学院党委的领导和共青团华南理工大学生物科学与工程学院委员会的直接指导下，以自我服务、自我管理、自我教育为目的的学生群众性自治组织。1.2 凡是取得华南理工大学生物科学与工程学院学籍的研究生，均为本会会员。1.3 本会承认华南理工大学研究生会章程，并以团体会员的形式参加华南理工大学大学研究生会。2、工作内容2.1 本会接受院团委的工作指导，并注意同本院及兄弟学院有关部门和各学生团体协调地开展工作。2.2 本会将积极开展各种学术、文体及实践活动。在努力营造浓厚的学术氛围的同时，切实丰富研究生的业余文化生活。2.3 本会充分代表和维护学院全体研究生的利益，及时征集和反映广大研究生的意见和建议，成为研究生与学校、学院各级领导和部门相互交流的桥梁。二、组织架构及各部门介绍院团委老师主席副主席团总支书秘书部文娱部体育部宣传部外联部学术部团总支部本会接受院团委老师的直接指导，现设有主席以及团总支部、学术部、宣传部、文娱部、体育部、外联部、秘书部等七个部门。各年级研究生班委，在年级党支部和院研究生会的双重领导下开展工作。主 席：负责与学院指导老师和校研会以及各学院研分会及时沟通，安排研分会内部工作。学术部：负责研分会学术活动的竞标与举办，其活动主要包括教授半月谈、“团队之星”系列活动之综述大赛等。学术部同时要负责学术类活动队伍的组建训练与参赛，例如辩论队和英语之星的组织参赛。宣传部：负责活动现场的电子海报、横幅、PPT以及宣传短片的制作，现场采访拍照及其后期报道的撰写与发稿。宣传部需要加强新闻的洞察力，争取活动之前有预告报道，活动之后也有及时的总结发稿。文娱部：负责各类晚会（迎新、送旧）的筹备及现场工作，挑选节目参加校级晚会和各类文娱比赛。负责学院自办其他的文艺活动。负责礼仪队的培训和组织队伍选手参加魅影舞动show大赛，唱响南校区研究生歌唱比赛等。体育部：负责体育类活动的举办，组织我院同学参加校级研究生运动会；组织学院篮球赛、羽毛球赛、乒乓球赛等比赛；运动会方阵人员与比赛队伍的操练。外联部：发展和维护我院研分会与兄弟学院研分会及校研究生会的关系，向外展示学院学生的真我风采，努力提高我院研分会在学生会中的知名度。负责研分会活动的招商赞助事宜，负责策划好赞助的方案书及活动策划筹备工作。秘书部：管理研分会财务、考勤、物资采购及管理和研分会内部通讯。加强内部资料特别是竞标资料的传承。团总支部：由团总支书和组织部长、宣传部长组成，负责党员团员的党团实践活动，组织党员进行先进思想的学习，完成校研究生团委下发的任务，做好每学期团员信息的采集以及团费的缴纳。各成员职责如下：团总支书：负责与校团委老师与学院老师进行日常沟通，安排团总支部门工作。组织部长：定期在学院会议室组织研究生党员、团员进行党中央倡导的先进思想的研究探讨学习，要把这类学习做成有组织的系列学习活动，同时负责与研究生党员日常工作的沟通。宣传部长：负责研究生各班级党员团员的实践活动（例如去敬老院献爱心活动），对班级党团活动进行及时总结、汇报。第二部分生物科学与工程学院团总支、研究生分会工作制度生物科学与工程学院团总支、研究生分会工作制度第一章 总则为发扬民主，严肃纪律，增强院团总支、研究生分会全体成员的责任感、团队精神和集体荣誉感，使各项工作得以顺利展开，优化资源配置，提高工作效率和工作质量，在总结历届研究生会工作经验的基础上，结合实际工作需要，制定本制度。第二章 例会制度例会是研分会工作组织和自我管理的一项重要内容。通过会议可以及时的制定、安排和总结工作，并及时发现和解决工作中存在的问题和不足，及时传达校研会的工作安排和有关学院通知精神。例会制度如下： （一）例会时间定为双周的周四晚19：30，会议地点定为B6-303会议室，出席者为院研究生委员会全体委员以及会议重点讨论事件相关部门的副部长。如会议时间有变动，以研分会秘书部的会议通知为准。提前五分钟到会，不迟到、不早退、不旷会。 （二）会议不得缺席、迟到、早退。有特殊情况不能出席者，须提前12小时向秘书部请假，并安排本部门一名成员按时参加。如未指定人员出席，视为无故缺席。请假必须得到批准，不得由他人代请。 （三）委员会例会每学期迟到、早退累计达三次者，或请假累计达五次者，内部通报批评，上报学院团委、党委。（四）与会成员要登记签到表（见附录二），签到由秘书部负责。（五）按会议通知内容的要求，积极准备，会上踊跃发言，缩短会议时间，提高会议效率。 （六）出席会议时全体到会成员必须自带笔记本和笔，并做好会议记录。（七）如确有必要，主席可召集临时会议或由主席团成员提议，经主席批准召集临时会议。主席团不设例会，由主席根据需要召集主席团会议。（八）每次例会由秘书部做好详细的会议记录（例会记录见附录二）。第三章 人事管理制度第一节 换届纳新制度1、研分会每学年都应进行纳新。我院在读研究生均可报名参加（报名表见附录一），纳新按自荐与推荐相结合、竞选与任命相结合的原则，由学院研究生代表大会选举产生。我院研分会的学生代表大会每年举行一次，在特殊情况下可提前或延期举行。研分会根据工作需要可进行届内补选，研分会主席任期一年。如遇特殊情况，经领导同意，可提前或推迟改选。2、院研分会设主席一名，副主席若干名，秘书长一名组成主席团。由团总支代表学院团委对研分会的工作进行合作和帮助。下设团总支部、学术部、宣传部、文娱部、体育部、外联部、秘书部。各部设部长一名、副部长若干名。3、各部门工作人员欲退出工作岗位，须报相应部门及主席团批准。同时对各自所负责工作资料进行归类整理，分别报送部长和秘书部，做好退岗交接工作。第二节 考勤制度每次研分会活动，主席团安排部门到位的人员，于活动开始之前按工作安排准时到秘书部签到。活动签到表由秘书部存档管理，并作为每年度干部考评时工作组织性的一项参考。（活动签到表见附录三）第三节 人员培训制度1、学生干部培训在华南理工大学生物科学与工程学院团委直接领导下，由院研究生会负责具体组织实施。每次培训前提前做好计划，安排好具体时间以及具体培训地点。2、原则上每学期定期干部培训，如遇特殊情况可进行紧急培训。培训内容包括研究生会常规培训和新人培训。3、受训人员应准时参加培训。如因特殊情况不能出席，应提前24小时请假；如遇到紧急情况未能及时请假者，需在事后以书面形式进行解释说明。 4、受训人员在培训过程中应端正态度、广泛交流、深入学习、挖掘自身潜力，以便更好地适应研究生会工作。5、每期培训结束后，由秘书部将培训内容、过程记录等各项资料统一整理归档，便于研究生分会培训经验的传承。（培训记录见附录四）第四节 干部考评制度1、每学年研究生会和学院老师将组织考评组对研分会成员进行考评，同时考评结果也作为研究生奖学金评选加分的依据。考评组由学院老师和主席团成员组成。2、干部考评及公示于每年七月份进行。考评成绩将由以下几个部分组成：工作组织性、工作能力、工作实绩和学习成绩及考评组认为必要的其他项目。具体细则见团总支研分会干部考核表（见附录五）。3、研分会成员的考评原则如下：（1）研分会成员填写团总支研分会干部考核表，考评成绩由自评和考评组评分组成，自评占30%，考评组评分占70%。考评组一项：各部门成员由分管副主席或团总支书评分，副主席和团总支书由主席和秘书长评分；（2）优秀研分会成员的评选副主席和团总支书对所分管的部门召开考评会议，按照考核表考评细则和评分结果，讨论并推选优秀研分会成员候选人上报主席团。名额占参评人数的20%；由主席和秘书长按照考核表考评细则对副主席和团总支书进行考评。为了做出公正严明的评定，在研分会主席和秘书长评分之前，要先听取各个部长意见以及随机抽取的个别副部长的意见；由学院老师和主席、秘书长对各部门上报的名单和主席团名单进行讨论，最终确定优秀研分会成员名单。名额占研分会总人数的15%，外加机动名额1名；（3）合格研分会成员的评选按照团总支研分会干部考核表的考评分数排名，倒数15%的同学为合格研分会成员；（4）良好研分会成员的评选除去优秀级别和合格级别的研分会成员，其他研分会成员为良好。4、对表现突出的干部，由院研究生会颁发华南理工大学生物科学与工程学院研究生会优秀干部荣誉证书，并推荐参评院级、校级优秀学生干部、优秀团员、优秀毕业生等荣誉称号。第四章 项目管理制度第一节 项目申报审批流程1、对于华南理工大学研究生会南校区执委会招标的活动，项目申报部门应认真填写华南理工大学研究生会活动申报表和项目策划书，提交主席团讨论，再参与执委会举行的竞标。竞标后上交秘书部归档。2、对于本学院的活动，项目申报部门应认真填写华南理工大学生物科学与工程学院研究生会项目申请表（见附录六），并于每学期开学第二周之前将内将申请表和项目策划书提交主席团讨论，学期间临时举办的活动至少于活动开展前一周上交。3、涉及校外单位及校外赞助的大型活动，项目申报部门必须至少于活动开展前四周提交项目申请表和项目策划书，提交主席团讨论。4、研究生会主席团讨论通过后，经主席签字批准，项目才能实行。5、对于有必要提前支取活动经费的项目，项目负责人在项目申请表中标注，经批准后，项目负责人持项目批准表向学院研究生辅导员支取项目的预算资金。第二节 项目实施及监督办法1、项目执行部门必须严格按照项目审批的范围和权限开展工作。项目计划的更改须经分管副主席批准，涉及经费问题的更改分管副主席应汇报主席团。2、项目执行过程中，项目负责人必须及时将情况汇报分管副主席。分管副主席有责任跟踪项目的进度，起到指导的作用。3、项目执行过程中，分管副主席负责各部门的协调工作。4、如遇紧急情况，项目负责人有权根据实际情况处理活动过程中的突发问题，但事后应将详细情况向主席团汇报。第三节 项目总结管理制度1、项目结束后一周内，项目负责人必须向研分会会主席团上交工作总结（工作总结表见附录七），提请主席团审核。工作总结中必须包含活动的整个过程、结果、成绩、活动的经验、活动评价以及活动的资金结算等。秘书部部长对项目的资金结算做出审核并予以认定；如活动经费超出预算，提请主席团做出裁决，决定是否给予报销。2、项目结束后一周内，项目负责人对活动的相关资料进行整理，将电子版提请秘书部审核并归档备案。活动相关资料包括如下： 项目策划书（包括经费预算表） 项目相关的通知 项目的申请表 项目总结（包括经费结算表） 活动宣传资料（海报、横幅、宣传单、活动新闻稿、研究生网站的新闻报道网页等） 活动代表性的照片。资料以“日期+活动名称+负责人”的格式打包上交秘书部存档。第五章 档案管理制度1、华南理工大学生物科学与工程学院团总支、研究生分会档案由研究生会秘书部安排专人负责整理，保存。2、档案管理人员负责团总支、研究生会档案材料的收集、鉴别、整理、归档、入库、查阅及安全管理等，以建立、健全研究生档案完全管理制度，确保档案的安全与完整。并对要归档的材料做好记录，如发现档案缺漏时，须及时向研究生会秘书部及有关部门反映。3、归档材料应真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。4、归档方法：由秘书部负责人按年份分类在电脑保存，资料要安全管理，避免内部资料外泄。5、换届交接：研分会换届之后要做好资料交接工作，由秘书部负责人把所有资料交接给下一届秘书部负责人。5、归档范围：（1）规章制度：主要包括有关研究生会工作制度的各条例文以及各种表格，如：课室申请表、物资申请表、项目申请表、研分会物资登记表、研分会报名申请表、干部考核表等。（2）干部考核记录及会议记录：主要内容包括研秘书部保存例会会议记录和每学年年底收集的干部考核表及考核结果。 （3）工作资料：各部门在每学期初拟定的该学期的工作计划，期末结束前的个人工作总结。（4）活动资料：研究生会历次活动结束后上交的资料，内容见“项目总结管理制度”第三节。第六章 物资管理条例1、研究生会日常办公及各项活动中所使用、购置的物资均为研究生会财产，由秘书部统一登记造册，任何人不得挪作他用。2、各部门如需借用研究生会物品，需提出申请，由所在部门出具借条并由负责人签名，经秘书部同意后方可借出，使用完毕应尽快归还，如有丢失、损坏视具体情况进行赔偿。3、各部门如因需要购入新物资，须提前向主席团申请，获得批准后由秘书部统一购买。购买后须凭正式发票到学院研究生辅导员报销。4、必须爱护公共物品。5、研分会日常办公及活动常备物资列表公示。研分会日常办公及活动常备物资清单见附录八第七章 财务管理制度研分会是为同学服务的组织，经费和收入都要用在为同学服务这一目的上，研分会对财务实行统一管理，日常开支由主管老师和主席团审核、批准、报销。各项活动的主要负责人必须本着实事求是、节俭的原则制作经费预算。活动过程必须严格按照预算运用经费，活动实际经费不得超出预算经费。如在活动开展中出现特殊情况需要增加活动经费，必须报主席团批准。 第一节 账户设置1、研究生会经费实行公开化，秘书部须登记日常经费开支及重大活动经费使用情况。在记账过程中，秘书部需向各部门索要各种原始凭证，详细登记所购置使用的物品的数量、单价、金额及具体用途。2、各部不准以研究生会名义在外乱挂账，在开展活动过程中如需挂账，应报知秘书部，并在挂账时由各部部长签字并注明用处。第二节 资金预算1、各部在开展活动前，需进行前期经费预算，填写“研究生活动经费申请表”表格签字，并发送到表格上指定邮箱。需要提前预取经费的，凭签字的经费申请表到学院研究生辅导员领取。活动结束后，由活动负责人向学院研究生辅导员提交财务决算报告，由秘书部存档。并将发票与剩余钱还回学院。2、各部在使用经费过程中应遵循开源节流、用到实处的原则，如开支超过预算，则超出部分由各部自行负责。如有特殊情况确需超出预算应报分管副主席和办公室讨论决定。3、研究生活动经费可用于以下开支：（1）与学生活动相关的办公费（笔墨、纸张、颜料、电池等）（2）印刷费（打印、复印、电脑刻字、喷绘、奖状、请柬等）（3）演出费（场地费、磁带或VCD片、矿泉水和少量点心费、演出服装费、演出用化妆品等）（4）比赛费用（场地费、矿泉水和少量点心费、比赛服装费、活动评选名次的奖金奖品费、竞赛评委或裁判员的劳务费等）（5）交通费（地铁票、车船票、租车船费、市内交通费等）（6）少量报刊杂志及资料费（7）重病学生慰问发生的支出等。（8）活动经费支出内容不能只笼统填办公用品、礼品、日用品等，禁止用于下列开支：无正式发票，大笔餐费（超过每人次10元）。第三节 预支与报销1、预支现金前应写借条上报秘书部，并由秘书部详细填写暂付款凭证，经团委老师和主席签字后，才能到研究生辅导员处审核、领取现金。2、各部门日常零星支出须首先征得主席同意后方可报销。3、发票规范：为保证活动发票能顺利报销，需注意以下事项：（1）各部长应该重视财务工作，活动支出应开具并保管相关发票，活动结束后凭等额发票报销活动实际经费，否则不予报销。（2）正式发票抬头写：华工大。发票要有明细品名，不能笼统开办公用品。每张大额发票要有经办人、验收人签名，验收人即项目负责人。（5）活动结束后应在二周内完成报销工作。在报销时应汇总本次活动所发生的全部费用支出，列出费用清单，同时填写财务报表（见附录九）。（6）除比赛奖金、评委裁判劳务费等可以用领款清单签名领取（附获奖名单及奖励金额、评委会或裁判员名单及劳务费金额）外，其余报销必须以正式发票为据。第四节 赞助款处理1、研究生会外联部筹集赞助款，需将其赞助方案交主席团及团委老师审核，经同意后方有效。2、以现金支付的赞助经费，应交付研究生会收据给赞助方，否则一经发现，将作严肃处理。3、联系赞助的同时必须留取赞助方的有效联系方式（法定代表人姓名，地址，电话等）以便日后查看。第八章 附则一、团总支、研分会全体成员必须严格遵守本制度。二、研分会各部门可在本制度基础上，根据部门具体情况制定本部门工作制度或实施细则，报主席团审核，交办公室存档。三、本制度条文解释权、修改权属生物科学与工程学院研分会主席团。四、本制度自公布之日起实施。生物科学与工程学院团总支、研分会二一年十一月二十七日附录一 生物科学与工程学院研分会报名申请表姓名性别民 族政治面貌出生日期籍贯职务联系电话专业/班级email第一志愿部门第二志愿部门个人简介： 申请人签名： 年 月 日工作创想 附录二： 研分会会议记录表会议名称时间地点会议主要内容记录人：研分会成员出勤登记（出席的打，缺席的打O，请假的注明“假”）附录三研分会活动工作人员签到表活动名称负责人时间地点部门姓名签到姓名签到主席团学术部秘书部宣传部文娱部体育部外联部团总支部附录四研分会培训活动记录表培训活动名称时间地点培训内容记录人：